物业管理常用文书.docx
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物业管理常用文书
物业管理常用文书
一、国家行政机关公文的种类:
2001年1月,国务院办公厅修改颁布了新的《国家行政机关公文处理办法》,将公文名称定简化为13种:
(一)、命令(令)
适用于依照有关法律公布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员。
(二)、决定
适用于对重要事项或重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
(三)、公告
适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
(四)、通告
适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。
(五)、通知
适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。
(六)、通报
适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。
(七)、议案
适用于各级人民政府按照法律程序,向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
(八)、报告
适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。
(九)、请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
(十)、批复
适用于答复下级机关请示事项。
(十一)、意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
(十二)、函
适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
(十三)、会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
二、物业管理常用文书的种类、格式
作为从事物业管理的管理处经理(部门)需掌握的常用文书有:
通告、通知、通报、报告(总结)、函、请示、会议纪要、计划、备忘录等十种。
其中最常用的文书有通知、总结、报告、函、请示、会议纪要、计划、备忘录
1、通告
1.1定义:
在一定范围内公布应该遵守或周知的事项的文告。
它有行政约束力,在某种情况下有法律效力。
不仅限于政府机关使用,一般单位或有一定指挥的临时机构也可依法发布。
1.2格式:
13、[标题:
单列文种]例:
14、通 告
15、[台头:
根据正文内容可选择表述,也可不表述]
16、
17、[正文]
18、
19、[署名、名称]例:
20、 ×××管理处
21、 年 月 日
22、
注:
此文种适用于向社会或某一区域公众公示有关事务。
23、可单独发布,也可联合发布。
2、通知
2.1定义:
是指传达上级指示,公布、颁布、批转、转发、报送有关文件,部署工作任务,告知某些事项所用的公文文种。
机关包括社会团体、企事业单位用的最为广泛的一种文书,适用范围比较广。
不但适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属关系的公文,还可发布有关的规章制度。
在要求下级机关办理或通知有关单位需要共同执行的事项,都可以用此种文书,甚至包括任免干部也可用通知。
2.2格式:
[标题:
通常单列文种,也可事由+文种]例:
通 知
[台头,根据需要可选择单位名或个人姓名+尊称或职位]例:
××××单位:
(或×××先生、小姐等)
[正文]
[署名、名称]例:
×××管理处
年 月 日
注:
此文种可根据通知内容,确定适用范围和具体的单位或个人。
3、通报
3.1定义:
用于表彰先进,批评错误,传达重要精神和情况。
3.2格式:
[标题:
单列文种]例:
通 报
(也可用“关于……的通报”)
[台头:
根据正文内容可选择表述,也可不表述]
[正文]
[署名、名称]例:
×××管理处
×××单位
年 月 日
注:
此文种适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神和情况。
4、报告
4.1定义:
是向上级报告情况。
同时答复上级机关的询问,也要用报告。
如上级机关询问一件事,这件事需要报给上级机关的,就不能用复函,一定要用报告报上去。
报告有一个特点就是不要求被报告对象答复。
4.2格式:
[标题:
关于+事由+文种]例:
关于春季植绿后养护情况的报告
[文号]例:
[签发]例:
沪东×物管[00]00 签发:
×××
(托管物业名缩写)年份末2位数 发文流水号
[台头:
名称(行文内可简称)]例:
上海俊杰物业管理公司:
[正文]
附件:
1、
2、
[署名]例:
×××管理处
年 月 日
主送:
抄报:
抄送:
注:
此为上行文,可一事一文,也可综合行文,可依据上级要求撰写、呈报,也可根据需要自行呈报,上级对此文种可不予批复批示。
附件目录位置同“请示”。
5、请示
5.1定义:
请示适用于向上级机关请求、指示或者批准。
请示和报告最大的区别就是请示的结尾有一个请上级答复的格式。
另外,请示相对报告要简单一点。
5.2格式:
[标题:
关于+事由+文种]例:
关于申请开办费的请示
[文号]例:
[签发]例:
沪东×物管[00]00 签发:
×××
(托管物业名缩写)发文流水号
[台头名称]例:
上海俊杰物业管理公司(行文内可简称):
[正文]
当否,请示。
附件:
1、
2、
[署名]例:
×××管理处
年 月 日
主送:
抄送:
注:
此为上行文,要求一事一文,是工作实施前请求上级批复、批示的文种,其中附件目录位置在正文与署名之间,无附件可不表述。
6、函
6.1定义:
适用于不相隶属的单位之间相互商洽工作,询问和答复问题,也有向有关主管部门请求批准的。
“有关主管部门”不是上级,而是平行的关系,向上级请求就不是函,而是请示。
函包括:
请复函、请求函、答复函。
6.2格式:
[标题:
关于+事由+文种]例:
关于电梯保养事宜的函
[台头:
名称(行文内可简称)]例:
上海迅达电梯维修公司:
[正文]
附件:
1、
2、
[署名(名称)]例:
×××管理处
年 月 日
注:
此文种适用于工作业务不相隶属行政关系的供应商等协作单位。
附件目录位置同“请示”,如无可不表述。
7、会议纪要
7.1定义:
适用于记载和传达会议精神以及议定事项的一种文体。
7.2格式:
[标题:
单列文种]例:
会 议 纪 要
时间:
年 月 日 时
地点:
××会议室
出席单位(人员):
内容(议题):
[正文]
签字:
[署名:
××单位整理]例:
×××管理处整理
年 月 日
注:
此文适用于二个(含二个)单位就重大问题进行协调及协调结果的记录,以界定分工和责任,内容包含协调成功的内容和遗留问题。
会议记录经整理成“会议纪要”后,须经出席单位(人员)签字后方能生效。
8、总结
8.1定义:
总结可归入报告,定义同报告。
例如写一个关于某某公司的年度工作总结,其中基本要素有:
一是去年的工作的成绩,存在的问题及其教训;
二是取得成绩的体会、经验;
三是在结尾部分,对下一年度的工作做一个简单的描述,提出思路。
个人总结也是一样,格式不变,包括成绩、体会、不足及今后打算。
8.2格式:
[标题:
可单列文种,也可时间+单位名+文种]例:
×××管理处2002年工作总结
[台头名称]例:
上海俊杰物业管理公司:
[正文]
[署名、名称]例:
×××管理处
年 月 日
注:
此为上行文,适用于半年和年度工作总结。
9、计划
9.1定义:
计划是行政活动中使用范围很广的重要公文。
机关、团体、企事业单位的各级机构,对一定时期的工作预先作出安排和打算时,都要制定计划,计划内容的范围都是“做什么”、“怎么做”和“做到何种程度”三大项。
9.2格式:
[标题:
可单列文种,也可时间+单位(部门)名+文种]例:
×××管理处(部门)2002年工作计划
×年×月×日制定
[正文]例:
1、
2、
3、
[署名、名称]例:
×××管理处
年 月 日
注:
此为上行文,适用于半年和年度工作总结。
10、备忘录
10.1定义:
类似函,主要用于对一些重大问题以书面形式告知对方。
10.2格式:
序号/发生时间/地点/波及范围/事件过程/事件造成的影响及后果。
备 忘 录
(××)
年度内流水号
[主题]例:
关于××物业消防系统存留问题整改的建议
[台头名称]例:
××物业筹建处:
[正文]
附件:
1、
2、
[署名名称]例:
×××管理处
年 月 日
主送:
抄送:
注:
此文种适用于如工程质量等重大问题或事宜。
递交受文单位留存备忘以界定责任。
正文内可单列问题,也可提出相应解决问题的建议。
三、举例
1、请示:
关于×××大厦管理处配置电脑的请示
沪东×××大厦物管[04]01号 签发:
×××
上海俊杰物业管理公司:
为了进一步树立俊杰物业管理品牌,提高集团化管理的效率,本管理处在落实公司物业管理应用软件网络化管理的工作中,需配置电脑一台。
经与上海百脑汇电脑公司联系,具体配置标准如下:
奔腾Ⅳ,硬盘80G,17寸彩色液晶显示屏,价格为人民币6000元。
当否,请示。
上海俊杰物业管理公司
××××大厦管理处
××××年×月×日
2、会议纪要:
会 议 纪 要
时间:
2004年3月6日10时
地点:
某大厦二楼会议室
出席单位(人员):
发展商××××××
总包方××××××
监理方××××××
管理处××××××
内容(议题):
1、关于物业交接验收和接管的问题;
2、关于整改项目的完成时间;
3、关于大厦物业交接验收后的安全管理问题
会议经与会各方讨论,就下列问题达成共识:
1、会议决定,从2004年3月15日上午9时,由发展商、总包方、监理方、管理处共同参与对大厦的物业交接验收和接管。
2、会议决定,自2004年2月以来,管理处汇总的各设备系统中需整改的项目,由管理处以书面备忘录分转各施工单位,并由总包方在一月内整改完毕。
3、会议重申:
要进一步落实“谁主管、谁负责”的精神,大厦物业交接验收和接管前的安全管理,以总包方为主,各单位要积极配合,加强管理,确保工程进度、质量和安全。
物业交接验收接管后,由管理处全权负责,其他各单位积极配合。
发展商签字:
××××××
总包方签字:
××××××
监理方签字:
××××××
管理处签字:
××××××
×××大厦管理处整理
年月日