物业设施档案管理规程.docx
《物业设施档案管理规程.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《物业设施档案管理规程.docx（12页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
物业设施档案管理规程
物业设施档案管理规程
一、目的
为了保证物业设施资料的完整性，真实记录设施的状况以及档案的统一规范，特制定本规程。
二、适用范围
本规程适用于广东银厦设备工程有限公司所管辖的物业设施。
三、职责
1.0各工程部负责台帐的建立、登记、管理工作。
2.0公司技术项目部负责对各工程部建立的台帐进行监管工作。
四、程序
⑴、物业设施档案由物业设施台账、物业设施年度综合评价、维修记录和附属资料四部分组成。
⑵、物业设施系统的分类
依据专业用途进行分类：
供配电系统、空调系统、给排水系统、消防系统、公共安全技术防范系统（简称安防系统）、电梯系统、楼宇机电设备自动控制系统（简称楼宇自控系统）、通讯系统、计算机与网络系统、音响视频系统、土木建筑设施系统等。
1.0供配电系统：
1.1供电子系统 主要包括：
变压器、发电机、高压配电柜、直流屏、高压配电设备的保护（辅助）装置及高压送（配）线缆（槽）。
1.2配电子系统 主要包括：
低压配电柜（箱）、用户配电柜（箱）、低压配电设备的保护（辅助）装置、低压送（配）线缆（槽）。
1.3照明子系统
1.3.1户外的灯具：
彩灯、霓虹灯、广告灯、喷泉灯、顶灯、外围射灯、水池灯、航标灯等；
1.3.2户内的灯具：
大厅、过廊、楼梯、停车场、会议室舞台灯光设备以及警示灯或临时需求电光源等。
2.0空调系统：
2.1中央空调子系统 主要包括：
制冷主机、二次热交换、及附属水泵（冷冻泵、冷却泵）、冷却塔、空气处理机（空调机）、送风机（新风机）、抽风机、送（通）风诱导器、空调管网、空调介质的处理设备、配套电气控制设备等。
2.2专用空调子系统 主要包括：
恒温恒湿空调机、医疗专用净化空调、窗式空调机、分体空调机、配套电气控制设备。
2.3专用空气处理系统 主要包括：
正负压系统、氧气系统、配套电气控制设备。
2.4暖通子系统：
锅炉、配套电气控制设备。
3.0给排水系统：
3.1给水子系统
3.1.1升压和贮水设备：
水泵、气压装置、水箱、水池、及配套电气控制；
3.1.2给水附件：
闸阀、减压阀、止回阀、各式水龙头、开水器、仪器仪表及配套电气控制；
3.1.3管道。
3.2排污子系统
3.2.1抽升设备：
污水泵、雨水泵、配套电气控制设备
3.2.2卫生器具：
大小便器、洗手盆、配套电气控制设备
3.2.3排水管网及附件（包括沙井盖、排水沟盖）
3.2.4通气系统（通风设备及其电气控制）
3.2.5污水池、化粪池、隔油池及隔油井
4.0消防系统：
4.1报警系统：
4.1.1火灾报警控制器；
4.1.2火灾探测器（感烟探测器、感温探测器、复合探测器、气体探测器、其他探测器）；
4.1.3模块。
4.1.4手动火灾报警按钮
4.1.5警铃
4.1.6辅助指示装置
4.1.7隔离器
4.1.8消防紧急电话
4.1.9电梯回降控制系统
4.1.10停非消防电装置
4.1.11应急广播设备
4.2灭火系统
4.2.1自动喷淋灭火系统
4.2.1.1喷淋泵
4.2.1.2湿式报警阀
4.2.1.3水流指示器、检修阀
4.2.1.4喷淋头
4.2.1.5监控阀
4.2.1.6压力继电器
4.2.1.7水力警铃
4.2.1.8延迟器
4.2.1.9试验及泄漏装置
4.2.1.10管网及阀门
4.2.1.11压力表
4.2.2消火栓子系统
4.2.2.1消防水泵
4.2.2.2稳压泵
4.2.2.3气压罐
4.2.2.4消火栓
4.2.2.5接合器
4.2.2.6消防水箱
4.2.2.7管网及阀门
4.2.2.8压力表
4.2.3气体灭火
4.2.3.1容器
4.2.3.2瓶头阀
4.2.3.3释放阀
4.2.3.4喷嘴
4.2.3.5配管
4.2.3.6检测控制器
4.2.3.7失重装置
4.2.4泡沫灭火
4.2.5灭火器具
4.2.5.1粉末灭火器
4.2.5.2其他灭火器具
4.3防火分区
4.3.1风机（正压送风机、排烟风机）
4.3.2风道
4.3.3送、排风阀、余压阀
4.3.4防火卷帘、防火门（含闭门器）
4.3.5防烟垂壁
4.3.6控制系统
4.4安全疏散系统
4.4.1疏散指示灯
4.4.2应急照明
5.0公共安全技术防范系统（简称安防系统）：
5.1传输系统：
微波传输、远程传输、光纤传输、线缆、其它；
5.2控制设备：
电子警察、摄像机、监视器、录像机、云台、镜头、视频采集卡、录像带、投影机、电梯控制器、分割器、矩阵、解码器、控制器、计算机、其它；
5.3对讲系统；监听系统、对讲机、系统管理机、门铃、可视对讲、其它；
5.4周边器材；控制机柜、球罩、蓄电池、支架、保护器、其它；
5.5安防软件；报警软件、监控软件、其它；
5.6防盗报警系统：
巡更系统、探头、接警主机、门磁、报警主机、警号、防盗系统、感应器、无线接收器、接警卡、无线发射器、玻璃破碎探测器、其它；
5.7门禁系统：
磁卡、读卡器、门禁机、锁、指纹采集仪、门禁控制器、其它；
5.8其它产品：
安全防护产品、珠宝柜台、金库保险、其它。
6.0电梯系统：
6.1乘客电梯
6.2载货电梯
6.3客货两用电梯
6.4病床电梯
6.5住宅电梯
6.6服务电梯（杂物电梯）
6.7特种电梯:
观光电梯、船用电梯、冷库电梯、防爆电梯、户外电梯、自动扶梯、自动人行道
6.8其它提升设备（液压升降平台、高空作业车）
6.9电气控制系统
7.0楼宇机电设备自动控制系统（自控系统）：
7.1计算机、软件、打印机、专用电源（含UPS电源）、中央处理模块、远程模块、数据总线、模拟屏（投影设备、大屏幕电视机）；
7.2传感器、电动（磁）阀等执行机构器件、及配套专用控制柜（箱）；
7.3家庭电器自动化、自动抄表系统、防煤气泄漏。
8.0通讯系统：
语音与传真服务系统、电话信息服务系统、传真信箱系统、可视电话系统（无线对讲机、无线电台、天线、移动通讯设备、交换机、电话机、通讯线缆、管井、电源、计费系统）。
9.0计算机与网络系统：
9.1综合布线；
9.2计算机网络、小区物业管理计算机系统；
9.3交换机、服务器、路油器、调制调解器、数据线缆、防火墙、软件、UPS电源；
9.4视频系统，包括有线、开路、闭路电视及VOD点播系统；
9.5信息服务系统，包括网上购物、网上医疗、网上教育、网上证券交易、电子公告牌等系统。
10.0视听广播会议系统：
包括会议系统会议讨论系统、会议同声传译系统、会议表决系统。
10.1公共广播（背景音乐系统）；
10.2周边（调音台、效果器、激励器、分频器、限幅器、音频分配器、混音台）；
10.3功放（专业功放、Hi-Fi功放、AV功放）；
10.4音箱（专业音箱、Hi-Fi音箱、AV音箱）；
10.5视频（液晶、等离子、投影机、投影幕、录像机、摄像机、实物展示台、电子白板）；
10.6音源（卡座、CD机、收音头、MD机、DVD机、点歌机）；
10.7辅助设备（机柜、话筒、耳机、线材）；
10.8同声传译（主席单元、代表单元、翻译单元、翻译软件模块、红外发射主机、接收机、辐射机、系统主机（标准、加强型、标准数字化型、加强型数字化型）、耳机、电缆、分路器）；
11.0土木建筑设施系统：
房屋的承重结构（包括住宅的基础、承重墙体、梁柱、楼盖等）、非承重的分户墙外墙面、屋盖、屋面、大堂、公共门厅、走廊、过道、天花板、楼梯间、垃圾通道、及物业管理区域内的物业管理用房、空地、道路、绿地、市政排水设施，物业管理区域的外围护栏及围墙等。
⑶、物业设施台帐的格式和内容
1.0根据不同分类，物业设施台帐格式包括以下内容：
1.1设备的规格型号；
1.2设备的名称；
1.3制造单位；
1.4出厂日期及编号；
1.5设备的技术规范；
1.6安装地点（部位）；
1.7数量；
1.8特别备注等。
2.0设备设施的检修、系统保养、技术改造、变更等记录要做到详尽、准确，已便为该设备建立最有价值的原始档案，所以物业设施台帐具体内容至少包括5个方面：
2.1检修记录：
包括设备计划性大小修、事故抢修的记录，记录形式应有检修分析、工作记录、结论报告等；
2.2系统保养记录：
包括设备定期切换、执行系统保养项目等；
2.3技术改造记录：
包括设备的技术改造、运行方式的调整；
2.4变更记录：
包括设备的损坏更换、技术替换、项目增减等；
2.5运行记录：
包括调试记录、投运日期、运行状态、运行周期、参数变化、事故记录、缺陷登记等。
⑷、物业设施资料参数的收集
物业设施台帐的建立、记录、管理必须坚持持之以恒，为日后设备设施管理过程中提供最有价值的原始数据，才更有效地达到设备设施管理目标。
鉴于台帐的重要性，我们在记录台帐时必须对设备的各参数做到详尽、准确。
所以要求我们在物业前期介入管理过程中就尽可能地详细去熟悉各设备系统设计技术参数、技术性能参数以及安全经济运行的状态参数等，做好详细记录并建立完善的设施前期技术资料档案。
对于隐蔽性设施，在了解其施工质量情况的同时还要求图像存档。
在物业设施接收前，我们还要求施工单位提供各设备系统的安装验收阶段各设施运行的有关资料。
在目前，通常物管部门都存在着在建筑的建设后期或建成后才接手进行物业管理，在这种情况下，设备的有关资料是不那么完整的。
所以，我们若在接管后因设备设施资料欠缺的情况下，最好的办法就是现场设备设施（包括附属设备）铭牌上数据记录的抄集。
总之，我们必须通过多种渠道进行设备设施资料的收集，尽能力将建立台帐所需的有关资料、参数详细、准确记录在簿。
⑸、物业设施台帐的管理要求
1.0专人管理
所管辖的建筑物所配套设施的工程部主管全面负责其设施台帐的建立、填写、变更记录及管理工作；
1.1物业设施台帐的变更记录的及时性：
当设施出现故障维修、技术改造及变更时，必须在设施对应的台帐进行及时的变更记录。
1.2物业设施台帐的完整性：
一套好的物业设施台帐必须有一个完整性，对于设施平时的定期保养、维修、技术改造、变更及运行、报废等记录必须详尽、完整。
一台设备出现故障，必须按照设备事故处理的表格填写（见附表一、二），做到发现问题、解决问题。
记录要形成一个闭环，按设备管理的一整套表格规范记录。
1.3进行现代化管理
在设备管理现代化的要求下，尽能力应用电子计算机信息管理系统进行对整套台帐的管理。
⑹、物业设施台帐填写要求
1.1台帐的变更记录工作必须完整性、及时性、长久性；
1.2必须用钢笔填写，蓝、黑墨水均可，书写要工整、清晰；
1.3填报数据一律用阿拉伯数字，文字说明一律用汉字；
1.4大型设备按统一表格规范填写；小型设备或小部件可另作表格记录，但表格要规范，记录必须要详尽。
⑺、物业设施台帐表格填写说明，举例如下，仅供参考：
1.0设施台帐表一【物业设施台帐】
1.1[隶属系统]：
按设备设施专业用途为：
供配电系统、空调系统、给排水系统、消防系统、安防系统、电梯系统、楼宇机电设备自动控制系统（简称楼宇自控系统）、通讯系统、计算机与网络系统、音响视频系统、土木建筑设施系统等。
1.2[隶属项目]：
为各大系统的子系统，例：
给水泵控制箱隶属项目为给水项目；排水控制箱隶属项目为排水项目。
1.3[档案号]：
根据设备所属建筑物名称、设备系统、台帐建立日期编号。
例:
广发银行大厦1号变压器档案号编写为：
GF/B-04-01（04－表示台帐建立日期为2004年、01－表示1号变压器）。
1.4[设备名称]、[规格型号]、[出厂日期]、[产地]、[出厂编号]、[投运日期]、[安装位置]、[设施价格]、[数量]：
是根据设备本身有关资料的有效参数的填写。
1.5[设备代码]：
见附表三
1.6[用途及衔接关系]：
记录设备的用途及设备的上下级位置。
如：
用户配电箱的用途及衔接关系记录为控制××楼××号房用电电源，上级为×楼低压配电房××号配电柜，下级为×楼××号房电源箱。
1.7[设施主要参数摘录]：
即本表格对应的设施本身的主要参数的记录。
如：
水泵的扬程、流量、转速、电机功率、重量等。
1.8[附属设施主要零配件部件及其参数]：
指本表格对应的设施配套的附属设施及主要零部件。
如:
水泵配套电机的有关参数、电气控制部分的主要元件型号数量；空调风柜配套的电机有关参数、皮带规格型号及电气控制部分的主要元件型号数量等。
对于数目较多，而参数要求记录要详细的附属设施，则可另设表格记录，记录后附在对应设施系统的台帐册后面。
如给排水、空调系统的阀门和各系统设施控制配电箱等（见设施台帐附表一、二）。
1.9[备注]：
填写本表格对应的设施本身参数及附属设施主要零配件部件参数的变更记录及其它记录。
1.10本表格是一套台帐表格对应一台设备。
2.0设施台帐表二【物业设施年度综合评价表】
2.1[设施代码]：
对应[物业设施台帐]的设施代码号。
2.2[运行情况评审]：
以本设施年度为单位进行其运行的综合评价。
2.3[保养情况评审]：
以本设施年度为单位进行其系统保养的综合评价。
2.4[评审人]：
所负责管辖本设施的工程部主管。
2.5[审核人]：
所负责管辖本设施的物业主任。
2.6本表格每年进行一次有关的综合评价记录。
3.0设施台帐表三【物业设施维修记录表】
4.1[设施代码]对应本设施台帐设施代码。
4.2[维修时间]记录本设施维修的起止时间。
4.3[维修过程及维修后运行情况]简单记录本设施维修原因、过程、使用材料及维修后运行情况。
4.4[物业设施维修单编号]对应本设施故障维修时记录表——《物业设施维修单》编号。
4.0设施台帐表四【附录】
4.1[隶属档案号]：
对应[物业设施台帐]的档案号。
4.2表格记录内容：
是本设施及附属设施参数在[物业设施台帐]表内没有位置记录的情况下记录在本表格。
另还可以附贴本设施相应的有关重要照片。
4.3本表格是在有记录的情况下才附到对应的[物业设施台帐]表格后。
五、附则
1.0各工程部按所管辖内设施以建筑单位建立设施台帐，台帐一式两套，一套交业主，一套各自工程部存档实施登记管理工作。
2.0本规程自印发之日起施行。
3.0解释权为广东银厦设备工程有限公司。
4.0记录
4.1设施台帐表一《物业设施台帐》
4.2设施台帐表二《物业设施年度综合评价表》
4.3设施台帐表三《物业设施维修记录表》
4.4设施台帐表四《附表》
4.5设施台帐附表一《物业设施台帐－配电箱》
4.6设施台帐附表二《物业设施台帐－阀门》
4.7附表一《事故（故障）报告》
4.8附表二《物业设施维修单》
升级会员 