办公自动化最全教程17.pptx

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,办公自动化最全教程17,1,办公自动化培训Excel,2,培训目标,本课程旨在让学员掌握Excel在办公及管理工作中的大量应用和中高级技术，在以后的工作中少走弯路，达到事半功倍的效果。

本课程的培训是普及性的操作技巧培训，也是管理型、应用型、提高型的使用技巧培训。

它将使你体会到如何提高工作效率的乐趣。

3,学习方法技巧,4,Excel培训目录,Excel应用基础,公式与函数的应用,工作簿的管理,数据管理,数据的输入与编辑,工作表的格式设置与打印,图表的操作,数据的统计与分析,5,第一部分Excel应用基础,Excel概述,自定义工作环境,创建工作簿,输入数据,导入外部数据,6,Excel的基本功能,7,EXCEL的功能特点,简单易学，图形用户界面将各种菜单、工具栏展现在屏幕中，允许同时使用鼠标和键盘发布命令，使不具备专业知识的用户也可以轻松自如的操作。

它的版面专为表格设计，因而很容易输入原始数据，形成整齐美观的表格。

它的运算功能极强，不仅可以进行四则运算、逻辑运算，还可以进行大量的函数运算，所能解决的计算问题已经远远超出了日常工作的范围。

它能根据原始数据和计算结果生成100多种图表，并且图表格式可以任意设置修改。

它的自动计算、自动更正、自动筛选等功能表现出超常的智能化水平。

它可以将数据清单自动视为数据库，对其排序、筛选、汇总，甚至建立数据透视表。

8,EXCEL安装、启动、退出,9,Excel2003的界面,标题栏,编辑栏,行号,状态栏,菜单栏,列号,工具栏,水平滚动条,工作表标签,任务窗格,工作表格区,垂直滚动条,10,自定义工作环境,设置屏幕显示,选择“工具”“选项”命令，单击“视图”标签,11,自定义工作环境,设置默认值,选择“工具”“自定义”命令，单击“选项”标签,显示和隐藏关于工具栏的屏幕显示,选择“工具”“选项”命令，单击“常规”标签,设置最近使用过的文件列表数目,设置默认文件位置,设置工作表中的字体和大小,12,自定义工作环境,自定义工具栏,选择“工具”“自定义”命令，单击“工具栏”选项卡,在工具栏列表中，通过选择工具复选框，可以在窗口中显示系统定义的工具栏。

13,自定义工作环境,定制菜单,选择“视图”“工具栏”“自定义”命令，打开“自定义”对话框。

在“自定义”对话框中，单击“命令”标签，打开“命令”选项卡。

在“命令”选项卡的“类别”列表框中选择类别，如“编辑”选项，在“命令”列表框中，从相应类别的命令中选中要添加的命令。

用鼠标单击并拖动选定的命令到需要添加命令的菜单上，找到合适的位置后松开鼠标即可。

14,向菜单中添加命令,15,创建工作簿,工作簿,工作簿是用来处理和存储数据的文件。

在Excel中，数据和图表都是以工作表的形式存储在工作簿文件中。

是Excel存储在磁盘上的最小独立单位，它由多个工作表组成。

工作表,工作表是单元格的组合，是Excel进行一次完整作业的基本单位，通常也称作电子表格，若干个工作表构成一个工作簿，它通过窗口底部的标签来标识，单击不同的标签可以切换不同的工作表。

基本概念,16,创建新的工作簿,选择“文件”“新建”命令,打开”新建工作簿”任务窗格,在任务窗格的”新建”中单击”空白工作簿”选项.单击”常用”工具栏上的”新建”按钮.如果要创建一个基于模板的工作簿,可以在”新建工作簿”任务窗格的”模板”中单击”本机上的模板”选项”,单击”电子方案表格”标签,在打开的”电子方案表格”选项卡中选择需要的模板,选定后单击”确定”按钮.,17,第二部分数据的输入与编辑,编辑单元格内容,编辑工作表,创建页眉和页脚,使用批注,保护工作簿数据,基本数据的录入,18,1.选择单元格,2.输入数据,3.提高输入效率,4.编辑数据,5.撤销与恢复数据,6.添加批注,19,输入数据,20,选择单元格,选择单个的单元格,用鼠标选择单元格,在单元格之间切换,选择连续的单元格,行列选择,矩形选择,选择分散的单元格,21,输入数据,字符型数据指的是汉字以及英文字母这样的数据，也就是通常所说到文本。

工作表的字符型数据通常是用来为行和列命名的。

数值型数据是Excel中所用的主要数据，通常用于记录成绩、数量、资金等，从而可以对这些数据进行分析。

有时数值型数据与字符型数据一起显示在同一个单元格中，这些数据型数据通常是与字符型数据一样起说明性作用，而不用于数据分析。

22,数据的格式,选择”格式”“单元格”,打开”单元格格式”.,数据的类型,注释：

在数字的两侧加上双引号，并在双引号前加上等号“=”。

例如在单元格中输入“=“13683053338”，Excel将把它当作字符串输入。

23,输入日期和时间,最常用的输入日期的方法有如下几种,虽然可以使用多种输入格式，但系统默认的日期格式只有一种，当输入的日期格式不同于系统默认格式时，选择该单元格就会发现编辑栏中显示的内容与单元格中显示的内容不同，这是因为编辑栏中是以系统默认格式显示的。

这个格式是可以更改的。

【Ctrl+;】,24,输入日期和时间,时间由小时、分和秒三个部分构成，在输入时间时要以冒号将这三个部分各开，比如10:

38:

52。

同时输入时间和日期,25,提高输入效率,大量的数据输入是一件比较繁琐的工作，除了提高输入的速度外，还可以使用Excel提供的几种用于辅助输入的方法，如：

记忆式输入,选择列表,自动填充数据,26,记忆式输入,记忆式输入与选择列表功能相似，都是记忆已经输入的数据，当以后再次遇到相同的输入时会显示出数据，以便实现快速输入。

打开记忆式输入功能的具体步骤如下：

选择“工具”|”选项“菜单项，打开”选项“对话框。

单击“编辑”选项卡，选中“记忆式键入”复选框。

单击“确定”按钮，关闭对话框。

如果要输入的数据不是记忆式输入所显示的数据，按【Esc】键即可取消后面高亮显示字符的输入,27,选择列表,选择列表的功能比记忆式输入更加灵活，它可以将已经输入的数据显示在一个列表中，允许选择其中任意一个选项，以快速填充到当前单元格中。

【Alt+】,如果某行中显示了空单元格，则不论是记忆式输入还是选择列表功能，都只能记忆该空白单元格以下的数据。

28,自动填充数据,当数据输入的过程中需要用到大量的相同数据或具有某种规律性的同类型数据时，可以使用自动填充数据功能。

自动填充数据是根据当前单元格中的数据自动填充其他单元格中的数据，从而大大提高数据输入的效率。

等差序列：

序列的前后数据之间是等差关系。

等比序列：

序列的前后数据之间是等比关系。

日期：

以日期增量的方式来填充数据序列。

自动填充：

当数据由文字加数字构成时。

各单元格中的文字不变，但数字会构成序列。

29,编辑数据,删除数据,复制和粘贴数据,修改数据,当输入的数据错误或有了更新时，就需要对单元格中已有的数据进行编辑，编辑数据通常包括：

在“选择性粘贴”对话框中，可以实现如下功能：

指定粘贴内容指定对粘贴的数值要进行的数学运算跳过空单元行列转置,30,撤销与恢复数据,执行保存操作后，撤销与恢复操作将会失效。

撤消层次：

16,【Ctrl+Z】,31,添加批注,不论是统计还是财务数据，从数据录入到最后的批准可能都会经过过道校对与审核程序，在这个过程中校对与审核人员可能需要某些数据的说明，如果单独列在另一张清单上可能无法很清楚地说明自己的意图，这个时候最好是用批注。

添加批注,查看批注,编辑批注,32,设置数据有效性,数据,有效性,在Excel2003中，可以使用一种称为“数据有效性”的特性来控制单元格可接受的类型，使用这种特性可以有效地减少和避免输入错误的数据。

33,导入外部数据,使用Web查询Web页上常包含适合在Excel中进行分析的信息。

通过Excel提供的Web查询，可以从Web页上获取数据，如表格、文本，并将其静态保存在工作表中，然后利用Excel提供的工具和功能对这些数据进行分析。

导入文本文件在工作中，经常需要将一些文本文件转换为Excel文件，以便将Excel中的计算和统计等功能运用到新的文件中。

有时从其他的数据源中导出的文本文件需要Excel去整理，这就需要用到Excel中的导入文本文件功能。

Excel2003是一个兼容性很强的应用软件，它可以从多种外部来源获得数据，例如从文本文件、其他数据库、网络中等获得数据。

34,编辑单元格内容,选择,删改,插入,移动,复制,35,删除单元格内容,要删除单元格中的内容,可以先选中该单元格然后按Delete键.,“全部”:

彻底删除单元格中的全部内容、格式格式和批注。

“格式”:

只删除格式，保留单元格中的数据。

“内容”:

只删除单元格中的内容，保留其他的所有属性。

“批注”:

只删除单元格附带的注释。

36,插入行、列和单元格,插入行,插入列,37,删除行、列和单元格,删除行,删除列,38,移动和复制单元格数据,选中单元格数据，选择“编辑”“剪切”或“复制”命令，然后单击要粘贴数据的位置，选择“编辑”“粘贴”命令，即可将数据移动或复制至新位置。

复制来的数据会在粘贴数据下面显示“粘贴选项”按钮，单击按钮会显示一个列表，让用户确定如何将信息粘贴到文档中。

编辑,选择性粘贴,选择粘贴内容,39,使用条件格式,40,创建页眉和页脚,在此写入页眉,在此写入页脚,41,自定义页眉和页脚,改变文本样式插入页码插入总页码插入当前日期插入当前时间路径和文件插入文件名插入工作表名插入图片设置图片格式,42,自动套用格式,43,44,使用批注,提示:

在某个单元格中添加批注后，会在该单元格的右上角出现一个红三角，只要将鼠标指针移到该单元格中,就会显示添加的批注内容.,45,第三部分在表中使用公式和函数,公式的引用,创建公式,使用函数,求和计算,46,公式的引用,公式的引用就是对工作表中的一个或一组单元格进行标识，通过引用，可以在一个公式中使用工作表不同部分的数据，或者在几个公式中使用同一单元格的数值。

引用方法,47,相对引用,例：

在F2中输入公式“C2+D2+E2”,相对引用是指当把一个含有单元格地址的公式复制到一个新的位置或者用一个公式填入一个区域时，公式中的单元格地址会随着改变。

48,绝对引用,例：

在F2中输入公式“$C$2+$D$2+$E$2”,设置绝对地址需在行号和列号前加符号“$”,绝对引用是指在把公式复制或填入到新位置时，使其中的单元格地址保持不变。

49,混合引用,例：

在F2中输入公式“C2+$D$2+$E2”,混合引用是指在一个单元格地址中，既有绝对地址引用又有相对地址引用。

50,三维引用,例：

在F2中输入公式“=Sheet2!

B2+Sheet2!

C2+Sheet!

D2”,三维引用就是对两个或多个工作表上单元格或单元格区域的引用，也可以是引用一个工作簿中不同工作表的单元格的地址。

51,创建公式,取消,输入,插入函数,编辑栏,创建一个简单的公式,如:

“=200+300”,创建一个包含引用或名称的公式,如:

“=Sheet2!

B2”,创建一个包含函数的公式,如:

“=SUM（A1:

A10）”,52,使用函数,53,函数的调用,函数的调用就是在公式或者表达式中应用函数，包括如下三种形式。

（）在公式中直接调用函数。

如果函数以公式的形式出现，只需要在函数前面加上等号“=”即可，如：

“=SUM（A1:

A100）”。

（）在表达式中调用函数。

如果函数作为表达式的组成部分来使用，则需要在公式的相应位置输入函数，如：

“C9+SUM（A1:

A100）”，此时不用在函数前面加“=”。

（）函数的嵌套调用。

函数也可以嵌套调用，即一个函数作为另一个函数的参数，如“=IF（RIGHT（A2,1）=1,男,女）”。

其中公式中的IF函数中嵌套了RIGHT函数，而且将RIGHT函数返回的结果作为I函数的逻辑判断依据。

对于函数的嵌套调用，作为参数的函数前面不能添加“=”，如上面公式中内部的RIGHT函数前面就不能添加“=”。

54,求和计算,扩充的自动求和,条件求和,55,常用函数,自动求和按钮下对应的常用函数求和是最为常用的运算，所以Excel以前一直将求和做成了一个命令