QSC GXZ04档案管理制度定稿.docx

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QSCGXZ04档案管理制度定稿

档案管理制度

Q/SCG.XZ-04-2010

1目的

为了规范企业档案归口管理，加强企业档案保密性，提高档案利用效率，特制定本制度。

企业档案管理实行统一领导，逐级保管，分级查阅的原则。

2适用范围

适用于集团内企业档案归口管理。

3职责

3.1集团企管中心

负责集团所制定的文件、管理制度、办法、通知、通报的文档原件的归口管理及各行政职能部门下发对集团的相关文件，集团法规性文件、对外的正式发文与相关机构来往的批复等行政性文件、人员人事、法律事务管理方面的文件材料、音像制品资料的归口管理

3.2集团财务中心

负责集团各子公司厂房租赁协议，各公司房屋产权证、土地证等房屋土地相关证件，企业股东会、董事会、监事会文件、合同，以及应由财务部门保管的集团公司的会计凭证、帐簿、报表进行归口管理。

3.3集团基建中心

负责集团各公司在基础建设过程中的工程勘察、设计、施工、竣工方面的文件材料的归口管理及在报建过程中的一些临时性合同文件资料原件的归口管理。

3.4各公司行政部门

3.4.1负责本公司法规性文件归口管理。

包括上级颁发、需要企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。

3.4.2负责本公司对外的正式发文与相关机构来往的批复等行政性文件的归口管理。

3.4.3负责本公司各种工作计划、总结、报告、请示、批复、批示等归口管理。

3.4.4负责本公司人员人事、法律事务管理方面的文件材料的归口管理。

3.4.5负责本公司和产品获得的各类荣誉牌匾和证书的归口管理。

3.4.6负责本公司消防、环保、卫生、办公设备、电力设备资料等相关证书及文件的归口管理。

3.4.7负责本公司音像制品资料的归口管理。

包括本公司及下属各部门在其经营活动或政治、文艺娱乐活动中，以及在外学习、考察或外部门提供的，以音像形式记录下来的各种资料。

3.5各公司财务管理部门

3.5.1负责本公司与有关单位签订的与财务结算有关的合同、协议书等文件材料的归口管理。

3.5.2负责本公司工商、财务、税务、组织机构的证件和相关文件的归口管理。

3.5.3负责本公司会计凭证、会计帐簿、资产负债表、损益表、借款合同等财务本职工作内的材料管理。

3.6各公司技术部

3.6.1负责本公司技术工艺文件及资料的归口管理。

3.6.2负责本公司获得的专利证书、产品检验检测报告、技术更新报告等技术方面资料的归口管理。

3.6.3负责科研、技术引进、转让等文件资料的归口管理。

3.7各公司质量管理部门

3.7.1负责本公司质量体系、标准体系的主要资料的归口管理。

3.7.2负责本公司产品质量方面资料的归口管理。

3.7.3负责本公司产品检测仪器资料的归口管理。

3.8各公司设备部门

负责本公司生产设备资料的归口管理。

4管理内容

4.1归卷存档

4.1.1公司档案工作实行集中与分散管理相结合的体制，由行政管理部负责自己档案管理的同时，对其他部门的档案管理工作进行督促和指导，同时负责其他部门档案移交的监督和管理。

4.1.2各档案归口部门管理的证书、文件、资料及制度等不得随意处置，应及时归卷管理。

4.1.3各档案归口管理部门对处理完毕或批复的文件材料，应及时由专（兼）职档案管理员统一归卷存档。

4.1.4各档案归口管理部门应对归口管理的证书、文件、资料及制度等分类归卷，并用黑色签字笔或钢笔编制好卷内目录，字迹要清晰。

重要文件按照本公司质量管理体系的要求进行统一编号。

4.1.5各公司档案经办人员应及时将办理完毕或经领导批复的文件材料收集齐全，并加以整理，送交对应归口管理部门档案管理员归卷存档。

4.1.6归卷存档的资料页数应齐全完整，不得漏页或缺角。

4.1.7绝密文件与普通文件应单独归卷存档，少数普通文件与绝密文件有密切联系的，也可随同绝密文件归卷存档。

4.1.8有条件的公司，可以单独设立资料室，由专兼职资料管理人员管理。

除须由各部门单独管理之外的资料，统一交由资料室管理。

4.2借阅管理

4.2.1所有已存档文件不得随意借阅，一般情况只提供相关资料的复印件，在必须使用原件的情况下，需填写借阅手续。

4.2.2借阅期限不得超过十天，到期归还，如需再借需办理续借手续。

4.2.3借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、拆散或损毁。

借阅档案交还时，须当面查看清楚，并办理交还手续。

如发现遗失或损坏，档案管理员应及时报告主管领导并由相关责任人进行补办或粘贴。

4.2.4外单位借阅档案时，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅。

4.3档案销毁管理

4.3.1对已失效的档案，由档案管理员登记造册，经相关领导共同鉴定，报总经理批准后，按规定销毁。

4.3.2经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值后，再行销毁，以免误毁。

4.3.3销毁文件必须在指定地点进行，并指派两人以上监销，文件销毁后，监销人和销毁人应在销毁单上签字。

4.4.档案的保管:

1.防止档案的损坏,延长档案的寿命,维护档案的安全。

2.公司设立专门地点或专用库房或专用文件柜保存档案。

3.做好档案室的防盗、防水、防潮、防尘、防虫蛀、防鼠害、防高温、防强光等工作。

4、因保管人员的变更，应做好交接工作。

5考核办法

5.1对于因档案管理人员的工作失误造成档案资料的遗失、损毁，将视情节严重给予直接管理人员10-100元的罚款，并要求自行承担补办费用。

5.2对于因档案管理人员利用工作之便，复制公司重要文件及资料，私自传借他人使用或仿照，将视情节严重给与管理人员50-200元的罚款并追究其法律责任。

5.3对于因借阅者的失误造成档案资料的遗失、损毁，将对借阅者按照所借资料的价值要求其赔偿。

5.4行政部门不定期抽查自己及其他部门的归卷档案，并做好相应检查记录。

6相关记录

Q/SCG.XZ01QR－04－2010《卷内文件目录》

Q/SCG.XZ02QR－04－2010《档案借阅清单》

Q/SCG.XZ03QR－04－2010《档案销毁清单》

更改栏

序号

修改号

标记

处数

更改人

日期

批准

艾刚

审核

欧春梅

编制

周宽厚

执行日期

2010年4月1日起执行

卷内文件目录

Q/SCG.XZ01QR－04－2010

序号

文件名称

发文单位

文件号

发文日期

存放位置

数量

备注

档案借阅清单

Q/SCG.XZ02QR－04－2010

文件名称

档案编号

借阅时间

批准人

归还时间

借阅人

保管人

档案销毁清单

Q/SCG.XZ03QR－04－2010

文件名称

文件编号

存档位置

保密等级

发文日期

销毁日期

批准人

保管人

监销人

档案分类、归档范围及保管期限表

一级类目

二级类目

序号

归档范围

保管期限

党群工作类01

企业党员大会、党委（支部）会议、工作会议材料重要/一般

永久/短期

企业党委（支部）工作计划、总结年度/年度以下

永久/短期

企业党委（支部）制定的各项制度、规定

长期

企业党组织建立、改选的批复、报告、通知

永久

企业党委成员分工的批复、通知等

长期

企业党组织和党员统计表、党员名册

永久

企业党员关系调转介绍信（存根）、党费存根以及党员发展计划积极分子考核材料

长期

企业党员教育培训、民主评议、违纪处理材料重大/一般

长期/短期

精神文明创建活动的材料重大/一般

长期/短期

企业共青团组织、妇女组织、工会等（组织）机构设置、工作计划总结、会议记录、活动记录、统计报表等

短期

上级党委机关颁发的需要宣传贯彻的文件材料以及企业党委宣传贯彻的情况汇报材料重要/一般

长期/短期

业务综合类02

企业自治类01

企业概况、组织建设、大事记，及股东会，董事会，监事会所形成的文件

永久

企业年度工作计划、总结，重要报告、决议

长期

企业领导班子会议记录

长期

企业职工代表会议、企业职工民主议事会议的材料（通知、议程、名单、选举办法、选举结果及上级批复）

长期

企业制定的规章制度、通知、通报、办法

长期

领导视察工作的讲话、题词重大/一般

永久/长期

报纸刊物登载的反映本企业情况的材料重大/一般

长期/短期

企业专题报告、典型调查及经验交流材料，质量及工艺文件重大/一般

长期/短期

企业向上级的请示及上级的批复重大/一般

长期/短期

企业职工档案

长期

各类普查工作中形成的统计报表

短期

有关评比表彰的材料重大/一般

长期/短期

业务综合类02

企业自治类01

企业产权证、土地证、专利证、税务证、组织机构代码证等

永久

企业与各配套厂家签订的合同、协议

长期

上级机关颁发的需要宣传贯彻的批示、规定、办法、通知等　针对本级机关主管的重要文件/一般文件

长期/短期

企业档案移交文据及移交清册、销毁清册

永久

企业服务类02

企业工作计划、总结、报告

短期

企业养老保险、优抚、特困户及最低生活保障金发放管理名册、登记表、统计报表

长期

企业下岗职工名册、劳动技能情况登记表

短期

企业开展再就业培训统计表

短期

企业开展敬老、助学、扶贫助残工作形成的材料及统计报表

短期

企业服务工作目标责任状、签订的合同、工作规划及管理办法长期性/短期阶段性

长期/短期

上级机关颁发的关于企业的需要宣传贯彻的文件重要/一般

长期/短期

企业文化类03

企业文化教育工作的计划、总结、报告

短期

企业文化站、活动室、广场等文化活动设施建设报告及统计表

长期

企业宣传专栏、板报、开展宣传活动形成的材料

短期

企业开展职工教育培训活动和妇女保护工作形成的材料

短期

企业开展其他科普、文化、教育活动形成的材料

短期

在各级报刊上发表的学习成果性文章重要/一般

长期/短期

上级机关颁发的关于企业文化建设的需要宣传贯彻的文件重要/一般

长期/短期

企业环境卫生活动形成的材料重大/一般

长期/短期

业务综合类02

安全综治类06

企业治安、安全生产监督、物资安全等安全综治工作计划、总结、报告及基本情况统计报表

短期

企业综合治理网络、安全责任区等防范体系建设材料

短期

企业内治安情况登记表

短期

企业开展安全生产检查、法制教育、法律咨询、民事纠纷调解的工作材料

短期

企业职工登记表

短期

开展综合治理工作专题报告及典型经验材料

长期

上级机关颁发的关于安全综治工作的需要宣传贯彻的文件材料重要/一般

长期/短期

基建档案03

按工程项目设置

企业办公地点及企业活动使用的建筑物的申请、批复、相关的协议、证书、图纸等

永久

工程装修、维护文件

长期

设备档案04

按设备种类或型号设置

固定资产汇总表

短期

重要的办公设备、检测设备、设施的随机产品安装、使用（操作）说明书、线路图、维修单等

长期

会计档案05

01报表

年度会计报表

永久

月、季度会计报表

5年

02帐簿

现金出纳帐

25年

日记帐、总帐

15年

明细帐、分户帐（登记簿）

15年

固定资产明细帐（卡片）

固定资产报废清理后保管5年

03凭证

原始凭证、记帐凭证、汇总

15年

04其他

会计档案销毁清册、保管清册

永久

会计移交清册

15年

银行对帐单、银行存款余额调节表

5年

声像档案06

上级领导视察企业工作重大/一般

永久/长期

企业召开各种会议及文化、体育、庆典活动重大/一般

永久/长期

报刊、电台及刊登反映企业情况的照片及文字说明材料重大/一般

永久/长期

企业主要领导人和著名人物

永久

企业荣获的各种证书、奖状、锦旗、奖牌、奖品

永久

企业概貌及所属基础设施

永久

实物档案07

按项目设置

企业获得的各种锦旗、奖状、奖牌（杯）、奖品、荣誉证书等

永久

企业对外交流活动中获得的各种重要纪念品

永久

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