1物资管理办法.docx

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1物资管理办法

中电投阜新卧凤沟一期10MWp光伏发电项目

物资管理办法

编写人：

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审核人：

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批准人：

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上海斯耐迪工程咨询有限公司

为了规范物资供应管理的业务行为，加强现场物资管理和责任成本核算工作，提高项目部整体管理水平，根据公司《工程物资管理办法》的要求，结合项目实际，制定本方法。

项目物资管理的主要任务是，贯彻落实国家和企业的有关政策、法规及各项规章制度，严格执行质量、环境和职业健康与安全管理体系标准。

根据施工生产的需要，合理组织物资资源，以最佳方式、最低成本保障施工生产的物资需求。

工程项目物资管理工作要以优质服务为宗旨，以保障供应为中心，以强化管理为重点，以提高效益为目标，遵守职业道德、严守物资纪律。

做到采购供应制度化、业务程序规范化、现场管理标准化、管理手段科学化，强化业务行为制约，更好地为施工生产服务。

工程项目物资管理业务主要包括物资计划管理、、物资合同管理、物资供应管理、物资现场管理、物资核算管理等基本内容：

一、物资计划管理

1、物资需求计划要根据生产任务、生产需求，按照市场经济规律，结合实际，统筹安排，准确编制物资计划。

2、物资需求计划的编制必须从生产实际出发，坚持科学性、预见性、可行性。

物资计划主要以设备、材料为主；

3、设备需求计划：

首先根据项目自身的需求，设计部门出具设备的技术规范书，经过相应的专业组长以及项目经理、总工对技术方案、设备的性能审核无误后，上报物资管理部，由物资管理部统一发送到物资采购部，并要求对已审核的设备技术规范书，进行设备招投标。

招投标可以分为：

公开招标、邀请招标；

4、材料需求计划：

由施工技术人员或分包方根据项目施工图纸和进度分期分批编制，需用计划要准确反映物资属性和需用时间，对于需要用图形的描述还要附图，提交物资需用计划必须留足材料的采购周期，并提前一周。

对于分包方编制的用料计划，必须先交由施工技术人员审核。

5、在编制和审核物资需用计划时要参考消耗材料节点计划，对于系统中有节点计划的，材料要从节点计划选择。

要严格控制需用计划超出消耗材料节点计划，对于特殊情况要注明原因。

6、施工技术人员编制完物资需用计划后，通过打印物资需用计划表一式两份，交由工程部相对应的专业工程师进行校对，报项目总工审核，项目总工在收到物资需用计划表后，应查看所提交的计划十分超出消耗材料的节点计划用量，符合要求做审核通过处理；对于不符合要求应及时查找原因，进行相应的处理。

同时项目总工首先也要确认单据是否符合公司的要求，所报的计划名称、型号、材料、数量、图号、使用部位、使用单位是否合理，如合理上报项目经理进行审批，如不合理退回重新整改（不能直接在计划单上进行修改，所上报的计划单书面要整理清楚）；项目经理收到计划单后，进行复查核对，无误后批准上报，由项目物资采购部统一上报工程事业部物资管理部，并有工程事业部物资管理部审核无误后，上报公司物资采购部进行采购。

7、物资管理部人员，根据每个计划单讲每个计划分摊概算每个子目中。

二、物资合同管理

物资采购合同（含设备备件、承揽合同和材料采购合同，以下简称为合同）的市场调研、签订方式、审批程序及条款内容等管理及其他相关内容。

1、职责

1.1分管副总经理是物资采购合同管理的主管领导。

1.2物资采购部是物资采购合同管理的主管部门。

1.3项目部物资管理部是物资采购合同管理的具体实施部门。

2、总则

2.1根据公司合同管理规定和物资采购部对外签订合同的实际要求,制定本制度。

2.2签订合同应当遵循合理，合法、平等互惠、协商一致的原则。

3、合同审批内容

为了保证物资管理的延续性和物资催交、监造的有效力度，合同的签订拟由工程事业部物资管理部牵头，物资采购部负责审核及商务谈判。

合同审核意见

（物资采购部）

设备、材料定标（物资采购部执行手续）

合同评审流程启动（物资管理部）

签订合同盖章

（公司）

合同执行、跟踪及催交监造（物资管理部）

公司领导批准

完毕

4、合同文本、合同履行及合同归档管理

4.1合同文本页面整齐、清洁、不涂改、不挖补。

4.2项目部物资管理部应建立《合同管理台账》，对合同的预付款支付情况、交货情况、货款支付情况、货物质量情况、质保金支付情况等进行详细记录，便于合同及时、适当履行。

物资采购部审核

计划部审核

各项目物资管理员启动付款流程

财务总监审核）

财务会计审核

分管副经理审批

通知经办人

出纳办理支付

公司总经理批准

4.3合同应建立管理台账，对合同的供货渠道、金额、履行情况、预付款情况、质保期、存档情况等信息进行记载。

4.4公司物资采购部竟合同双方盖章签字生效后的合同、合同附件，全部移交工程事业部物资管理部合同管理员，由工程事业部物资管理部合同管理员提交一份给资产财务部以便付款核对，同时将合同整理规范，重新装订，并妥善保存备查。

4.5物资管理部根据台账已经合同，建立好发票的收入、开出的台账，以便工程竣工结算时能够及时梳理完毕。

三、物资供应管理

为了加强能使物资供应达到最理想的进度，以及给各项目设备到货能够及时并不影响工期。

1、对于大型设备（锅炉、汽机）派遣建造人员驻场，根据合同约定的时间计划，催交跟设备及时到现场。

2、对于辅机设备，影响节点设备以及特殊设备在合同签订时，相关的物资管理人员应该关注，并不定期去工厂督促，实时抓握设备的生产状况。

及时反馈到项目部，以便项目部做好施工计划，及措施。

3、对于材料（阀门、电缆）应该定点催交。

该派遣人员驻场的应该提前在签订合同之日起就入驻。

4、对于其他材料，应该定期检查，并及时电话询问生产进度，第一时间了解生产状况及发货时间。

5、对于设备、材料供应问题，要主动督促，主动联系，根据施工网络图，提前预计材料的到货情况，做好能够使货及时到现场，不影响工期，不造成误工现象。

四、物资现场管理

1、物资计划是物资采购、供应、验收、核算的依据文件，项目部是物资计划的责任单位。

2、在项目部组建、主要里程碑节点计划（工程总体进度计划）编制完毕后，应立即组织编制本项目的设备、物资和工程需求计划，公司物资采购部根据需求计划编制采购计划。

3、项目招标采购工作计划是项目物资招标采购的重要支撑性文件，项目部应围绕项目招标采购计划，催促设计提供设备技术规范书，经项目部专工、总工或各专业组长审核后，统一上报工程事业部物资管理部转交公司物资采购部进行招标、采购。

4、设备及主要装置性材料的采购工作计划由项目部总工牵头组织编制经项目经理审核后报送工程事业部施工管理部负责审核；材料采购计划单由施工单位提出，经项目部专工、总工审核，由项目物资部汇总经项目经理审批后，报至工程事业部物资管理部审核，并报公司物资采购部进行采购。

5、物资计划应包含以下内容：

物资的名称、规格、数量、执行标准、分部分项工程名称、图纸编号、需求时间等。

6、原则上“物资领用单”与“物资计划”应一致，如因施工单位原因造成计划量有误而引起的采购量与实际需求量的差异，由施工单位承担责任。

7、项目部专工及总工负责按照工程合同的约定，审核是否属甲供范围。

8、项目部专工应审核图纸工程量与计划工程量是否相符等。

9、项目物资部是工程事业部物资管理部的派出机构，负责按照公司招标管理办法确定执行项目权限，并且判断项目部零星采购的范围。

如遇紧急就近采购，但又达到招标采购金额下限标准的物资。

需做好项目现场价格调研，并向公司物资采购部进行报批，同意后方可在现场实施采购。

10、项目部应对计划单的合理性进行审核，原则上通用材料采购计划需给公司物资采购部留有合理的采购周期，遇特殊急需的材料可单独与物资采购部进行协商沟通，采取议标、续标、框架单价协议等特殊措施来缩短采购时间。

11、项目物资部根据合同供货范围核对《设备发货清单（预报）》，如发现问题及时与供方联系处理；确认无误后做好接货准备；货物到货后，项目采购部拟定验收时间，通知使用单位、供应商、项目部专工共同验收。

必要时应通知监理单位和业主方参与验收。

2、设备、材料开箱验收前三个工作日，项目物资部应书面通知货物供方、项目部专工、施工单位、业主及监理单位具体时间、地点，以便各方见证开箱验收情况并在会签单上签字认可。

在开箱验收通知中应声明：

“若在规定的时间内货物供方代表未能参加开箱验收，则项目部有权自行安排开箱验收，开箱验收结果将视同为有效，货物供方应无条件接受。

”

12、开箱清点应根据设备供货商提供的装箱清单逐项、逐件进行核查，并仔细查看设备外观质量、规格型号及数量，并负责书面记录（对于国外设备需用中英文）开箱验收结果（必要时应用数码相机进行拍照、摄像），作为该设备重要的图片、影像档案资料保存。

13、若开箱验收时发现设备、材料数量短缺或规格型号不符，项目采购部应立即书面通知货物供方限期补货或更换。

若发现损坏或丢失，应当立即采取适当的措施对承运单位提出索赔要求，并报告工程事业部物资管理部。

14、入库物资必须具备下列凭证:

供货单位提供的材质证明书、装箱单、磅码单、发货明细表等;物资承运单位提供的运单，若物资在入库前发现残损情况，要有承运单位提供的货运记录或普通记录，作为向责任方交涉的依据;所有资料由资料员收存，复印给各需求单位。

15、实物检验：

参加验收的人员根据订货合同副本和有关技术资料对实物进行数量和质量检验。

16、数量检验：

由项目采购部和项目部专工部负责，按物资性质和包装情况，数量检验分为3种形式，即计件、检斤、检尺求积。

一般情况下，计件物资应逐一点清，固定包装物的物资，验收完应按原包装封好，以利于保管。

金属材料、某些化工产品按检斤验收。

板材、型材等，先要通过检尺，按规定的换算方法换算成重量验收。

对于进口物资，原则上应全部检斤，如果订货合同规定按理论换算重量交货，则应该按合同规定办理。

在一般情况下数量检验应全验，即按件数全部进行点数，按重量供货的全部检斤，按理论换算重量供货的全部先检尺，后换算为重量，以实际检验结果的数量为实收数。

17、质量检验：

由参与验收的公司各专业技术人员负责，质量检验包括外观检验（规格、型号、材质、产地、颜色等）、尺寸精度检验、机械物理性能检验和化学成分检验。

18、通过外观检验物资的包装外形或装饰有无缺陷；检查物资包装的牢固程度；检查物资有无损伤，如撞击、变形、破碎等；检查物资是否被雨、雪、油污等污染，有无潮湿、霉腐、生虫等。

外观有严重缺陷的物资，物资管理部门要单独存放，做好标识，防止混杂，等待处理。

19、金属材料中型材、部分机电产品和少数建筑材料进行尺寸精度检验。

对部分机电产品的检验，可采用抽验的方式进行。

20、验收中发现问题的处理

20.1物资验收中如发现资料不齐、数量短缺、质量不符合要求等问题应区别对待及时处理。

20.2资料等未到或不齐时，由项目物资部负责及时向供货单位索取，到库物资作为待检验物资堆放在待验区，待证件到齐后再进行验收，证件未到之前，不能验收，不能入库，更不能发料。

20.3技术资料未到或不齐时，由项目部专工及时向供货单位索取，项目采购部配合。

20.4凡质量不符合规定时,应及时向供货单位办理退货、换货交涉，或征得供货单位同意代为修理，或在不影响使用前提下降价处理。

规格不符或错发时，应先将规格对的予以入库，规格不对的做好验收记录交物资管理部办理换货。

不符的货物由仓库单独存放、妥善保管。

20.5凡属承运部门造成的货物数量短缺或外观包装严重残损等，应凭接运提货时索取的“货运记录”向承运部门索赔。

设备资料

1、项目采购部应在开箱或验收时按要求收集必备的设备、物资资料，并会同项目部专工对资料的准确性和完整性负责。

2、设备及物资验收完毕后，项目采购部应及时将完整的资料移交资料员，并办理移交手续。

3、资料员应及时将设备及物资资料按照工程档案管理规定装订成册，妥善保存。

设备代保管

1、原则上，设备代保管单位由设备安装单位负责。

2、设备代保管单位职责

2.1负责承包范围内设备的卸车、二次转运、清点、堆放、保管保养、维护及发放工作。

根据本工程进度安排，督促供方按要求如期发运、交货，及时向项目部通报设备发运情况或存在的问题。

2.2负责依据施工图提出设备清册漏项的属于设备费用的机电产品，补充清单交项目部审核办理。

2.3负责向项目部提出甲供材料的需用计划。

2.4设备在卸车、二次转运、保管、发放过程中发生的损坏、锈蚀、丢失由代保管单位负责处理，处理后的设备质量须经业主和项目部鉴定认可。

2.5协助供货厂家处理因运输而引起的索赔。

3、代保管工作要求

3.1代保管单位应按原电力部《电力基本建设火电设备维护保管规程》及设备制造厂家提供的保管要求进行保管。

项目部有权对保管的物资进行检查，并提出改进意见，代保管单位应予以采纳。

3.2代保管单位负责根据设备的不同保管要求，分别设置不同库型，如封闭库、棚库、恒温库和露天库等，进行分类存放和保管。

设备的存放努力做到定置化管理，对露天堆放的设备、材料，要按专业规划区域分类堆放，封闭库内按设备类别划分小区，货位编号标识清楚。

图1-2

图1-2-1

3.3设备露天存放时，应采用必要的防雨措施，下部用枕木垫高，设备最低点与地面实际距离不少于15cm，设备叠放时，尤其是管道、金属构件等堆放高度，一般不超过2m，防止受压变形，对保管不当造成的损失，由代保管单位负责赔偿。

图1-3

图1-3-1

3.4库区内严禁烟火，不准吸烟，不准明火，仓储区内保持整洁，不准堆放易燃物品，熟悉一

般消防知识，定期检查消防器材，发生意外应及时报告，并保护好现场。

图1-4

3.5代保管单位应加强对设备的日常维护保养工作，作好设备的巡视记录，及时更换氮气气瓶，设备金属加工面的涂油脂保养等维护保养工作，并保证设备堆放区域的排水畅通，做好设备的防盗、

防火、防涝、防破坏等安全防护工作。

3.6设备到达现场后，代保管单位应及时做好物资到货记录，交项目部备案，项目采购部负责在规定时间及时组织设备的开箱工作，并在开箱前及时（特殊情况甲乙双方协商）书面通知项目部、监理方、供方代表，共同进行清点、开箱验收、做好开箱记录。

开箱时代保管单位应合理安排好机具、场地、劳力等，保证开箱工作的正常进行。

若发现有丢失、损坏和型号、数量与装箱单不符及质量缺陷等问题，由项目部协助代保管单位向供货方交涉、索赔。

他方在规定的时间内未参加验收，

则验收记录视为有效。

因代保管单位自行开箱而导致设备丢失、损坏等责任由代保管单位承担。

3.7如施工急需的设备或材料未经仓库直接运至安装工程现场时，代保管单位会同项目采购部

应及时组织设备验收，办理出入库登记和标识的移植工作后方可移交安装。

3.8代保管单位应对设备的堆放采取定置管理，并按物资管理的要求编制物资报表，及时向项目

部提供设备到货报表。

3.9代保管单位未经项目部同意，设备不得拆卸或挪用。

3.10需返厂的设备包装物，由代保管单位负责收集整理，并按要求及时发送回厂。

因代保管单位原因损坏、丢失及过期不返厂等所造成的损失由代保管单位承担。

不需返厂的设备包装物，全部

由项目部处理，代保管单位负责收集整理，并妥善保管，不得流失。

3.11设备开箱后，项目采购部应提走所有备品备件及专用工具，并单独建库保存，条件具备的直接移交给业主单位。

施工单位需使用专用工具应办理相关手续，经项目部批准后方可出库使用。

备品备件原则上不得出库使用，需要使用的经项目部经理批准后领用并由责任单位负责补充库存。

凡因使用或保管不当造成损坏、丢失的由责任方负责按原价赔偿。

3.12设立现场仓库的项目部应根据实际情况制定相应的运输/卸车/入出库管理办法、仓储管理

办法、备品备件管理办法等。

物资台帐

4.1项目采购部是物资台帐的责任人,负责本工程所有设备、物资台帐的建立、更新、核对,对台

帐的准确性、及时性负责。

4.2项目采购部应积极定期与施工单位核对物资计划、采购到货和领用情况，完善各类原始

凭证。

4.3项目采购部应配合费控人员做好物资账务稽核工作。

4.4项目采购部要安排专人负责工程款支付（设备、材料）申请，申请手续完善，材料齐全，

方可提交0A并走流程审批。

4.5项目采购部零星采购报销，需建立台账，建立好出入库单。

4.6项目采购部收到各专工审批过的物资采购计划单，核实有无涂改，上报到工程事业部物资

管理部时，提供的文件需整洁，无涂改；如出现有涂改状况，一律退回重新提交。

五、物资核算管理

1、物资的核算。

物资核算分为材料数量和实际成本的核算，项目部物资采购部必须及记录收集准确的第一手资料，以保证核算的准确性。

本工程项目要求的各分部在每个单项工程结束后要配合工程部、控制部、物资管理部搞一次材料的核算总结，在全部工程结束后要对以往的核算总结

进行汇总。

2、项目部物资采购员要协助控制部做每月的材料清点，并及时、准确提供当月《物资清点报表》，工程部工程师、项目物资采购人员，控制人员每月定期共同对材料的时间消耗与理论应耗作出

分析。

针对超出消耗的材料要及时查出原因，并根据这个原因作出措施，减免在犯此错误。

3、项目物资采购员必须把点验单和发料单及有关其他单据及时登入物资明细帐，并每月至少

核对一次。

保证帐帐相符。

4、项目物资采购员及时准确填报《材料消耗月报表》，按规定摊销材料。