企业行政费用报销制度与流程范本.docx
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企业行政费用报销制度与流程范本
企业行政费用报销制度与流程范本
第一章：
总则
第一条：
为加强行政费用报销管理，配合推进集团制度化标准化建设，本着合理、节约的原则，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条：
本政策所称行政费用是指公司运营管理活动中发生的费用，主要包括:
业务招待费、手机话费、差旅费、交通费、汽车费用等。
第三条：
本制度适用于集团总部及各属下公司。
第二章：
预算内行政费用报销流程
第四条：
审批流程。
经办人按照报销制度要求填写报销单（附上报销依据）后由部门领导进行审核,
主管领导审批后山财务中会计复核、财务中心领导审批后报销。
经办人
（填单）
财务会计
（复核）
部门领导/管线领导
（审核）
财务领导
（审批）
报销流程
注：
超标准需报副董事长或董事长审批后报销
第三章：
手机话费报销
第五条：
手机活费指因公使用通信工具而发生的费用。
手机话费一律实行凭票限额报销制。
即以公司规定的报销标准为限额，凭通信运营商打印的有效发票或定額发票报销。
第六条：
报销标准：
费用项目
序号
职级
职务
现标准/月/
元
手机话费
1
一级
1A：
集团总裁、
600
1B：
常务副总裁
2
二级
集团副总裁、董事长助理
600
3
三级
一级公司（运营公司、万豪酒店、
运通公司）总经理
600
4
四级
集团总监、一级公司（运营公司、万豪酒店、运通公司）副总经理、二级公司（广告公司、M层经营公司、担保公司、典当行等）、项bl公司总经理（中油、湛江、合银等）
300
（运营公司副总经理、运通公司副总
经理500）
5
五级
5A：
集团副总监、一级公司总经理助理、二级公司副总经理
300
5B：
一级公司总监
6
六级
6A：
一级公司副总监、二级公司
300
总监
6B：
二级公司副总监
7
七級
集团经理、一级公司经理、二级公司经理
200
8
八级
集团副经理、一级公司副经理、二级公司副经理
200
9
九至十
级
集团、一、二级公司主管、副主
管級
150
10
十级以
下
副主管级（不含），确因特殊岗位工作需要,需提出屮请，经公司领导批准后方可报销
100
11
董事会特勤人员（保镖）
600
第七条：
报销规定:
1、员工在试用期不享受手机话費报销，转正后才可享受。
员工在晋升的考察期内不享受该职务的手机话费，只能享受原职务的手机话费，转正后才享受该职务的手机话费。
2、员工从转正或晋升批准之日起开始报销；当月15日之前批准的，可报销当月的手机费用，当月15口（含15II）之后批准的，由下月开始报销其手机费用。
3、享受通信费报销标准的人员必须保持24小时（含节假H）通信畅通。
4、以公司规定的报销标准为限额，凭通信运营商打印的有效发票或足额发票报销，差额不补，超支月份不弥补不足月份的通信费。
5、集团各部门、各属下公司负责人应严格控制本部门、本公司的手机费用，对特殊岗位工作人员，确实有工作需要的才向公司提出报销手机话费的申请。
6、在公司报销手机话费的员工，在使用手机上应木着节约的原则。
第四章：
业务招待费报销
第八条：
及礼品费用。
业务招待费是指因工作需要招待客户和有关部门人员而发生的宴请
第九条：
业务招待费预算及执行
业务招待费预算的编制应分为两类:
1、日常关系维护费用预算：
批准后方可实施。
（1）、集团日常维护招待费用统一归口到管线副总裁管理，集I才I各部门如有招待需求必须事先请示本管线副总裁批准方可实施。
副总裁以上级别宴请，每餐宴请
业务费超过规定上限标准的需事前清示副董事长或董事长,
（2）、各属下公司业务招待费由总经理（或第一负责人）负责对全年业务费用进行总额控制。
每餐宴请业务费超过规定上限标准的需事前清示副董事长或萤事长,批准后方可实施。
2、公关项目专项业务费预算：
公司重大项目公关需要，应提前向集I才I申请专项业务费用，并在执行中实行项目包干制。
第十条：
业务招待费标准:
费用项目
序号
职级
宴请最高上限标准
备注
业务招待费
1
副总裁级以上
200元/人/餐
超出上限标准需经副董事长或董事长同意。
2
一级公司总经理、副总经
理、一级公司总经理级
150元/人/餐
第十一条：
业务招待费报销审批：
1、业务招待费预算实行额度总额控制，严禁超额开支。
当年业务招待费累计超支的，财务不予报销。
若因工作需要确需增加年度费用额度时，须经集团副董事长或董事长批准方可报销。
年度结余额度不能结转下年使用。
2、业务招待费实行事前审批，事后报销制度。
部门因公需发生业务招待费时,需填写“业务招待费审批表＞＞,按审批流程报相关领导审批后方可报销，实际报销时应将亦业务招待费审批表＞＞附在报销单后并随报销单一并交财务部留存，如遇特殊情况实际报销额超过审批额的必须在报销单备注栏说明原因。
因公出差确需应酬的，参照招待宴请标准执行。
3、报销招待费时要求附上《业务招待费审批表》，因某些特殊原因未事先填写《业务招待费审批表》的，实际报销时一定要在报销单备注栏填写招待事由、招待
对象、人数和时间等内容。
4、业务招待费坚持必须、合理、节约的原则,杜绝奢侈浪费行为。
第五章：
汽车费用报销
第十二条：
汽车费用是指公司部门副总监及以上领导的私有汽车因公务使用发
生的汽油费、车辆保管费、路桥费等费用；实行定额报销制度，原则上私有汽车车
辆保险费和维修费不得报销。
第十三条：
汽车费用报销标准:
费用项目
序号
职级
职务
现标准/月/
元
汽乍费用
1
一级
1A：
集团总裁、
1500
低常务副总裁
2
一级
集团副总裁、董事长助理
3
三级
一级公司（运营公司、万豪酒店、
运通公司）总经理
4
四级
集团总监、一级公司（运营公司、万豪酒店、运通公司）副总经理、二级公司（广告公司、M层经营公司、担保公司、典当行等）、项目公T总经理（中油、洪江、合银等）
1000
5
五級
5A：
集团副总监、一级公司总经理助理、二级公司副总经理
500
5B：
•级公司总监
6
六级
6A：
-級公司副总监、二级公司总监
6B：
二级公司副总监
第十四条：
公务车的费用报销。
公务车是指集团公用车辆，集团及属下公司的
公务车预算，实行总额控制原则。
公务车的预算应根据军况及每年实际发生费用，
在年初对每辆车进行预算编制，经董事会批准后，全年每辆车的费用须控制在全年
总额范围内。
预算外报销需附集团批复。
（见《车辆管理制度》）
第六章：
交通费用报销
第十五条：
交通费用是指在市区因公务需要乘坐公共交通工具而发生的费用，公司员丁上下班或因私所发生的交通费不在此列。
1、业务人员外出办事原则上不准报销的士费。
如因紧急事项或重要事项需报销的士费需经部门领导或分管领导审批。
2、报销交通费用应注明事由、时间、地点。
3、限额以内交通费凭票据报销，差额不补。
第七章：
差旅费报销
第十六条：
差旅费是指因公务（包括学习、考察、洽淡业务等）需出差到市外的
异地而发生的费用。
第十七条：
差旅费用范围。
为长途交通工具票、出差目的地的市内交通费、保险费、住宿费、餐饮费用等。
第十八条：
出差审批：
1、员工在出差前，必须填写《出差审批表》，说明出差的目的和依据，经部门负责人、主管领导批准；管线领导出差须报总裁审批，并报行政管理部门备案。
2、出差情况较为紧急时，未能提前进行书面审批的，需电话告知管线领导和行政管理部门负责人，出差回来后应补办审批手续。
3、《出差审批表》将作为总部员工出差的报销依据，未按规定履行出差审批手续的，原则上不予报销。
4、出差员工可凭《出差审批表》，到财务部门办理备用金借支手续。
第十九条：
出差报销标准:
职级
酒店标准
住宿报销额度
乘座交通工具
一线城市
普通城市
总裁、常务副总裁
四星级以上酒店
实报实销
公务舱或高端经济舱
副总裁、董事长助理、一级公司总经
理
三至四星级酒店
高端经济舱
集团总监（含）以下，二级公司副总监以上
二至三星级酒店
<400元/天
<300元/天
飞机经济舱
火车硬卧、软座
集团部门经理（含）
以下人员
二星级（不含）以
下酒店
<300元/天
<200元/天
超过24小时路途可乘飞机。
一般乘火车硬卧、软座
注：
一线城市指北京、上海及深圳、香港、普通城市指内地城市及省内城市。
国外出差需报
澳门、海南、黄事会特批。
夏门等沿海城市，
第二十条：
出差报销规定:
1、低岗位人员陪同客人或和高岗位人员一起出差，经领导同意可入住客人或较高和岗位人员所入住的酒店，说明情况后据实报销。
2、其他因特殊情况超出报销标准额度的，需报副董事长或董事长审批后，可按实际支出报销。
3、出差市内交通费包括出发地点至机场的的士费及出差地因公所发生的市内交通费。
4、出差人员出差结束后三天内填写“差旅费报销单”，经主管领导签字确认后，安照审批流程审批后，向财务部门报帐，经财务部门审核无误后，给予报销。
5、出差宴请招待参照公司招待标准执行。
第二十一条：
差旅费报销流程：
出差人填写出差申请表，报部门负责人、主管领导批准
凭获批的出差报告向财务部门预借款
岀差结束后一周内填写《差旅费报销単》，按照报销审批权限审批后向财务部门报
账
财务部门审核，結清手续
第八章：
其他相关报销规定
第二十二条：
费用报销的票据粘贴要求：
1、费用报销的票据粘贴要求整洁、齐整、美观。
具体要求：
2、票据应粘贴在粘贴单.上,没有专用的粘贴单时可用与费用报销单大小相若（应裁剪成与费用报销单大小相若）的废旧纸张代替（使用废旧纸张时应注意资料的保密性）；
3、票据粘贴范围以粘贴单据（即费用报销单）大小为界；
4、票据粘贴应对齐粘贴单左边粘贴。
如票据较多时，应从右界往左界横向分行粘贴，覆盖粘贴的相邻票据间需留出一定冋隔距离。
粘贴票据时不能盖住金额，如粘贴盖住金额的则视同该票据金额为零；
5、票据粘贴必须按时间先后顺序、内容项目的不同类别和不同金额，分门別类进行粘贴，不能混合粘贴。
先按内容项目的不同类别区分，再按票据的不同金额区分，最后按票据的时间先后顺序，分类别粘贴。
第二十三条：
费用报销单的填写要求：
1、费用报销时需填写费用报销单，费用报销单的填写或签名只能用黑色签字笔或墨水笔，不能用圆珠笔或铅笔。
2、费用报销单需填写的栏目为：
经办部门、日期、开支内容、小写金额、单据张数、小写金额合计、大写金额合计、备注、经办人。
3、具体栏目的填写要求：
经办部门填写业务的经办部门；II期填写报销费用的日期；开支内容按不同的业务内容分类别分行填写；小写金额填写“。
〜9"的阿拉伯数字，在金额前面标“¥”；单据张数填写该类别开支内容的单据张数；小写金额栏目为零不需填写，在小写金额栏至合计小写金额栏之间标“，”；大写金额合计按小写金额合计填写“壹、贰、巻、肆、伍、陆、栗、捌、玖、零”大写数字，并在大写金额前标“¥”；大小写金额应当一致；备注栏填写费用报销业务需附加说明的事项。
第二十四条：
费用报销的发票要求
1、发票必须是合法的发票联，用复写纸复写或计算机打印的正规发票，不能用
珠笔或铅笔填写，收据、存根联、发货联、记账联不能做报销单据。
2、发票的内容要齐全，抬头、「I期（开票「I期）、品名、单价、数量、金额等项目要填写齐全，字迹清楚，金额准确，大、小写一致，涂改无效。
3、发票的印章须齐全，应有收款财务专用章（或发票专用章）、经办人签字（章）及收款人签字（章）；事业单位的票据要有财务专用章；
4、发票应在有效期内。
费用报销的发票必须符合国家在有效期内使用的发票,我国的税务部门会不定期地启用新版发票而停用旧版发票，应注意甄别发票的有效期。
5、发票必须是税务局印制的发票，不能使用假发票。
如査证为假发票的取消报销；如恶意使用假发票的，则视为违纪行为按相关制度严肃处理。
6、凡发票内容中有“一批、一套"等笼统数量的必须附上明细清单；发票内容为低值易耗品及固定资产要有验收人和使用部门签字。
第二十五条：
借款
1、根据经营管理业务需要：
采购付款、合同付款、差旅费备用、或其他业务临
时借款，需填写借款中清单，填清楚借款日期、部门、借款人姓名、原因、现金或
伯数字，在金额前面标“¥”；单据张数填写该类别开支内容的单据张数；小写金额栏目为零不需填写，在小写金额栏至合计小写金额栏之间标“，”；大写金额合计按小写金额合计填写“壹、贰、巻、肆、伍、陆、栗、捌、玖、零”大写数字，并在大写金额前标“¥”；大小写金额应当一致；备注栏填写费用报销业务需附加说明的事项。
第二十四条：
费用报销的发票要求
1、发票必须是合法的发票联，用复写纸复写或计算机打印的正规发票，不能用
珠笔或铅笔填写，收据、存根联、发货联、记账联不能做报销单据。
2、发票的内容要齐全，抬头、「I期（开票「I期）、品名、单价、数量、金额等项目要填写齐全，字迹清楚，金额准确，大、小写一致，涂改无效。
3、发票的印章须齐全，应有收款财务专用章（或发票专用章）、经办人签字（章）及收款人签字（章）；事业单位的票据要有财务专用章；
4、发票应在有效期内。
费用报销的发票必须符合国家在有效期内使用的发票,我国的税务部门会不定期地启用新版发票而停用旧版发票，应注意甄别发票的有效期。
5、发票必须是税务局印制的发票，不能使用假发票。
如査证为假发票的取消报销；如恶意使用假发票的，则视为违纪行为按相关制度严肃处理。
6、凡发票内容中有“一批、一套"等笼统数量的必须附上明细清单；发票内容为低值易耗品及固定资产要有验收人和使用部门签字。
第二十五条：
借款
1、根据经营管理业务需要：
采购付款、合同付款、差旅费备用、或其他业务临
时借款，需填写借款中清单，填清楚借款日期、部门、借款人姓名、原因、现金或支票、金额（支票限额）、收款单位名称、还款日期、借款人签名后交部门领导签批。
2、将借款申请单连同已获批准的采购申请、付款合同、付款通知、请款报告等送给会计、财务领导、分管线领导签批和审核。
金额较大的（20000元以上）须经副董事长或董事长审批。
3、经领导审核和签批后，由出纳开出支票或通知借款人领取现金。
4、已审批获准的借款要求在所办事务完结后三天内报销清账，最长时冋不能超过七天；一般情况下，旧欠未清不能新借（特殊情况例外）o
5、借款应及时报销核妥，财务应把相关借款单据退还给借款人；若借款人跨期跨月报销，相关借款单据已作付款原始凭证装订入册，相关借款单据不退还给借款人，财务部应在借款人跨期跨月报销时，开立与借款人借款额相等的收款收据，据以报销。
第二十六条：
费用报销时间、管理支出付款时间
1、手机话费、业务招待费、交通费用、原则上每人每月只能报销一次。
2、经营管理支出付款时间不受上述报销时间限制。
第二十七条：
经办人、审批人的责任
1、经办人应根据所报账事项的内容，按照报账所需资料的规定收集准备相关材料；对报账所涉及的经济业务的真实性、合法性负责。
2、部门领导负责审核报账事项的真实性、合法性；付款对象是否正确；报账金
额是否正确；并对报账事项涉及的经济业务的真实性、合法性负责。
3、会计按照报账所需资料的规定检查报账资料是否齐全；单据粘贴是否正确;审査所附发票以及相关单据的填列是否正确。
4、财务领导负责对会计的工作进行复核，并对报销事项的真实性与合理性，付款对象及报销金额是否异常进行审核，对经济业务的合法性、合规性、合理性负责;
5、管线领导对经济业务负有直接领导责任。
6、副董事长或黄事长对其审批过的经济业务负有领导责任。
7、各审批人、审核人对不合理、不合法、不真实、不完备的财务收支，有权不予受理；对违反财经法规、政策和公司有关规章制度的财务支出，以及有可能在经济上给公司造成重大损失、浪费的财务支出，有权予以制止或纠正，制止或纠正无效时，提交上一级
领导处理。
出差审批表
出差事由
行程计划
预计起止日期
起止城市
交通匸具
备注
同行人员
单位
职务
姓名
费用预算
部门审批
申请人：
部门负责人：
领导审批
管线领导：
董事会
15
业务招待费审批表
时间
人数
就餐地点
招待事由
预计
费用
总经理/副总裁
副董事长或董
事长
经办人签字:
部门负责人签字:
升级会员 