内部采购控制制度管理.docx
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内部采购控制制度管理
内部控制制度
《采购及付款循环》
文件管制等级:
□管制文件 □非管制文件
文件履历纪要页
文 件 发 行 单 位
文 件 管 制 等 级
管理代表
□管制文件
□非管制文件
文 件 履 历 纪 录
版次
修 订 内 容
核准
权责
编撰
日期
0
第1版(新发行)
1.
总则
1.1.制定目的
为促使本公司「内部控制」(InternalControl)之「采购及付款循环」(Purchase)程序,能有所遵循,特订定本文件,俾利各相关单位遵循。
1.2.适用范围
凡本公司有关「内部控制」之「采购及付款循环」作业程序与控制重点,悉依照本文件之规范办理。
1.3.权责单位
资材、财会单位为本文件之权责单位,权责单位主管经承认单位授权,负责本文件之管制,并确保依据本文件之规范作业。
2.采购及付款循环
2.1.循环图
【见】(资料1)「采购及付款循环图」。
2.2.循环作业
本循环之各项作业:
1)请购作业(CP101),另订之。
2)采购作业(CP102),另订之。
3)进口作业(CP103),另订之。
4)验收作业(CP104),另订之。
5)与合约不符作业(CP105),另订之。
6)付款作业(CP106),另订之。
7)差异分析作业(CP107),另订之。
3.附则
3.1.制修废与颁布实施
本文件属于管理文件,经『经营会』审议后,呈请董事长核准承认后,交由权责单位颁布公告实施;修订或废止时亦同。
3.2.编号、版本、日期、页次/页数
本文件之项类、标题、编号、版本、实施日期、公司名称、文件页次/页数等项,见本文件之页首与页尾。
3.3.附件
3.3.1.相关资料
(资料1)「采购及付款循环图」
(资料1)「采购及付款循环图」
预算
CP101
------→
请购
|
├---
--------
---┐
|
↓
↓
|
CP102
CP103
|
采购
进口
|
|
├---
--------
---┘
|
↓
|
CP104
|
验收
|
|
|
|
↓
|
是否合格
否
CP105
|
------→
------→
与合约
不符
|
|
|
|
↓
|
是
|
|
|
|
|
├---
--------
---┐
|
↓
↓
|
CP106
入库
|
付款
|
|
↓
|
CP107
|
差异分析
←------
---┘
第2節作业程序
1.提出需求
1.1.调节性采购
依市场行情、用料变动等采购之原物料,由资材部单位视经济未来走向、市场状况及预计用量等因素,决定订购时机及数量种类,交由采购单位采购。
1.2.预算采购
依销售预算或「客户订单」之进度,由生管单位填具「请购单」,经单位主管核准后再交给采购单位,并将请购核准纪录填入采购预算内。
预算采购,包括下列二种采购:
1)直接材料(常用材料)
系指直接耗用之材料。
2)间接材料(常用物料)
系指间接耗用之材料,但不可缺之物料,其需用时间与数量也无法预知。
可凭用料单位之需料通知单现用现购。
2.检查库存
采购前应先检查存货是否具有下列情形:
1)目前存量尚未达请购点/安全库存。
2)请购之商品品名、规格、厂牌有库存品或替代品可供替代。
3)申请之原物料是否仍具采购价值,还是已失经济性。
3.临时需求
紧急采购由需求单位提出,经过库存检查后须采购者,经制造单位主管核准后,径交采购单位购买,惟事后仍须补填「请购单」。
第3節控制重点
1)「请购单」必须详细注明厂商、规格型式及需用日期等内容,如申请物品须采用特别运送及保存方式者,应加注意事项。
2)「请购单」必须经先作库存审核,核准时应遵照核决权限办理。
3)紧急采购不应经常发生,事后应补开「请购单」,追究原因是否为不可抗力,有无改善计画。
4)应定期检讨「请购单」,有无延迟采购情形,请购数量应符合经济采购量要求。
第4節相关资料
销售预算、「客户订单」、「请购单」等。
第5節作业程序
1.查询供货商资料
1)准备采购。
2)调阅「供货商资料/厂商料件基本资料报表」,了解过去采购及询价纪录。
3)向厂商询比议价。
2.决定购买方式
依材料管理规定,决定应用下列何种方式购买:
1)询价
金额较小,不须书面比价,但仍以询价方式向最低价厂商采购者。
2)议价
采购人员经询价后,如已知市价有下跌趋势时,或有报价高于前批采购价格,或请购规格明确,但请购量较前批大等之情形者,仍应予以议价。
3)比价
若为特殊规格或供应厂商家数较少者。
4)牌价收购
根据核定之收购价格收购者。
5)长期合约采购
向签订长期供应合约,或项目报准之买卖合约厂商采购者。
6)招标
采购之材料如有三家以上可供应,且其预估采购金额较大达招标金额时,以公开招标为原则。
3.决定订购事项
由承办人员备妥资料及预拟订购之厂商、数量、办法等,经采购单位主管核准后采购。
4.更新纪录
将不同购买方式之订购及询价资料,填入「供货商资料/厂商料件基本资料」内。
第6節控制重点
1)询比议价资料平日应注意收集,须详实完备,保持最新时效,供货商资料\厂商料件基本资料亦应随时更新,保持正确纪录。
2)「请购单\询比议价单」必须经主管核准后,方得办理采购。
3)办理比价、议价、招标等作业应符合公司规定,外购进度亦须依预定采购过程控制追踪。
4)大量采购之主料、副料、包装材料,以合约采购为原则,并应保持两家同时供料,以免受到供货品质之限制,影响到生产作业。
5)重要采购合约签订前,须经法务单位或公证单位人员查核。
6)为提高进货品质,降低进货成本,便于管理,应建立可完全配合之协力厂商。
7)遇到市埸上各项原物料之供应将大幅变化时,须通知有关单位,以便事先连系;报告呈核后,立即采取应变措施。
第7節相关资料
「供货商资料\厂商料件资料」、「请购单」、「询比议价单」等。
第8節作业程序
1.需比例结汇
1)由采购单位计算结汇所需金额。
2)所需金额申请表及各类相关凭证,一并送交主管人员核准。
3)预付外购款,依请购案号或L/C逐案控制。
2.记帐
1)请款条件审核无误后,开立应付凭单,制作传票,记入帐册。
2)应付凭单交由出纳单位开出支票。
3)支票经签章后,应交由经办人申请开立信用状。
3.申请信用状
1)准备下列文件向结汇银行申请开立信用状:
(A)开发信用状申请书。
(B)已缴纳收讫或已核章之结汇申请单。
2)依法须申请输入许可证者,尚须附输入许可证。
3)于进口中国大陆海关,应先申请核对进口批文。
4)申请输入许可证时,须具备下列资料,向国贸局或外汇银行申请:
(A)商业发票(PerformanceInvoice)。
(B)目录或型录。
(C)特别规定。
4.银行开具信用状
上述手续无误且未超过银行之授信额度,则银行将会开出信用状。
5.在途品作业
1)起运点交货条件之物品所有权已移转时,应办理投保运送等事宜。
投保依相关保险规定办理。
2)对自行安排运送之货品,须预先安排船期。
3)货品装船后,由卖方通知预定起岸日期,资材部单位准备安排进口报关事宜,并通知仓储单位。
6.准备提货
1)资材部单位于接获船务公司通知预定到港通知后,通知仓储单位、财会单位及报关公司(报关人员(深圳)。
2)仓储单位接获到货日期、品名、数量后,预先安排人员搬运及存置位置。
3)财会单位于知悉预定结汇还款日后,安排调度各项财务资源,准备结汇。
7.结汇还款
1)检核利息计算是否正确。
2)结汇费用是否依银行之收费标准计算。
3)依请购案号或L/C编号,将每次支付费用记入每一批材料之「进口器材付款纪录表」。
8.提货
1)费用项目均为固定,多出项目应查核原因是否合理。
每一项费用是否均有合理凭证。
2)核算各项计算方式是否合理,计息起迄日期是否正确,有无扣除免费日期。
3)对于无支付标准之特别报关费用,是否依核决权限呈请核准。
4)实收数量少于装运数量时,注意有无办理索赔;实收数量少于公证数量时,有无向运输公司提出索赔。
第9節控制重点
1)有关进口作业之各项预付费用支付、入帐、转销、收回及调整时,所应附之原始凭证必须经核准,内容必须合理。
2)应按同一进口采购案号之有关原始文件、合约、凭证等逐案汇集归档。
3)应将进口结汇之有关原始文件、合约、凭证等核对无误后,始签付。
4)预付货款之支付一律规定以支票支付,并抬头、划线、禁止背书转让。
如以现金方式支付者,须合于现金付款方式。
5)已付款原始凭证应盖付讫章,支付传票背后应有领款人签章,以免重复付款或冒领情事发生。
6)开发信用状除应秉持公平互利外,更应避免下列条款:
(A)开立保兑信用状。
(B)押汇手续由买方负担。
(C)可装运于甲板上。
(D)信用状可转让。
(E)指定开状银行或押汇银行。
(F)可凭仓库收据(尚未装船)押汇等。
7)在途产品之交运、保管应力求完好;拨交、移转控制力求完整。
如有遗失或短少,责任必须明确;逾时甚久之在途产品,应追查原因。
8)合约、单据必须订有寄存期间,如有逾期尚未处理者应查明原因。
9)注意出帐日期与在途日期相隔甚久者,是否为久悬帐未解,有无虚列帐目情形。
10)对于在途产品发生遗失及短损,依合约规定处理。
约定条款要合理,已支付费用不可损及公司权益。
11)核对进口数量与实际验收数量必须相符,提货时物品若有损坏或短少,应立刻请公证机构公认。
实收数量少于装运数量,须办理索赔。
12)是否有结汇费用不符规定者,或金额不符之情形,核算各项计费方式是否合理,计息起讫日期是否正确,每一项费用是否均有合理凭证。
第10節相关资料
「进口器材暂付款纪录表」等。
第11節作业程序
1.采购通知仓储
1)采购单位于确定采购内容及交期后应通知仓储单位。
2)仓储单位于收到经核准之「采购单」时,应依采购类别、数量、及约定日期预作仓位安排及堆高机等卸料工具之准备。
2.厂商交货
1)厂商于交货日备妥送货资料(「送货单」)、三联式「发票」于厂内指定地点交货。
2)属计重之材料入厂时,应予过磅其重量,并以过磅单作为核对收料重量之依据。
3.警卫登记检查
1)警卫应将厂商交货卡车之资料,登录于「进出厂登记簿」。
2)厂商交货时,警卫人员应就厂商检附之「送货单」、与「采购单」核对,无误后与仓储人员联系,并由其指示厂商卸货地点,并要求应依规定之堆栈方式卸料。
4.数量核对点收
1)卸货完毕后,仓储人员应依过磅单核对其重量,或依计算之方式核对数量。
2)核对无误后,仓储人员除签章暂收材料外,并通知品管单位准备检验。
5.检验
1)材料暂收后,品管人员应依材料检验规定或是买卖合约办理取样,并开立「进货检验报告单」。
2)检验之品质标准以采数值表示方法为原则(IQC检验标准)。
3)材料检验规定应包括:
(A)取样样品数。
(B)依该材料使用性质之重要性列出检验项目。
(C)各检验项目之品质标准或可接受范围。
4)检验单位就检验结果评定样品系正常或异常,并就检验情形加以说明,以供呈核及收用与否之参考。
6.入库记帐
检验合格时,品管单位应将检验结果通知仓储单位,并即登入「料件管制卡」进料栏内,办理入库,并于备注栏注明「收料单」之号码。
7.请款
办理入库后,仓储单位应将验收单据(「验收单」)、「发票」等转送采购单位办理请款。
8.索赔
1)若检验不合格时,则依核示结果办理退换货、扣款或索赔之手续。
2)依『与合约不符作业』规定办理。
第12節控制重点
1)验收作业应依照材料检验相关规定办理。
2)发票之原物料名称、规格、数量、金额与「送货单」或「验收单」必须相符。
3)原料验收,必须会同验收单位与采购单位办理。
4)如已分批收料,仓储人员应在「订购单\采购单」上注明分批收料日期、数量,以影本送采购人员。
5)不合格之原物料应通知采购单位退回或扣款。
第13節相关资料
「采购单」、「送货单」、「发票」、「进出厂登记簿」、「订购单」、「进货检验报告单」、「料料管制卡」、「进货单」、「验收单」等。
第14節作业程序
1)逾期未交货之交易,应去电\寄函催办。
2)违约情形若须经法律途径解决时,交由公关单位提出告诉。
3)延期交货之购置,按合约规定罚款。
4)所交货品之品质、规范如不符合但仍可使用者,亦属违约情形,如因急需而不能等候更换,改以减价收货时,则由采购人员将计算处理方式填入「不履行合约处理单」,始可减价收货。
5)将不履行合约情形及处理过程,记入「不履行合约处理单」,并核算不履行合约对公司之损失,列入供货商往来纪录。
第15節控制重点
1)各项违约是否依供货商管理规定及合约规定处理。
2)货品因检验不合格退回更换者,其交货日期应以调换补送货品到达日期为准。
3)所交货品之品质、规格与合约不合,但可使用者,如因急需勉予验收使用,应经有关单位主管事前认可,按规定扣款或减价
(折让单)处理。
4)如因检验不合格退回更换,或因故申请延期交货,必须事前报请公司有关主管同意,并确定逾期罚款或其它处理办法。
5)如因非人力所能抗拒之灾害而申请逾期免罚者,是否有事后立即检具之认可证件。
6)因事实无法依采购合约所订裁决者,其违约案件处理方式必须经有权人员批准。
第16節相关资料
「不履行合约处理单」「折让单」等。
第17節作业程序
1.请款
1)仓储单位于办理收料手续完妥并经品管单位检验合格后,应将各项单据及「发票」(扣抵、收执二联)转送采购单位请款。
2)采购单位收到仓储单位转来之请款凭证,批上采购材料单价,经主管签核后转财会单位核对审核。
2.核对
财会单位依上述之程序详细审核,若有不合规定或异常之情事者,应反映之。
3.记帐
1)请款条件审核无误后,开立「应付凭单」,制作传票,记入帐册。
2)于每月固定日期整理「应付凭单」交由出纳单位开出支票。
4.开立支票
1)出纳单位收到支出传票后,应注意其支付程序是否已齐备。
2)除现金支付外,原则以抬头划线禁止背书转让之支票支付。
3)支票送盖印鉴时,应在支出传票或「应付凭单」注明银行户号、支票号码及日期。
4)支票之到期日应与付款条件相符。
5)若有厂商特别要求以非禁止背书转让之支票支付时,应报备主管核准后办理之。
6)将支票号码、到期日、帐号,填于「应付凭单」内。
5.盖印
1)将填妥支票送印鉴保管人员审核、盖章、签字。
2)须先审核各项凭证是否齐全,始可盖章、签字。
6.领款
付款之时间,出纳单位可视作业状况而排定之,其方式:
1)以挂号邮寄。
2)定期(如每个月之5、20日等)。
3)随时。
第18節控制重点
1)出纳付款时,应严格核对支付凭证上之金额数目,领款人身份与印鉴必须相符;如有疑问,应于查询后始能支付。
2)支付款项,除有特殊理由,得以现金支付外,其余一律开立抬头划线支票;如受款人坚持免划线或抬头,应即联络资材部或经办人员。
经其同意并保证无误后,准予免填,必要时,得呈报董事长核准。
3)出纳人员支付各项货款及费用,支票或现款均应交予受款人或厂商,公司人员不得代领;如因特殊原因必须代领者,应经主管核准。
4)支付手续应俟支付单据审核完妥,并经财会人员编制传票后始得为之。
5)请购案交货延期罚款暨品质不良罚扣之列计,须经过详细核对,确认合理。
6)已届法定或约定支付期限,尚未支付者,应追查其原因并签报催办情形。
7)支票送盖印鉴时,应在支出传票或「应付凭单」上,注明银行户头、支票号码及日期。
8)已付款原始凭证是否盖『付讫』章,支付传票背后是否有领款人签章,以免重复付款或冒领情事发生。
9)领款日期与列帐日期相隔甚久者,应查明其原因。
第19節相关资料
「发票」、「应付凭单」等。
第20節作业程序
1)将购买实际数量及金额与标准成本或预算比较,分析差异原因是否合理。
2)计算不良品比率是否过高,及分析是否有人为疏忽。
3)大宗用料之采购应分析其成本是否合理。
4)分析库存呆废料原因与变化情形,并通函各单位。
5)分析采购数量时机及运送方式是否经济。
6)对各项差异原因,作通盘检讨并拟对策改善之。
7)研究各项购置成本及方法,是否有再降低之可能。
第21節控制重点
1)差异如系人为因素造成,当追查并惩戒或奖赏。
2)材料品质不良造成公司之损失,在许可范围外者,必须索赔。
3)国外购置应利用避险方法,使成本固定或将汇率变动损失降
4)至最低。