新版费用管理制度.doc

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费用管理制度

第一章总则

第一条为了加强公司费用开支管理，规范报销行为,根据国家有关法律、法规，结合实际情况特制定本制度。

第二条本制度的费用是指个人在办理公司业务时支付的费用（如：

差旅费、市内交通费、业务招待费、邮寄费、通讯补贴）及公车费用等。

第三条不得用于报销费用的情形：

1、全员私人化费用不得报销，能证明该费用是因公发生的除外。

2、虚构业务、变造发票等不正当行为炮制的费用不得用于报销，否则一经查实，公司一律按涉及金额的十倍予以惩罚。

3、办理公司业务时违反法律、法规、规章导致的罚金、罚款支出不得报销，特别紧急情况下的应急处理（如违章停车）造成的罚金、罚款可由公司领导酌情处理。

4、在处理公务时，对于行为不当可能造成危害公共安全的行为（如闯红灯）导致的一切后果在任何情况下都不得报销损失费用。

第四条公司所有费用报销时均须提供合法有效票据，具体包括发票、财政票据、境外签收单据等。

第五条本制度仅对列举的费用做了具体规定，对于未列举的费用由财务部参照本制度执行。

第六条本制度适用于公司全体人员。

第二章审批制度

第七条费用审批原则：

分级负责、层层把关。

各部门主管负责本部门人员业务费用真实性、合理性的审查；分管领导（如有）负责对业务情况进行总体审查；财务审核业务费用合规性、票据合法性等；总经理负责报销费用的最后审批。

第八条费用报销流程：

报销人填写报销单→报销部门主管审核→分管领导审批（如有）→财务审核→总经理审批→出纳结算。

第三章列举的费用管理规定

第九条差旅费

差旅费包括城市间交通费、市内交通费、住宿费、餐饮补助、其他费用等。

城市间交通费、市内交通费、住宿费及其他费用在规定标准内凭发票报销，餐饮补助实行定额包干。

（一）城市间交通费

1、出差人员要按照规定等级乘坐交通工具，凭票报销城市间交通费。

未按规定等级乘坐交通工具的，超支部分自理。

2、出差路途较远或出差任务紧急的，经单位领导批准方可乘坐飞机，报销时先由总经理在机票背面签字同意。

3、不同级别的人员一同出差可选择享受高级别的交通工具待遇。

4、自驾私家车出差的，车贴按0.7元/公里计算，足额贴加油票报销。

过路过桥费凭票据实报销。

5、业务员出差须完整记录行程明细，自驾车出差的，还需填写过路过桥费金额，并主动向销售部门报告行车公里数。

（二）市内交通费

1、出差地区域内交通方式包括乘坐公交车、地铁和出租车。

公司鼓励优先乘坐公交车和地铁交通工具，在报销时凭发票给予实报实销。

2、报销出租车费用时，需列明出行记录，说明对方单位\人员、事由。

3、对于审核发现出租车发票号码连号（发票号码从倒数第三个至第一个区间相同、最后两位数间隔50以内的为连号），且无合理解释的，直接核减连号发票的十倍金额作为诚信处罚。

4、自驾车出差的，原则上不再报销市内交通费。

（三）住宿费

1、住宿费实行住宿标准总额控制，出差人实际住宿费总额超出住宿标准总额的部分不予报销。

2、报销住宿费时须提供足额且当地的住宿发票。

否则以50元/天包干额度计算，按较大金额的报销住宿费。

（公务员出差定额包干费为80元/天，含餐饮费）

3、本制度住宿费标准为一个标准间的费用。

同性两人同行出差住一个标准间，副总经理级及以上人员提倡住一个标准间。

4、出差到北京、上海、广州、深圳、天津五个一线城市的，住宿标准增加50元/天；出差到杭州、南京、济南、重庆、青岛、大连、宁波、厦门八个二线经济发达城市的，住宿标准增加30元/天。

（四）餐饮补助

1、餐饮补助按出差天数实行定额包干30元/天。

半天统一按20元标准给予补助。

2、出差天数原则上以车船（机）票出发时间计算，十二点之前出发的当天按一天计算，十二点之后出发的当天按半天计算。

不能证明实际出发（返回）时间的，统一分别按半天计算。

出差当天往返的视情况而定。

3、出差在40公里以内（含市内），不享受餐饮补助。

4、出差期间宴请客户的，需连同差旅费一起报销。

同时按10元/次扣减当天的餐饮补助。

（五）出差费用标准

注：

城市间交通费、住宿费均为费用上限，确需超标的须履行报批手续。

（六）报销期限要求

出差人员应在返回公司后七个工作日内办理报销手续。

超过规定期限的，按超过天数处以10元/天的罚款。

第十条市内交通费

参照差旅费的市内交通费规定执行。

第十一条业务招待费

（一）招待申请

1、公司严格控制招待经费开支，总经理以下级别管理人员招待前必须事前请示公司领导。

2、招待实行谁主张谁申请的原则。

本部门职责内业务原因的招待由部门内人员填写招待申请单，公司层面招待由行政统一填写招待申请单。

3、业务人员原则上不允许私自招待客户，特殊情况须报销售部门负责人和总经理同意后方可。

4、因公原因的工作简餐标准接待（标准30元/人内，人数不超过10人），实行简易报销流程。

即报销时先由公司部门负责人签字，财务审核后交总经理签批。

（二）招待规格

1、出于商务礼仪考虑，招待双方人员最高级别需对等。

如对方部长级别，我方也需派部长级别人员参与。

2、招待双方人员数量限制。

客户来公司拜访的，原则上我方接待人数不应超过客户人数。

3、对于客户主动要求来司考察或参加公司展会，业务员应合理评估客户成交意愿，并事先汇报公司领导，对于缺乏诚意的客户应委婉拒绝。

4、对于擅自做主或未执行招待费有关规定的，公司不予承担额外的费用。

（三）费用标准：

第十二条邮寄费

1、私人物件的邮寄费不得列入公司结算单报账，一经发现，扣罚其邮寄费十倍金额作为诚信罚款。

2、报销邮寄费时，需要附邮寄详单和发票。

第十三条通讯补贴

1、员工的手机费用的报销采用与岗位相关制，即依据不同岗位根据员工工作性质和职位不同设置，标准如下：

2、具体执行公司制定的《员工通讯补贴标准清单》。

3、享有通讯补贴的员工于每月第二周的报销审核日将上月电话费发票粘贴好走报销流程。

手机交费发票不得用于报销。

4、销售、市场及售后部门一线员工的通讯补贴直接计入工资按月发放，其余享有补贴人员凭票报销形式发放。

第十四条办公用品、低值易耗品费用

1、此类费用正常由公司集中购置,并指定专人负责。

2、各部门应在每月25日前填制本部门下个月的物品申领计划并给部门负责人签字，交至办公室统一购买。

3、员工因公需要临时购买的办公用品或工具等，可由部门负责人同意后购买。

如购买的物品为非一次性工具的，报销时需提供入库单连同发票报销。

如购买的属于公与私难以区分的可娱乐性电子产品（手机、IPAD、相机、望远镜等），报销时需行政确认使用状况（领用登记簿原件行政留存日后清查）。

4、行政应针对可娱乐电子产品的使用情况建立管理台账，保证每年清查一次。

对于中途离职人员要做好使用资产移交方可办理离职手续。

第十五条公务车费用管理

1、公司车辆由行政驾驶班组统一管理，具体车辆调度由行政主管负责安排。

车辆加油卡由行政主管负责管理。

2、公司车辆使用前，需登记车辆使用记录。

3、车辆使用人用车结束后，报销车辆油费、过路过桥费时，需先经车辆管理部门签字确认后，再到财务审核。

4、公司车辆加油卡只对公司对应号牌的车辆加油，如违规使用加油卡加油的，一经发现予以通报全司，并追罚公司损失的十倍金额罚款。

5、驾驶员不得私自向外借车、出私车，因私自向外借车、出私车以及违反交通规则等造成的事故责任及经济赔偿全部由驾驶员本人承担。

对于私自转借、出私车的行为，一经发现直接处以500元罚款。

6、公务车集中充油卡由行政主管负责申请，审批后交出纳充值及分配。

油费发票由驾驶员或出纳择机前往加油站总公司开票。

第四章报销规范性要求

第十六条报销单填写

1、费用报销单需填写完整：

部门、日期、内容、大小写、合计数、附件张数、签字等。

2、规范的大写金额：

零壹贰叁肆伍陆柒捌玖拾佰仟万。

第十七条原始票据的要求

1、业务经办人应充分取得费用的相关原始单据，如：

合同或协议、合法有效票据等。

2、发票日期距离报销日期原则不得超过90天，跨年的不超过30天。

第十八条票据粘贴要求

1、原始发票单据及附件应按照报销的经费项目进行分类整理，如办公费、招待费、差旅费、住宿费等，应按照类别分别粘贴。

2、单据粘贴封底规格：

同公司印制的单据报销封面大小（A4纸一半）。

3、具体粘贴要求：

（1）原始发票单据及附件必须由上而下、自左至右、均匀排列粘贴。

（2）同类票据在同一张报销封底上按照先小后大的顺序粘贴。

（3）粘贴的原始发票单据及附件不得超出报销封底范围。

4、不得使用订书机、回形针、大头针固定原始发票单据及附件。

第十九条对于不规范的费用报销单据，一律退回到报销人或其所在部门主管处。

第二十条财务作为公司财物核心监管部门，有权对不合规、不配合的报销做出机动性惩罚的决定，其他部门或人员无权干涉。

第二十一条任何报销单据只有同时经财务审核及总经理审批后方可办理支付结算手续。

第五章报销时间的具体规定

第二十二条为合理安排员工报销时间，提升工作效率，现将报销时间规定如下：

1、审核时间：

每周一、周三全天为报销审核日。

2、付款时间：

每周四下午为报销付款时间。

第六章附则

第二十三条本制度解释权归公司财务部。

第二十四条本制度自2018年1月1日起执行。

第二十五条本制度经总经理签字后生效。

总经理签名：

二〇一七年十二月三十一日