供应商入库管理实施细则.docx
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供应商入库管理实施细则
体系名称
采办管理
编码
LG-01-03-01
版本号
2013-01
供应商申报及入库管理实施细则
公司名称
开发有限公司
批准人
职务
总经理
批准依据
供应商管理制度
发布文号
发布文件名称
发布日期
生效日期
1目的
严格执行《中国海洋石油总公司供应商管理办法》和有关规定，规范中海油海西宁德工业区开发有限公司（以下简称“公司”）的供应商申报及入库管理活动。
2适用范围
本细则适用于公司机关及所属各单位，包括公司直接或间接持有超过50%股权或在董事会（或类似管理机构）享有多数表决权的有限责任公司、股份有限公司、合资企业、合作企业、合伙企业等以及公司和前述企业设立的分公司、项目组、代表处、办事机构等分支机构。
参股项目公司的工程和服务及物资采办活动可参照本细则执行。
3编制依据
3.1《中国海洋石油总公司采办管理制度》，LG-01，2010，总公司。
3.2《中国海洋石油总公司供应商管理办法》，LG-01-02，2010，总公司。
3.3《中海油海西宁德工业区开发有限公司采办管理规定》，LG-01，公司。
3.4《中海油海西宁德工业区开发有限公司供应商管理办法》，LG-01-03，公司。
4释义
4.1除非明确另有其他解释，本细则下述词语的解释定义为：
4.1.1总公司
指中国海洋石油总公司。
4.1.2公司
指中海油海西宁德工业区开发有限公司
4.1.3业务部门
指公司机关主管具体业务，在采办活动中的供应商管理实施部门
4.1.4所属单位
指公司各业务部门及公司所属的全资或控股子公司、分公司、事业部、项目组（项目公司）。
4.1.5供应商
指经总公司或公司审查认定，具备向公司或所属单位提供货物、工程和服务能力的法人、其他组织或者自然人。
4.1.6临时供应商
指未在供应商库中，因采办业务需要，被邀请参与采办活动的供应商及一次性供应商。
4.1.7备选供应商
指通过考察、评审、审批后进入公司二级供应商库且未达到合格供应商条件的供应商。
4.1.8合格供应商
指备选供应商在合作后（仅指合同关闭后）的考核中信誉、供货/服务质量、供货金额/服务收费及售后服务等各项指标满足入库要求的供应商。
4.1.9一级供应商库
指由总公司建立及管理的供应商库，库内供应商适用于总公司及其所属单位。
4.1.10二级供应商库
指由公司建立及管理的供应商库，库内供应商包括备选供应商及合格供应商，均适用于公司及其所属单位。
4.2上述词语的定义和解释仅限用于本细则的解释。
5职责分工
5.1采办委员会
采办委员会主任由公司总经理担任，固定成员由公司总经理、法规商务部主管领导及法规商务部总经理组成，其他成员视具体项目的业务性质由业务部门主管领导及业务部门总经理等人员组成。
采办委员会秘书由法规商务部总经理担任。
采办委员会职责包括：
a）为公司总经理提供决策支持；
b）负责对供应商入库、清理、考核评价结果的审批。
5.2供应商管理小组
固定成员为法规商务部采办和供应商管理人员，其他成员视具体项目的业务性质由业务部门经办人等人员组成。
供应商管理小组职责包括：
a）负责对新增供应商进行审核；
b）负责对在用供应商年度评价进行评审；
5.3法规商务部
法规商务部根据各业务部门/所属单位的反馈，向总公司定期报送供应商履约情况。
对发生违规行为的供应商，在公司范围内作出违规处理，并及时向总公司反馈。
积极配合、参与总公司组织的对供应商的评估和考核工作。
5.4业务部门/所属单位
各业务部门/所属单位负责对本单位供应商实施跟踪，以月报形式定期向法规商务部反馈供应商在采办过程中的履约情况。
配合、参与法规商务部组织的对供应商的评估和考核工作
6工作内容与程序
6.1申报供应商的基本要求
6.1.1申报新增备选供应商的基本要求
a）原则上，当总公司一级库和公司二级库内的供应商不能满足业务需求时，所属单位才可根据生产经营项目的实际需要申请新增备选供应商。
b）公司鼓励各所属单位申报优质供应商。
6.1.2申报新增合格供应商的基本要求
原则上，新增合格供应商应为满足如下任一条件：
a）为公司组织的项目招标的中标单位，在招投标及合同履约过程中表现良好，无任何投诉或违约情况发生，合同完整履行并关闭后该年度内通过供应商年度考核评价；
b）连续3年（自首个合同签署日起计）参与公司组织的非招标采办项目并完整履行合同2项以上（含），在采办过程及合同履约过程中表现良好，无任何投诉或违约情况发生，第2项合同完整履行并关闭后该年度内通过供应商年度考核评价。
6.1.3申报临时供应商的基本要求
6.1.3.1临时供应商申报是为满足公司生产经营需求、确保工程、服务、物资供应的一种补充方案。
6.1.3.2因采办业务需要，由所属单位提交资格审查文件，经法规商务部审查通过，并由公司采办委员会批准后方可被邀请参与采办活动。
临时供应商可根据项目需求随时申报。
6.2新增供应商的审查批准
6.2.1新增备选供应商的审查批准
6.2.1.1申报新增备选供应商时，所属单位应要求供应商按规定格式和要求填写《公司供应商注册问卷及审批表》并按要求提交加盖公章的相关资质文件清晰影印件。
所属单位负责对推荐单位申报的供应商资质和主营业务等进行实质性审查核实（包括必要的实地调研），按照规定格式和要求，规范填写《公司新增供应商申报表》，申报表由所属单位的负责人和主管领导审查并签字确认后，报法规商务部。
所申报供应商当前资质、能力及其他各项数据的真实性由所属单位负责。
6.2.1.2法规商务部负责对新增备选供应商做形式审查，组织相关部门进行评价并负责将批准后的新增备选供应商录入二级备选供应商库。
6.2.1.3被邀请参与公司招标项目的未中标临时供应商，无价商务标和技术标部分合格（或得分为上述两部分合计分值的60%以上），经复核无误可直接进入二级备选供应商库。
6.2.1.4新增备选供应商，原则上于每年6月和12月由法规商务部集中审查，经审查合格报公司采办委员会批准。
6.2.2新增合格供应商的审查批准
6.2.2.1新增合格供应商时应满足本件6.2.1.1款条件。
6.2.2.2法规商务部组织相关业务部门对潜在合格供应商进行考核评价，并将考核评价结果上报公司采办委员会批准。
6.2.2.3新增二级库合格供应商由法规商务部根据年度供应商考核评价审批结果统一于该年度6月末和12月末对通过考核、满足条件的合格供应商进行入库管理。
7附则
7.1本细则由公司风险管理办公室负责组织解释。
7.2本细则自发布之日起生效。
【正文结束】
附件一《公司供应商注册问卷及审批表》
附件二《公司新增供应商申报表》
附件三供应商入库流程
附件四供应商入库流程内控活动列表
附件一
中海油海西宁德工业区开发有限公司
供应商注册问卷及审批
企业名称：
法定代表人：
日期：
一、供应商基本信息（供应商填写）
企业名称
企业地址
法定代表人
与海油系统公司合作时间（年限）
经营范围
法人代表人
企业性质
行业类型
员工人数
工商登记号
注册资本
开户行
银行账号
联系人
电话/传真
通讯地址
邮政编码
企业网址
E-mail地址
企业公章（盖章）：
法定代表人签名：
联系人签字：
企业合同专用章（盖章）：
法人代表签字：
合同授权签订人签字：
二、资质能力（供应商填写相应内容）
序号
公司资质
具备情况
审核内容（开发公司评审人员填写）
1
营业执照
□有（提交）□无
□已进行年度检验□暂未进行年度检验
2
税务登记证
□有（提交）□无
3
组织机构代码证
□有（提交）□无
□已进行年度检验□暂未进行年度检验
4
行业从业资质（施工/服务）
资质1：
资质2：
□有（提交）□无
□无需提供
□特级□一级□二级□三级
□甲级□乙级□丙级□丁级
□特级□一级□二级□三级
□甲级□乙级□丙级□丁级
□满足需要
□不满足需要
□无需提供
5
生产许可证
□有（提交）□无
□满足需要□不满足需要□无需提供
6
安全生产许可证
□有（提交）□无
□满足需要□不满足需要□无需提供
7
特种行业证书
□有（提交）□无
□满足需要□不满足需要□无需提供
8
授权代理证明（代理商）
□有（提交）□无
□满足需要□不满足需要□无需提供
序号
管理文件
制度情况
审核内容（开发公司评审人员填写）
1
组织机构
□有（提交）□无
□完备□一般□简单
2
质量、安全管理体系
□有（提交）□无
2
生产管理规章制度
□有（提交）□无
□完备□一般□简单
3
安全管理规章制度
□有（提交）□无
□完备□一般□简单
4
质量控制规章制度
□有（提交）□无
□完备□一般□简单
5
产品认证证书
□有（提交）□无
□满足需要□不满足需要□无需提供
6
检验报告
□有（提交）□无
□满足需要□不满足需要□无需提供
序号
财务状况
提供情况
审核内容（开发公司评审人员填写）
1
三年财务现金流量表
□是（提交）□否
□经营状况良好□经营状况不佳
2
三年财务资产负债表
□是（提交）□否
□经营状况良好□经营状况不佳
3
三年财务损益表
□是（提交）□否
□经营状况良好□经营状况不佳
序号
承揽能力
提供情况
审核内容（开发公司评审人员填写）
组织机构一览表（见后）
□有（提交）□无
□满足需要□不满足需要
1
生产/施工设备一览表（见后）
□有（提交）□无
□满足需要□不满足需要
2
检验检测检测设备一览表（见后）
□有（提交）□无
□满足需要□不满足需要
3
办公、加工制造场地一览表
□有（提交）□无
□满足需要□不满足需要
4
物资仓储场地一览表
□有（提交）□无
□满足需要□不满足需要
填表人：
总经理确认：
注：
需提供上述项目的相关证明材料（内容应清晰明了、排列有序，标注页码、便于查询）
三、组织结构（供应商填写）
内部组织结构图
四、业绩能力（供应商填写）
近3年中海油系统内主要业绩
客户
产品/服务
主要项目
交易金额
数量/规模
客户评价
合作年限
备注
附业绩证明材料，如中标通知书、合同协议书或工程竣工验收证明文件等相关资料
近3年中海油系统外主要业绩
客户
产品/服务
主要项目
交易金额
数量
客户评价
合作年限
备注
附业绩证明材料，如中标通知书、合同协议书或工程竣工验收证明文件等相关资料
五、专业、技术人员一览表（供应商填写）
序号
姓名
性别
年龄
职务/职称
专业
毕业院校
持有证书
工作年限
（贸易商、代理商可不填）
填表人：
总经理确认：
六、
生产/施工设备一览表（供应商填写）
序号
设备名称
规格型号
数量
制造商
产地
购置时间
是否投保
目前状况
有效日期
（贸易商、代理商可不填）
填表人：
总经理确认：
七、检验、检测及监测设备一览表（供应商填写）
序号
设备名称
规格型号
数量
制造商
购置时间
精度
计量等级
设备校验方
有效日期
（贸易商、代理商可不填）
填表人：
总经理确认：
八、办公、加工制造、存储场地一览表（供应商填写）
序号
场地地址
场地性质（自有/租赁）
占地面积
配套设施情况
有效期（租赁）
备注
填表人：
总经理确认：
九、健康安全环保资格调查表（供应商填写）
基本信息
1.公司名称：
电话：
传真：
公司地点：
E-Mail地址：
通讯地址：
邮编：
2.管理层
总经理：
电话：
副总经理（负责作业安全）：
电话：
公司总人数：
3.贵公司运营了多少年？
（自以目前工商注册公司名称开始计）
4.母公司名称：
地址：
电话：
传真：
通讯地址：
邮编：
5.本表填写人：
填写日期：
联系电话：
公司安全主管领导确认签字：
公司盖章：
组织
6.经营形式：
私营企业口/集体企业口/国有企业口/其它
7.提供公司安全管理组织机构图
8.提供组织机构中最高领导层、安全主管人员、现场作业负责人的安全环保职责以及负责健康安全环保工作人员的资历。
9.提供能满足其经营活动，政府或行业所要求的企业资质证书扫描件。
业务
10.在中海油海西宁德工业区开发有限公司范围内主要经营类别描述（不应超出工商注册内容范围）：
11.列出在贵公司服务范围内，通常要分包给其它承包商的项目：
健康安全环保事件（过去3年贵公司发生事故事件）
事故类别
事故地点
时间
主要原因
职业伤害
经济
损失
死
重
轻
12.过去3年贵公司发生安全相关事件
险情或未遂事件
环境事件
安全事故事件
与安全有关的财产损失
职业病
数目（起）
13.说明过去3年中贵公司获得的健康安全环保方面的奖励：
健康安全环保管理
14.健康安全环保管理体系是否获得国家资质机构的认证？
是口（请提交）否口
贵公司健康安全环保管理规定是否能够在签定合同后按照业主要求调整修订？
是口否口
A．政策↘
贵公司是否有健康安全环保政策并以文字形式予以承诺？
是口（请提交）否口
15.贵公司如何组织实施健康安全环保政策和程序？
简述：
B．基本管理↘
16.贵公司是否有识别、评估及控制作业环境中危险的方式或规定？
是口（请提交）否口
（若在体系文件中应指明）
17.贵公司是否有面向全体作业人员的健康安全环保指导和应急反应计划的规定？
是口（请提交）
否口
18.贵公司是否有控制分包商健康安全环保行为的程序？
是口（请提交）否口
19.贵公司是否有安全例会制度和班前会制度？
是口（请提交）否口
20.贵公司是否有安全问题上下沟通的程序？
是口（请提交）否口
C．应急反应计划↘
21.贵公司是否有自已的应急计划还是执行业主的应急反应计划？
（1）如有自已的应急计划请提交并说明如何与业主应急计划衔接）
（2）如果执行业主的应急计划，如何安排使作业人员周知？
（提交说明）
22.贵公司是否有应急演习制度？
是口否口
如有，请提交，包括说明多长时间一次，和上次演习的记录。
D．事故报告程序↘
23.贵公司是否有报告、调查处理、跟踪和交流事故、险情或职业病的程序？
是口（请提交）否口
24.对重要报告和重大事故，贵公司总经理的职责是：
E．培训↘
25.岗位培训和健康安全环保培训↘
（1）贵公司员工是否都经过其岗位技能、安全防护设施使用方面的培训？
是口否口
（2）特种作业人员和国家要求持资质证明上岗的人员是否获得相应的上岗证书？
是口否口
（提供这类作业人员名单，类别及证书扫描件）
26.新（雇用）员工或换岗人员健康安全环保指导培训↘
（1）贵公司是否有针对新（雇用）员工或换岗人员的岗位健康安全环保指导培训规定？
是口否口
（2）该规定是否提供下述内容的教育给↘：
新、雇、换岗员工管理者
●健康安全环保惯例是口否口是口否口
●安全管理是口否口是口否口
●安全会议是口否口是口否口
●应急计划是口否口是口否口
●急救是口否口是口否口
●事故报告与调查是口否口是口否口
●火灾预防与消防是口否口是口否口
●风险管理是口否口是口否口
27.是否所有的培训内容都有文字教材或指南？
是口否口
F．检查与审核↘
28.贵公司是否有健康安全环保检查程序？
是口（请提交）否口
29.贵公司是否有健康安全环保程序审核制度，包括审核类型、频率、人员和发现缺陷的处理？
是口（请提交）否口
30.贵公司如何处理由业主按合同对贵公司作业进行检查或审核中发现的缺陷？
31.近3年搞过什么审核？
提交审核类型、审核者、结论
G．安全分析↘
32.贵公司以前所做项目中是否进行安全分析？
是口否口
是有书面的安全分析规定吗？
是口否口
33.提交一个项目所进行的安全分析案件（简述）
H．分包商管理↘
34.贵公司是否向其分包商提供健康安全环保政策和程序，并要求其执行？
是口否口
如是，如何使分包商执行其健康安全环保政策和程序？
（简述）
35.是否有选择分包商的健康安全环保程序？
是口（请提交）否口
36.是否有监督管理和评估分包商的程序？
是口（请提交）否口
37.作业期间，贵公司如何对分包商人员进行安全教育？
说明：
38.作业期间，贵公司对危险作业是否实行审批制度？
是口（请提交）否口
I．设备与材料↘
39.贵公司是否有采办设备与材料时的健康安全环保要求？
是口否口
40.贵公司是否按法规要求定期和不定期检查作业设备？
是口否口
41.贵公司是否按法规要求维护作业设备？
是口否口
42.各类检查与维修是否保存有记录？
是口否口
J．劳动保护↘
43.贵公司是否为其员工提供了适合的个人防护用品？
是口否口
44.是否有检查与维护个人防护用品的程序？
是口（请提交）否口
应提交的资料与文件说明
汇总上述应提交的内容，在提交的各项资料前注明上述相对应的序号（如提交个人防护用品检查与维护程序，其序号是44）。
所有资料应整洁明了，排列有序，便于查询。
十、审核评分（开发公司填写）
序号
考察内容
分值
评价内容
评价得分
评价人
备注
1
公司资质
10
资质证齐全，满足审核内容得10分；缺一项扣2分
2
管理文件
10
管理体系、程序齐全得10分；缺一项扣2分
3
财务状况
5
1财务状况良好得5分；
2财务状况一般得3-4分；
3财务状况差得1-2分。
4
技术能力、专业技术情况
20
（1）人员构成合理，专业技术人员比例大，均取得专业技术资质，实力强，得17-20分；⑵工程技术人员、专业工种占50%且主要人员取得专业技术资质，有一定技术实力，得12-16分，其它得11分以下。
设备设施情况（若有）
20
（1）设备设施齐全，满足项目使用，保养较好，得17-20分；⑵设备设施情况良好，基本满足使用，得12-16分，其它得11分以下。
5
历史业绩
10
⑴三年业绩良好，市场份额较大，年均业绩超过本项目规模5倍以上得10分；⑵三年业绩良好，年均业绩超过本项目规模3倍以上得6分以上；⑶三年业绩一般，得6分以下。
6
HSE现状
10
⑴运行良好，三年内未出过安全及环境事故得10分；⑵三年内有较小安全环境事故，无死亡事件且未造
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