账务处理系统 授课内容.docx

账务处理系统 授课内容.docx

《账务处理系统 授课内容.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《账务处理系统 授课内容.docx（100页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

账务处理系统授课内容

账务处理系统授课内容

目录

【学习目标】4

5.1账务处理系统的工作原理及功能结构4

5.1.1账务处理系统的工作原理及数据流程4

1.账务处理系统的工作原理4

2.账务处理系统的数据流程4

3.手工账务处理系统与电算会计信息系统的关系6

5.1.2账务处理系统的基本功能模块8

5.1.3账务处理系统的基本操作过程9

1.新用户的操作流程9

2.老用户的操作流程11

5.2账务处理系统的初始化设置12

5.2.1基础信息设置12

5.2.2设置会计科目12

5.2.3建立辅助核算14

5.2.4其他初始化设置14

1.凭证类别设置14

2.结算方式设置 15

5.2.5期初余额录入16

1.基本账务数据的录入16

2.辅助账期初余额的录入16

5.3日常账务处理17

5.3.1会计凭证处理17

1.填制会计凭证18

2.修改会计凭证19

3.会计凭证审核20

4.会计凭证汇总23

5.记账24

6.会计凭证查询及输出26

5.4辅助核算业务处理28

5.4.1辅助核算业务概述28

5.4.2往来业务处理28

1.往来核算单位的目录设置28

3.日常往来业务录入29

4.往来款销账29

5.往来账的输出29

5.4.3部门核算处理30

1.部门目录的设置30

2.部门核算数据的录入30

3.部门账表输出31

5.4.4项目核算处理31

1.项目目录设置31

2.项目核算数据的录入与输出35

3.项目档案的删除36

5.5期末账务处理36

5.5.1期末转账结算的核算36

1.转账结算的内容36

2.定义转账凭证36

5.5.2试算平衡和对账39

1.试算并对账39

5.5.3结账41

5.6出纳管理43

5.6.1日记账及资金日报表43

1.日记账查询43

2.资金日报查询44

5.6.2银行对账和支票管理44

1.银行对账44

2.支票管理46

4.未达账项的查询输出48

5.余额表的输出48

5.7账簿管理48

5.7.1基本核算账簿的管理49

1.总账和科目发生额及余额输出49

2.明细账的输出52

3.多栏账的输出52

5.7.2辅助核算账簿的管理54

1.客户往来和供应商往来辅助账输出54

2.个人往来辅助账输出54

4、项目辅助账输出56

【本章小结】56

【本章习题】57

【本章实训】59

【学习目标】

●了解账务处理系统的工作原理、数据流程和基本功能模块。

●掌握账务处理系统初始设置、日常账务处理、出纳管理、账簿管理及期末账务处理，能够熟练处理日常的会计核算业务。

●掌握辅助核算方法和期末其他账务处理业务的核算方法。

●熟悉会计信息系统内部控制的具体体现。

5.1账务处理系统的工作原理及功能结构

5.1.1账务处理系统的工作原理及数据流程

1.账务处理系统的工作原理

账务处理系统是电算化会计信息系统的一个子系统，其功能主要是接收和处理大量原始数据，通过该子系统输入的记账凭证，是电算化会计信息系统的数据来源。

在手工会计信息系统中，记账主要指会计工作中的登记明细账、日记账和总账，同时还可完成银行对账、往来辅助管理、分部门核算。

实现电算化会计后，其功能与手工系统略有不同，主要包括输入和处理各种记账凭证，登记日记账、明细账和总账，按用户需要输出各种账证、科目汇总表等，产生各种辅助核算的总账、明细账等，同时具有丰富的查询功能。

账务处理系统在电算化会计信息系统中处于核心地位，所有子系统产生的记账凭证，都要通过这一环节进行审核后形成正式的会计档案，同时，该子系统又向报表处理子系统输送数据。

2.账务处理系统的数据流程

⑴手工会计账务处理流程，如图5-1。

从数据处理来看，手工账务处理系统具有以下特点：

①数据起点是原始凭证或原始凭证汇总表，工作重心是会计账簿。

②会计账簿的平行登记来源于记账凭证，明细账、日记账和总账要按照平行登记的要点进行记录，月底在对账的基础上进行结账，工作量较大、处理较集中。

③根据审核无误的原始凭证填制记账凭证，根据审核无误的记账凭证进行记账、对账、结账等工作，这些工作都是由手工完成，工作量大、及时性难于保证。

④不同的人在不同的账簿上进行登记，数据的共享性差。

⑵电算化账务处理流程，如图5-2。

实行电算化会计后，单位会计的主要工作是输入记账凭证，记账、对账、结账及编制会计报表，这些工作主要是由计算机来完成。

因此，实行电算化会计的单位，工作重心向两端转移。

原来手工系统以会计账簿为中心，现在向前则以凭证处理为核心，这是电算化会计信息系统的数据入口；向后则以数据综合分析和参与经营决策为核心。

因此，会计人员应主动更新自己的知识结构，加强数据分析等知识的学习，跟上电算化发展对会计人员的要求。

电算化会计的账务处理流程具有以下特点：

①数据起点是记账凭证。

实行电算化会计后，凭证的处理有两种方式，即前台处理和后台处理。

前台处理指会计人员根据审核无误的原始凭证或原始凭证汇总表，直接在会计软件的凭证输入功能中输入会计科目，然后打印、并将原始凭证或原始凭证汇总表粘贴于后面作为附件。

由于直接在软件中输入会计科目，要求会计人员熟悉会计工作、熟悉计算机操作应用。

后台处理是指先用手工编制记账凭证并审核无误后，再从输入记账凭证开始进行电算化会计工作。

②制单签字、凭证审核签字、出纳签字、会计主管签字等，都采用电子签字方式。

只要财务分工时赋予相应的权限，上述签字只要点击相关功能键后，系统会自动完成。

③记账、对账、结账等账簿处理工作由计算机自动完成，人工不能干预。

在上述操作过程中，人工只是对出现的对话框设定一定的内容，如会计期间、科目范围及级次等，然后就由计算机自动进行处理，手工无法干预。

因此，调整会计账簿是不可能的，这也保证了会计处理的规范和会计信息的质量。

若发现有错误，可以使用红字冲销法或补充登记法进行更正。

④账簿等临时组织输出，不存在平行登记。

在电算化会计信息系统中，总账、明细账和日记账平时是不存在的，查询和打印时输入条件，系统很快对记账凭证进行分类、汇总而产生，数据出于一个来源，没有平行登记的概念，对账的意义也不大。

⑤会计报表的产生也由计算机自动完成。

在电算化会计信息系统中，事先可以把表样和报表项目的计算公式存入系统，记账后，报表项目的金额由计算机自动完成。

3.手工账务处理系统与电算会计信息系统的关系

（1）联系

①系统目标一致。

会计提供的信息要满足国家宏观管理的需要，满足有关方面了解企业财务状况、经营成果和现金流量的需要，满足企业加强内部管理的需要。

②采用的基本会计理论与方法一致。

会计理论体系由会计法、会计准则与财务通则、具体会计准则等组成，会计方法包括会计核算方法、会计分析方法、会计检查方法等，电算化会计信息系统同样要遵循基本的会计理论体系和使用与手工相同的会计方法。

③都要遵守会计法令及财政制度。

会计法规体系由会计法、会计准则与财务通则、具体会计准则、企业会计制度等构成；我国会计管理体系由财政部、省自治区直辖市财政厅、地区财政管理部门、县财政管理部门等构成，无论手工系统，还是电算化会计信息系统，都要遵循这些基本的会计法令及财政制度。

④信息系统的基本功能相同。

信息系统一般具备五个功能，即信息的收集与记录、信息的存贮、信息的加工处理、信息的传输和信息的输出。

⑤都要保存好会计档案。

不论是手工信息系统，还是电算会计信息系统，都要按照会计档案管理办法，保存好会计档案。

由于存储介质的不同，要注意研究磁性介质的保管要求。

（2）区别

①运算工具不同。

在手工会计信息系统中，运算工具是算盘、计算器，不能存储计算结果，边运算边记录，速度慢。

在电算会计信息系统中，运算工具是计算机，边运算边记录、速度快。

②信息载体不同。

在手工会计信息系统中，信息载体是纸张，占用空间大，保管不易，查找困难。

在电算会计信息系统中，信息载体是磁性材料，占用空间少，保管容易，查找方便。

③系统初始化设置工作有差异。

手工会计信息系统的初始化工作包括：

开设总账、明细账，登录期初余额等。

电算化会计信息系统的初始化工作较为复杂，且带有一定的难度，其内容主要有会计软件的安装，账套设置，网络用户的权限设置，操作员及权限设置（财务分工），软件运行环境设置，科目级次及级长设置，会计科目及代码设置，最末级科目余额录入及试算平衡，凭证类别设置，自动转账分录设置，会计报表名称、格式、数据来源公式的定义等。

④账页格式不同，簿记规则不同，平行登记存在差异。

在手工会计信息系统中，日记账、总账采用订本式账页，明细账采用活页式账页；账簿记录错误要用划线更正法、红字更正法或补充登记法；账页空行、空页要用红线对角划销，注明此行空白、此页空白、此页作废字样；在记账时，总账由一名会计人员根据审核无误的记账凭证或科目汇总表，或汇总记账凭证进行登录，明细账由另外的数名会计人员根据原始凭证或记账凭证进行平行登录，月末校验两者是否相等。

在电算会计信息系统中，打印的账页只有活页式，无法使用划线更正法和红字冲销法，记账错误只能填制凭证冲转，不存在对角注销；总账与明细账的数据均来源于原始凭证或记账凭证，计算机按照登录总账和明细账的程序命令，将数据从记账凭证数据库中转移到总账数据库和明细账数据库，计算机内部运算是不可能发生数据运算错误的，所以，在电算会计信息系统中总账金额恒等于明细账金额，不存在平行登记问题。

⑤科目的设置和使用上存在差异。

在手工会计信息系统中，由于手工核算的限制，将账户分设为总账和明细账，明细账大多设到三级账户，此外，再开设部分辅助账户以满足管理和核算上的需要；科目的设置和使用一般都用中文科目。

而在电算会计信息系统中，计算机可以处理各种复杂工作，如UFSOFTV8.50，会计科目级数可以设至6级，科目总长达14位，完全满足了会计明细核算方面的需要；科目设置上除设置中文科目外，还应设置与中文科目相对应的科目代码；使用科目时，计算机只要求用户输入某一科目代码，而不要求输入该中文科目，但在显示打印时，一般将中文和与之对应的科目代码同时显示。

⑥账务处理程序上存在差异。

在手工会计信息系中，根据企业生产经营规模、经营方式和管理要求不同，采用不同的会计核算形式，常用的有记账凭证核算形式、科目汇总表核算形式、汇总记账凭证形式、日记总账核算形式及多栏式日记账核算形式，对业务采取分散收集、分散处理、重复登记的操作办法，目的是为了简化会计核算手续，以减少舞弊和差错。

而在电算会计信息系统中，通常只用一种核算形式，对数据进行集中收集、统一处理、数据共享的操作方法。

常用的是记账凭证核算形式，根据需要也可以输出科目汇总表、汇总记账凭证。

⑦会计报表的编制形式上存在明显差异。

在手工会计信息系统中，报表编制人应了解报表的结构，报表中各个数据的来源渠道，若数据来自会计账簿，还要弄清楚是发生额还是余额，通过何种运算关系取得；若数据来源于本报表或外表中的某个项目，应懂得各种运算关系；同时还应明确各种报表之间的勾稽关系及数据对应关系，这样才能编制报表。

通常是把计算好的数字往固定的报表中填写。

而在电算会计信息系统中，各种报表的注册、结构描述、格式定义、数据的取数公式定义、报表的审核公式定义、报表的打印参数设置等工作，是作为报表子系统初始化设置的内容，在正式编制会计报表前可预先设置好，而后在月末编制报表时，操作员只需在键盘上按报表子系统提供的报表生成命令键，系统即自动根据数据取数公式取得数据，自动快速生成报表，并且能自动较验报表数据的各种内在关系，此外，还能使不同账套或上下级公司之间的同名报表即时合并。

（3）手工会计信息系统与电算会计信息系统比较的现实意义

①重视系统的初始化设置工作。

系统初始化工作关系全局，在设置会计科目时，要考虑公司的业务特点、管理要求和发展态势，大型财务软件的应用，建议聘用管理咨询公司或软件销售商帮助完成此工作。

②会计代码设置应力求精确完整。

会计代码的设置，在满足国家统一会计制度和内部管理要求的前提下，尽量减少会计科目代码设计的层次，充分利用财务软件中的辅助核算功能，减少科目级次并同时通过辅助核算提供详细的核算信息。

③要正确修改凭证带来的差错。

在电算化会计信息系统中，错账的更正分两种情况，在未审核之前发现的，由制单人员进行修改，在系统中不会留下痕迹；审核或记账之后发现错误，只能采用红字冲销法和或补充登记法进行更正。

④要正确进行报表系统的初始设置。

报表的初始化设置涉及报表输出格式的设计、公式定义等，涉及到最终数据的正确性，因此，要高度重视报表的初始化设置。

⑤注重电算会计信息系统的维护与安全。

在电算化会计信息系统中，数据的备份、存储较为方便，带来的问题是数据的清除和篡改也较为容易，因此，应正确对财务人员进行授权，做好防范措施，以防止受到黑客攻击和病毒侵袭，保证会计数据的安全、完整。

5.1.2账务处理系统的基本功能模块

账务处理系统，主要是完成凭证的处理和账簿的处理，按照财务软件的使用思路，分为系统初始化和日常应用。

不同的财务软件，各功能模块略有不同，但完成的基本功能是一样的。

财务软件的基本功能模块如图5-3。

图5-3，财务软件的基本功能模块

5.1.3账务处理系统的基本操作过程

1.新用户的操作流程

如果是新用户第一次使用总账系统的，其操作流程如图5-4所示.。

图5-4，新用户的操作流程

2.老用户的操作流程

如果是老用户再次使用总账系统的，其操作流程如图5-5所示.。

图5-5，老用户的操作流程

【操作步骤】

（1）安装总账系统。

（2）增加新账套。

（3）进入总账系统。

系统安装完毕后，即可启动账务处理系统。

（4）第4步建立会计科目开始到第8步设置凭证类别（即图中虚线所括部分），是对账套进行的初始设置，可根据本企业的特点进行相应的设置。

（5）当会计科目、各辅助项目、期初余额及凭证类别等已录入完毕，就可以使用计算机进行填制凭证、记账。

从第9步到第12步是每月进行的日常业务。

（6）从第13步到第15步是月末需进行的工作，包括月末转账、对账、结账，以及对会计档案进行备份等。

5.2账务处理系统的初始化设置

5.2.1基础信息设置

基础信息设置涉及面广，影响较大，一些项目设置后不允许修改，因此，事先应考虑全面，以防止在使用中发生不适用又无法更改的麻烦。

基本信息可以在建立账套的过程中设置，也可以在企业门户的“基本信息”中进行设置。

用友软件的基础信息设置主要包括部门档案设置、职员档案设置、客户分类设置、客户档案设置、供应商分类设置、供应商档案设置、地区分类设置、存货分类设置、计量单位设置、存货档案设置、凭证类别设置、外币设置、结算方式设置、会计科目设置、项目目录设置、仓库档案设置、收发类别设置、采购类型设置、销售类型设置等。

5.2.2设置会计科目

电算化会计信息系统的会计科目设置，主要是对明细科目设置的操作。

会计科目的设置，涉及到科目编码、明细科目汉字名称、科目类型、账页格式、科目性质及辅助核算等选项。

为了既能简化会计核算，又能提供管理需要的详细信息，会计科目的设置应遵循以下基本原则：

1.系统性原则。

总账和少数二级明细核算科目的设置，要符合国家颁布的企业会计制度的要求，对于其他没有规定的科目，企业可以根据管理需要和本单位的业务特点进行设置。

2.唯一性原则。

会计科目的设置，要保证一个代码有一个汉字名称。

明细科目代码由上级代码加本级代码构成。

如1002表示银行存款，二级明细科目中，01代表工商银行人民币户，02代表税款专户，因此“银行存款—工商银行人民币户”的代码为“100201”，“银行存款—税款专户”的代码为“100202”。

3.可扩展性原则。

会计科目的编码，要留有余地，留有一定的空白，以防止增加明细科目时可以插入其中。

例如，国家的总账科目编码，1001是现金；1002是银行存款；1009是其他货币资金；在1002至1009之间就留有空白。

明细科目的设置，也要遵循这一原则，留有一定的余地。

4.简洁性原则。

会计科目的编码，要充分应用辅助核算功能，减少科目的级次，以便于记忆，提高输入速度。

下面介绍用友ERP-U8财务软件增加明细科目的操作：

增加会计科目的目的是在系统中建立明细会计科目。

一般来说,为了充分体现计算机管理的优势,为保证所建明细科目的适用性，在建立明细科目之前，建议事先用手工对以往的会计科目结构进行调整，准备好整个会计科目体系。

手工会计科目的准备，要遵循上述会计科目的设置原则，既要考虑到管理的要求、企业的生产经营规模等特点，同时又要充分利用财务软件提供的辅助核算功能，来加强企业管理，提供功能更加详细的会计信息。

增加会计科目操作的步骤如下：

⑴在“总账系统”界面选择单击“系统初始化”下的“会计科目”按钮，打开“会计科目”对话框，如图5-6所示。

图5-6，会计科目

（2）选择单击“增加”按钮，出现“会计科目—新增”对话框，如图5-7所示。

图5-7，增加会计科目

（3）根据事先准备好的会计科目资料，录入明细会计科目。

5.2.3建立辅助核算

建立辅助核算是在增加会计科目窗口完成，已经建立的明细科目，也可以使用修改功能完成。

以用友ERP-U8财务软件为例，系统提供了部门核算、个人往来、客户往来、供应商往来、项目核算、外币核算、数量核算、日记账、银行账等辅助核算选项，根据科目核算及管理要求，在复选框上单击左键，系统自动在复选框里打上“√”。

在录入记账凭证时，设置为辅助核算的会计科目，系统自动弹出一个辅助核算信息对话框，可以录入相应的辅助核算信息。

如果录入了相应的辅助核算信息，在记账时，系统会自动产生相应的辅助核算账簿。

5.2.4其他初始化设置

系统初始化设置，除上述内容外，还包括凭证类别设置、结算方式设置等内容。

1.凭证类别设置

账务处理系统允许用于根据以往手工操作习惯和管理要求设置凭证类别。

凭证类别设置由凭证类型代码、类型名称及凭证约束条件构成。

手工系统中，常见的凭证类型有以下几种：

（1）专用凭证，即把凭证分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。

（2）通用凭证，即记账凭证不分收款凭证、付款凭证和转账凭证，采用统一的记账凭证格式。

（3）按是否涉及现金或银行存款收付业务，分为现金收付款凭证、银行收付款凭证和转账凭证。

（4）大型企业把收款进一步分为现收和银收，付款分为现付和银付，加上转账凭证，共分为五种。

凭证类别设置操作如下：

在“总账系统”界面选择单击“系统初始化”下的“凭证类别”按钮，打开“凭证类别预置”对话框，如图5-8所示。

图5-8，凭证类别设置

在“凭证类别预置”对话框，用鼠标单击选择企业需要的凭证方式，然后单击“确定”即可。

需要注意的是，当设有收款凭证时，要定义限制科目，即借方必有“1001”或“1002”及其下属科目；付款凭证的贷方必有“1001”或“1002”及其下属科目。

2.结算方式设置 

该功能用来建立和管理用户在经营活动中所涉及到的结算方式。

它与手工财务结算方式一致，包括支票、银行汇票、银行本票、商业票据、委托收款、汇兑、异地托收承付、信用证、信用卡等结算方式，其中支票结算可分为现金支票结算、转账支票结算，商业票据可分为商业承兑汇票和银行承兑汇票，汇兑可分为信汇和电汇等。

结算方式最多可以分为2级。

结算方式一旦被引用，便不能进行修改和删除操作。

以用友ERP-U8财务软件为例，具体操作如下：

在“基础设置”界面选择“结算方式”选项，单击“设置”按钮，打开“结算方式”对话框，“结算方式”对话框中单击“增加”按钮，出现图5-9对话框，输入结算方式编码、结算方式名称，选择是否需要票据管理。

企业常用的结算方式有9种，如图5-9。

图5-9，结算方式设置

说明：

结算方式编码：

用以标识某结算方式。

用户必须按照结算方式编码级次的先后顺序进行录入，录入值必须唯一。

结算方式名称：

用户根据企业的实际情况，必须录入所用结算方式的名称，录入值必须唯一。

结算方式名称最多可录入6个汉字（即12个字符）。

票据管理标志：

用户可根据实际情况，通过单击复选框选择该结算方式下的票据是否要进行票据管理。

需要说明的是，在填制记账凭证时，借方或贷方输入银行存款明细科目时，系统要求选择结算方式、票号和发生日期，也可以按回车键忽略。

如图5-10。

图5-10，银行收付款凭证录入

5.2.5期初余额录入

会计科目设置完毕后，就需要输入明细科目的期初余额，进行试算平衡。

在初次使用用友ERP-U8财务软件时，需要将手工整理的会计科目的期初余额录入软件系统。

如果是在年初建账，则录入年初余额；如果是年中启用财务软件系统，需同时录入会计科目的借贷方累计发生额。

一般而言，只需录入最末级会计科目余额，上一级科目金额，系统会按照隶属关系自动生成。

1.基本账务数据的录入

一般会计科目的期初余额和累计借贷方发生额，可以在期初余额表中相应的最末级科目直接录入。

2.辅助账期初余额的录入

对于设置为往来核算、数量核算、外币核算、项目核算、部门核算的会计科目，在输入期初余额时，系统会同时要求录入辅助账期初数据。

对于往来核算项目，系统要求逐笔录入未结清账务的发生时间、经济业务内容、业务员、编号等信息，以供日后销账使用。

对于外币核算，以用友ERP-U8财务软件为例，第一行录入人民币，第二行录入外币；数量核算的会计科目，第一行录入金额，第二行录入数量。

辅助账期初余额的录入是在“期初余额录入”界面选择“期初余额”栏，然后用鼠标双击之，系统自动弹出辅助科目余额录入对话框，如图5-11。

图5-11，期初余额录入

在输入期初余额时，应注意以下要求：

1.只能输入最末级会计科目的余额，上级科目金额系统自动计算生成；

2.期初余额中显示为黄色的单元格，不能直接输入数据。

如把“应收账款”设置为客户往来，可以在相应区域双击左键，打开客户往来对话框，按客户输入账户的期初余额。

3.辅助核算的录入，要注意方法略有不同。

如客户、供应商往来核算，会计科目增加设为往来核算后，其客户会全部显示在应收账款科目下，其供应商会显示于应付账款项目下，直接输入即可。

5.3日常账务处理

账务处理系统的日常账务处理，主要完成凭证输入、凭证审核、凭证汇总、凭证记账、凭证输出等功能，通过这些处理过程，把会计凭证上的数据转移到流水账文件中去。

5.3.1会计凭证处理

记账凭证是电算化会计信息系统的数据来源，是登记会计账簿的依据，是账务处理系统的唯一数据来源，因此，必须保证处理的及时性和正确性。

1.填制会计凭证

⑴填制会计凭证的基本要求

①设置制单权限控制。

在填制会计凭证之前，首先要设置制单权限控制，即在“总账系统”界面单击“设置”菜单下的“选项”，打开“选项设置”窗口。

“选项设置”窗口单击“凭证”页框，单击选择“制单权限控制到科目”选项。

然后在“设置”菜单下单击选择“明细权限”，打开“明细权限”窗口，选择“制单科目权限设置”页框，打开“制单科目权限设置”窗口，在“制单人”下拉列表中选择操作员，在“待选科目”列表中选择相应的会计科目，单击“>”或“》”按钮，单选或全选待选科目