QJJKZCB0005Z1档案管理制度试行.docx
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QJJKZCB0005Z1档案管理制度试行
档案管理制度
QJJK-ZCB（20150003）Z1
（试行）
2015-08-01发布2015-08-01实施
目录
前言2
审核人会签3
批准人会签3
1目的4
2适用范围4
3基本原则4
4档案分类4
4.1制度类档案4
4.2行政管理档案4
4.3人事管理档案5
4.4财会档案5
4.5业务档案5
4.6技术设计类档案6
4.7外来文件6
4.8其他档案。
6
5档案保管制度6
5.1档案存放6
5.2档案登记6
5.3档案保存期限7
5.4档案的销毁7
5.5档案的移交7
5.6档案的借阅7
6电子档案管理8
7责任认定8
附件9
附件一文件销毁申请单9
附件二文件销毁记录表9
附件三档案移交申请表9
附件四文件借阅登记表9
主要执行人会签10
前言
为规范公司档案管理，保证档案的完整性及保密性，增强公司档案的实用性和有效性，杜绝资料流失，特制定本制度。
本管理制度由总裁办负责制定、解释。
本管理制度主要起草人：
本管理制度主要审核人：
本管理制度批准人：
本管理制度执行人：
全体员工
本管理制度首次发布日期：
2015-08-01
本管理制度发送部门：
公司所有部门
更改历史
版本
编号
创建/更新日期
更改说明
（关键点、原因）
编制
审核
批准会签日期
审核人会签
本人同意该管理制度的发布及实施。
会签框
批准人会签
本人同意该管理制度的发布及实施。
会签框
1目的
为规范公司档案管理，保证档案的完整性及保密性，增强公司档案的实用性和有效性，杜绝资料流失，特制定本制度。
2适用范围
本制度适用于公司及所属各部门档案管理。
3基本原则
3.1公司的档案管理由总裁办负责统筹，严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。
3.2本制度由总裁办制定，办法及细则等由人事行政部负责完善。
3.3各部门分别指派专员负责本部门文件的收集整体，按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。
4档案分类
根据公司实际情况,将所涉及的档案划分为七大类：
4.1制度类档案
公司颁布的所有制度、办法、细则档案均交由总裁办指派专员整理归档。
4.2行政管理档案
行政管理类档案包括：
4.2.1重要的会议材料，如通知、报告、决议、总结、会议记录等；
4.2.2行政工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表及简报等；
4.2.3工商管理行政管理方面的材料；
4.2.4公司设立、工商变更等历史沿革方面的文件；
4.2.5其他行政管理类文件。
行政管理类档案由人事行政部负责整理归档，再交由总裁办保管。
4.3人事管理档案
人事管理类档案包括：
4.3.1公司职工的任免与招聘、升降、调动、奖惩、考核、职称评聘等方面的文件；
4.3.2职工离退休、停薪留职、抚恤、剩余人员安置等有关材料；
4.3.3职工名册、劳务合同等方面的资料；
4.3.4人事部门工作计划、总结、报表等文件；
4.3.5劳动保护、职业安全卫生、计划生育、社会保险、住房公积金等文件；
4.3.6劳资纠纷、仲裁方面的法律文件
4.3.7其他人事管理相关档案。
人事管理类档案由人事行政部负责整理归档，再交由总裁办保管。
4.4财会档案
财会档案是公司财务工作过程中形成的票据、凭证、帐簿、报表、购销合同等相关资料，由财务结算部负责整理归档，再交由总裁办保管。
4.5业务档案
业务类档案包括：
4.5.1公司产品介绍、实施细则等文件；
4.5.2自然人客户身份证、户口本等资料；
4.5.3企业客户营业执照、报表、购销合同等资料；
4.5.4业务合同、协议、渠道合作书等法律文件；
4.5.5业务报告、统计报表等资料文件；
4.5.6其他业务类资料。
业务类资料由财富及投资中心指派专员整理归档，再交由总裁办保管。
4.6技术设计类档案
技术设计类档案包括：
4.6.1技术研发资料；
4.6.2市场推广宣传资料；
4.6.3项目设计、开展计划等资料
4.6.4其他。
技术设计类档案由技术中心指定专人整理归档，再交由总裁办保管。
。
4.7外来文件
指取自公司外部的法律法规、规范、标准或客户提供的图表、规定等。
外来文件由相对应的部门整体归档。
4.8其他档案。
如媒体报道等声像材料、公司重大活动的照片视频等。
5档案保管制度
5.1档案存放
5.1.1应设存放档案的专门位置，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
5.2档案登记
5.2.1归档资料要进行登记，编制归档目录，完善检索工具，以便于查找
5.2.2可按下列格式为档案编号：
公司简称-部门简称-“归档”字样拼音首字母+“归档日期”号。
例如：
QJJK-ZCB-GD20150127
5.3档案保存期限
档案保存期限根据文件等级确定，每年年终据此进行整理、剔除。
文件等级如下：
等级
文件名
保密等级
保管期限
A
公司层面管理制度，如：
股东会决议、管理制度等
绝密
永久/10年
B
部门层面管理办法、管理细则，如：
部门管理流程、各类业绩统计报表等
机密
3年
C
给客户的材料清单、告客户书等
秘密
1年
5.4档案的销毁
5.4.1经确定需销毁的档案，须制作《文件销毁申请表》（附件一）提请申请通过后，经总裁办专员执行并制作《文件销毁记录》（附件二）。
4.4.2文件销毁由总裁办指派专员执行总裁办编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。
销毁的档案清单由档案员永久保存。
5.5档案的移交
凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，填写《档案移交申请表》（附件三）并获得总经理签字方可办理调动手续。
5.6档案的借阅
档案管理人员在文件借阅管理中，应严格按照规章制度办事，确保文件借出后，不丢失、不泄密，完整归还。
对此，特制定以下制度：
5.6.1借阅C级文件，可以不经领导审批，而由各部门负责人掌握。
但必须办理借阅手续。
5.6.2借阅B级文件，必须由部门负责人签字审批后，方可借阅。
5.6.3涉及公司A级文件，必须由总裁批准，才能借阅。
5.6.4只能借阅纸质版，借阅者在借阅期间对文件负责，并严格执行以下要求：
（1）保护文件，不得丢失、裁剪和涂改，并在14个工作日内归还；
（2）做好保密工作，不得翻印和复印，不得转借他人；
5.6.5借阅文件时，文件管理人员和借阅人应当面查清文件类别、份数，并对归还时间、阅读范围等作各项交待，然后在《文件借阅登记表》（附件四）上登记签字。
文件退还时，根据借阅登记表检查、核对，无误后予以销帐。
5.6.6对借阅的文件在限定的时间内还未归还者应及时催退，以防文件散失或影响他人借阅。
采取的方法为面催。
6电子档案管理
6.1各部门应该对归档的纸质版文件所对应的电子档文件进行归档管理。
6.2每个部门向人事行政部领用U盘专门用于电子档文件的归档备份。
6.3档案管理员应该每周定期对电子档文件进行更新、替换。
6.4档案管理员应当保管好存放电子档档案的U盘，不得遗失、损坏。
6.5总裁办有权对各部门的电子档归档进行监督核查。
7责任认定
当发现擅自更改或不执行情况，情节较轻的由部门负责人给予批评指正，限期进行整改。
对违反保密纪律，丢失文件档案造成失密、泄密的人员，给予通报批评教育。
严重违反公司规定或故意泄密造成严重后果的，对造成的损失公司将追究经济责任。
附件
附件一：
《文件销毁申请单》
附件二：
《文件销毁记录表》
附件三：
《档案移交申请表》
附件四：
《文件借阅登记表》
附件五
主要执行人会签
本人同意该管理制度的发布及实施。
会签框
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