控制环境培训资料.docx
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控制环境培训资料
大庆油田有限责任公司
控制环境培训资料
内部控制项目组
二○○五年五月二十三日
前言
根据COSO内控整体框架，内控体系由控制环境、风险分析、控制活动、信息与沟通、监督五要素组成。
控制环境是内控体系的重要组成部分，是其它内控要素的基础，是有效实施内部控制的保障，直接影响着企业内部控制的贯彻执行，影响企业经营目标及整体战略目标的实现。
控制环境涉及公司各个层面和管理部门，是审计师测试评估的重点，控制环境的缺陷多数被视为实质性缺陷。
控制环境的内容与实际工作有着密切联系，虽然其多数内容与际一致，但是由于提法不同，个别内容比较生涩，容易产生误解。
为帮助公司各层次员工了解控制环境内容，做好制环境测试准备，项目组根据COSO内控框架，结合测试内容整理了《控制环境培训资料》，以供参考。
本资料分为三部分：
第一章控制环境基本知识，重点介绍控制环境概念、主要内容；第二章控制环境测试方法及测试内容，主要介绍审计师测试的方法和测试的具体内容，其目的是让大家对控制环境测试工作有所了解；第三章控制环境应知应会，主要分层面介绍公司各管理层面、各相关部门人员的应知应会，以便于相关人员作好充分准备。
由于时间紧迫，内容复杂，资料中难免会出现归纳不全、描述不准确等的问题，敬请大家给予批评指正。
内部控制项目组
二○○五年四月四日
第一章控制环境基本知识………………………………3
一、控制环境概念………………………………3
二、控制环境内容………………………………4
第二章控制环境测试方法和测试内容……………………11
一、控制环境测试方法………………………………11
二、控制环境测试内容………………………………11
第三章控制环境应知应会………………………………20
一、高管层人员应知应会……………………………20
二、中层管理人员应知应会…………………………23
三、一般管理人员和操作层员工应知会……………25
四、机关相关职能部室应知应会……………………26
第一章控制环境的基本知识
股份公司控制环境建设是由公司总部层面建立统一框架，各地区公司在此框架下进行细化和贯彻执行。
根据COSO内控框架和相关要求，控制环境建设共设计了包括诚信与道德价值观、提高员工工作能力、管理理念和经营风格、组织结构、权利和责任的分配、人力资源政策、反舞弊机制的建立等七大类25个条目61个控制措施。
目前，油田公司已按照股份公司要求完成了控制环境建设工作，并进行了试点测试，从试点测试情况看，部分人员对控制环境还不够了解，部分内容还没有很好地贯彻执行，需要进一步加强宣传和培训。
（一）、控制环境的概念
控制环境是一个企业的基调、氛围，它直接影响企业员工的控制意识。
控制环境是内控体系的重要组成部分，是其他内控要素的基础，是有效实施内部控制的保障，影响着企业内部控制的贯彻执行以及企业经营目标及整体战略目标的实现。
主要内容包括七个方面：
1.企业员工的诚信度和职业道德价值观
2.企业员工的工作胜任能力
3.管理层的管理理念和经营风格
4.组织结构
5.授权和职责分工
6.人力资源政策
7.董事会及审计委员会的关注和指导力度
股份公司项目组将上述七项划分为精神文明建设、企业组织结构、公司治理与监督三个方面：
1、精神文明建设，包括：
严格执行股份公司制定的员工道德规范。
规范岗位职责，建立员工职业培训和考核机制。
规范制度，明确职责，反映公司管理理念和经营风格。
2、企业组织结构，包括：
组织机构：
明确组织机构和职能，规范组织机构编制等管理工作。
权利和责任的分工：
根据企业需求设计现有公司管理授权制度体系，明确财务预算管理制度、价格管理权限、投资管理权限、人事任免权限、法律合同权限等，整理完善权限指引表。
人力资源政策：
建立和完善公司任用选拔、管理考核和激励监督等方面的政策。
3、公司治理与监督
董事会和审计委员会的职责是对管理层进行指导和监督，
职代会起民主管理和民主监督作用。
建立和完善反舞弊机制，接受上级部门监督，设立举报热线和检举程序，开展舞弊调查并进行整改，建立舞弊风险控制体系。
控制环境建设涉及公司各个管理层面和所有业务部门，其中总经理办、公共关系部、人事部、纪检监察部、财务资产部、企管法规部、工会等为主要负责部门。
（二）、控制环境基本内容
1.诚信与道德价值观
诚信和职业道德价值观是指企业倡导以诚实守信为基础的、较高标准的职业道德价值观。
诚信和职业道德价值观是“企业文化”的一部分，是控制环境的根本因素，影响着其他要素的设计、执行和监督。
一个企业有良好的职业道德价值观，对外可以树立企业形象，对内有利于企业的政策和控制系统更好的发挥作用，有助于防范即使最周全的控制系统也难以限制的行为，从而保证企业目标的实现。
审计师对于诚信与道德价值观的关注：
①道德准则的制定及推行
管理层应该向员工传达诚信与道德标准，并且必须不折不扣地执行它。
员工应该通晓和理解这些规定。
管理层应该在言谈和行动的方式中表现出对道德标准一丝不苟的遵循态度。
a.道德标准是全面的,针对利益冲突、非法或其他不当付款、反不正当竞争、内幕交易。
b.公司对道德标准进行有效地宣传推广。
c.员工知晓什么行为是可接受的,什么是不可以接受的,以及当遇到不当行为时应该采取的行动。
②“高层管理基调”的建立
“高层管理基调”的建立包括详尽的道德指导和在公司上下沟通程度的指导。
具体包括：
a.通过一言一行,在公司范围内传达一种对诚信与道德观的遵循。
b.职员感觉到被同仁敦促做正确的事情的压力。
c.管理层对存在问题的迹象适当地关注。
③与利益相关方的关系
管理层与员工、供应商、客户、投资者、债权人、保险公司、竞争对象和审计师等进行交往时，是否采用高的道德标准，并且要求其他人同样遵守道德标准。
具体包括：
与客户、供应商、雇员和其他相关方的日常业务建立在诚实和公允的基础上。
④违规处理
针对违反政策和道德标准的情况采取适当的措施，具体包括：
a.管理层对违规行为应进行回应。
b.对违规行为进行纪律处分，处理的原则和结果在公司上下进行传达。
c.员工确信如果违规要承担后果。
⑤公司对干预或逾越既定控制的态度
管理层对干预或逾越既定控制的态度，具体包括：
a.管理层就需要进行干预的情形和进行干预的频率制定方针。
b.管理层对控制制度的干预被适当地记录和解释。
c.明确禁止管理人员逾越既定控制。
注：
管理层干预是指为了合法的目的而偏离既定的规章和程序的行为。
当出现特殊的和非标准的交易和事件时，管理层的干预是合理的。
管理层的越权行为则是指为了不合法的目的而不遵守既定的规定和程序。
越权行为是明令禁止的。
⑥实现目标的压力
不存在不合理的绩效目标，特别是短期目标，工资与绩效目标实现的挂钩程度是合理的。
具体包括：
a.不存在偏激的奖惩制度，影响员工对道德标准的遵守。
b.升职和工资不能仅基于短期绩效目标的实现程度。
c.实施控制以减少以其他形式存在的诱惑。
2.胜任能力
胜任能力是指员工完成个人工作任务所需要的知识和技能，是内控有效运行的保证。
管理层应明确工作岗位所需胜任能力的水平要求，并将这些水平要求转变为工作岗位所需的知识和技能，即清晰的岗位职能描述。
审计师对于胜任能力的关注：
①岗位职责描述
管理层应当以正式或非正式的岗位描述，或其它方式分析并定义各岗位的具体工作任务，考虑员工履行工作中运用判断的程度和对该工作相应的监督程度。
②分析胜任工作所需要的知识和技能
管理层应分析并确定员工胜任工作所需的基本知识和技能，并有证据表明员工具备工作所需的基本知识和技能。
3.管理理念和经营风格
管理层的管理理念和经营风格是指管理层对各种风险、财务报告、数据处理、会计职能及人事管理等方面的态度。
例如，在现有可替代的会计准则的选择方面是保守还是激进，进行会计核算时是否遵循审慎性原则等。
审计师对于管理理念和经营风格的关注：
①业务风险的接受程度
公司接受业务风险的态度，包括：
a.在介入新业务前，是否在进行仔细的风险和收益分析后才采取行动。
b.是否经常介入特别高风险的业务，还是在接受风险方面非常保守。
②关键人员的更换频率
关键部门人员的更换频率，例如：
经营、会计和数据处理等部门。
具体包括：
a.管理层和监督层人员是否存在过高的更换频率。
b.关键岗位员工是否存在突然辞职，或辞职提前通知期较短的现象。
③公司对数据处理、财务报告等的态度
管理层对数据处理和会计职能的态度，以及对财务报告和资产安全可靠性的关注。
具体包括：
a.财务职能被认为仅仅是公司“计数中心”，还是被认为是公司各种各样的活动的控制中心。
b.所选用的会计准则是否追求财务报告利润最高。
c.如果会计职能为分散管理，单位负责人是否对报告结果签字确认。
d.基层单位的财务人员是否与总部的财务人员有工作汇报关系。
e.贵重资产，包括知识资产和信息被严格地保护，防止XX的接触。
④公司领导相互交流的频率
高级管理层和各级业务部门管理人员相互交流的频率，特别是在双方处于不同的地域时。
具体包括：
a.高级管理层经常访问分支机构及不同地区的下属机构。
b.经常召开公司或区域性的管理层会议。
4.组织结构
组织结构是为实现企业目标对企业活动进行规划、执行、控制和监督的架构。
合理组织结构不能太简单，否则不能充分地监督企业的活动，也不能太复杂，否则会抑制必要信息的流通。
企业可以根据自身的需要来确定其组织结构，可以是集权型，也可以是分权型，可以按产品或行业进行组织，也可以按地理位置或按某个分销或市场营销网络组织。
审计师对于组织结构的关注：
①组织结构适应信息流通和权利集中程度
公司组织结构的适当性，以及其提供管理活动必要的信息流的能力。
具体包括：
a.考虑公司经营业务的性质，公司的组织结构适当地集中或分散。
b.组织结构有利于信息的上传、下达和各业务活动间的流动。
②关键管理人员的知识和经验
关键管理人员具备执行相关职责的知识和经验。
具体包括：
负责的管理人员技能素质满足要求，具备执行其业务必备的知识、经验并接受适当培训。
③汇报机制的适当性
确立的汇报机制是有效的，能够保证管理人员获得与其责任和权限有关的信息。
经营活动的管理人员有与相关的高级管理人员进行沟通和交流的渠道通畅。
④组织结构变化的适应性
组织结构会在何种程度上随环境的变化而变化。
具体包括：
管理人员定期根据变化的业务或行业环境来评价公司的组织结构。
⑤职员人数足够
存在足够数量的雇员，特别是管理人员。
具体包括：
a.管理人员拥有足够的时间来有效地履行职责。
b.管理人员能够将工作分派给其下属，避免出现大量加班，以完成本可以由多名雇员完成的工作。
5.权利和责任的分工
权利和责任分工是指对企业经营活动的权限和职责进行分配、建立上下级报告关系和授权协议。
权限和职责分配需要考虑以下两点，一是授予的权力与要实现目标一致；二是如何保证所有人都能理解企业的目标，知道他或她的行动是如何相互关联并对实现企业目标作出贡献。
审计师对于权利和责任分工的关注：
①责任分配与授权
根据公司的目标、经营职能和监管要求，分配责任和授权，包括信息系统的责任和变化的授权。
具体包括：
a.职权和职责被授予公司内的员工。
b.决策的责任与其职权和职责相对应。
c.对员工进行授权和分配职责时，适当的信息被充分考虑。
②数据、会计等职员技能的充分性
数据处理和会计职能部门的员工应具备与企业规模、业务活动和系统相适应的技能水平。
具体包括：
从数量和经验两个方面考虑，公司拥有足够的员工以完成其职责。
③授权和责任分配的恰当性
授权和所分配的责任相吻合。
具体包括：
a.完成工作所需要的权力与高级管理人员参与的程度存在一个适当的平衡。
b.授予合适级别的员工纠正问题或实施改进的权力，并且此授权也明确了所需的能力水平和权力界限。
6.人力资源政策及实施
人力资源政策及实施的目标是保证企业能够招聘、留用具备胜任能力和值得信赖的人。
包括员工聘用、定岗、培训、晋升、薪酬等活动。
审计师对于人力资源政策及实施的关注：
①人力资源政策和程序
雇佣、培训、晋升和员工薪酬的政策及程序，具体包括：
a.现有人力资源政策和程序可以招聘并发展有能力、可信的人员，能够支持有效的内部控制系统。
b.对招聘和培训合适人员的关注程度是适当的。
②员工责任和目标
员工（包括新员工）应意识到他们的工作职责和公司对他们的期望。
③违规行为的纠正措施
对违背政策和程序的行为的校正，具体包括：
a.管理层对工作失职采取适当的措施。
b.有对违背政策的适当纠正行为。
c.员工应明白未照章执行的行为最终将被纠正。
④道德标准的遵从
人力资源政策与相应的道德标准一致，诚信和道德价值是员工评价的一项标准。
⑤核查候选人的背景
核查候选人的背景，特别要考虑公司不能接受的行为或活动，具体包括：
a.对频繁更换工作和职业背景相差很大的候选人要仔细核查。
b.雇佣政策要包括对犯罪记录的调查。
7、董事会和审计委员会
董事会和审计委员会的职责是对管理层进行指导和监督，影响着公司的“高管基调”，这对建立有效的内部控制是至关重要的。
董事会和审计委员会作用的发挥取决于其相对于管理层的独立性、董事会和审计委员会成员的经验和道德境界、其参与和监督企业活动的范围以及其行为的适当性。
另外，董事会和审计委员会与内部、外部审计师的沟通也十分重要。
（注：
董事会和审计委员会这点在股份公司总部考虑，地区公司不必考虑。
）
第二章
控制环境测试方法及内容
一、控制环境测试方法
控制环境测试中主要使用询问（访谈）、观察（查阅）和检查三种方式。
1、询问（访谈）
主要是与相关人员如：
部门负责人、相关岗位的人员，了解在公司环境建设涉及的制度？
这些制度是如何贯彻执行的？
组织的形式、方法和处理过程等内容，使测试人员对该部分的控制环境建设的完整、准确和相符性进行查核。
2、观察（查阅）
现场观察控制环境建设的有关内容是否按要求运行，是否符合控制要求，查阅有关的会议纪要、记录和相关的资料进行核对。
3、检查
抽样检查控制环境建设制度的落实情况，抽样总体是面向整个公司，不仅要在公司机关层面，还要包括所属单位。
样本抽取的数量根据样本总体和控制发生的频率进行抽取。
二、控制环境测试内容
对控制环境进行测试（不含董事会和审计委员会），为了避免重复测试或反复打搅访谈对象，股份公司内控项目组结合中油实际情况，将控制环境测试内容细划为道德认知、高管基调、信访举报机制和违规处理、组织结构、权力与责任分配、培训、业绩考核、人力资源政策、岗位职责描述九个方面，编制了九张测试表，具体测试内容如下：
1、道德准则
1）访谈油田公司总经理办、公共关系部相关岗位，确定公司是否按照《中国石油天然气股份有限公司高级管理人员职业道德建设四项制度》、《员工职业与道德建设制度》规定，进行了相关的宣传和培训。
2）审计师采用随机抽样的方法，分别抽取公司高管层人员、中层管理人员、一般管理人员以及操作层员工若干名，了解其对职业与道德规范的认知渠道和认知程度，访谈的具体问题包括但不局限于以下四点：
✓您了解公司的职业与道德规范的具体内容吗？
能不能列举几个方面？
（列举不少于三个方面内容）
✓您从哪些渠道了解到这些信息？
是参加过培训还是有学习教材？
✓您是否有公司统一印发的道德规范单行本？
✓您在公司中是否感觉到压力，这些压力主要来源于那些方面？
是否有来源于同事之间的压力？
3）查阅会议纪要/培训纪录/培训资料，确定公司是否按照《员工职业与道德建设制度》规定，进行了相关的宣传和培训。
2、高管基调
测试方法主要是访谈公司高管层人员，审阅相关制度和文档记录，具体内容：
1）对诚信与道德观的理念，是否在公司范围强调诚信与道德行为的重要性，具体方式如何？
怎样在公司范围内传达管理层对诚信与道德的遵循？
领导干部廉洁自律检查的具体程序及结果；对存在问题的迹象是否予以关注，具体体现？
2）是否对干预或越权的情形进行关注？
有没有提出具体要求？
有没有进行记录？
同时，查阅相关规定，审核其内容是否包含明确禁止管理人员越权的规定以及对于何种情况下需要干预以及干预的频率及记录的具体要求。
取得并审阅公司对与管理层干预和越权行为的记录，确定对于干预的原因是否有合理的解释，对于越权行为是否有相应的处理。
3）公司介入新业务之前（例如：
油库加油站网络建设，进入新市场等等），有没有进行风险评估和收益分析？
方式如何（哪些部门，哪些人员参与风险分析、评估和决策）？
4）公司领导是否定期走访调研基层单位，及走访调研的主要工作内容及成果。
5）询问职工代表大会及合理化建议的组织实施情况。
3、信访举报机制和违规处理
1）访谈监察部负责人员，并查阅相关文件制度，以获得对公司信访举报机制的理解:
✓公司的信访举报渠道是否和股份公司一致？
是否设立了自己的信访举报热线或其他举报渠道，具体电话和渠道是什么，由谁负责受理？
✓是否建立了相应的处理程序？
对举报事项的具体调查程序和处理程序如何？
✓是否对员工和外部第三方进行宣传？
✓信访举报情况的汇报渠道是怎样的？
✓公司是如何评价信访举报渠道的有效性的？
（例如进行统计分析/开会讨论/或其他形式等）
2）取得公司最近一年度信访举报统计数据及结果分析，确认：
✓员工是否知道并使用信访举报渠道进行举报？
✓外部第三方是否知道并使用信访举报渠道进行举报？
✓公司是否按照规定对信访举报事项进行调查处理？
3）对信访举报案件的受理、调查和处理过程进行穿行测试：
抽取具体的信访举报案件，查阅相关文档记录，确定公司对信访举报案件进行了正确的调查和处理。
4）抽样访谈员工，员工包括高层管理人员、中层管理人员、一般管理人员以及操作层员工，访谈内容主要是：
✓你认为公司是否鼓励全体员工和合作方检举所获知或遇到的违规行为？
✓如果您想举报，您知道举报的方式吗？
✓如果外部第三方想举报，他们知道举报的方式吗？
✓如果违反公司规定，会受到什么样的处理？
5）查阅《中国石油天然气股份有限公司劳动合同管理暂行办法》及公司其他相关政策，了解公司针对员工违规处理的程序有何依据。
6）取得最近一年度公司对于员工违规处理的记录及对重大违规事件的案例剖析及警示教育宣传的记录。
✓确认公司管理层是否对违规行为进行相应的处理？
✓处理的原则是否一致？
✓处理的结果是否在公司上下进行了传达？
4、组织结构
1）取得公司的组织结构现状图，确认公司的组织结构图是否与公司当前的组织结构一致。
2）访谈人事部组织机构编制管理岗位员工，审阅《中国石油天然气股份有限公司公司机构编制管理暂行办法》，询问机构编制管理的程序和实施状况：
✓公司如何确定机构设置及人员编制？
✓您认为公司现有组织结构是否能够适应外部环境的变化？
✓是否定期评价组织结构的合理性？
✓近一年是否对组织结构进行调整？
3）获得近一年对组织结构进行评价的会议记录，以确认公司定期对组织结构进行评价,评价考虑的要素有哪些？
是否考虑了以下要素：
组织结构是否符合公司的经营目标、策略及远景规划；权责分配的适当性；交易的纪录及资产保管的适当性；信息沟通的适当性。
4）如果进行了组织结构调整，对组织结构调整的情况进行穿行测试：
审阅先期调研论证、专项请示报告及处理意见、总裁办公会或董事会决议、以及批复意见等。
5）从人事部门获取《中国石油天然气股份有限公司劳动定员定额标准化管理暂行办法》、《油气田、炼化地区公司机构设置规范》、《中国石油天然气股份有限公司关于领导班子职务设置和职数管理的暂行规定》，确认公司是否有组织机构和相关岗位的设置标准。
6）查阅定期分析员工队伍结构和总量状况的会议记录，确认人事部是否定期分析员工队伍结构和总量状况。
如：
人事部xxxx（频率）分析员工队伍结构和总量状况。
7）获得年度员工总量控制计划，了解实际员工的人数，以确认是否符合总量控制计划。
8）抽样访谈员工，确认员工人数的充足性，访谈的内容包括：
✓您认为您的工作是否饱满？
✓您是否有足够的时间完成工作？
是否经常加班？
如果是请问经常加班的原因是什么？
是否与公司的定员定额管理有关？
您认为应该如何解决？
5、权利和责任分配
1）确认公司业务授权权限指引表是否与岗位职责描述一致，是否恰当的反映了公司当前部门及岗位的业务权限分配。
2）访谈（企管法规部）相关人员，了解公司权利和责任的划分依据是什么？
经过什么样的程序？
由谁进行审批？
如何保证权限责任的分配的合理性以保证履行职责（权利和责任是否平衡）？
审阅相关的证据。
3）与信息和财务两个部门的经理访谈，了解本部门人员的数量和经验是否满足工作需要，访谈内容包括:
✓您所管辖部门的员工数量是否充足？
✓您所辖员工是否具备胜任工作的基本技能？
✓您所辖员工是否有足够的时间完成其工作职责？
✓是否经常加班？
✓加班的原因是什么？
4）访谈人事部门经理，了解人员流动的情况，访谈内容包括：
✓公司的人员流动频率如何？
✓对人员流动情况是否进行了统计分析，并关注：
a）是否有大量的管理或监督人员的变更；
b）关键岗位员工是否突然辞职，或是否有辞职提前通知期较短的现象。
✓您认为公司的人员流动是否可以接受？
6、培训
1）向人事部门xxx岗（管理岗位）询问了解培训的程序。
了解：
✓是否执行股份公司制定的《中国石油天然气股份有限公司员工教育培训工作暂行规定》等相关规章制度？
公司是否制定了相应的实施细则？
✓针对那些人员进行培训？
✓公司员工接受培训的频率？
分类说明：
如：
xxx（哪类人员）xxx（每年/每3年/等）接受培训。
✓公司是否对培训形成书面纪录？
2）抽查培训记录，了解员工近一年参加培训的情况，审查“培训记录”的具体内容，是否与履行其职责的知识和技能（如业务、技能培训等）有关。
3）抽样访谈员工，了解参加培训状况，访谈内容包括：
✓您在近一年是否参加过公司组织的培训
✓培训的内容是什么？
是否与履行其职责的知识和技能（如业务、技能培训等）有关。
4）抽查管理者近一年参加培训的记录、以及挂职锻炼的文件资料等，审查公司对管理者培养的实施状况。
5）抽样访谈新员工的岗前教育培训情况，访谈内容包括：
✓您在上岗前是否接受了岗前教育培训？
✓培训的主要内容都包括什么？
是否与岗位要求的基本技能素质有关。
✓培训结束后您是否了解自己的岗位职责？
6）抽取部分近一年招聘的新员工的培训记录，了解其上岗前是否接受了岗前教育培训，以及培训内容是否与岗位要求的基本技能素质有关。
7、业绩考核
1）审阅《总裁班子成员业绩考核办法》、《中国石油天然气股份有限公司高级管理人员业绩考核办法》、《中国石油天然气股份有限公司中层及以下管理人员业绩考核指导意见》和《中国石油天然气股份有限公司操作服务人员绩效考核指导意见》等制度，了解中石油业绩考核相关制度要求；确定业绩考核是否存在对道德准则遵守情况的评价要求？
2）访谈人事部主管，了解业绩考核的具体操作流程：
✓公司平时如何开展绩效考核工作的？
形式和频率如何？
业绩考核的结果和薪酬、晋升等的关系？
✓目前的绩效考核体系执行效果如何？
员工对此的反映程度如何？
3）抽样审阅员工考核纪录，审查具体内容：
✓是否按规定进行考核？
✓是否有对员工诚信和道德价值评价标准存在的证据？
✓业绩考核的兑现是否符合制度规定？
4）与不同级别（高管、中层和一般管理人员）的人员分别访谈，讨论其薪酬与目标实现的相关程度，对实现目标的压力感受等，访谈内容包括:
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