工程资料管理流程 有用.docx
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工程资料管理流程有用
****置业有限公司开发项目
技术资料管理流程
编制
工程技术部
日期
审核
日期
批准
日期
修订记录
日期
修订状态
修改内容
修改人
审核人
批准人
一、
流程图
二、流程概况
流程目的
1、规范工程资料的流转、存档、管理；
2、保证资料的完整；
适用范围
适用于沈阳昊华置业有限公司所有房地产开发项目的工程资料文件管理工作。
定义
1、完整：
即资料完整存档，指与该资料有关的源文件、回文、流转会签记录等完整保存在该目录文件夹内；
2、独立：
即资料独立存档，与目录题述资料文件相关的过程资料无需保存；
3、连续：
即归档文件资料的连续保存，不因其它目录存有资料而欠缺；
流程主导及
参与部门
1.主导部门：
工程管理部
2.参与部门：
公司其它各部门
上级流程名称
下级流程名称
子流程名称
工程内业管理流程
无
无
部门
流程中承担职责
工程技术部
1、起草文件初稿；
2、收发工程协作单位文件资料；
3、按公司制度规定流转审批工程类的文件。
4、存档管理工程文件资料和部门内部资料；
质量部
1、起草部分文件初稿；
2、负责质量、安全有关管理资料的存档；
合约预算部
1、负责起草与预算、结算有关的文件资料，按公司制度规定流转审批完成后，存档管理；
2、与工程管理有关的预算资料文件确定后，复件抄送工程管理部
综合财务部
1、监督各部门在文件资料管理过程中的职责履行；
2、保存公司重要文件资料；
主管副总
1、审核流转中文件资料；
2、抽检文件资料档案管理的规范性；
总经理
1、批准流转中的文件资料；
2、抽检重要文件资料的管理规范性；
三、工程资料分类、存档和管理
3.1资料分类
资料分类的目的是更好的分类保存和管理资料。
（1）按资料周转流转范围分为：
部门内资料、公司内资料、集团公司内资料、项目工程资料和政府资料等5大类；
（2）按资料的作用分为：
经济类资料、技术类资料和管理类资料3大类；
（3）按资料的存档周期分为：
过程资料和结果资料2大类；
（4）按建设管理工程管理的一般程序，
（5）工程资料可分为：
前期报建类资料、设计类资料、招投标资料、合同资料、进度资料、质量资料、安全文明资料、分部分项验收资料、材料设备验收资料、设计变更洽商资料、技术管理资料、往来文件、付款资料、核价资料、签证资料、结算资料、竣工交验资料、保修资料等18类资料；
（6）按资料的内容可分为：
实体资料和监控资料
3.2资料管理的特点
（1）全面性：
要求工程资料完整的记录和保证全部建设开发活动中的所有工程资料；
（2）全员参与性：
只有每位工程管理人员严格按规定进行资料的编制和收集才能保证资料的全面性和完整性；
（3）完整性：
资料是记录管理活动的载体，因此管理活动的系统性决定了资料的完整性；一般的说，资料必须经过原始编制、审核、审批、处理、回复、确认、存档等才能构成一份完整的资料；
（4）资料存档的复杂性：
由于资料的完整性、管理活动的间断性、资料统计查阅的方便性要求等决定了资料存档的复杂性，即在存档时，为了保证资料方便统计查阅，必须一定程度上打破资料的完整性，但为了兼顾资料的完整性，要求资料在登记记录时做到科学、连贯；
3.3资料属性定义
资料的属性定义目的：
根据资料存档和管理的需要将资料固有属性按重要性进行排列，进而在资料存档时遵循该排列，在资料管理记录时按属性的记录和检索。
资料的属性，按分类归档需要和重要性高低依次排列如下：
（1）内部管理；
（2）政府政策、规范、通知
（3）项目名称；
（4）政府批文；
（5）合同类；
（6）工程名称；
（7）经济法律类；
（8）往来文件；
（9）设计技术；
（10）质量安全
（11）管理；
3.4资料的存档
（1）资料存档的原则：
首先保证资料的完整性，其次保证资料查阅检索的方便性；
（2）统一管理、分类保存、分工存档：
序号
档案目录编号
档案目录名称
存档责任部门
存档责任人
1
A-3-3
部门工作计划
工程管理部
专业工程师
2
A-3-4
部门技术管理
专业工程师
3
A-3-5
工程内部协调
专业工程师
4
B册
政府规定政策通知
报建专业工程师
5
C册
前期报建类资料
报建专业工程师
6
H-1
工程计划
专业工程师
7
H-2
工程协调
专业工程师
8
H-3
质量管理
质量部
专业工程师
9
H-4
安全文明管理
质量部
专业工程师
10
H-5
甲供材设管理
工程管理部
专业工程师
11
H-5
分户检验
质量部
专业工程师
（3）综合财务部负责保存以下文件的原件：
合同原件；
报建政府批文原件；
单位间正式公函文件；
成套图纸；
（4）按下表目录分类规定进行存档；
工程资料归档分类目录
序号
分类
一级目录
（档案柜）
二级目录
（档案盒）
三级目录
（文件夹）
四级目录
（文件页）
内容要求
完整、独立
编号存档要求
备注
1
A册
公司内部管理资料
A-1本部下发文件
A-1-1管理要求通知
连续
2
A-1-2运营会议纪要
连续
3
A-1-4设计定版通知
连续
4
A-1-5开发计划
5
A-1-6其它
6
A-2昊华内部文件
A-2-1公司文件通知
连续
7
A-2-2公司例会纪要
连续
8
A-2-3收文处理单
按单位分类
独立
连续、复件
9
A-2-4发文处理单
按单位分类
独立
连续、复件
10
A-2-5文件会签单
独立
连续、复件
11
A-2-6合同签申单
独立
连续、复件
12
A-2-7付款审批单
独立
连续、复件
13
A-2-8其它
14
A-3部门管理文件
A-3-1部门制度规定
15
A-3-2部门会议纪要
按月、周分类
连续
16
A-3-3部门工作计划
按年月周分类
连续
17
A-3-4部门技术管理
技术管理计划
18
技术方案比较分析报告
19
技术信息
专用台帐
20
材料设备比较分析报告
21
考察资料
22
A-3-5工程内部协调
连续
23
A-3-6文件传阅记录
独立
连续
24
A-3-7其它
连续
25
B册
政府规定政策通知
B-1一般文件通知
连续、复件
原件存于综合部
26
B-2建委
连续、复件
27
B-3规划局
连续、复件
28
B-4国土房管局
连续、复件
29
B-5发改委
连续、复件
30
B-6质量监督
连续、复件
31
B-7安全监督
连续、复件
32
B-8其它
连续、复件
以下各册资料全部按项目分别存档，同一项目自成系统
33
C册
前期报建类资料
C-1报告申请发文
C-1-1政府
完整
连续、复件
34
C-1-2规划
完整
连续、复件
35
C-1-3国土房管
完整
连续、复件
36
C-1-4其它
完整
连续、复件
37
C-2批文、证书
C-2-1政府
连续、复件
原件存公司
38
C-2-2规划
39
C-2-3国土房管
40
C-2-4其它
41
C-3缴费通知
C-3-1政府
完整
连续、复件
42
C-3-2规划
完整
连续、复件
43
C-3-3国土房管
完整
连续、复件
44
C-3-4其它
完整
连续、复件
45
C-4付款缴费记录
C-4-1政府
完整
连续、复件
建立台帐
46
C-4-2规划
完整
连续、复件
47
C-4-3国土房管
完整
连续、复件
48
C-4-4其它
完整
连续、复件
49
C-5技术指标测绘
C-5-1规划
完整
连续
50
C-5-2国土房管
完整
连续
51
C-5-3其它
完整
连续
52
C-6备案验收
53
D册
合同资料
D-1总包类合同
D-1-1某甲单位合同
合同补充协议
完整
连续
54
合同变更记录
完整
连续
55
合同清算记录
完整
连续
56
合同结算记录
完整
连续
57
D-2分包类合同
D-2-1某甲单位合同
合同补充协议
完整
连续
58
合同变更记录
完整
连续
59
合同清算记录
完整
连续
60
合同结算记录
完整
连续
61
D-3顾问类合同
D-3-1某甲单位合同
合同补充协议
完整
连续
62
合同变更记录
完整
连续
63
合同清算记录
完整
连续
64
合同结算记录
完整
连续
65
D-4材设类合同
D-4-1某甲单位合同
合同补充协议
完整
连续
66
合同变更记录
完整
连续
67
合同清算记录
完整
连续
68
合同结算记录
完整
连续
69
D-5公用市政单位合同
D-5-1某甲单位合同
合同补充协议
完整
连续
70
合同变更记录
完整
连续
71
合同清算记录
完整
连续
72
合同结算记录
完整
连续
73
D-6政府事业单位类合同
D-6-1某甲单位合同
完整
连续
74
D-6-2某乙单位合同
完整
连续
75
E册
合同单位文件往来
E-0收发文登记薄
本册文件仅指：
单位公函和工作联系单等单位间正式文件
76
E-1甲单位
E-1-1收到文件
独立
连续、原件
77
E-1-2收到联系单
独立
连续、原件
78
E-1-3发文
独立
连续、原件
79
E-2乙单位
E-1-1收到文件
独立
连续、原件
80
E-1-2收到联系单
独立
连续、原件
81
E-1-3发文
独立
连续、原件
82
……………
83
F册
监理资料
F-1监理组织机构
监理人员登记表
84
监理人员证书
85
监理变更记录
86
F-2监理规划
监理规划
87
监理实施细则
88
F-3监理月报
监理月报
89
审核意见
90
F-4监理会议纪要
监理例会纪要
91
专题会议纪要
92
F-5监理通知
监理通知单
93
监理通知回复单
94
F-6工作联系单
工作联系单
95
工作联系回复单
96
F-7监理考核记录
97
G册
工程实体资料
G-1施工方案
按项目保存
独立
连续、原件
98
G-2设计资料
G-2-1图纸、变更、洽商收发记录
99
G-2-2设计图纸
按项目存档
独立
连续、原件
100
G-2-3设计交底变更
按工程分类存档
独立
连续、原件
101
G-2-4技术洽商
按工程分类存档
独立
连续、原件
102
G-2-5变更审批表
相对完整
连续、原件
103
G-3开竣工报告
104
G-4质量验收
G-4-1基础验收记录
按合同分类存档
105
G-4-2主体验收记录
106
G-4-3装饰样板验收
107
G-4-4其它分部验收
108
G-4-5竣工验收
109
G-5材料设备验收
G-5-1乙供材料验收
110
G-5-2甲供材料验收
111
G-6功能性检测
按合同分类存档
112
G-7竣工验收移交
G-7-1台帐记录
113
G-7-2竣工资料
114
G-7-3实物移交记录
115
H册
开发建设管理
H-1工程计划
H-1-1开发计划
项目开发总计划
独立
连续、原件
116
年度计划
独立
连续、原件
117
报建计划
独立
连续、原件
118
月度计划
独立
连续、原件
119
分包计划
独立
连续、原件
120
招采计划
独立
连续、原件
121
设计计划
独立
连续、原件
122
材料设备供应
独立
连续、原件
123
工程验收计划
独立
连续、原件
124
期报
独立
连续、原件
125
H-1-2总包单位
总计划、年计划
独立
连续、原件
126
月计划
独立
连续、原件
127
周计划
独立
连续、原件
128
期报
独立
连续、原件
129
H-1-3分包单位
总计划、年计划
独立
连续、原件
130
月计划
独立
连续、原件
131
周计划
独立
连续、原件
132
期报
独立
连续、原件
133
H-2工程协调
H-2-1甲方工程会议
完整
连续、原件
134
H-2-2工程协调记录
完整
连续、原件
135
H-3质量管理
H-3-1质量工作计划
按工程分类
136
H-3-2质量检查反馈
按合同分类
完整
连续、原件
137
H-3-3质量处理方案
完整
连续、原件
138
H-3-4质量通知
完整
连续、原件
139
H-3-5质量处罚
完整
连续、原件
140
H-4安全文明管理
H-4-1安全工作计划
按工程分类
141
H-4-2安全检查反馈
按合同分类
完整
连续、原件
142
H-4-3安全处理方案
完整
连续、原件
143
H-4-4安全通知
完整
连续、原件
144
H-4-5安全处罚
完整
连续、原件
145
H-5甲供甲指材设管理
H-5-1供应台帐
建立总台帐
146
H-5-2供应验收记录
按供应单位分类，包含供货单、合格证明
完整
连续、原件
147
H-5-3移交核定记录
按使用单位分类
完整
连续、原件
148
H-6分户检验
H-6-1过程检验记录
按工程分类
完整
连续、原件
149
H-6-2验收合格记录
按工程分类
完整
连续、原件
150
J册
合同付款资料
J-0付款台帐
151
J-1单位甲
152
J-2单位乙
153
K册
交房保修资料
K-1资料移交记录
按项目分类
154
K-2实物移交记录
按工程分类
155
K-3物业验收记录
156
K-4保修记录
按栋号分类
157
L册
声像资料
158
M册
电子资料
3.5资料的记录和管理
（1）每个目录文件夹必须单独建立文件资料目录；
（2）工程管理部建立独立的电子文档目录查询系统；以便于资料的检索查阅；
（3）各部门专业工程师负责文件资料的完整性和及时归档；技术内业岗位负责定期检查；
四、支持性文件
《工程资料管理办法》
五、支持性表格
5.1机密资料复印/借阅审批单
机密资料复印/借阅审批单
日期：
编号：
文件名称、编号
档案号
借阅用途
借阅人签字:
借出日期
预计归还日期
技术内业意见
本部门经理意见
工程部经理批准
归还记录
归还日期
归还人签字：
升级会员 