进销存管理案例分析.docx

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进销存管理案例分析

目前我国家电流通渠道正处于新旧业态快速转换的时期，家电连锁零售提供的是一种新型的流通业态。

经销商将逐步被挤出家电行业的供应链，家电连锁零售商将取而代之。

在新型的家电流通业态产生之前，我国家电生产厂商一般都是在全国各地设立自己的经销公司。

采取的模式有控股和参股两种，主要由这些地区性的经销公司买断某品牌家电在当地的经销权，再批发给当地的百货公司、家电城等销售终端。

这种传统经销模式的弊端日益明显，多道批发造成家电流通业效率低下，从而间接抬高了家电终端消费的价格。

自2000年以来，家电连锁企业逐渐兴起，成为家电行业一道亮丽的风景线。

面对迅速崛起的家电连锁零售终端，中国家电企业目前采取的策略是：

立足自有渠道、重视连锁业态。

在连锁零售进入的一级城市倚重当地的连锁，而在二三级城市则主要通过自有渠道出货。

随着“分工”和“效率”逐渐成为流通业的一种趋势，未来家电企业自有渠道逐步退出流通业并非不可能，例如美国家电连锁零售就占据了零售终端80%以上的市场份额。

从供应链整合的角度和国内外存在的市场空间看，通过连锁渠道销售家电的方式将是家电流通业中最具效率和成本优势的，未来的发展前景广阔。

对于竞争，就目前来看，我国家电零售终端的竞争主要还是新旧业态之间的竞争。

在同类型的家电连锁企业之间，竞争程度小于外界预期。

家电连锁企业的全国性扩张，与其说是抢占全国性网络资源，还不如说是在共同培育一个新型的行业。

现阶段的竞争只是一种外延式的扩张，规模和网点的扩张就是目前家电连锁企业竞争的重点所在，这也是一个成长型行业在发展初期所具有的特点。

2005年中国零售行业即将向外资开放，外资专业家电连锁和大型综合超市将全面进入中国，他们利用资金优势、管理优势和物流配送优势对中国的家电连锁零售构成一定的冲击。

就目前而言，外资大型综合超市对我国家电零售格局的影响要大于外资家电专业连锁，如美国的沃尔玛、法国的家乐福和德国的麦德龙等。

与国外大型家电连锁零售商相比，中国的家电连锁行业已完成了原始的初创阶段，正在向高速成长期迈进。

美国家电流通业不仅在20世纪80年代就完成了连锁业态对其他业态的充分替代，并且行业内部的整合也已完成，处于成熟期的美国行业平均增速将为年均15%。

这说明在中国家电流通领域，连锁行业的高成长性毋庸置疑，但也可以预见，在此过程中将伴有大量的行业整合和洗牌，只有那些最具有竞争力的企业才能在竞争中胜出。

这些企业应该是：

拥有一张较完备的全国版图，店态和商品结构领先；巨大的销售规模保证采购价格的低廉；物流和信息系统健全；财务和资金实力雄厚；供应链管理高效。

 项目原因阐述

1.公司发展建设的需要

大中电器在未来的1～2年时间内发展目标是在国内建立10个以上的省级分公司，北京地区的分店数量目标在百家左右，成为全国范围内的超大型电器零售连锁企业。

面对这样的发展计划，首先是日常运营业务流程上必须大幅度调整，核算体系和物流体系要有本质的变化，而且公司的管理模式和组织结构也需要优化重组。

公司原系统中“进”、“销”、“存”、“调”、“转”、“结”等各项功能都要有相应的变化。

2.原有系统状况

大中电器原有的“进销存”系统形成于1999年初，起步早，功能实用性比较强，并且成功经受了每年几十亿营业额这样大规模数据压力的考验，为大中电器的近几年发展起到了不可忽视的作用。

但是，随着大中电器的飞速发展，原系统在技术平台、功能结构等多方面都明显出现滞后。

具体表现为：

首先，原有系统不能适应信息技术的发展速度。

在硬件方面及相关系统软件方面即将面临与原系统要求的不兼容问题，由于分店数量的增多，原有的数据通信方式“随时通信”已必须改为“实时通信”方式。

底层数据库平台由于停留在以FoxPro数据文件为基础架构的水平，数据的安全性和稳定性都随着数据的增加和功能的扩充而明显下降，数据级维护工作相当繁重。

其次，应用系统功能需要大量调整补充，公司的大规模发展壮大必将要求在业务流程、管理模式方面大量引进先进的理念和方法。

应用软件系统是先进的管理理念实现和保障的必要工具，否则再好的管理思想也无法得到有效的贯彻，所以企业流程的重新思考和规划工作势在必行。

 项目任务目标

大中电器进销存系统建立的总目标是：

解决公司日常经营中包括商品采购、销售等所有业务环节在内的科学化管理，完成业务数据共享及决策支持。

彻底解决与“供应链”体系相关联的一切信息化问题。

具体目标如下。

●         将原dbf数据库、DOS操作环境升级到SQLServer数据库和Windows操作系统。

●         完善原业务系统功能。

●         整合业务流程，实现企业内部信息的一体化管理，避免出现信息孤岛。

●         建立反应迅速、运行稳定的连锁信息管理系统，为实现具有机制创新的电器连锁经营提供信息平台、交易平台和管理平台，逐步达到连锁营业规范的要求。

●         集中采购与上下游客商管理、电子商务相结合；统一采购（或分级采购、统一持筹）、统一配送（或统一配送模式、统一配送延伸服务）、垂直管理，为减少库存、降低经营成本提供基础信息，为减少冗余的中间环节提供技术手段。

●         提炼企业成功的经验，尤其对机制上的创新经验，固化成可复制的经营模型。

●         建立快速、准确的信息收集与反馈渠道，真正实现决策支持，满足连锁规模化扩张的需求。

●         通过系统的实施，逐步提高企业的管理水平，提高员工的素质。

●         系统实现快速、准确的经营信息渠道（尤其是价格信息），提供决策支持，为切实降低管理成本、采购成本、堵塞漏洞提供现实的基础。

●         提升企业的核心竞争力。

在市场经济中，销售是企业运作的重要环节，为了更好地推动销售，不少企业建立了分公司或实行代理制，通过分公司或代理商把产品推向最终用户。

这些分公司或代理商大都分布在全国各地，甚至是在国外，远距离频繁的业务信息交流构成了这些企业业务活动的主要特点。

在传统方式上，公司之间通常采用电传、电报、电话等方式传递订货、发货、到货、压货、换货、退货等信息，总公司的商务部门在接到分公司或代理商传来的订单和银行汇款单据传真件后，开具产品出库通知，然后再把相关的进、销、存信息手工存档，再对这些信息进行统计分析，才能了解到整个公司的生产、销售和库存情况。

这种信息传递、管理方式不仅效率低，其可靠性、安全性和保密性都无法满足要求，而且数据统计时间严重滞后，往往是当领导了解到企业的“进、销、存”出现问题时，就已经远离了问题出现的时间和地点。

即便是没有分公司的企业，使用传统的手工方式管理也存在同样的问题。

通过进销存管理系统，及时通过网络把决策信息传统到相关决策人，从而可以及时发现问题、解决问题，更好地把握机会。

 进销存管理的任务

进销存管理工作的主要任务有：

●         企业的采购管理

●         企业的销售管理（批发、零售、连锁）

●         企业各部门的商品配送管理

●         企业库存商品的管理

●         企业应收款、应付款的管理

●         企业经营状况分析与决策

由于企业经营的商品种类经常会很多，例如一个超市可能会经营上万种商品，因此按照传统的人工管理方式，会存在以下问题。

（1）  各种物资种类繁多、品种齐全，保管管理困难。

有的物资超储备或库存积压现象严重采购成本居高不下；有的物资严重短缺，导致销售时才发现没有了库存；有的商品由于没有得到及时盘点，到月末时才发现库存缺失，却查不出原因；有的在入库、领用时找不到商品的存放地点等。

（2）  无法进行准确及时的成本、毛利核算。

成本管理永远是企业管理的主题，特别是现在，面对多变的市场环境，及时满足用户的多品种需求，进行科学合理的成本预测、成本分析及成本控制，以及时、准确地为企业管理者提供经营决策信息，显得至关重要。

传统的成本核算方法（加权平均法和移动平均法）及核算工具只是粗放地进行成本核算及成本管理，很难满足管理的需要。

至于成本核算到工序、核算到产品的思路（先进先出法），在手工操作方式下更是无从谈起。

（3）  管理信息相互独立，市场预测手段、方法落后，严重影响企业科学决策，建立科学的市场信息反馈系统已迫在眉睫。

手工财务数据相互独立，财务信息也只是通过层层统计报表传递，常出现数字不符、报表不详的情况，难以达到统计数据的及时性、准确性、相关性要求。

集团决策层、领导层很难及时地把握来自市场的准确信息，也就无法快速对市场作出正确的决策和预测。

市场反馈信息系统已严重滞后于企业管理的需要。

（4）  应收帐款数额居高不下，占用了大量资金，严重影响了企业资产运作效率，增加了企业经营风险。

手工管理很难适应企业销售规模增大、销售业务复杂的形势，普遍存在着应收帐款管理不细、帐龄分析和催款通知不及时、不到位的问题；催款力度及相应的催款政策不够。

（5）  在生产和销售环节中，不能准确地掌握质量的变化，尤其一些客户投诉或降级使用的制品，无法做到全程跟踪，影响到市场的销售。

自动化程度低、信息不畅通，不能在整个企业共享资源，各种等级的成品质量管理不能做到准确无误。

缺乏质量跟踪、投诉处理监控机制。

（6）  不能有效管理异地仓库和办事处销售业务。

办事处一般通过传真或电话的方式每月上报销售数据和异地仓库的收发存数据，工作量大，并且上报的信息存在信息延迟和不准确的现象，严重影响到企业领导层的决策工作。

 进销存管理系统的作用

进销存管理系统是基于先进的软件和高速、大容量的硬件基础上的新的进销存管理模式，通过集中式的信息数据库，将企业的进、销、调、存、转、赚等企业的经营业务有机的结合起来，达到数据共享、降低成本、提高效率、改进服务等目的。

一般来说，利用进销存管理系统可以在以下一些方面提高企业管理的水平。

●         提高管理效率，降低人工成本

●         降低采购成本

●         及时调整营销策略，防止价格流失

●         防范陈呆死帐，降低应收帐款

●         减少仓储面积，提高房产综合利用

●         降低储备资金占用

●         加快资金周转，实现经济效益

●         强化财务监控制，实现经济效益

●         商业数据智能分析

●         高效决策   

根据以上对进销存管理内容和进销存管理系统的分析，一个标准的进销存管理系统应该包括如图所示的几大功能。

图1.1 进销存管理系统的基本功能模块

其中每个功能都由若干相关联的子功能模块组成。

 资料管理

企业经营的基础资料是一个企业最基本也是最重要的信息，脱离了基础资料，例如商品资料、供货商资料和客户资料等，进销存系统就无法运行。

“资料管理”功能模块就用于维护这些基础资料，包含的功能模块如图所示。

图1.2 “资料管理”功能模块

“商品编码设置”用于设置商品编码的方式。

进销存系统的每条商品信息都具有惟一的一个编码，作为该商品信息的主键，一般该编码具有一定的规律，例如药品进销存系统，商品的编码可能有两级，第一级为药品的类别（中药、西药、保健品、器械等），第二级为药品的剂型（针剂、片剂、丸剂等）。

该功能设置商品编码分类的方法，从而实现商品资料维护中自动生成编码的功能。

例如该商品属于西药的丸剂，而西药的编码是2，丸剂的编码是02，该商品的编码就是202****，后面部分由系统根据该类别里现有编码的最大值加1自动生成。

“商品资料维护”用于维护（增加、修改、删除、查询）企业所经营的商品的基本信息，内容包括货号、条形码、品名、拼音编码、规格、单位、产地、类别、进货价、销售价1、销售价2、最低售价等。

其中拼音编码是商品名称的拼音简称，目的是在程序中可通过拼音码方便地查询到所需要的商品。

不同行业的进销存商品资料的属性差别很大，我们将在后面说明。

“供货商资料维护”用于维护企业供货商的基本信息，内容包括供货商号、拼音编码、简称、名称、地址、邮编、区号、地区、类型、电话、传真、电报、开户行、开户行邮编、银行帐号、税号、库房地址、库房电话、业务员、业务部门等。

“客户资料维护”用于维护企业客户的基本信息，内容包括客户编号、拼音编码、简称、名称、联系人、地址、邮编、区号、地区、电话、传真、电报、开户行、开户行邮编、银行帐号、税号、性质、业务员、业务部门、授信额度等。

“业务员信息维护”用于维护企业销售业务员的基本信息，内容包括业务员号、姓名、性别、电话、手机、地址、邮编、身份证号、类别等。

在销售开票时业务员属性可以直接从业务员清单表中获取所有业务员的名字作为辞典供用户选择。

“仓库信息维护”用于维护企业的仓库信息，内容包括仓库号、仓库名、类别、备注等。

企业的商品一般都是存放在不同的仓库或同一仓库的不同货位中，这样在在填写商品进货单和销售单时用户需要指定入库或出库的是哪个仓库的货物。

“采购合同管理”用于维护企业与供货商签定的采购合同，内容包括供货商号、货号、进价、付款方式、帐期、签订日期、合同期限等。

合同的内容对业务可以产生影响，例如合同规定了进价，在填写采购单时系统会自动生成进价。

“销售合同管理”用于维护企业与客户签订的的销售合同，内容包括客户编号、货号、售价、付款方式、帐期、签订日期、合同期限等。

 小知识  数据库设计范式

                    数据库的设计有一定的规范，按照等级划分为1NF、2NF、3NF、BCNF、4NF和5NF六个范式。

这些范式主要用来减少数据库中的数据冗余，每个范式都有自己的严格数学定义，下面我们用通俗的语言解释第一范式和第二范式。

1NF指关系中的每个域都必须是原子的，即每个字段都是不可再分的原子数据项，例如业务员信息表需要记录业务员的地址的邮编，如果使用一个字段Address_Zip，就是不符合第一范式的，应该分两个字段（Address和Zip）存放信息。

2NF定义为：

如果关系模式R（U，F）中的所有非主属性都完全依赖于任意一个候选关键字，则称关系R是属于第二范式的。

举例来说我们在系统中填写进货单时需要指定进货的商品，如果每次进货我们都填写进货商品的品名、单位等信息，这样就会造成很大的数据冗余。

根据第二范式的要求，可以把商品的信息提炼出来，单独存放在一张表中，将商品的编码（货号）作为关键字，这样进货时我们只需指定进货商品的货号就可以了，而其他信息可以通过关联的方法从商品表中获取。

需要注意的是，并非数据库设计时满足的范式层次越高数据库就越合理，一般满足第二范式就可以了，过于追求数据的精简就会增加操作的复杂程度。

 采购管理

“采购管理”功能模块用于管理企业的采购业务，其中包含的子功能模块如图所示。

图1.3 “采购管理”功能模块

各子功能模块实现的功能分别为：

“采购订单”用于录入企业的采购订单。

一般都将采购订单、入库单、销售单等单据根据第二范式分为主从两张表来存放数据，主表“采购订单”的内容包括编号、供货商号、订货日期、有效起日、有效止日、业务员、制单人、税价合计、不含税价、税额等，从表“采购订单明细”的内容包括编号、订单号、货号、订货数量、进价、税价合计、扣率、税率、不含税价、税额等。

“进货单”用于录入企业的进货单，也分为主从两张表，主表“进货单”内容包括编号、供货商号、进货日期、业务员、制单人、验收员、保管员、税价合计、不含税价、税额、订单号等，从表“进货单明细”内容包括编号、进货单号、货号、进货数量、进价、税价合计、扣率、税率、不含税价、税额、仓库、货物质量等。

根据企业的规模和管理方法，可以直接作进货单而不用作采购订单，但对于较大规模的企业，一般采购部门和库房部门是分开的，有采购部门填写采购订单，货物运输到库房后由库房验收人员填写进货单。

填写进货单后商品的库存才会增加并产生应付款。

“进退货管理”用于录入企业进退货单。

进货的退货有两种方法，一是直接在进货单中填写负数的进货数量，另一种是填写进退货单，一般采用前一种方法。

“进货价格调整”用于调整历史进货单的价格，内容包括内部编号、编号、进货数量、原进价、新进价、调整日期、制单人等。

“进货单位调整”用于调整历史进货单的供货商，内容包括内部编号、编号、原供货商、新供货商、调整日期、制单人等。

“历史查询”用于查询商品采购、进货的历史。

一般可以让用户根据任何条件查询，如按照供货商、日期、商品货号、商品拼音等。

 销售管理

“销售管理”功能模块用于管理企业的销售业务，包含的子功能模块如图所示。

各子功能模块实现的功能分别为：

“销售订单”用于录入企业的销售订单。

主表“销售订单”的内容包括编号、客户编号、销售日期、有效起日、有效止日、业务员、制单人、税价合计、不含税价、税额等，从表“销售订单明细”的内容包括编号、订单号、货号、销售数量、销售价、税价合计、扣率、税率、不含税价、税额等。

图1.4 “销售管理”功能模块

“销售单”用于录入企业的销售单，主表“销售单”内容包括编号、客户编号、销售日期、业务员、制单人、保管员、税价合计、不含税价、税额、订单号等，从表“销售单明细”内容包括编号、销售单号、货号、销售数量、销售价、税价合计、扣率、税率、不含税价、税额、仓库等。

“销售退货单”用于录入企业销售退货单，内容包括编号、销售单编号、货号、退货数量、销售价、税价合计、扣率、税率、不含税价、税额、仓库等。

“调整历史售价”用于调整历史销售单的价格，内容包括内部编号、编号、销售数量、原销价、新销进价、调整日期、制单人等。

“历史查询”用于查询商品销售的历史。

一般可以让用户根据任何条件查询，如按照客户、日期、商品货号、商品拼音、业务员等信息查询。

 库存管理

“库存管理”功能模块用于管理企业的库存信息，包含的子功能模块如图所示。

图1.5 “库存管理”功能模块

各子功能模块实现的功能分别为：

“库存查询”用于查询企业商品的库存，可以查询总库存和分仓库查询。

“库存转库”用于将一个仓库的商品转移到另一个仓库，或者连锁门店之间的商品调拨，内容包括编号、源部门、目的部门、货号、数量、单价、合计金额、调拨日期、制单人、调货原因等。

“库存盘点”用于管理企业的库存盘点工作，将实际盘存的商品数量输入计算机，计算机自动与数据库中的库存数量进行核对并产生盘盈盘亏统计信息。

“报损报溢”用于管理企业商品库存的损益，内容包括编号、货号、仓库、数量、库存单价、金额、日期、责任人、制单人等。

“上下限设定”用于设置库存的上限和下限，当商品库存的数量超出指定的范围时系统可以自动报警，内容包括序号、仓库号、货号、上限、下限、最佳存量、备注等。

“库存上下限报警”根据当前商品库存和指定的库存上下限自动列出低于下限或高出上限的商品，并可以直接根据最佳存量直接生成采购订单。

“历史查询”用于查询各种转库、盘点、损益的历史数据。

 应付款管理

“应付款管理”功能模块用于管理企业的应付款业务，包含的子功能模块如图所示。

图1.6 “应付款管理”功能模块

各子功能模块实现的功能分别为：

“预付款管理”用于管理企业的预付款信息，内容包括供货商号、预付款总额等。

填写付款单时可以选择付款的方式，如果是“减预付款”则“预付款”信息表中的“预付总额”自动减少。

“应付款明细”用于查询企业所有的应付款，对应到每一笔进货的明细。

“应付款汇总”用于查询企业所有的应付款，对应到每一个供货商。

“付款单”用于录入企业支付货款的凭证和销应付款，内容包括编号、发票号、填票日期、进货单号、货号、供货商号、数量、进货单价、金额、付款日期、详细说明、进货日期、状态、减预付等。

“已付款明细”用于查询企业历史的所有已经支付的款项。

“历史查询”用于查询付款单历史。

“应付款帐簿”用于查询应付款科目的明细分录，属于财务上的概念。

每一笔进货或者付款系统都会在帐簿中自动产生一笔记录，以借方、贷方、余额的形式存在，可以直接将查询的结果输出作为财务软件的凭证。

“应付款帐龄”用于分析应付款的帐龄，即在不同时间段内应付款分部的情况，从而为付款作出依据。

 应收款管理

“应收款管理”功能模块用于管理企业的应收款业务，包含的子功能模块如图所示。

各子功能模块实现的功能分别为：

“预收款管理”用于管理企业的预收款信息，内容包括客户编号、预收款总额等。

填写收款单时可以选择收款的方式，如果是“减预收款”则“预收款”信息表中的“预收总额”自动减少。

图1.7 “应收款管理”功能模块

“应收款明细”用于查询企业所有的应收款，对应到每一笔销售的明细。

“应收款汇总”用于查询企业所有的应收款，对应到每一个客户。

“收款单”用于录入企业收回货款的凭证和销应收款，内容包括编号、发票号、填票日期、销售单号、货号、客户编号、数量、销售价、金额、收款日期、详细说明、销售日期、状态、减预收等。

“已收款明细”用于查询企业历史的所有已收回的款项。

“历史查询”用于查询收款单历史。

“应收款帐簿”用于查询应收款科目的明细分录，每一笔销售或者收款系统都会在帐簿中自动产生一笔记录，以借方、贷方、余额的形式存在，可以直接将查询的结果输出作为财务软件的凭证。

“应收款帐龄”用于分析应收款的帐龄，即在不同时间段内应收款分部的情况，从而为收款提供依据。

 帐务管理

“帐务管理”功能模块用于管理企业的结帐业务，包含的子功能模块如图所示。

一般商业企业每个月都要进行一次结帐操作，确定该财务月份所有商品成本的进、销、结存情况，为财务提供数据。

图1.8 “帐务管理”功能模块

各子功能模块实现的功能分别为：

“结帐日期设定”用于设置企业的每月结帐的日期，内容包括月份、全称、结帐日期等。

一般商业单位每个月的结帐日期都是固定的，默认为25号。

“模拟结帐”用于进行模拟结帐操作。

因为结帐操作不可逆，也就是说正式结帐后商品进销存汇总的数据就无法更改了，因此在正式结帐前往往要进行模拟结帐，以查看结帐数据是否正确。

“正式结帐”用于进行结帐操作，计算进销存汇总报表。

“进销存汇总”用于查询本次结帐的结果，内容包括结帐编号、年月、货号、上期结帐数量、上期结帐金额、借方数量、借方金额、贷方数量、贷方金额、本期结存数量、本期结存金额、备注等。

“历史查询”用于查询历史的结帐结果。

 小知识财务成本核算方法

                    财务上为了统计企业的经营利润和报税，每个月都要对经营商品的成本进行核算，核算方法一般分为加权平均法和先进先出法（或者后进先出法），我们举例说明这两种方法的区别。

例如1月10号进了100双鞋子，每双进价为50元；1月15号销售了其中的80双；1月20号又进了100双，但进价变为每双40元了。

采用加权平均法计算，当月销售的成本为80×（0＋100×50＋100×40）/（0＋100＋100）＝80×45＝3600元，当月期末余额为120×45＝5400元。

其中0表示当月该品种的期初数量和期初金额（上月的期末数量、金额）为0，例如下月计算时取值为5400。

由此可见，加权平均法计算公式为：

销售成本＝销售数量×（上月期末金额＋本月入库金额）/（上月期末数量＋本月入库数量）。

而用先进先出法计算，因为销售的80双鞋属于第一批进货中的，故其真实成本应该是80×50＝4000元。

由此可见两种不同的计算方法所计算出的当月企业利润是不一样的，后一种增加了400元的成本，利润就降低了400元。

读者会问，这两种方法有什么区别，最终企业的利润总是一样的，只不过是先算还是后算的问题。

首先，先进先出法可以更加准确地反映出企业的实际经营状况；其次，在不同的动机下会产生不同的结果，例如一