办公用品采购学习管理规定及办法.docx

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办公用品采购学习管理规定及办法

XXXX有限企业

办公用品采买与管理方法

（试行）

第一章总则

第一条目的

为完美XXXX有限企业（以下简称“企业企业”）办公用品采买制度管理，知足办公需要，控制办公成本，促使采买工作的正常化、规范化，特拟订本采买管理方法。

第二条合用对象

本制度合用于企业企业，企业企业所属子企业和有关单位可参照本方法制

订事宜的管理方法。

第三条采买原则

办公用品采买坚持保证质量优秀，合理控制成本的原则；综合考量供给商，

同质量价更低为精选的原则；采买物质及需求物质一致性的原则;清廉自律,不贪廉价,不行贿的原则。

第二章采买范围、方式、门路及管理职责

第四条集中采买范围

企业企业采买办公用品可分为：

（一）文具事务用品

1、文件档案管理类：

分类文件夹、单据夹、档案盒、资料册、档案袋、

文件套、名片盒（册）、文件篮等。

2、桌面用品：

订书机、起钉器、打孔器、剪刀、美工刀、钉针系列、削笔刀、胶水、胶带、计算器、仪尺、笔筒、会议牌、等。

3、文书用品：

中性笔（署名笔）、圆珠笔、铅笔、台笔、记号笔、水彩笔、橡皮、修正液、墨水笔芯、无线装订本、螺旋本、活页本、复写纸、账本（账册）、凭据（单据）、便利贴、会议记录本、专用印章、印台（印油）等。

4、电脑周边用品：

光盘、U盘、键盘、鼠标、鼠标垫、挪动硬盘、录音笔、插线板、电池、路由器等。

（二）办公耗材

硒鼓、墨盒、打印机组件等打复印纸、传真纸、画图纸等。

网线、水晶头、

网线变换接优等。

（三）日杂百货

日用品：

生活用纸、一次性用品、洁净用品、劳保用品、五金工具、抽纸、

卷筒纸、毛巾、杯具、保温瓶、饮用水等。

（四）办公设施

单据装订机、号码机、碎纸机、支票打印机、考勤机、点验钞机、塑封机、扫描仪、电话机、电脑、投影仪、复印机、传真机、打印机、多功能一体机、

扫描仪、相机、摄像机、互换机、路由器、烧水壶、空调、饮水机、电电扇等。

（五）办公家具

文件柜、杂柜、保险柜、沙发、茶几、办公桌、办公椅、档案柜、

铁皮柜等。

第五条采买方式

（一）集中采买：

将企业企业各部门办公所需物件采买管理集中化，对同

一类资料进行集中化采买。

企业企业平时办公、使用频次较高的办公用品（文具事务类、办公耗材类、日杂百货类）采纳集中购置方式。

（二）分别采买：

不在集中采买范围内，请购部门需填写《办公用品请购审批单》并经审批后方可采买，招标采买除外。

（三）应急采买：

在集中采买范围内，且急需使用。

请购部门需填写《办

公用品请购审批单》并经审批后优先采买。

请购金额少于2000元的申请，行政部可视状况启动采买备用金先行购置。

第六条采买门路

（一）集中采买门路：

以京东网的官方自营店及可开取正规发票的家为主，正规实体店为辅。

淘宝店

（二）分别采买门路：

依据申请部门的需求及方便度来判断是采纳电子还

是实体门路，一般为单笔金额小于5000元时采纳网购的门路，单笔金额大5000

元时的采买以企业审批建议操作。

（三）应急采买门路：

参照集中采买门路。

第七条职责权限

（一）各请购部门职责

1、负责统计并汇总本部门办公室需求经本部门经理审批后上报行政部；

2、负责填写《采买申请审批单》并经行政部审批后向企业财务部、

企业领导逐层审批；

3、负责全企业办公用品分别采买或应急采买与行政部共同查收。

4、负责所需办公用品的领用。

（二）行政部职责

1、负责全企业办公用品采买需求的汇总、询价、采买、查收入库（分别

采买或应急采买时与申请部门共同查收）、保存、发放和清点；

2、负责编制办公用品询价对照表；

3、负责成立健全办公用品入库、移交、发放和清点等台账或登记表；

4、负责采集并保护供给商信息，保存办公用品各种资料档案等；

5、行政部采买员依据申请人填写好的《采买审批申请单》检查该项请购能否在执行后又重复提出，以及能否存在不合理的请购品种和数目并署名确认；

6、负责采买程序的审批；

7、负责谈判和确立最后供给商、签署采买合同；

8、负责供给商评估和更改；

9、对办公用品盘盈盈亏做办理，并有权追查责任人的有关责任。

（一）财务部负责

1、负责依据审批的办公用品付款申请和采买合同要求实时支付价款；

2、负责结算各部门领用办公用品的款项；

3、负责办理退货款项的回收；

4、负责办公用品采买及清点盈亏的账务办理；

5、参加清点工作的监察；

6、负责采买程序的审批。

第三章采买流程

第八条集中采买流程

（一）集中采买周期

行政部依据全企业办公用品使用状况，每个月5号前集中采买一次。

（二）采买申请汇总及审查

1、行政部汇总每个月各部门办公用品采买需求（申购汇总表详见附件1）

和库存状况分类（盘存表详见附件2）于每个月25日前上报企业财务部审批。

（三）进行采买

办公用品采买最罕有3家以上供给商供给报价，在衡量质量、价钱、交货时间、售后服务、资信、客服群等要素，以依照“同品牌、同质量，选价钱最低”的原则进行综合评估，最后选择供给商，并签署采买合同。

第九条分别及应急采买流程

（一）采买申请

1、分别采买

申购部门所需办公物件不在集中采买名目内的（如不常备的五金、电动工

具、装修用品、款待用品、汽车养护、维修及保险等）申请部门向行政部领取并填写《采买审批申请单》（见附件3）经审批后进行独自购置。

2、应急采买

申购部门所需办公物件在集中采买名目内且急需使用的，申请部门

向行政部领取并填写《采买审批申请单》经审批后优先购置。

金额少于2000

元的申请，行政部可视状况启用预备金现行购置。

（二）审批单的填写

行政部采买员依据采买估算及库存状况辅助申请人填写《采买审批申请

单》，申请人完好填写采买物件特点和其余信息，如购物质名称、规格、数目、

需求日期、质量要求以及估算金额等。

（三）采买审查

请购部门携填写完好的《采买审批申请单》进行报审流程。

由行政部、财

务部逐级审查，最后由企业领导审批，经过报审后申请人将采《采买审批申请单》交予采买人员复印存档。

（四）进行采买

行政部采买员依照审批通事后的《采买审批申请单》报财务部门请款，同

时按《采买审批申请单》要求进行采买。

第十条进度跟催

（一）为保证准时交货，采买人员应提早采纳电话、传真或亲身到

供给商处跟催，以保证物质能合时供给。

（二）若采买物质没法在预准时间内交货的，采买人员须提早通知需求部

门，追求解决方法，并须从头和供给商确立新的交货期，并知会申请部门。

第四章查收与结算领用

第十一条查收入库

（一）行政部负责集中采买办公用品的查收及入库工作。

分别采买或应急采买的查收由请购部门与行政部共同负责，入库由行政部负责。

（二）行政部在查对数目、规格、品牌后，成立并填写办公用品入库登记

表（见附件4）。

（三）如查收不合格的，由采买人员依照申请部门要求进行退换货。

（四）若入库办公用品与申请汇总表和合同不符，行政部应实时查明原由，

落实责任。

第十二条价款结算

财务部应依占有企业企业全称仰头发票、办公用品清单、查收单和采买合

同实时执行付款手续。

假如发票内容与采买内容不符或许没有正规发票，财务

部有权拒绝付款。

第六章领用

采买用品入库后，部门申购的由行政部依照上报的采买清单发放，经部门

申购人填写领用记录并署名后方可领用；个人申购的由行政部通知申购人，经

申购人做好领用记录后方可领用。

行政部还要做好办公用品领用记记录及台账登记。

第七章清点

第十三条清点

行政部于每一季度末组织办公用品管理员、财务人员及部门领导对库存办公用品进行清点，编制办公用品盘存表（见附件2），统计节余库存数目及其状态，作为下一期申购的依照和核算办公用品耗费成本依照之一。

第十四条清点结果办理

办公用品清点如发现盈亏，行政部应实时查明原由，并拟写盘存结

果报告，经企业领导审批做出办理，落实责任人的有关责任。

财务部会同行政部对办公用品盘盈或盘亏金额进行确认，企业领导审批后

进行账务办理。

第八章其余

第十五条处分

凡违犯本方法的人员，依照企业有关管理制度进行处分。

第十六条奏效日期

本方法自觉布之日起奏效。

第十七条附件

1、《办公用品每个月申报汇总表》

2、《办公用品每个月盘存表》

3、《办公用品请购审批单》

4、《办公用品入库表》

5、《办公用品季度盘存表》

XXXX有限企业

2016年01月08日

附件1：

XXXX有限企业

办公用品种类：

□文具事务用品□办公耗材□日杂百货□办公设施□办公家具

编制时间：

序单申请

名称品牌型号规格数目单价

号位单位

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

单价汇总：

合计人民币元

行政部审批：

财务部审批：

办公用品每个月申购汇总表

附件2：

XXXX有限企业

办公用品每个月盘存表

编制时间：

编制人：

办公用品种类：

（一类）文具事务用品

（二类）办公耗材

（三类）日杂百货

（四类）办公设施

（五类）办公家具

（七

类）票务

规格型

库存

规格型

库存

规格型

库存数

序号分类物件名称

单位

序号

分类

物件名称

单位

序号分类物件名称

单位

号

数目

号

数目

号

量

附件3：

XXXX有限企业

办公用品请购审批单

申请人

分管领导

希望供货日期

年

月

日

物件描绘

年月

日

序号名称规格、型号数目估算金额（元）备注

1

2

3

4

5

6

7

合计

购买

网购及地点:

方式

行政部建议

署名

年

月

日

财务部建议署名年月日

企业领导建议

署名年月日

附件4：

XXXX有限企业

办公用品入库表

登记人：

日期：

序号

名称

单位

品牌

型号

规格

数目

复核

备注

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

附件5：

XXXX有限企业

办公用品季度盘存表

编制时间：

编制人：

行政部：

财务部：

办公用品种类：

（一类）文具事务用品

（二类）办公耗材

（三类）日杂百货

（四类）办公设施

（五类）办公家具

（七

类）票务

规格型

库存

规格型

库存

规格型

库存数

序号分类物件名称

单位

序号

分类

物件名称

单位

序号分类物件名称

单位

号

数目

号

数目

号

量