数字迎新管理系统方案.docx

数字迎新管理系统方案.docx

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数字迎新管理系统方案

2020年4月

1系统简介

高校招生规模的迅速扩大，大大提高了高校迎新工作的工作量和难度。

高校迎新工作涉及到众多的部门和所有的新生，数千甚至上万新生要在两三天的时间内完成报到、注册、交学费、户口登记、一卡通办理、住宿登记等手续。

高校传统意义上的迎新工作，基本上都由校办牵头，组织招生办、学工处、教务处、后勤处、财务处、医院、保卫处、图书馆、信息办、宣传部、组织部、团委学生会、各院系等几十个部门分头上阵，然后各院系在校门摆摊设点，各新生在各摊点前面排长龙、重复填写各种表格、领取大包小箱，然后分头到各管理和服务部门办理几个甚至十几个手续，最后身心疲惫的完成报到注册。

数字迎新系统涉及新生报到的各个管理环节，是多应用系统整合充分进行数据共享的典型应用。

数字迎新系统即提高了学校的管理水平和管理效率，也为学生带来了方便。

数字迎新系统以一卡通或数字化校园数据交换平台为基础信息交换平台，通过整合一卡通系统、招生管理系统、财务管理系统、宿舍管理系统等四个部分形成一个集成、智能、共享、“一站式”的服务平台，减少工作现场和现场工作人员，新生可以方便的查询到自己的手续办理情况和迎新现场的信息，提高迎新工作效率和迎新服务质量。

由于迎新系统和宿舍管理系统存在大量的数据共享需求，将两个项目整合为一个大的项目进行开发建设，将在很大程度上提高系统建设的效率，避免了系统对接方面繁琐的工作，将为校方节省投资支出。

但是在系统实现时，为了区分两个系统的边界和责任分工，在物理上会将两个系统进行单独开发实现，在逻辑上保持充分的衔接。

2迎新业务模式

数字迎新系统从业务处理流程的角度可分为报到前流程、报到中流程和报到后流程三部分内容。

报到前业务流程主要包括如下内容：

●新生信息录入；

●新生二维码信息生成；

●打印录取通知书；

●录取通知书查询；

报到中业务流程主要包括如下内容：

●新生递交录取通知书、准考证、身份证三证合一的复印件，留取二维码；

●发放电子留转单（带二维码）

●发放一卡通，扫描二维码自动确认；

●学生缴费（包括正常缴费、贫困生助学金申请缴费），缴费完成扫描二维码自动确认；并可与迎新系统进行数据互导；

●档案收缴登记，登记完成扫描二维码自动确认；

●领取体检表，扫描二维码自动确认领取。

体验完成数据导入迎新系统；

●学生办理入住登记，宿管提前分配各专业所需宿舍。

新生报到实现宿舍自主分配；

●根据学生专业、学生宿舍号自动分配学生班级；

●根据专业、宿舍号、班级号系统自动给学生分配学号；

●缴纳教材费，扫描二维码并自动确认；

●教务管理系统登记，领取学习制度手册，交回运转单，扫描二维码自动确认；

报到后的业务流程主要涉及到一些数据管理和统计分析功能，主要包括如下内容：

●报到情况统计分析；

●收费情况统计分析；

●手续办理情况一览。

3迎新流程图

4系统功能说明

4.1招办管理

4.1.1新生信息管理

从学校现有系统手动导入新生招生数据，系统自动生成学生信息二维码。

可以维护每年的新生信息，包括姓名、通知书号、照片等信息，对新录取的学生进行添加、删除等操作。

4.1.2班级信息管理

可以维护所有的班级信息，包括班级编号、班级名称、层次、年级等。

4.1.3通知书打印

打印带二维码信息的学生录取通知书。

4.1.4新生注册统计

查看新生报到各流程人数统计。

通过“导出excel”、“打印统计信息”保存相关数据。

4.2系部管理

4.2.1班级分配管理

迎新系统在宿舍分配完成后，会自动分配班级。

4.2.2学号分配管理

迎新系统在班级分配完成后，会自动给每个学生分配学号。

4.2.3分班统计

查看院系新生分班情况统计。

通过“导出excel”、“打印统计信息”保存相关数据。

4.3迎新手续办理

定制好迎新手续及流程。

4.3.1迎新手续定制

系统提供了手续定制功能，根据学校实际情况，如果新增加一个报到手续的时候不需要再修改系统，通过手续定制功能可以灵活的设置报到手续、手续显示信息、设置手续依赖条件。

系统初始化了几个手续：

院系报到、缴费办理、一卡通发放、绿色通道、物品领取、新生体检。

可以根据实际需要进行增减。

通过“手续参数管理”，定制手续状态。

4.3.2新生报到

各级管理员，在手续办理时，只能对本院的学生进行操作。

新生交录取通知书、准考证、身份证三证合一复印件并保留二维码。

报到时可以通过扫描二维码信息进行报到。

可以自动扫描或手动输入这些信息来查询。

4.3.3新生档案管理

缴费完成后，学生需将纸质档案交回学院办公室，管理员确认。

4.3.4新生体检管理

学生凭二维码信息或缴费单领取体检表，体检完毕后管理员确认。

4.4宿舍入住管理

宿舍管理人员在学生报到前根据各专业录取人员数量及男女比例，提前分配好宿舍，在新生报到时，迎新系统会根据新生报告的先后顺序自动分配宿舍。

信息登记完成后，学生领取被褥等学校发放物品的手续办理。

4.4.1宿舍分配

学生管理部门根据学生所在系别、楼层等信息为学生分配宿舍。

宿舍信息与学校楼宇管理系统数据对接。

在新生报到过程中，可以通过输入新生身份证号或扫描新生入校二维码进行宿舍分配。

为学生提供宿舍查询功能，方便新生找到自己的宿舍。

宿舍管理人员和学生负责人可以导出学生的宿舍分配情况。

4.4.2宿舍统计

查看新生宿舍分配情况统计。

通过“导出excel”、“打印统计信息”保存相关数据。

4.5财务管理

4.5.1缴费办理

对于现场缴费的学生，通过输入身份证号或扫描二维码进行新生缴费，缴费信息实时同步，保障各阶段的管理员可以看到学生的缴费状态。

新生在财务处完成缴费后，系统可实时查询或统计到所有学生的缴费情况，通过“导出excel”、“打印统计信息”保存相关数据。

4.5.2绿色通道办理

对于家庭贫困等情况的学生，可以通过办理绿色通道手续来完成报到流程。

绿色通道支持两种方式：

一是全部绿色通道，办理完此手续以后即可去院系报到；二是部分绿色通道，办理完此手续以后还需要去财务处再缴剩下的学费。

4.6系统管理

迎新系统采用基于角色的权限控制及各办理点的分级权限管理。

4.6.1缴费项目管理

查看需要缴费的各个项目。

对缴费项目进行“新增”、“修改”、“删除”操作，通过“导出excel”保存相关缴费项目数据。

4.6.2用户管理

所有用户信息要分类显示，如按照单位类型、单位名称、部门名称分类显示。

增加用户：

本系统应能够增加本系统用户。

增加用户时应提供以下信息：

用户名、用户密码、真实姓名、用户的描述信息（如用户的部门、职务、联系方法等）。

删除用户：

本系统应能够删除本系统已存在的用户。

查询用户属性：

本系统应能够根据用户名称查询用户属性。

应能查询到的用户属性包括：

真实姓名、用户的描述信息（如用户的部门、职务、联系方法等）、用户的操作权限。

修改用户属性：

本系统应能够根据用户名称修改用户属性。

可以修改的用户属性包括：

用户密码、真实姓名、用户的描述信息（如用户的部门、职务、联系方法等）。

用户管理功能只能由授权的用户实施，无此权限的用户，可以查询自身的用户属性，修改自身的用户密码、真实姓名和描述信息。

用户信息修改关键操作，记录清晰的监控日志；

4.6.3组织机构管理

对本系统所有用户的组织机构进行管理，一方面作为基础数据可对用户的属性进行细致的划分及标识，另一方面作为权限管理的基本单元，可按照组织机构进行权限分配与划分，实现按组织机构筛选数据，划分边界。

4.6.4权限管理

系统可以根据单位、部门、业务类别等，划分不同的权限组合，简化权限设置流程。

系统用户的权限分配采用两种方案：

能力方案和访问控制列表方案。

所谓能力方案，是指从本系统用户角度，规定用户可以进行的操作；所谓访问控制列表方案，是指从资源的角度，规定用户可访问的特定被管资源及管理范围。

本系统应该综合使用这两种方式。

用户只能对自己权限和职能范围内的数据进行使用和管理。

系统通过树图的方式显示用户的权限，分功能树和资源树，功能树应按系统的操作菜单项组织，资源树按业务区域和网元类型列出。

使用不同灰度（正常表示权限有效，灰色表示权限无效）区分功能树上的节点功能是否允许访问。

使用不同颜色（红色表示限制资源访问范围、蓝色表示不限制资源访问范围）区分功能树上的节点功能是否限制资源访问范围。

对权限操作记录操作日志；

4.6.5日志管理

1.系统日志管理

对接口调用、数据库访问等过程中产生的各种错误进行日志记录。

支持日志的浏览、查询、下载等功能。

2.登录日志管理

用户登录系统时，无论成功与否都需记录日志，系统管理员可查询日志，对用户的登录行为进行分析，或在某些情况下查询恶意试探口令的行为，保障系统安全。

2.操作日志管理

对系统所有功能模块的操作，均需要记录详细的操作日志，包括操作人、操作时间、操作对象、IP、操作内容等。

支持日志的浏览、查询、下载等功能。