15011AERP运行维护管理办法.docx
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15011AERP运行维护管理办法
受控
ERP运行维护管理办法
1目的和范围
为了有效指导和监督ERP用户的操作，确保系统的正常运行以及系统数据的及时、准确，特制定本制度。
本标准适用于浙江正泰建筑电器有限公司。
2职责
2.1ERP项目组
ERP项目组是公司ERP软件的归口管理单位，对U8系统运行状况进行监控和监督，确保U8系统的正常运行。
制定和完善ERP运行维护制度，制定ERP用户操作手册并对ERP业务进行指导。
负责U8用户权限的审核、授权、变更和废除。
负责U8服务器和数据库的管理和维护。
负责系统功能和业务流程的新增、变更。
负责ERP相关内容的培训工作。
负责ERP中各种数据的编码规则制定工作。
负责整体基础数据的录入、维护的监管工作和部分基础数据的录入、维护工作。
负责监督月末系统业务（如月末结帐、单据审核等）完成情况，处理异常单据和未完成业务，确保各业务模块正常、如期关闭。
负责对全体U8用户的违规操作、错误业务、错误数据进行登记和统计，并根据统计结果确定奖罚金额上报财务部。
2.2财务部
对仓库传递过来的数据，核算产成品入库、材料出库、销售出库等，进行登记存货总账、存货明细账，进行制单，传递到总账会计进行科目账登记。
负责财务各项收支业务以及生产成本数据的录入工作。
负责往来款项的核算和分析，发票和收付款要及时录入系统；
负责总帐业务的处理，凭证录入、审核和记账；并产生财务报表和相关财务分析工作；
负责对采购物料单价核对、审核。
负责每月3日前对存货核算进行记帐、期末处理、生成凭证、月末结帐。
负责每月7日前完成上月总帐关账处理。
负责月底仓库盘点的抽查、监督工作。
监督与指导仓库人员正确进行U8业务的操作。
负责定期对委外商结存进行监督。
按月对退货产品、报废产品的业务监督及处理工作。
负责制订业务规则、核算标准。
负责所属部门基础数据的整理和提交。
负责ERP奖金的发放和罚款的收缴工作。
2.3技术部
负责提供新产品BOM清单。
负责提供新零部件的物料清单。
负责进行BOM更改资料的审批。
负责进行物料清单更改资料的审批。
负责提供自制件定额成本信息。
2.4行政部
负责人力资源分类编码的录入，保证唯一性；必须按其部门以及的先后次序建立，数据一经录入，不得随意变更，需要变更时，应先行通知财务部等相关的部门。
当公司或部门组织架构调整时，与财务部协调后，在ERP中进行更改。
负责人力资源模块中的机构调整、人事变更等基础数据、信息的录入和维护。
负责各个员工劳动合同和协议的管理，及时处理合同签订、变更、终止、续签等合同管理业务。
负责各个员工保险福利的管理，及时记录和计算各个员工保险福利的缴交以及变更、停交等保险福利管理业务。
负责内部培训的组织、实施和培训评价等。
2.5营销部
负责ERP数据库中的销售客户编码以及客户资料的录入和维护工作；
负责成品销售单价的录入和修改；
负责产品销售的开单、发货、出库工作；
负责产品销售折扣信息的录入；
负责提供国贸产品的价格和编码；
负责产品销售扣率信息的录入；
负责对库存管理模块进行日常产成品入库、调拨业务单据录入；
负责进行日常成品销售出库、材料出库单、调拨业务单据录入工作；
负责月末对成品仓库进行盘点，针对差异数据在ERP系统中做盘点业务处理；
负责客户退货产品的入库和再出库返工工作。
2.6生产部
负责ERP数据库中的供应商编码以及相关的供应商客户资料录入和维护，保证数据的唯一性。
生产部负责采购物料单价的录入和维护工作，保证数据的准确和及时。
负责ERP中供应商和物料信息对照表的录入。
负责提供存货属性。
2.7质管部
负责提供物料报废属性，如外观不良、质量问题等。
2.8电工分公司
2.8.1技术科
负责提供BOM更改资料。
负责提供物料清单更改资料。
2.8.2生产科
负责在U8中制订生产计划。
负责在U8中下采购订单和委外订单。
按照ERP提供的生产计划进行领料和生产安排。
负责U8中的产成品报检工作。
负责检查存货属性、供应商对照表，错误的部分及时提供ERP项目组。
2.8.3仓库
负责仓库的各类出、入库工作。
负责定期对ERP数据进行核对，确保ERP系统与实物一致；月末对仓库进行盘点，针对差异数据，在ERP系统中做盘点业务处理。
检查ERP系统中的BOM错误，提供ERP项目组。
负责对废品进行销售、退货、报废处理。
2.8.4质检科
负责在U8中完成产成品的检验工作。
负责在U8中完成来料的检验工作。
2.9塑料件分公司
2.9.1工艺科
负责提供自制塑料件BOM资料。
负责提供自制塑料件BOM更改资料。
2.9.2生产科
负责在U8中制订生产计划。
负责在U8中下采购订单和委外订单。
按照ERP提供的生产计划进行领料和生产安排。
负责U8中的半产成品报检工作。
负责检查存货属性、供应商对照表，错误的部分及时提供ERP项目组。
2.9.3仓储科
负责塑料粒子仓库的各类出、入库工作。
负责定期对ERP数据进行核对，确保ERP系统与实物一致；月末对仓库进行盘点，针对差异数据，在ERP系统中做盘点业务处理。
负责检查ERP系统中的BOM错误，提供ERP项目组。
2.9.4质检科
负责在U8中完成委外半成品的检验工作。
负责在U8中完成塑料粒子来料的检验工作。
3管理流程图（数据修改审批流程U8权限变更（新增）流程业务变更申请审批流程）
4管理内容与方法
4.1系统安全管理
4.1.1服务器管理
4.1.1.1服务器管理员密码仅限系统管理员及安全管理员掌握，密码设置不得使用简单易猜数字，其长度必须8位以上密码；管理员对超级账户口令应严格保密、定期修改，以保证系统安全，防止对系统的非法入侵。
4.1.1.2不得擅自删除、更改服务器设置；不得擅自修改服务器系统时间；如因工作需要必须修改服务器设置或时间的必须经信息主管审批后方可进行，同时要进行书面登记。
4.1.1.3系统管理员必须及时为服务器系统升级、安装安全补丁和病毒库，弥补系统漏洞。
4.1.1.4未经信息主管审批不得擅自授权给他人操作服务器（包括远程登陆）。
4.1.1.5系统管理员每星期查看、清理一次系统日志文件，对可疑记录做书面记录并分析、处理；
4.1.1.6服务器硬件状况每月检查一次，CPU、内存、硬盘使用率每月做一次统计；
4.1.1.7定期对服务器进行重新启动，及时释放系统中的临时存储和com组件运行占用资源，以提高系统的运行效率；重新启动时间定为每周一零晨6：
40。
4.1.2数据安全
4.1.2.1数据备份。
方式一：
每天凌晨3：
00对服务器数据库进行本机备份（使用自动备份功能），并在每月1号、15号数据异地存放，循环保存3个月的数据；方式二：
每小时对服务器日志进行一次磁带库备份，每天的22：
00-24：
00对数据库进行一次数据差异备份（磁带库），每周五0：
00-6：
00对数据库进行一次全面备份（磁带库）。
4.1.2.2数据的更改必须要经过严格的审批流程——见《数据修改审批流程图》，未经批准不得随意更改数据。
4.1.2.3数据访问权限必须严格遵守非工作需要不给的原则。
4.1.2.4任何人都不得使用私人设备下载、备份、存储数据库数据，更不允许利用职务之便窃取或泄漏公司数据。
4.1.2.5因软件问题或其它原因，需要对业务数据进行分析时，未经审批不允许将实际业务数据或其备份带出公司范围。
4.1.3系统维护
4.1.3.1不得擅自更改U8系统设置（包括二次开发程序调整、变更），如因工作需要必须对系统设置进行修改的，必须要按要求进行登记并经信息主管审批后方可进行,见《后台参数修改登记表》，同时在变更系统设置前要确保数据库已经备份并且系统中无其他用户在线。
4.1.3.2凡需要进行后台数据操作（新增、修改、删除）的必须要先通过审批,见《数据修改审批流程表》，而且要选取没有业务操作的时间段先进行数据库备份然后才能进行后台数据操作（新增、修改、删除）。
4.1.3.3在上班时间一般不得进行会导致系统速度慢、业务数据错误的维护工作。
4.1.3.4定期查看用友官方网站选取需要的U8系统补丁进行下载并安装（补丁安装前须咨询用友实施维护人员）。
4.1.3.5在进行系统重启等系统维护前必须提前1个小时发通知告知全体用户后方可进行；
4.1.3.6定期自动重启SQLSERVER，释放TEMPDB数据库空间，重新启动时间定为每周二、周四、周六早5：
00。
4.1.4权限管理
4.1.4.1各部门新增用户、用户权限变更，应提出书面申请，经本部门领导签认后，报ERP系统管理员进行设置；申请表详见《U8权限变更/新增申请表》，申请流程详--见《U8权限变更/新增流程图》。
4.1.4.2系统授权必须遵守非工作必需不给这一原则。
4.1.4.3ERP系统用户第一次登录系统后，必须修改个人的初始密码，密码长度不得小于6位并不定期的修改个人密码。
4.1.4.4操作人员在使用ERP时必须使用自己帐户登陆，不得使用他人帐户进行操作，也不得将用户名和密码借他人使用。
4.1.4.5所有用户（特别是部分不经常用到系统的用户）使用完毕后应及时退出系统避免其他用户无法使用。
4.2数据管理
4.2.1基础数据管理
4.2.1.1基础数据产生
（1）ERP项目组统一制订和下发所有基础数据的模板标准详见《基础数据整理模板》，由数据拥有部门严格按标准模板采集。
（2）任何一项数据它的来源（产生地）必须是唯一的，也就是同一项数据它的产生部门只有一个；
（3）数据产生后在正式使用前必须以书面文档或电子文档的形式经审批--见《数据修改审批流程图》后提交给数据管理员或数据录入员。
4.2.1.2基础数据录入
（1）数据管理员和数据录入岗位必须及时、准确的把数据录入系统，同时必须做好原始数据资料（书面文档、电子文档、各类审批表格等）的保存工作，对那些没提供原始资料的数据必须一一进行登记，以备以后查询。
（2）数据管理员和数据录入岗位有义务对各单位提供的数据的有效性、完整性、可关联一致性进行审核，对不符合要求的数据有权拒绝录入。
4.2.1.3基础数据使用
（1）所有数据在正式使用前必须先录入ERP系统；
（2）所有的数据在使用时必须保持与系统一致（或当时取自系统，或当时与系统核对过）；
（3）如数据使用过程中发现问题，包括数据错误、数据过时、数据不完整、数据项设置不合理等，任何人都有权利和义务向数据管理员进行反馈，以利完善数据库；
4.2.1.4基础数据变更
（1）凡因为实际业务需要引起的基础数据变更必须要在变更生效前进行ERP系统基础数据的更改工作。
（2）ERP系统基础数据变更必须由数据提供部门提出或确认后方可进行，流程--见《数据修改审批流程图》。
（3）基础数据变更必须采用统一的模版进行申请，详见《基础数据更改模板》。
（4）数据维护员在完成数据的变更后必须对变更数据资料进行存档或登记。
4.2.1.5基础数据停用
（1）基础数据的停用必须由数据拥有部门提出或确认后再由相关部门审批后方可进行。
（2）数据维护员在完成数据的停用后必须对停用数据的审批资料进行存档或登记。
4.2.1.6基础数据删除
（1）系统中停用的基础数据必须一年集中删除一次。
（2）所有待删除的基础数据由数据拥有部门提出或确认后再由相关部门审批后方可进行——见《数据修改审批流程图》。
（3）数据维护员在完成数据的删除后必须对该部分数据资料进行存档或登记。
4.2.2业务数据管理
4.2.2.1业务数据录入
（1）业务数据的录入必须坚持系统与业务同步（及时）的原则，并且做到日清日结。
（2）业务数据的录入必须坚持系统数据与业务实际一致（准确）的原则。
4.2.2.2业务数据核对
（1）下游单据的数据录入员有天然的义务对上游单据的合理性、合法性及数据的准确性进行把关，发现错误有义务和权力退回或停止当前业务并告知相关人员进行协调处理；
（2）ERP项目组有义务和权力利用系统功能对业务进行监控，以便纠正违规操作、错误业务和错误数据。
4.2.2.3业务数据变更
（1）原则上业务数据变更必须采用业务单据调整（原单据修改或增加红、蓝字单据）的方式进行，不得采用后台操作的方式进行业务数据的变更；除非出现以下情况：
A、系统异常引起的数据错误；
B、系统逻辑错误引起的数据错误；
（2）原则上系统一旦关帐，该月份的业务数据就不允许变更，如必须变更则该业务部门必须承担因此带来的所有风险，并且必须填写申请表见《业务数据变更申请表》报相关部门审批--见《数据修改审批流程图》。
（3）ERP项目组必须对当月发生业务数据错误导致的变更进行登记，详见《业务数据修改登记表》。
4.3培训管理
4.3.1ERP项目组必须建立完整的培训课程及详细的培训教材；
4.3.2ERP项目组必须对所有上岗前的ERP用户进行相关内容的培训并严格考核；
4.3.3各部门操作人员，必须认真接受ERP相关知识培训，熟练掌握有关ERP的流程、操作要领及相关专业常识，明确本部门在ERP范围、责任和具体要求，并在实际运用中不断提高操作技能水平；操作人员如对系统有不清楚的地方必须及时提出培训要求或向内部顾问请教，不可不懂装懂、将错就错。
4.3.4ERP项目组可根据用户需求或实际业务变更情况，定期或不定期组织培训。
4.4变更管理
4.4.1业务变更
4.4.1.1任何业务部门需对当前业务进行变更的必须填写《业务变更申请表》，并经相关部门审批同意后方可由ERP项目组负责实施，审批流程--见《业务变更申请审批流程图》；不得绕开U8系统擅自进行业务变更。
4.4.1.2如业务部门的业务变更不涉及到U8系统流程变更的，由ERP项目组公开发布《业务变更通知单》后方可正式执行，实行时间如无特殊情况以每月1号为佳。
4.4.1.3如业务部门的业务变更会造成U8系统流程变更的，必须按“流程变更中3.4.2.2”执行。
4.4.2流程变更
4.4.2.1ERP项目经理和内部顾问有义务持续的对系统进行优化，在优化的过程中凡涉及到流程变更的必须填写《业务流程变更确认书》，并经业务相关部门确认后方可实施。
4.4.2.2如因业务部门的业务变更引起U8系统流程变更的ERP项目组必须进行严格评估，对那些系统能实现且无风险的变更予以实施，反之，则拒绝变更。
4.4.2.3所有的流程变更在系统完成变更工作并测试后，由ERP项目组对相关用户进行培训并公开发布《流程变更通知单》（后方可正式启用，启用时间如无特殊情况以每月1号为佳。
4.4.3二次开发
4.4.3.1原则上不支持对U8系统进行二次开发。
4.4.3.2如因工作需要必须通过二次开发来实现的功能，开发需求部门必须填写《ERP开发申请表》，并经ERP项目组审批同意后方可进行。
如因二次开发造成现实业务变更的请参照“业务变更中3.4.1.1”执行。
4.4.3.3新增、删除或修改二次开发程序（包括存储过程或触发器）都必须要先在测试帐套中经过严格的测试并经过审批方可进行，同时在实施前必须通知系统管理员做好系统数据备份并且填写《U8二次开发登记表》。
3.4.3.4所有开发的原代码原则上需要有详细的功能说明及对关键代码进行说明。
4.4.2.5二次开发的触发器或存储过程，必须按照统一规范命名。
4.4.2.6所有的二次开发的原代码必须进行备份，并由专人保管。
4.5日常维护管理
4.5.1问题反馈
4.5.1.1ERP用户在使用U8系统时遇到故障，在没有把握解决的情况下不得擅自处理，应第一时间向内部顾问口头反馈或直接在运维流程系统（http:
//10.10.11.100:
16/ywlc/Report.aspx）上填写问题记录表来进行申障。
4.5.1.2客户在申障时有义务保留（保存）故障现场并向内部顾问描述清楚问题现状。
4.5.2问题处理
4.5.2.1内部顾问接到用户申障时原则上应第一时间进行响应，有其它任务在身的按问题的紧急、重要等因素进行先后排序并向用户说明。
4.5.2.2内部顾必须把所负责的问题记录到运维流程系统中，以便ERP知识库的建立。
4.5.2.3问题负责人必须及时将无法解决或不属于管辖范围的问题转交给其他责任人并通知转交对象查收。
4.5.2.4问题解决后得到客户的确认并完成维护记录的填写后方可把运维流程系统中的维护任务结束。
4.6日常运行要求
4.6.1通用管理要求
3.6.1.1所有用户都有监督ERP运行的义务和举报ERP违规操作的权力。
4.6.1.2所有用户必须坚持日清日结的原则。
4.6.1.3所有用户必须坚持系统与业务同步的原则。
4.6.1.4所有用户必须坚持系统数据与业务实际一致的原则。
4.6.1.4所有用户必须使用本人的用户名。
4.6.1.5所有用户不得更改登陆日期进ERP系统。
4.6.1.6所有的报表查询条件以单据日期为有效条件。
4.6.1.7各仓库收发类别明细：
序号
仓库名称
收、发类别
收发类别名称
备注
1
废角料库
收
调拨入库
不能回用、不能退货的真正意义上的废品
2
盘赢入库
3
发
其他销售出库
指物资在所在仓库直接出售处理.
4
质量报废出库
指把待处理物资在所在仓库直接处理完毕（质量原因）
5
其他报废出库
指把待处理物资在所在仓库直接处理完毕
6
盘亏出库
7
辅助料库
收
采购入库
8
调拨入库
9
盘赢入库
10
发
辅料生产出库
11
办公领用出库
12
其他销售出库
指物资在所在仓库直接出售处理.
13
调拨出库
14
质量报废出库
指把待处理物资在所在仓库直接处理完毕（质量原因）
15
其他报废出库
指把待处理物资在所在仓库直接处理完毕
16
盘亏出库
17
零部件仓库、包装物仓库
收
采购入库
"采购退货"用红字表示
18
委外入库
"委外退料"用红字表示
19
调拨入库
20
盘赢入库
21
发
原料生产出库
22
材料生产退料
"车间退料"用红字表示
23
原材料委外出库
24
办公领用出库
25
其他销售出库
指物资在所在仓库直接出售处理.
26
调拨出库
27
质量报废出库
指把待处理物资在所在仓库直接处理完毕（质量原因）
28
其他报废出库
指把待处理物资在所在仓库直接处理完毕
29
盘亏出库
30
塑料粒子仓库
收
采购入库
"采购退货"用红字表示
31
回料入库
指塑料件粉粹后还可再投入生产的塑料粒子.
32
调拨入库
33
盘赢入库
34
发
原料生产出库
35
材料生产退料
"车间退料"用红字表示
36
原材料委外出库
37
办公领用出库
如:
试制领用等
38
其他销售出库
指物资在所在仓库直接出售处理.
39
调拨出库
40
质量报废出库
指把待处理物资在所在仓库直接处理完毕（质量原因）
41
其他报废出库
指把待处理物资在所在仓库直接处理完毕
42
盘亏出库
43
塑料件仓库
收
注塑车间生产入库
44
委外入库
45
调拨入库
46
盘赢入库
47
发
塑料件生产出库
49
塑料件生产退料
"车间退料"用红字表示
50
半成品委外出库
51
办公领用出库
52
其他销售出库
指物资在所在仓库直接出售处理.
53
调拨出库
54
质量报废出库
指把待处理物资在所在仓库直接处理完毕（质量原因）
55
其他报废出库
指把待处理物资在所在仓库直接处理完毕
56
盘亏出库
57
成品仓库
收
装配车间生产入库
58
修配入库
指从退货组生产的入库
59
成品样品入库
指的是用于广告样品,如:
展板等
60
外购入库
封存
61
调拨入库
62
盘赢入库
63
发
常规销售出库
64
国贸销售出库
65
委托销售出库
66
再生产出库
67
调拨出库
68
成品样品出库
69
办公领用出库
70
质量报废出库
指把待处理物资在所在仓库直接处理完毕（质量原因）
71
其他报废出库
指把待处理物资在所在仓库直接处理完毕
72
盘亏出库
73
成品退货库
收
销售退回
用红字反映
74
调拨入库
75
盘赢入库
76
发
再生产出库
77
调拨出库
78
质量报废出库
指把待处理物资在所在仓库直接处理完毕（质量原因）
79
其他报废出库
指把待处理物资在所在仓库直接处理完毕
80
盘亏出库
81
模具料库
收
采购入库
82
调拨入库
83
盘赢入库
84
发
原料生产出库
85
原材料委外出库
86
材料生产退料
"车间退料"用红字表示
87
办公领用出库
88
其他销售出库
指物资在所在仓库直接出售处理.
89
调拨出库
90
质量报废出库
指把待处理物资在所在仓库直接处理完毕（质量原因）
91
其他报废出库
指把待处理物资在所在仓库直接处理完毕
92
盘亏出库
93
广告物资库
收
采购入库
94
调拨入库
95
盘赢入库
96
发
办公领用出库
97
其他销售出库
指物资在所在仓库直接出售处理.
98
调拨出库
99
质量报废出库
指把待处理物资在所在仓库直接处理完毕（质量原因）
100
其他报废出库
指把待处理物资在所在仓库直接处理完毕
101
盘亏出库
4.6.2U8各业务完成时间截止点安排
4.6.2.1每月最后一日完成销售发票的录入并复核，在月末最后一日下班后，对销售系统进行关账处理。
4.6.2.2每月1日录完采购发票、委外发票并结算，1日下班时对委外管理和采购管理进行关账处理。
4.6.2.3每月最后一日清理当月单据，将没有审核的单据完成审核或进行删除操作，在此月1日下班时进行系统关账处理。
4.6.2.4每月1日将固定资产的变动业务处理完成，计提折旧并产生折旧凭证传递到总帐，下班时将固定资产系统进行关账处理。
4.6.2.5每月1日需将上月的收款和付款以上月末登陆录入完全，并审核产生财务凭证，每月1日下班时将应收款管理和应付款管理模块进行关账处理。
4.6.2.6出纳管理必须及时过账，日清日结；有现金部门要求能够进行现金盘点。
4.6.3各岗位业务要求
4.6.3.1电工计划调度员
（1）成品生产订单
①系统针对业务：
生产订单手动输入业务（标准）；返工订单手动输入业务（非标准）
②系统路径：
生产制造→生产订单→生产订单生成→生产订单手动输入
③操作步骤：
A:
常规生产订单操作步骤：
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