信函格式适用公文.docx

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信函格式适用公文

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信函格式,适用公文

　　篇一：

公文函及其例文

　　行政文书之公文函及其例文

　　一、函的概念

　　函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。

　　函作为公文中惟一的一种平行文种，其适用的范围相当广泛。

在行文方向上，不仅可以在平行机关之间行文，而且可以在不相隶属的机关之间行文，其中包括上级机关或者下级机关行文。

在适用的内容方面，它除了主要用于不相隶属机关相互商洽工作、询问和答复问题外，也可以向有关主管部门请求批准事项，向上级机关询问具体事项，还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请求批准事项，以及上级机关催办下级机关有关事宜，如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等。

此外，函有时还可用于上级机关对某件原发文件作较小的补充或更正。

不过这种情况并不多见。

　　二、函的特点

（一）沟通性。

函对于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，起着沟通作用，充分显示平行文种的功能，这是其他公文所不具备的特点。

（二）灵活性。

表现在两个方面：

一是行文关系灵活。

函是平行公文，但是它除了平行行文外，还可以向上行文或向下行文，没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制。

二是格式灵活，除了国家高级机关的主要函必须按照公文的格式、行文要求行文外，其他一般函，比较灵活自便，也可以按照公文的格式及行文要求办。

可以有文头版，也可以没有文头版，不编发文字号，甚至可以不拟标题。

　　（三）单一性。

函的主体内容应该具备单一性的特点，一份函只宜写一件

　　事项。

　　三、函的分类。

　　函可以从不同角度分类：

（一）按性质分，可以分为公函和便函两种。

公函用于机关单位正式的公务活动往来；便函则用于日常事务性工作的处理。

便函不属于正式公文，没有公文格式要求，甚至可以不要标题，不用发文字号，只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。

（二）按发文目的分。

函可以分为发函和复函两种。

发函即主动提出了公事事项所发出的函。

复函则是为回复对方所发出的函。

　　（三）另外，从内容和用途上，还可以分为商洽事宜函，通知事宜函，催办事宜函，邀请函、请示答复事宜函，转办函，催办函，报送材料函等等。

　　四、函的结构、内容和写法

　　由于函的类别较多，从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。

主要介绍规范性公函的结构、内容和写法。

　　公函由首部、正文和尾部三部分组成。

其各部分的格式、内容和写法要求如下：

（一）首部。

主要包括标题、主送机关两个项目内容。

　　1、标题。

公函的标题一般有两种形式。

一种是由发文机关名称、事由和文种构成。

另一种是由事由和文种构成。

　　2、主送机关。

即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。

（二）正文。

其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。

　　1、开头。

主要说明发函的缘由。

一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：

”或“现将有关事项函复如下：

”等过渡语转入下文。

复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。

　　2、主体。

这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。

函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。

无论是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。

如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。

　　（三）结尾。

一般用礼貌性语言向对方提出希望。

或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。

　　（四）结语。

通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。

如“特此函询（商）”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。

有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。

　　（五）结尾落款。

一般包括署名和成文时间两项内容。

　　署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日；并加盖公章。

　　五、撰写函件应注意的问题

　　函的写作，首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸。

无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。

至于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。

其次，函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。

像对待其他公文一样，及时处理函件，以保证公务等活动的正常进行。

　　例文一商洽事宜函

　　中国科学院××研究所关于建立全面协作关系的函

　　××大学：

　　近年来，我所与你校双方在一些科学研究项目上互相支持，取得了一定的成绩，建立了良好的协作基础。

为了巩固成果，建议我们双方今后能进一步在学术思想、科学研究、人员培训、仪器设备等方面建立全面的交流协作关系，特提出如下意见：

　　一、定期举行所、校之间学术讨论与学术交流。

（略）

　　二、根据所、校各自的科研发展方向和特点，对双方共同感兴趣的课题进行协作。

（略）

　　三、根据所、校各自人员配备情况，校方在可能的条件下对所方研究生、科研人员的培训予以帮助。

（略）

　　四、双方科研教学所需要高、精、尖仪器设备，在可能的条件下，予对方提供利用。

（略）

　　五、加强图书资料和情报的交流。

　　以上各项，如蒙同意，建议互派科研主管人员就有关内容进一步磋商，达成协议，以利工作。

特此函达，务希研究见复。

　　中国科学院××研究所（盖章）

　　一九九五年×月×日

　　例文二通知事宜函

　　国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函

　　国办函[1993]2号

　　国家计委、经贸办、农业部、商业部、经贸部、纺织部、技术监督局：

为进一步发展我国羊毛生产，搞活羊毛流通，提高羊毛质量，根据国务院领导同志的批示，现就有关问题通知如下：

　　一、要切实抓紧抓好草场改造和羊种改良工作。

（略）

　　二、技术监督局要加强羊毛的质量监督和检验工作。

（略）

　　三、要尽快组织直接进入国际羊毛拍卖市场。

（略）

　　四、为了促进国内养羊业的发展，支持纺织工业生产和扩大出口创汇。

（略）

　　上述有关政策，请有关部门、各地区特别是羊毛生产区认真研究落实，执行中的问题，由国家计委和经贸办协调，并督促落实。

　　国务院办公厅（盖章）

　　一九九三年一月三日

　　篇二：

公文函格式范文

　　公文函格式范文

　　公文函概念

　　函，即信；公函即公务信件。

它是高低级和平行机关或不相附属机关之间在商洽和接洽工作、询问和答复问题时所应用的文体。

函的特点是不受公文规定的严格限制，如不用正式文件头，也可不编文件号，有时还可不拟标题，因此用起来极为简便。

　　公文函格式

　　公函由首部、正文和尾部三部分组成。

其各部分的格式、内容和写法请求如下：

（一）首部。

重要包含标题、主送机关两个内容。

　　1、标题。

公函的标题一般有两种情势。

一种是由发文机关名称、事由和文种构成。

另一种是由事由和文种构成。

　　2、主送机关。

即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。

（二）正文。

其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。

　　1、开头。

重要阐明发函的缘由。

一般请求概括交代发函的目标、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题阐明如下：

”或“现将有关事项函复如下：

”等过渡语转入下文。

复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以阐明发文的缘由。

　　2、主体。

这是函的核心内容部分，重要阐明致函事项。

函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。

无论是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门恳求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写明确。

如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。

　　公文函用法

　　1、下级机关向上级机关询问一般事宜，或上级机关答复或催办下级机关有关事宜。

　　2、平行机关或不相附属机关之间商洽有关事宜，

　　3、用函来通知一般事项。

如通知开一般性的会议、请（信函格式,适用公文）求下级机关报送某项材料或统计某些数字等时，也常用公函。

　　4、向上级机关请示较小事宜也常用函。

　　公文函范文一

　　商洽事宜函

　　中国科学院××研究所关于建立全面协作关系的函

　　××大学：

　　近年来，我所与你校双方在一些科学研究上互相支撑，取得了必定的成绩，建立了良好的协作基础。

为了巩固成果，建议我们双方今后能进一步在学术思想、科学研究、人员培训、仪器设备等方面建立全面的交换协作关系，特提出如下意见：

　　一、定期举办所、校之间学术讨论与学术交换。

（略）

　　二、根据所、校各自的科研发展方向和特点，对双方共同感兴趣的课题进行协作。

（略）

　　三、根据所、校各自人员配备情况，校方在可能的条件下对所方研究生、科研人员的培训予以赞助。

（略）

　　四、双方科研教学所需要高、精、尖仪器设备，在可能的条件下，予对方供给利用。

（略）

　　五、加强图书材料和情报的交换。

　　以上各项，如蒙批准，建议互派科研主管人员就有关内容进一步商量，达成协议，以利工作。

特此函达，务希研究见复。

　　中国科学院××研究所（盖章）

　　一九九五年×月×日

　　公文函范文二

　　通知事宜函

　　国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函

　　国办函[1993]2号

　　国家计委、经贸办、农业部、商业部、经贸部、纺织部、监督局：

　　为进一步发展我国羊毛生产，搞活羊毛流通，进步羊毛质量，根据国务院领导同志的批示，现就有关问题通知如下：

　　一、要切实抓紧抓好草场改革和羊种改良工作。

（略）

　　二、监督局要加强羊毛的质量监督和检验工作。

（略）

　　三、要尽快组织直接进入国际羊毛拍卖市场。

（略）

　　四、为了增进国内养羊业的发展，支撑纺织工业生产和扩大出口创汇。

（略）

　　上述有关政策，请有关部门、各地区特别是羊毛生产区认真研究落实，履行中的问题，由国家计委和经贸办和谐，并督促落实。

　　国务院办公厅（盖章）

　　一九九三年一月三日

　　公文函范文三

　　征求意见函

　　国务院办公厅关于征求

　　《国家行政机关公文处理措施（草案）》

　　意见的函

　　国办函[1999]××号

　　各省、市、区国民政府、国务院各部门办公厅（室）：

　　现将我们草拟的《国家行政机关公文处理措施（草案）》送给你们，请组织有关同志讨论修正，并将修正意见于十一月底前告诉我们。

　　国务院办公厅（盖章）

　　一九九九年×月×日

　　公文函范文四

　　恳求批准函

　　广州××局销售公司恳求批准函

　　××局销办函[1996]5号

　　广州××局：

　　我销售公司从去年十月成立以来，国内商务运动日益增多，经常有许多文件、合同、契约、材料需要复印，为便于工作，我们拟购置一台复印机，请给予批准。

　　可否，请批复。

　　广州××局销售公司（盖章）

　　一九九六年一月十日

　　公文函范文五

　　答复事宜函

　　××市国民政府办公厅关于临时工、合同工

　　能否执罚问题请示的复函

　　市政办函[1996]40号

　　市市容环境卫生管理局：

　　你局《关于明确临时工、合同工能否执罚问题的请示》收悉。

现复函如下：

　　《中华国民共和国行政处分法》于1996年10月1日起履行。

该法对行政执法主体及执法人员作出了明确而严格的规定。

按照行政处分法和国务院《关于贯彻实行〈中华国民共和国行政处分法〉的通知》，从今年10月1日起，合同工、临时工再不能从事行政处分工作。

　　……

　　你局应按照上述精力，对全市市容卫生执罚人员进行清算，理顺执罚体制，保证行政处分法的贯彻实行，增进市容卫生管理工作。

　　此复

　　××市国民政府

　　一九九六年十月七日

　　公文函范文六

　　报送材料函

　　关于上报《××公司二期改革评估报告》的函

　　××工银商字[199×]××号

　　××市××分行：

　　现呈报〈××公司二期改革评估报告〉，请审阅。

　　附件：

××公司二期改革评估报告。

（略）

　　×××工商银行（盖章）

　　一九九×年十一月五日

　　公文函范文七

　　转办函

　　××省国民代表大会常务委员会关于转办提案的函

　　×人函[1999]2号

　　省国民政府：

　　省九届人大三次会议已经闭幕。

会间，省国民代表以主人翁精力，对改良省国民政府的工作提出了许多可贵建议，同时提出了一些应当解决的问题和请求。

根据大会决定现将责成省国民政府研究办理的二百二十七件提案转去，望抓紧认真处理，并及时将处理成果报来。

在处理社会治安等有关提案时，可请省高级国民法院和国民检察院密切配合。

　　附：

〈××省第九届国民代表大会第三次会议提案及审查意见〉（抄送单位附件各二册）

　　××省国民代表大会常务委员会（盖章）

　　篇三：

公文的信函格式_microsoft_word_文档

　　公文的“信函式格式”

　　公文的“信函式格式”问题是近年来因为公文处理规范化而正式提出的一个新问题。

20xx年开始施行的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《新办法》）为了杜绝责权不明的公文滥发，在第十五条规定：

“政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。

”“部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。

”这里第一次提出“非正式行文”问题，同时提出了“函的形式”问题。

　　何谓“非正式行文”？

20xx年1月下发，与《新办法》配套的《国务院办公厅关于实施〈国家行政机关公文处理办法〉涉及的几个具体问题的处理意见》（以下简称《公文处理意见》）作了具体而详细的解释：

“部门内设机构除办公厅（室）外，不得对外正式行文的含义是：

部门内设机构不得向本部门机关以外的其他机关（包括本系统）制发政策性和规范性文件，不代替部门审批下达应当由部门审批下达的事项；与相关的其他机关进行工作联系确需行文时，只能以函的形式行文。

”

　　那么，“函的形式”又是一个什么样的形式呢？

《公文处理意见》的解释是：

“‘函的形式’是指公文格式中区别于‘文件格式’的‘信函格式’”。

从规定“部门内设机构除办公厅（室）外，不得对外正式行文”，到明确只能以“函的形式”行文，最终落实到了“信函格式”上。

可见“非正式行文”在公文形式上的标志就是“信函格式”。

　　“信函格式”有何规范性要求呢？

由中国标准研究中心和国

　　务院办公厅秘书局共同起草，从2000年1月开始实施的国家标准《国家行政机关公文格式》（以下简称《公文格式》）作了简要说明。

其重要附件《国家行政机关公文格式条文释义》（以下简称《条文释义》）则作了进一步详细解释。

　　《条文释义》在“信函式格式”一节中提出了明确的规范要求：

“发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。

每行居中排28个字。

首页不显示页码。

发文机关名称及双线印红色。

发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识。

发文字号下空1行标识公文标题。

如需标识秘密等级或紧急程度，可置于武文线下1行版心左边缘顶格标识。

两线之间其他要素的标识方法从本标准相应要素说明。

”

　　“信函式格式”之所以确定为上述规范，是因为在长期的公文运作实践中，各制发机关经常使用一种只标识发“文件”两字的变通的公文样式，用于处理日常事务的平行文或下行文，而且使用频率很高。

《公文格式》从公文工作实际出发，同时又要使“信函式格式”的格式特征明显区别于“文件式格式”，所以设计了上述格式规范。

　　“信函式格”与“文件式格式”的显著区别有三点：

其一是将“文件式格式”上白边37mm缩小为30mm，7mm的差距使两者区别明显。

　　其二是发文机关标识由“文件式格式”的“发文机关全称（或规范化简称）+文件”改为只标识发文机关全称。

　　其三，设计了发文机关全称下4mm处的一条武文线和距下页边20mm处的一条文武线，此两线与发文机关标识均印成醒目的红

　　色，突出了“信函式格式”与“文件式格式”的显著区别。

应该说，公文法规对“信函式格式”的要求是十分明确的，但对这一公文格式认识不足的人还是很多。

据调查，主要有以下两种情况：

　　1．对“信函式格式”的规范要求存在错误认识

　　“函”是平行或不相隶属机关之间经常使用的文种。

长期以来，基层单位之间商洽工作、询问和答复问题时，为方便起见，往往使用一种写法与书信大体相同的“便函”。

久而久之，便形成一种错误认识，以为“信函格式”即是便函，没有什么规范要求。

这种认识对公文的规范化、制度化极为不利。

通过对《新办法》和《公文格式》的深入学习和领会，这种错误认识应该加以纠正。

　　2．对“信函式格式”的适应文种存在错误认识

　　“信函式格式”由于其名称中出现了“信函”一词，不少人就将这种格式与“函”这一公文文种混为一谈。

关于“信函格式”，《公文处理意见》说得很清楚，即是指一种区别于‘文件格式’的公文格式，而不是指公文种类。

虽然在公文实践中，“函”采用“信函格式”的情况较多，但绝不意味只有“函”才能使用这一公文格式。

例如，“意见”在发至平行或不相隶属机关时，就可采用“信函格式”。

也正因为此，《公文处理意见》才提出：

“以‘函的形式’行文应注意选择使用与行文方向一致，与公文内容相符的文种。

”

　　综上所述，“信函式格式”是公文办理中不可或缺的重要办文形式，事关公文处理的规范化、制度化、科学化，实在不容忽视。