采购原则.docx

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采购原则

商品采购原则和方式

■商品采购原则

（一）、以需定进原则

公司采购商品的目的是为了将商品销售出去，满足消费者的消费需要，获得一定的收益。

以需定进，就是要根据市场需求情况来决定进货，保证购进的商品适合消费者的需要，能够尽快地销售出去。

坚持以销定进，能够避免盲目地采购，促进商品的销售。

这就需要采购业务部门在购销过程中，结合本公司的经营模式及经销商品结构的不同特点，认真研究市场需求态势，分别采用不同的购、销策略，以求得购、销与市场需求的动态平衡。

1.对于消费者需求比较稳定的商品如日用品，公司经营商品的销售情况往往与消费者需求状况基本一致，在这种情况下，可以以销定购。

2.对于市场需求波动大的一类商品，消费需求往往因消费因素复杂，选择性比较强而呈波动状态。

在这种情况下，公司必须认真地研究市场需求的变化趋势。

当市场需求将呈上升趋势时，要积极组织采购，当需求呈下降趋势时，要少购、甚至不购。

3.对于一些季节性商品，公司要在认真研究市场环境的条件下，分析消费需求的变化趋势，预测商品的销售量，来决定采购量和时机，防止过季积压和旺季断档。

4.对于新特商品投放市场，采购业务部门应在研究市场需求的基础上决定购销活动。

由于消费需求具有可引导性，因此公司也可以积极运用各种促销手段来开拓市场，影响和刺激消费，引导消费需求。

（二）、勤进快销原则

勤进快销是加速资金周转、避免商品积压的重要条件，也是促进经营发展的一个根本性措施。

公司必须利用本身有限的资金来适应市场变化的需求，以勤进促快销，快销保勤进，力争以较少的资金占用，经营较多、较全的品种，加速商品周转，做活生意。

当然“勤”也是相对的，它必须保证商品销售不产生脱销的前提下，考虑进货批量。

（三）、信守合同原则

采购业务部门在采购活动中要信守合同，就是要保证合同的合法性、严肃性、有效性，更好地发挥合同在公司经营中的作用，树立公司良好的形象，协调好公司与商品供应者和商品需求者之间的相互关系。

（四）、经济核算原则

经济核算的目的是要以尽可能少的劳动占用和劳动消耗，实现尽可能多的劳动成果，取得好的经济效益。

购销差价包含着公司经营商品的费用、税金和利润三者之间的关系。

因此，采购业务部门从进货开始，就要精打细算，以收入抵补尽可能少的一切支出，以保证获得最大的经济效益。

（五）、文明经商原则

公司以服务于消费者为己任，以为顾客提供100%的满意服务为宗旨，以商业道德为规范，通过不断改进软、硬件建设，强化科学管理，提高服务质量。

为消费者提供舒适的购物环境，方便的购物条件，丰富的商品品种和优质的服务。

■商品采购经营方式

在经营活动中，根据公司发展战略和自有的经营特色，选择适当的采购方式。

我公司现有的进货方式，大致有以下几种类型。

（一）、购销

所谓购销就是用现金支付方式批量地向生产者或供应商购买商品经营权和所有权，付款方式主要为现结或定期按单结。

现结即采购商品到货后立即付款。

目前，我公司采用此种采购方式的商品主要有工艺品、部分日化品、部分鞋和自营服装区的服装。

定期结算即根据我公司和供方约定，以代销商品每个结算期内的实际销售额来结算应付的货款。

结算期有双月结算、月结、半月结、周结。

注：

定期结算时注意审核送货上的日期，如半月结约定起讫期为1月1日~15日，送货单上注明的送货期为16日，则结算期顺延至2月。

一般情况下，与我公司建立购销关系的供应商，提供的商品在我公司正式上架销售前，有三个月的试销期，市场反映良好才能正式销售，否则我方有权单方终止购销。

（二）代销

代销主要指供方（生产商）提供商品，我公司不予其即时结算货款，而是按售后结算的方式和供应商协议订立一个结算期来结算。

目前，我公司代销的结算方式主要是采用实销实结的方式。

（三）、专柜联营

所谓联营就是由我方提供销售场地，与供方联合经营的方式。

目前，主要为品牌销售专柜。

结算方式为保底、倒扣两种。

保底结算即是按双方协议的营业额保底金额来计算，保底为供方向我方保证结算期内最低营业额不少于某个基数，如营业额仍达不到保底基数，我公司仍按双方协议分成。

倒扣即是在双方协议中约定无论营业额多少，我方仍按约定的扣点额来计算分成。

（四）、合同定购

通过与生产商协商签订的合同，预先向生产商订购一定数量的商品。

生产商按照合同规定的品种、规格、数量、质量进行生产并按期交货；按照合同规定的内容，标准、验收商品和交付货款。

公司可以订购生产商现在生产的产品，也可以提出自己的样品、设计或要求，由生产商专门生产，如我公司目前销售的自有品牌商品。

（五）、预购

公司在商品生产前同生产商协商，签订预购合同，并预付一定的订金。

■商品采购策略

商品采购策略是实现公司经营计划的重要手段，是为实现公司规划战略目标服务的。

这就要求采购中心结合我公司自身的条件和公司面临的市场环境因素，选择适当的采购和销售策略，以保证采购任务的顺利完成，尤其是随着公司的快速发展，在开设新购物广场前制定商品采购策略，是非常重要的。

（一）商品生命周期不同阶段的采购策略

商品生命周期即商品经济寿命周期，是指一种商品从投入市场到被淘汰为止所经历的时间，一般可分为投入期、成长期、成熟期、衰退期四个阶段。

采购中心可根据商品所处的生命周期不同阶段的特点，选择不同的商品采购策略。

1）投入期，又称为试销期。

指商品刚投放市场后的一段时间，在这段时间内，商品还未被消费者认识和接受，商品销售量增长缓慢，并且很不稳定。

对于这类商品应慎重选择进货，数量要少写，可采取代销方式。

2）成长期，又称为发展期、畅销期。

商品经过试销、改进、逐步定型，销路打开，销售量迅速增长。

在此阶段，采购业务部门可结合该品的市场销售及公司售卖商品结构组合情况，确定是否积极组织货源，以促进商品销售。

3）成熟期，又称为饱和期。

商品在市场上已被消费者广泛认识和接受，商品销售量趋向稳定。

但在这一时期，由于竞争激烈。

采购业务部门在采购商品时应适当控制进货数量，不宜过多地储备，以避免造成商品积压。

4）衰退期，又称为滞销期。

商品面临被逐步淘汰的趋势，商品的销量大幅度下降。

在此期间，采购业务部门不宜采购此类商品。

以上是根据商品生命周期不同阶段特点采购商品的一般策略。

但是由于商品本身的特点和受特殊市场环境的影响，商品的生命周期曲线常以变异的形式出现。

某些商品在特殊的市场环境下，一个时期特别畅销，畅销态势可以保持一个短暂的时期，如特种纪念品，赶时髦的商品等。

这类商品在一定时期内有诱人的销售和较快的周转速度，但市场生命周期较短。

采购业务部门在引进这类商品时，必须认真加以研究，了解其发展趋势和潜在需求量，切不可盲目地订货。

（二）进货渠道策略

按照“短渠道、少环节、经济合理”的原则选择进货渠道，达到加速和扩大商品流通，提高进货效益的目的。

“短渠道”就是要在保证商品品种、数量的条件下，尽量就近进货，避免远距离调运；“少环节”就是尽可能减少进货的中间环节，能从厂家直接进货的，就不必要通过中间商环节；“经济合理”就是要对各条进货渠道进行经济核算，在综合比较的基础上，选择费用最省，经济效益最好的进货渠道。

（三）影响进货渠道应考虑的因素

1）供方情况，包括履约能力，信誉度等，可从中了解货源的可靠程度。

2）商品质量与价格的比较。

在质量上是否与公司目标市场消费者的需求特点相符；在价格上，能否达到计划毛利率水平，消费者能否接受该价格；质价是否相符，有无价格优惠条件等。

3）交货时间哪个最有利，哪家交货时间更符合销售要求。

4）运输条件哪个更有利。

5）付款方式及交货条件谁最有利。

6）提供的服务情况比较，如送货服务、质量保证服务等。

第四章采购调查

通过市场调查充分了解市场，及时掌握市场动态，是公司获取市场信息的有效途径。

采购员应借助与市场密切接触的机会，开展有效的市场调查活动，根据调查数据，灵活调整采购计划，将促进销售。

■市场调查目的

1、掌握消费市场的特点；

2、掌握业界的动向；

3、掌握供应渠道的走势；

4、掌握商品市场的供求情况。

■市场调查范围

（一）新开张购物广场的市场调查

到新开张的购物广场进行市场调查时，首先要关注这个购物广场哪些商品是我们所没有的，原则上对方有我们没有的商品，应首先记录下商品的生产厂家和联系电话，不要主观臆断地排斥某些新品，尤其是在对方卖场内大量陈列的新品。

记录厂家电话的方法有手机储存和撕产品标签？

等。

（二）促销调查

（1）在竞争对手的卖场内外，我们应仔细了解当前竞争对手正在进行的促销活动的数量、形式和内容，并从直观上判断该促销活动是由供应商支持还是竞争对手自己组织，从促销活动的气氛、围观的人群数来判断该促销活动的效果。

（2）特价货品、进入竞争对手的卖场，我们应仔细查看每一个堆头和N架商品，记住特价商品的品名、供应商名称、促销形式和特卖价格。

（三）卖场气氛调查

我们到一个竞争对手的卖场，应关注它的POP海报、吊旗纸、价格签、VI（视觉识别系统）标识、张贴广告图案、员工工服、卖场色彩等。

■市场调查报告撰写

一份完整的市场调查报告应包括下列主要内容：

1、调查目的

2、调查对象

3、调查日期

4、调查报告人

5、调查内容

6、调查结果

7、建议

第五章采购计划

■商品采购计划编制

广义的采购计划与预算指开购物广场前制定商品组合配置表及排面计划图，确定商品的采购渠道，并对所需采购资金进行预算。

狭义的采购计划与预算，指一次采购活动开始前，对所要采购的品种、规格、数量、单价进行计划并申报预算。

实际工作中一般采购人员接触更多的是狭义的采购计划。

一、采购计划

采购计划要在对各种内外部情报资料进行分析的基础上制定。

因公司采购商品种类多，故在制定采购计划时，应以一次采购活动为例，以一个采购员为单位，具体到每个部门，来提交采购计划表。

采购计划表编制后应分别交采购业务经理、配送中心、财务中心和购物广场商品部进行审核后，方可进行审核，才能进行采购活动。

采购计划的编制见下表：

采购员：

负责采购的商品类别：

制表日期：

品种

货号

供应商编号

规格

数量

单价

金额

购进方式

提货方式

采购日期

到货日期

上次采购日期

上次购进商品退货情况

采购业务部意见：

配送中心意见：

财务中心意见

购物广场商品部意见：

■采购预算

采购业务部门还应根据公司下达的经营目标，根据各采购员提交的采购计划表作出采购预算。

采购预算的制订如下表：

部门

大类

销售比例

预算

销售额

预算

成本

毛利率

商品

数量

日均销售率

周转

次数

■改善商品构成的计划表

卖场的商品构成不是一成不变的，它随时都会因为消费者购买习惯的变化、潮流的改变以及气候、季节变化等因素而改变。

反映卖场商品构成是否合理的因素主要是商品的销售额月周转率，可看出该商品在主力商品与辅助商品之间的改变，从而迅速调整商品构成，改变主力商品，满足顾客的需要。

部门

小类

当月平均销售额（元）

上月平均销售额（元）

上上月平均销售额（元）

上升（+）或下降（-）%

上上月/上月上月/本月

原因

对策

第六章采购与供应绩效衡量

采购员的工作绩效好坏将直接影响供应绩效，因此我们有必要对采购员的工作业绩设定评估的指标，以此作为衡量供应绩效的依据，以确保采购目标之实现。

■采购绩效评估指标

采购员在其工作职责上，必须达成适时、适量、适质、适价及适地等基本任务，因此，其绩效评估应以“5适”为中心，并以数量化的指标作为衡量绩效的尺度。

（一）、品质绩效

采购的品质绩效可由验收记录及销售记录来判断。

前者是指供应商在新品引进或商品验收时，为公司所接受或（拒收）的采购项目或百分比；后者则是交货后，在销售过程中发现品质不合的项目数或百分比。

（二）、数量绩效

当采购员为争取数量折扣，以达到降低价格的目的时，却可能导致库存积压的现象。

（三）、时间绩效

这项指标是用以衡量采购员处理订单的效率，及对于供应商交货时间的控制。

（四）、价格绩效

价格绩效是公司最重视及最常见的衡量标准，通过这一指标可以衡量采购员议价的能力。

采购价差的指标，通常有下列数种：

1、实际价格与标准成本的差额；

2、实际价格与过去移动平均价格的差额；

3、实际价格与竞争对手销售价格的差别。

（五）、采购效率指标

下列指标可衡量在达成采购目标的过程中，各项活动的水准或效率。

1.采购金额

2.采购金额占整体销售的百分比

3.新供应商开发个数

4.采购完成率

5.错误采购次数

6.订单处理时间

■商品采购情况检测

采购员的采购行为将直接影响各购物广场的经营业绩。

因此每一位采购业务人员均需对自己的采购工作作出客观的评价。

下表是一个自测表，采购员可以自行测定，若得分不到80分，则应检讨自己的工作失误，并迅速改进。

序号

检测内容

是

否

1

是否知道公司理念是什么？

2、

是否知道购物广场的主力商品的品种、数量？

3、

是否知道自己负责采购的商品的库存量？

4、

对自己采购的商品的量、数、质能否明确地把握？

5、

是否知道自己采购商品的市场现行零售价格？

6、

是否明确了解如何才能采购到物美价廉的商品？

7、

是否了解自己采购商品的销售状况、价格构成？

8、

是否知道本业务部门销售的主力商品品牌有哪些？

9、

是否制订采购计划和排面图？

10、

对于自己采购的商品销售动态是否及时掌握？

11、

是否关心商品的盘点情况？

12、

是否认真客观评价新供应商、新商品？

13、

在进行市场调查时是否为游览或办私事？

14、

是否因为争取数量折扣而大量购进商品？

15、

是否因为接受供应商的回扣、请喝或其他贿赂行为而大量购进商品？

16、

有关潮流趋向性的商品，是否即使在本购物广场不畅销也予以采购？

17、

是否在未经公司授权的情况下私自向供应商作出任何承诺？

18、

是否在与供应商谈判过程中谩骂或以粗言秽语对待对方？

19、

是否私拿或私用样品或赠品？

20、

是否将未经调查、落实的情况向上级汇报？

13~20“否“X5+其他”是“X5=

第七章谈判技巧

■谈判员素质要求

一、文化素质：

良好的文化素养与广阔的知识面是谈判成功的前提与条件。

二、性格要求：

谈判员性格应该开郎活泼，善于演讲，乐于表达自己的观点，难于想象一个自我封闭的人能取得什么样的谈判效果。

三、丰富的人生经历和社会体验，自己的人生经历往往能与谈判对手取得一定的共鸣。

四、掌握基本的业务操作技能及同行业的运作手法，公司的政策及运作流程、办事程序是你与谈判对手交流的主要内容，掌握竞争对手的操作手法又是你控制谈判局面的必要手段。

■谈判技巧

一、谈判区间的概念

双方在谈判时，均有自己的谈判目标，谈判目标是一个区间而非一个点，试例如下：

甲方欲出售一艘客轮，他的目标区间是10万—15万美元，乙方想买这艘客轮，他的目标区间是8万—12万美元，双方真正的谈判区间是10万—12万美元。

在谈判实务中，甲方报价应在15万美元以上，乙方还价应在8在万美元以下，由此可见谈判时不要一开始就把自己的真实想法暴露给谈判对手，因为你即使将最低限告诉谈判对手，对手也不会相信。

二、虚实相间

谈判时，可举一些看似实例，其实是杜撰的实例，但对方又无法判明的，在谈判时往往很奏效。

三、谈判时每提出一个要求均应附上一个无论合理或是不合理的理由，千万不能空手套白狼。

这是基于谈判对手往往不是最终拍板者，他可能要凭这个理由向他的老板进行申报，另外则是出于心理平衡的考虑，因此，提要求与妥协是谈判的全过程。

四、谈判通常实行双人谈判原则。

即一个人进攻另一个人妥协，一唱一和的谈判将完全控制整个谈判的局面。

五、以退为进的谈判策略，一开始向对方提尽可能多的要求，然后在部分要求上进行让步与妥协，但妥协与让步的目的是为了防止对方提更多的要求或同样地要求对方撤销部分要求。

六、谈判前要有充分的准备，知己知彼，百战不殆，成功的谈判最重要的步骤就是要先有充分的准备，采购人员对商品知识的掌握程度，对市场及价格的了解，对供需状况的了解，掌握本公司采购政策和程序，对供应商的了解，本公司可能接受的价格底线、目标上限等等谈判目标，都必须预先有所准备，并列出优先顺序，在纸上将重点事项简短列明，在变谈判时随时参考，以提配自己。

七、谈判时要避免谈判破裂，有经验的采购人员，不会让谈判完全破裂，他总会让对方留一点退路，以待下次谈判达成协议。

八、尽量在主场进行谈判，这样可取得很大程度上的心理优势。

九、尽量以肯定的语气与对方谈话：

否定的语气容易激怒对方，让对方没有面子，谈判因而难以进行，故采购人员应尽量肯定对方，称赞对方，给对方面子，因而对方也会愿意给你面子。

十、尽量成为一个好的倾听者：

一般来说，业务人员总是认为自己能言善道，比较喜欢讲话。

采购人员应尽量让他们讲，从他们的言谈及肢体语言之中，采购人员可听出他们优势与缺点，也可了解他们的谈判立场。

十一、尽量为对手着想：

全世界只有极少的人认为谈判时，应赶尽杀绝，丝毫不能让步。

事实证明，大部分成功的采购谈判都是在彼此和谐的气氛下进行才可能达成。

没有对方的利益便没有自己的利益。

皮之不存，毛将焉附？

十二、双赢的谈判原则：

谈判当中的双赢不是指谈判的结果50/50，而是指双方利益之和的最大化，事实上，有经验的采购人员总会设法为自己的公司争取最好的条件，然后让对方也得到一点好处。

第八章采购双方代理权

■供应商的代理权

供应商的代理权分以下几种情形：

1.如合同的对方当事人是法人，签订合同的人则应是法人的法定代表人，对方当事人应提供法定代表人证明。

2.如签订合同的人不是法人的法定代表人，代签合同人必须同时持有法定代表人的授权委托书方可签定合同。

代签合同的授权委托书及法人法定代表人证明应附在合同之后，作为合同的有效组成部分。

■公司采购业务人员代理权

采购人员应在公司的代理授权范围内与供应商洽谈业务，严格遵守购销、代销、专柜及租赁合同的约定事项。

未经批准不得私自作出超合同约定事项的承诺（书面、口头）。

第九章供应商关系协调

在日常采购工作中，需要注意密切与供应商的关系，保证商品供应顺利，为正常经营工作的进行提供保障。

协调与供应商关系的主要措施是：

1.与对方高层负责人定期个别接触，交换意见，互通信息，建立高度信赖、相互提携的密切合作关系。

2.经常向对方通报商品销售业绩和计划，把目前状态、下一步准备开发的项目，特别是与对方有关的销售动态、供货情况告诉供货商，明确提出下一步工作改进的希望，给对方的合作提供便利条件。

3.严格遵守支付条件，保证按时、按规定的方式支付货款，是协调双方关系的要害。

支付拖欠，不及时，会使对方产生不信任感，影响到货准确性，进而破坏双方正常的业务往来，影响正常经营发展。

4.坚决拒绝收取回扣、宴请、招待等，因为只有和供应商之间保持清廉的关系，才能维持双方正常和长期的业务关系。

否则将严重影响公司的发展。

5、与供应商协商确定退换货的条件和要求。

■采购例会制度

为更有效地解决营运工作中存在的问题，并加强营运与采购两项工作良好的沟通与密切配合，经研究决定制定采购例会制度。

一、会议成员构成

各购物广场总经理或总经理助理，商品部主管（每次2人，可轮换，但每次会议必须有总经理或总经理助理其中1人参加），采购中心采购总监、采购经理，企划部经理，配送中心经理，营运部。

二、会议召集

采购例会由公司总经理或采购总监召集，由公司相关部门提出需周采购例会审议的议题说明，由周采购例会审议获得通过后交公司相关部门执行。

三、会议召开

一般情况下，每周召开一次会议；由总经办负责提前通知并做好会议记录。

在公司会议室召开。

四、会议程序：

1.采购中心回答各购物广场提出的问题；

2.新品发布会及各购物广场营运的配合情况；

3.各购物广场提出急待解决的问题；

4.企划活动解释及讨论修改；

5.配送中心沟通；

6.采购中心各业务部门经理提交部门销售数据，与商品部主管共同讨论下周促销计划；

7.营运监察问题通报。

五、注意事项

各购物广场商品部应与采购中心保持随时沟通，将部分例会沟通中未能解决的问题，于每周一上午10点前以书面形式发电子邮件给总经办文员，采购中心在会议上作出解答或经研究后解决，并将沟通表格返回各购物广场，各购物广场就问题的解决作出回应。

■诚实合作协议

甲方：

乙方：

深圳市多多乐连锁商业有限公司

经甲乙双方友好协商，在合同期内履行诚实合作的原则，具体如下：

一、甲方保证建立并长久维护双方建立的清廉合作关系，不得因为私利（如：

为了增加订购量或扩大订购品种）采用送礼、回扣、请吃喝、免费娱乐等不正当方式拉拢乙方员工。

二、乙方员工持尊重、诚恳和公平的态度对待甲方人员。

任何情况下都不利用工作便利从供应商处取得不正当的好处，不得接受供应商请喝、礼券、金钱等一切贿赂行为。

三、一经核实甲方具有任何贿赂乙方员工的行为，乙方有权终止与甲方的合作，并依据甲乙双方签定的采购合同相关条款追究甲方的违约责任。

甲方乙方

委托代理人：

委托代理人：

（签章）：

（签章）：

年月日

第十章法律知识摘要

■产品质量法摘要

一、生产者的产品质量责任和义务

生产者应当对产品的质量负责。

根据本法规定产品质量应当符合以下要求：

1.不存在危及人身、财产安全的不合理的危险，有保障人身体健康、人身、财产安全的国家标准、行业标准的，应当符合该标准。

2.具备产品应当具备的使用性能，但是对产品存在使用性能的瑕疵作出说明的除外；仍符合在产品或其包装上注明采用的产品标准，符合说明、实物样品等方式表明的质量状况。

产品或其包装上的标识应当符合下列要求：

1）有产品质量检验