企业信息管理的体系规划.docx

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企业信息管理的体系规划

企业信息管理的体系规划

一、信息和信息管理的概念

1.信息和数据

数据是对物体和活动描述记录所形成的文字或数字，数据不完全都是有用的。

把数据加工处理就形成了信息。

数据和信息统称信息资源。

信息资源和人力资源、自然资源一起被作为社会的三大资源之一，是企业最重要的资源之一。

2.信息管理的概念

信息管理是为了达到预定目的，综合运用各种手段，对信息活动中的各要素实施全面管理的一种管理思想和管理模式。

3.信息管理的作用

信息管理所关注的是信息资源的经济效益，是如何使信息资源实现价值最大化。

信息管理是提高企业效益的捷径之一。

提高信息资源的利用效率。

提高企业的对外反应速度和能力。

为企业的经营决策、业务活动提供支持。

改变企业的组织结构和业务过程，改进企业的工作方式和工作过程。

二、信息管理体系设计的思路

1.信息管理设计的目标、依据和原则

1）信息管理体系目标

在企业总体发展目标下，建立完善、规范的信息管理体系，对企业的信息资源进行科学管理和利用，为企业的业务活动、经营管理和决策提供强有力的信息支持。

2）信息管理体系设计的依据

从企业总体战略目标出发，确定实现总体战略目标的信息需求，再分析目前企业信息管理的现状问题，依据信息管理的理论和科学分析，从而设计提出的企业的信息管理体系。

3）信息管理体系设计的原则

信息管理体系的设计遵照可操作性、经济性、科学性、适用性原则进行。

2.信息管理体系构架

信息管理体系结构图

1）信息管理体制

信息需求结构：

通过对企业经营管理活动的分析，确定企业所需求信息的结构。

信息管理职能结构：

通过对信息管理职能、使用权限的分析，确定为完成信息管理职能所需要的组织结构。

信息管理的技术实现：

实现企业的信息管理的技术建设。

2）信息系统：

决策支持信息系统：

建立决策支持信息系统的工作流程与组织结构。

管理信息系统：

建立市场信息系统、财务信息系统和制造信息系统。

3）信息管理体制与信息系统的关系

信息管理体制是信息系统的基础；

信息系统是信息管理体制的延伸和发展；

三、信息需求结构

1）企业管理结构层次

按照工作类型企业的组织结构可以分为三个层次：

高层管理者、中层管理层和操作层，三个层次有不同的业务活动与信息需求，层次模型如下：

不同层次的工作内容不同，需要不同的信息作支持，二者关系如下：

决策层

业务活动：

企业战略的制定，重大投资决策，其它重大事项的评估、选择、决策和监督执行

信息需求：

国家政策、行业信息、产品信息、市场状况、决策执行信息

信息来源：

更多地依赖外部信息

需求重点：

外部信息资源建设，内部信息资源的充分利用

管理层

业务活动：

计划、管理控制、关键问题分析活动

信息需求；计划信息、业务活动信息等

信息来源：

外部信息和内部信息

需求重点：

管理信息的分析，信息共享和信息沟通

操作层

业务活动：

主要是订单处理，更多地与业务数据打交道

信息需求：

订单、会计记录、生产记录等

信息来源：

以内部信息为主

需求重点：

信息处理过程的规范化、内部信息的及时沟通和业务信息的分析

2）信息需求结构

按照信息的性质可以分为市场信息、财务信息、生产信息、人力资源信息等多种信息，用于不同方面的企业经营管理活动。

企业信息需求结构如下表：

企业信息需求结构

宏观信息包括国内外政治、经济、文化、法律等各方面的信息国际信息包括：

国际投资环境、国际市场的需求信息。

3）信息来源

外部信息：

外部信息的收集方式主要有情报收集、调研和咨询。

情报收集：

通过所有可以利用的渠道和途径收集与公司有关的情报。

调研：

通过调研活动获得某一个专题的有关信息。

咨询：

请外部中介机构进行咨询。

内部信息：

来自于企业内部的业务活动，在活动中产生的各种数据记录、文件，通过内部记录活动收集。

四、信息管理组织结构

企业信息管理职能需要一个健全、有力的组织结构来保障完成。

企业的每一个部门都要承担一定的信息管理职能。

1.设计依据

1）信息管理职能确定程序

2）信息使用权限

信息的使用权限规定信息权限，包括信息的获得权、数据库的访问权、数据信息的处理权，以及使用条件和使用方式。

规定信息使用权限的目的是为了防止商业秘密的非法扩散，给公司造成损失。

使用权限确定的原则是信息的充分利用和有效控制。

使用权限确定的依据是工作需要和决策需要。

工作需要是根据工作性质和职能范围，通过工作分析确定各个岗位为有效开展工作而需要的信息，确定其使用权限，作为该岗位从业人员获取相关信息作为的依据。

决策需要是指参与决策活动需要使用决策支持信息，根据决策需要授予相应的决策信息使用权。

3）信息处理流程分析：

信息处理流程如下图所示：

信息管理流程主要职责的确定方法：

4）信息流分析

通过信息流分析明确各部门在信息管理方面的职责，具体到需要传递的信息，使信息管理工作职责更加明确，更具可操作性。

信息流可以从纵向和横向两个方向进行分析。

纵向包括与上级部门之间的信息交流和与下级部门之间的信息交流。

下级部门向上级主管部门和企业计划部汇报工作计划；

下级部门向上级主管或主管部门传递业务活动信息和提交工作报告；

上级部门向下级部门传达工作计划；

上级部门向下级部门传达决策信息；

横向是指与同级部门之间的信息交流。

横向信息流主要有以下内容：

业务信息的横向传递给相关业务部门；

财务信息在四大中心及职能部门与财务部之间传递；

2.信息管理的组织结构

信息管理的组织结构如下图：

企划部及其下属的信息中心是企业的信息综合管理部门。

调研小组是临时性的机构，是从事专项调研活动的组织。

营销中心是市场信息的综合管理部门。

生产中心是生产信息的综合管理部门。

供应中心是供应信息的综合管理部门。

技术质检中心是技术信息、产品信息和质量检验信息的综合管理部门。

四大中心通过供应链连接起来，订单信息在四者之间传递。

人力资源部是人力资源信息的综合管理部门。

财务部是财务信息的综合管理部门。

法律审计部负责整个企业财务信息的审查和法律信息的综合管理。

办公室是企业行政信息的综合管理部门。

1）企划部

企划部信息管理的职能有：

企业的信息规划，信息的集中管理，信息分析，为企业的经营决策提供信息支持。

企业的综合信息管理：

企业信息规划，信息政策的制定。

信息的集中管理：

对分布在企业各部门的信息统筹规划，集中管理，统一分配。

信息的综合分析：

对外部信息进行研究与分析，

决策支持：

参与决策重大决策活动，为决策委员会制定战略提供建议，为投资项目的决策进行可行性分析和并提出建议。

向决策委员会提供企业长期发展战略规划的意见和方案。

参与投资决策：

搜集外部信息，寻找投资机会，并对投资项目进行前期调研、可行性分析。

2）信息中心

企划部下属信息中心，信息中心的工作接受企划部领导，向企划部负责。

信息中心是企业信息管理工作的综合管理部门，是信息资源统一管理与配置的中心，负责保障信息渠道畅通，为组织内外各层次的需要提供服务。

①信息中心的主要职能

制订企业信息规划。

负责企业信息管理制度的制订、执行与监督。

负责企业内部信息标准的制订、调试、实施和监督。

负责国内外产业政策、经济形势、行业等外部信息的收集、分析与处理；

对各部门提出的信息要求进行合理性、可行性进行审查并提出意见；

对分散于各部门的信息资源进行集中管理。

对公司各部门的信息工作进行协调、指导与监督。

为职能部门的信息管理工作提供设备、技术和培训等方面的服务支持。

参与企业各种类型信息系统的建设，包括需求分析、设计、选择供应商、系统建设、调试、投入使用到系统维护等信息系统建设的全部过程。

负责企业内部网络的建设和维护，使各部门实现在内部网络上就能进行信息传递。

负责企业网站的设计、管理和维护。

负责企业信息的网上发布。

负责企业办公自动化系统的建设。

组织企业各部门的信息培训；

负责企业信息的保密工作，对企业内部信息进行分级管理

②岗位设置

信息中心主任

全面负责企业的信息资源管理，向企划部部长负责。

主要职责如下：

组织制订企业的信息技术、信息资源和信息系统的战略规划；

组织制定企业的信息管理制度；

组织企业内部信息标准的制定和调试。

组织和指导信息部门内的业务活动；

组织制订部门工作计划；

组织制订部门考核方案并监督实施；

协调企业各部门负责人处理有关信息需求、技术进步等方面的问题；

为各部门提供信息管理服务和问题解答；

与社会信息服务机构沟通，以便最大限度地利用社会信息资源。

任职资格：

具有较强的管理能力，至少3年的工作经验，曾主持过项目经理或担任过部门领导的职务。

具有很强的人际沟通能力和协调能力。

良好的人员管理能力。

具有深厚的专业技术技能和知识，了解网络与信息技术发展趋势，要求具有信息管理专业或相关专业背景。

具有主动性、创造性和灵活性的素质。

具有强烈的敬业精神和良好的心态。

资深网络管理

主要职责；企业内部整体网络的策划、设计及实施，统筹管理，网络优化；

任职资格：

4年以上的计算机网络管理经验，通过相关资格认证，熟悉网络业务。

数据库管理

主要职责：

数据库的规划和设计、软硬件的选择、数据库的维护、根据信息中心主管的命令发布使用权限。

任职资格：

熟悉数据库原理，精通数据库设计，具有相应的资格和2－3年的相关工作经验，本科以上。

网页制作

主要职责：

负责企业对外网络的设计。

任职资格：

熟练使用网页制作程序和软件进行网页制作，具有相应资格和2－3年的相关工作经验，本科以上。

设备管理

主要职责：

负责企业网络的建设和维护、计算机的采购和维护。

任职资格：

熟悉各种网络设备、计算机设备的管理与维护，具有相应资格和2－3年的相关工作经验，本科以上。

信息采编

主要职责：

负责与企业有关的国家政策、宏观经济形势等信息的采集；负责企业内部信息的收集与发布。

任职资格：

熟悉网络信息资源，熟练操作网络与电脑，专科以上。

文案

主要职责：

信息的编辑、汇总、报导；

任职资格：

熟悉计算机的基本操作，有较高的文化修养，专科以上学历；

3）各职能部门

各个职能部门有明确的信息管理职能，有明确的岗位和人员，要严格执行企业的信息管理制度。

职能部门既是各种信息的生产者，也是内部信息的使用者。

因此既有信息的使用权，又负有提供相关信息的责任。

各部门在信息管理方面的职能主要有这几个方面的共同职责有：

①根据业务需要提出信息需求计划，报信息中心审查，由高层管理者批准；

②制定本部门的信息规划；

③遵守企业和本部门的信息管理制度；

④完成与所管理业务相关的数据和信息的数据采集、数据处理、信息分析、信息传递和信息反馈等信息处理工作；

⑤组织或参与与本部门相关的信息系统的建设；

⑥组织或参与制订与部门业务相关的信息管理制度和信息标准；

⑦组织本部门员工参与信息管理培训。

不同业务部门信息管理的重点不同，各部门信息管理的具体重点如下：

①营销中心是市场信息的枢纽，负责各种市场信息的统一处理、管理和分配。

营销中心主要负责各种市场信息的收集、处理与分析。

②分公司主要负责订单、客户信息的收集与处理，国外分公司还要负责所在国家和地区全方位的信息收集工作，包括产业政策、财税政策、行业状况、经济形势等多方面的住信息。

③财务部主要负责企业内部财务信息、各国财税政策的收集、处理与分析。

④生产中心主要负责生产信息、产品技术信息的收集、处理与分析。

⑤供应中心主要负责供应市场信息、库存信息的收集与处理。

⑥技术质检中心主要负责新产品信息、新技术信息的收集与处理分析，提供供应中心和生产中心产品的质量检验信息。

⑦调研小组。

调研小组是非常设机构，负责专项调研活动，为特殊决策活动提供信息支持，一般由企划部根据需要组织各部门人员参与组成、协调其工作。

业务部门从事信息管理工作的岗位主要有这几种：

信息采集者：

负责采集原始的数据，按照操作程序、业务规定采集数据并记录成数据文件。

一般由一线工作人员（如分公司的员工、生产部门的工人）来担任。

信息输入人员：

按照操作程序把采集来的数据输入计算机系统，可以由信息采集者兼任。

一般由一线工作人员兼任。

数据处理人员：

负责各种数据的处理工作，把数据按照要求的程序和方法进行处理。

信息分析人员：

按照业务规定对信息进行分析，并写作分析报告。

一般由各部门的部长或主要领导担任。

数据库维护人员：

负责本部门数据库的维护和管理。

由专业的技术人员担任。

不同部门对岗位的种类、所需人员的数量及素质要求各不相同，可根据具体情况确定。

3.信息沟通渠道

信息沟通分为有正式沟通与非正式沟通两种方式。

正式信息沟通渠道又包括纵向沟通和横向沟通。

企业的内部沟通应建立立体的沟通体系，既有规范、正式的沟通渠道，作为企业内部的信息交流创造有效的沟通方式，同时以非正式沟通渠道为补充，使信息沟通效率更高。

信息沟通体系建设的重点是例会制度和报告制度。

企业的沟通体系如下：

1）报告制度

下级部门要向给上级部门和高层管理者提供业务和管理方面的报告，反映企业经营管理中的各种情况，主要适用于纵向沟通，有定期和不定期两种。

按照报告的范围可以分为三种：

内部运行情况报告

各部门、子、分公司要定期向高层管理者提供业务管理情况及分析报告。

决策问题调查制度

调研小组根据决策需要计划、组织调研活动并提交调研报告。

决策执行情况报告制度

相关的部门（中心、子公司、分公司）要定期向决策委员会提供决策执行信息及分析报告。

2）会议制度

会议制度可以根据企业日常经营管理和业务活动的需要定期、不定期举行，定期会议主要讨论日常事务，不定期会议主要讨论突发事件或者是临时性的重大决策事务。

按照会议内容可分为市场会议、财务会议、计划会议、生产调度会议等。