国家开放大学电大专科《办公室管理》期末试题题库及答案.docx
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国家开放大学电大专科《办公室管理》期末试题题库及答案
国家开放大学电大专科《办公室管理》期末试题题库及答案（试卷号2180）
盗传必究
一、单项选择题
1.级别高的办公室一般称为（）
A.中心
B.办公厅
C.秘书处
D.联络处
2.常用办公用品中属于办公文具的是（）
A.中性笔
B.回形针
C.剪刀
D.印章
3.办公室调查研究的选题原则不包括下列哪一项（）
A.易出成果原则
B.可行原则
C.价值原则
D.适量原则
4.办公室信息工作的要求不包括（）
A.及时
B.准确
C.信息量越大越好
D.完整
5.在组织中当一个人工作量不多的时候，个体行为符合柏金森时间底线定律的是（）
A.他会建议调整组织结构，或要求更多的事来做
B.他会故作忙碌状
C.他会因为工作量不大而很快完成任务
D.他会抓紧时间休息
6.向上级行文就有关问题进行请示时，下面哪个做法不妥（
A.严格执行一文一事制度
B.请示必须事前行文，切忌先斩后奏
C.地级市政府经常越过省政府直接向国务院行文请示
D.请示理由要充分，要求和建议要具体
7.电子公文的处理（）
A.只能在网上办理
B.在网上分发流转时，无需做登记、管理等
C.可以印制成纸质文件分发处理
D.不能网上处理与纸质处理相结合
8.会议过程可划分为不同的基本阶段，这些阶段不包括（）
A.会前
Bo会中
C.茶歇
D.会后
9.危机管理的原则不包括（）
A.转移焦点原则
B.快速反应原则
C.维护信誉原则
D.以人为本原则
10.下面属于办公室用语禁忌的是（）
中途先走说“失陪”
等候别人说“恭候”
需要考虑说“斟酌”
领导交代的工作超出自己一般职责时，立刻说“NO”
11.级别高的办公室一般称为（）
A.中心
B.办公厅
C.秘书处
D.联络处
12.常用办公用品中属于办公文具的是（）
A.中性笔
B.回形针
C.剪刀
D.印章
13.办公室人员辅助领导进行决策，意味着（）
A.办公室人员在辅助决策过程中要勇于替领导进行决断
B.只能充当领导的参谋和助手
C.办公室人员只能站在自己的岗位层次辅助领导决策
D.办公室人员辅助决策不是对领导工作的“搭台补台”，而是要登台唱戏
14.在接待准备过程中，下列选项中被视为办公室接待礼仪基本要素的是（）
A.熟练掌握寒喧语
B.精心安排合影留念
C.要有“诚
D.高规格接待
15.下列电话礼仪中错误的是（）
与领导通电话，领导先挂
与客户通电话，客户先挂
与年长通电话，年长先挂
与女士通电话，男士先挂
16.下面属于文书的是（）
A.书信
B.电影片段
C.音乐磁带
D.话剧表演
17.在办理发文时，经复核，对于不符合要求的公文应该（）
A.办公室人员帮其纠正后发出
B.退交起草部门补充或修正
C.即使文稿做了实质性修改，也无需原签发人重新签发
D.修改回来的文稿不再重新复核
18.公共关系工作的特点不包括（）
A.以公众为对象
B.以美誉为目的
C.以惠己为原则
D.以长远为方针
19.会议过程可划分为不同的基本阶段，这些阶段不包括（）
A.会前
B.会中
C.茶歇
D.会后
20.制定会议策划方案时，要明确6个W,其中“Who”是指的（）
A.会议主持人
B.会议发言人
C.会议参加人员
D.会务人员
21.以下哪些不是文员在准备办公用品时的职责？
（）
A.订购
B.制造
C.分配，
D.储备
22.文员必须具有合作精神，以下合作方法中哪一项是不适宜的？
（）
A.善于同他人合作，密切配合，步调一致
B.应该有自己的个性，尽可能使别人服从自己
C.配备文秘人员时遵从异质结合的原则
D.公允地与同事分享胜利的成果，分担失败的责任
23.以下文员应遵守的电话礼仪中，哪一项是不适宜的？
（）
A.考虑打电话的时间是否合适
B.打出电话，而对方无人接听，等铃声响了二、三下就挂电话
C.仔细核对电话号码，确保一次拨号就能成功
D.对正当的投诉电话，应先安抚来电者，以友善的态度表达歉意，并告知一定马上调查
24.以下哪些标准不是文员分拣邮件应该遵守的？
（）
A.按收件人姓名分拣
B.按收件部门名称分拣
C.按私人公务标准分拣
D.按邮件重要性分拣
25.文员做会议记录时，可以在会议记录中（）。
A.加入自己的主观意见
B.不记录议题
C.与发言者用词不一致但意思完全一致
D.对所记内容作评论
26.文秘人员在差旅结束后，应该（）。
A.给未出差的单位领导分送出差地特产
B.整理好出差过程中的单据、凭证，及时办理报销、结算事宜
C.休息几个工作日，缓解因出差带来的疲劳
D.把出差过程以及相关事务和上司简单口头汇报，无需形成书面材料，存档备案
27.文员根据上司指示，向对方要求约会时，以下哪个做法是错误的？
（）
如果用写信的方式，在估计对方收到信后，再打电话确认
告知你或上司的联系电话，以便有变化时可立即通知
对方越忙越必须早一点联络
如果上司出差，可以在他回来的当天安排约会
28.当文员获知婚丧喜庆的消息后，首先应（）。
向上司报告
送礼
写信祝贺
查证消息的可靠性
29.接受忠告的反应应该是（）o
以烦躁的心情倾听
尽量把责任推给别人
应辩解说：
“那是因为……”
切勿感情用事
30.文书立卷的归档制度包括三方面：
归档范围、（）和归档要求。
A.归档时间
B.归档凭证
C.归档模式
D.归档历史
31.文员在进行办公室布置时，以下哪一项行为是不适宜的？
（）
A.准备一些敞开的文件夹，贴上相应的标识条
B.办公桌抽屉物品要摆放整齐，不要放得太满且要经常清理
C.较大的物品放在稍高于眼光平行的层而上，用标签贴在各种物品的下方
D.下班前要整理好自己的办公桌，把文件、资料收藏好以免丢失和泄密
32.文员传达上司的指示时，哪一项做法是不适宜的？
（）
A.传达可以根据上司主要意思，夹进自己的意见
B.必要时可形成文字材料，照本宣科
C.不可在普通电话、普通函件里传达有秘密内容的指示
D.重要的指示，应该要求被传达者复述一遍，以免漏听或漏记
33.文员打印寄往欧美国家的信封，收信人内容的打印顺序应该是（）。
A.国名、地址、部门、姓名
B.姓名、地址、部门、国名
C.姓名、部门、地址、国名
D.姓名、国名、部门、地址
34.以下哪个标准不是文员分拣邮件应该遵守的？
（）
A.按收件人姓名分拣
B.按收件部门名称分拣
C.按私人公务标准分拣
D.按邮件重要性分拣
35.文员做会议记录时，可以在会议记录中（）。
A.加入自己的主观意见
B.不记录议题
C.与发言者用词不一致但意思完全一致
D.对所记内容作评论
36.文秘人员在差旅结束后，应该（）。
A.给未出差的单位领导分送出差地特产
B.整理好出差过程中的单据、凭证，及时办理报销、结算事宜
C.休息几个工作日，缓解因出差带来的疲劳
D.把出差过程以及相关事务和上司简单口头汇报，无需形成书而材料，存档备案
37.文员根据上司指示，向对方要求约会时，以下哪个做法是错误的？
（）
如果用写信的方式，在估计对方收到信后，再打电话确认
告知你或上司的联系电话，以便有变化时可立即通知
对方越忙越必须早一点联络
如果上司出差，可以在他回来的当天安排约会
38.当文员获知业务相关单位或人员婚丧喜庆的消息后，首先应（）。
向上司报告
送礼
写信
查证消息的可靠性
39.接受忠告的反应应该是（）o
以烦躁的心情倾听
尽量把责任推给别人
应辩解说：
“那是因为……”
切勿感情用事
40.无纸化办公过程中，应该（）o
A.对电子文件采取严格的安保措施，保证其不被非正常改动
B.不承认电子签名的合法性
C.把有存档价值的电子文件加密保存在硬盘中，无需制成硬拷贝或制成缩微品
D.通过网络传输的文件，必须是没有密级的
41.一般而言，在办公室里，（）的位置是上座。
A.离入口最远
B.离人口最近
C.靠近门口
D.靠近窗户
42.文员必须管理好金钱，学会节约开支，以下行为中哪一项是不恰当的？
（）
A.最好到价格便宜的商店去购买办公用品，质量并不重要
Bo作出预算，按月或季度预计办公室的开销来控制开支
C.采购大量物品时可以享受批量折扣，就一次多购买一些办公用品
D.限制不必要的长途电话，轻易不要选择快递服务
43.以下哪些接打电话的行为是不正确的？
（）
A.受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击
B.给上司的来电留言，应正面朝下放在他的办公桌上
C.做记录时可以在便笺下垫一张复写纸，以防遗失后备用
D.中途因有事需放下电话请对方等待时，应把话筒朝下放置
44.邮件的寄发不要考虑以下因素（）o
时间
便利
经济
爱好
45.关于握手的礼仪，下面说法错误的是（）o
一般以3秒为宜
右手握手是最普遍的握手方式
一般社交场合握手不可太用力
了表示亲切，男士和女士握手时，可以双手相握
46.文员在处理信访工作时，由收信人（单位）复信的情况是以下哪一种？
（）
A.初次写信，或有过激言行的
B.有过激言行或漫骂领导的匿名信
C.已做结案处理的
D.没有具体内容的匿名信
47.社交场合很讲究次序礼仪，一般（）o
A.以右为次
B.以右为尊
C.以后为次
D.以左为尊
48.在某些情况下，文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任，取决于两点：
一是掌握足够的知识，了解业务的轻重缓急；另一是具有（）,了解要求约会者的心理。
A.社交的能力
B.说话的技巧
C.听话的能力
D.听写的能力
49.以下关于文员在差旅预订工作中的行为，哪一项是不适宜的？
（）
飞机票预订时，与人联系要记下对方姓名（同时告知你的姓名），需再打电话弄清疑点应找同一人
预订火车票时，首先要了解火车运行时间，上司对铺位的要求
如果预订需要有保证，应事先申明，如果想取消预订，也要在结帐之前打电话
一定要弄到确认旅馆预订的传真或其他书而形式的证明
50.文秘人员要关心上司的健康，如果上司生病初愈后，文员的行为中哪一项是恰当的？
（）
不要再让上司接触医疗检查，从而减轻上司的患病心理负担
日程安排相对紧凑一些，从而把上司因生病耽误的时间迅速补回来
暂时不要给上司安排任何职务活动
注意安排好上司的饮食
51.以下关于办公室职能的说法，哪一种是正确的？
（）
A.办公室为上司服务，其他职能部门不用顾及
B.办公室人员只要掌握办公、办事、办会知识和技能
C.办公室事务管理不仅有被动性，体现出来更多的是主动性
D.办公室管理具有集中性和整体性
52.文员对自己的工作要做到有计划地事先予以安排，要有科学的、明确的工作计划。
工作计划应该
（）,是错误的选项。
分轻重缓急
决定工作次序
控制时间弹性
不留余地
53.办公室，顾名思义，是办公的场所。
下列诸项中（）应不属于办公室范畴。
A.厂长室
B.实验室
C.院长室
D.经理室
54.文员在为上司筛选电话时，以下做法不正确的是（）o
A.文员在说了迎接词，对方发出声音之后，要多次确认，方可辨昕出对方
B.了解单位每个人的工作和职务，提醒正要接听转接电话的人，说明情况及转接理由
C.有时需要文员编织一些“美丽的谎言”以应付那些上司不想接待的人
D.来电者寻找你的上司，应弄清对方的身份再通报上司
55.邮件的寄发不要考虑以下哪项因素（）。
时间
便利
经济
爱好
56.办公室人员在社交活动中应选择下列哪项合适的话题（）。
A.有共同利益的话题
B.夸耀你我的话题
C.贴己的话题
D.秘密的话题
57.文员在处理信访工作时，由收信人（单位）复信的情况是以下哪一种？
（）
A.初次写信，或有过激言行的
B.有过激言行或漫骂领导的匿名信
C.已做结案处理的
D.没有具体内容的匿名信
58.文员进行会议的计划和准备时，不应该做的是（）o
A.会议场所的选择，要根据会议时间长短、花费多少作决定
B.文员按照上司的指示，应事先调查时间安排对参加者是否方便
C.什么日期、时间召开会议应考虑议题的紧急程度
D.文秘人员必须配合会议议程，详细检查各项工作
59.在某些情况下，文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任，取决于两点：
一是掌握足够的知识，了解业务的轻重缓急；另一是具有（）,了解要求约会者的心理。
A.社交的能力
B.说话的技巧
C.听话的能力
D.听写的能力
60.宴会期间的祝酒，常规顺序应该（）。
A.由主人和主宾先碰杯
B.由主宾和主人先碰杯
C.由女宾和男宾先碰杯
D.由男宾和女宾先碰杯
二、判断题
1.办公室工作人员要具备自律的职业素质，讲规矩要达到拘谨的程度。
（X）
2.办公用品的最大库存量是指仓库最多能容纳的数量。
（X）
3.我国古代的谋士、谏官和幕僚，以及当今各国的智囊团、思想库等，都是决策的重要辅助力量。
（V）
4.举办开业典礼，要遵循热烈、隆重、不计费用的原则。
（X）
5.印章必须有专人负责保管和使用，保管者就是使用者。
（V）
6.涉外礼仪中以右为尊。
（V）
7.公文行文时越级行文是普遍现象。
（X）
8.上行发文的主送机关必须为上级机关，丽不是上级领导个人。
（J）
9.电子文档不存在销毁问题。
（X）
10.大型会议应设立会务组、秘书组、接待组等筹备组织机构。
（V）
11.办公室是组织内部办文、办公、办事、办会的主要平台。
（V）
12.发放办公用品的时候，不需要对用品库存进行记录。
（X）
13.我国古代的谋士、谏官和幕僚，以及当今各国的智囊团、思想库等，都是决策的重要辅助力量。
（V）
14.涉外礼仪中以右为尊。
（V）
15.公文行文时越级行文是普遍现象。
（X）
16.上行发文的主送机关必须为上级机关，而不是上级领导个人。
（V）
17.电子文档不存在销毁问题。
（X）
18.办公室公共关系沟通，主要是指与组织的服务对象的沟通。
（X）
19.请人勿送的常用礼貌语是说“留步”。
（"）
20.会议是实施组织领导和管理的重要手段和工具。
（V）
21.办公室环境布置的目的之一是为了有利予保密工作。
（V）
22.文员向下级机关传达上司信息时，应以上司口吻把话转达。
（X）
23.如果文员要找的人是一位比上司地位高的人或尊长，你跟对方的文员说完之后就应该叫上司接过电话，告诉上司要找的人马上就会来听电话，让上司直接与对方通话。
（V）
24.介绍地位相同的人时，应按照到职的先后，先介绍新进的职员；若同时到职，就先介绍年纪较轻的人。
（V）
25.文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心，支票簿与印章应该一起收藏，以避免被盗用冒领。
（X）
26.上司和文秘人员必须在周末核对下周的行动计划，或是每天早上核对当天的行动计划。
（V）
27.交际应酬要讲求时效，若时机错过再补救，不但无法表达诚意，还会破坏彼此关系。
（V）
28.合适的话题可以是双方都感兴趣的、有共同利益的话题、比较高雅的话题和夸耀自己的话题。
（X）
29.凡是单位撤消，原公章应立即停用，不用通知有关单位。
（X）
30.档案是指使用过的、文件中所指事情已经办理完毕、具有保存价值的文书。
（V）
31.办公室的灯光照明要避开自然光，最好用人工灯光。
（X）
32.文员对上司进言，无论是关于什么事，都应该在个别场合私下表达。
（X）
33.正确的邮件信封拆封位置是在信封的右边侧。
（V）
34.介绍地位相同的人时，应按照到职的先后，先介绍新进的职员；若同时到职，就先介绍年纪较轻的人。
（V）
35.文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心，支票簿与印章应该一起收藏，以避免被盗用冒领。
（X）
36.上司和文秘人员必须在周末核对下周的行动计划，或是每天早上核对当天的行动计划。
（V）
37.交际应酬要讲求时效，若时机错过再补救，不但无法表达诚意，还会破坏彼此关系。
（V）
38.合适的话题可以有双方都感兴趣的、有共同利益的话题、比较高雅的话题和夸耀自己的话题。
（X）
39.社交交谈中，一般忌讳谈对方的个人私生活话题。
（V）
40.文本文件是没有格式控制的纯字符文件，在使用时不受计算机软硬件类型的控制，兼容性好。
（/）
41.文员第一次做一项工作时应该快一些，如果错误可以再做一遍。
（X）
42.文员在接听投诉电话时，如果对方无端辱骂，可把他使用的字眼写下来或使用电话录音，以做证据，再慢慢地向他解释：
“邓先生，如果你一直说脏话，我就没有办法再跟你谈下去了。
”（V）
43.英美国家习惯，文员接待来访者，应该站起来与来访者讲话。
（X）
44.假如上司不准备参加某个会议，应立即将会议通知丢掉，以免干扰其他事情。
（X）
45.如果不小心发生日程安排计划重复的情形，就要排定能够动用的空挡，文员应自己决定优先顺序。
（X）
46.当上司要求文员协助私人事务时，就把它当作是上司利用文员下属同事的关系来协助他解决私人的事务。
（V）
47.男女之间，男士先伸手了，女士才能与之相握。
（V）
48.如果要拒绝别人，最好是依照自己和对方的人际关系程度，分别使用表示方法，以避免因为拒绝而发生不必要的困扰。
（X）
49.文员对于在值班期间发生的重要情况，可以等交接班后再报告上司。
（X）
50.文书部门立好的案卷，必须逐年移交给档案室集中保管，称为“归档”，有归档范围要求，但没有时间限制。
（X）
51.办公室工作的两大职能是政务（或业务）服务和事务管理，政务服务（业务）就是为确保有效、快捷的事务管理而开展的辅助性工作。
（X）
52.小办公室的配置，上司的办公室应靠里面。
（V）
53.文员对报纸和杂志的处理，可以挑出上司喜欢的报纸和杂志放在他的办公桌上，其他的放在报刊架上供大家阅读。
（J）
54.代表会议依法定期召开，与会代表必须达到法定人数方为有效，因此文员应仔细核对出席人数。
（V）
55.如果文员要找的人是一位比上司地位高的人或尊长，你跟对方的文员说完之后就应该叫上司接过电话，告诉上司要找的人马上就会来听电话，让上司直接与对方通话。
（V）
56.会议记录就是有言必录。
（X）
57.上下级之间握手，下级先伸手后，上级才能相握。
（X）
58.口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同，对上司或长者说话，应文雅些；对一般同事或顾客说话，就可通俗。
（V）
59.文员对于在值班期间发生的重要情况，可以等交接班后再报告上司。
（X）
60.公务文书中所指的“主送机关"，是指收受、办理公文的单位。
（V）三、筒答题
1.简述办公环境的含义并按照由远及近的顺序列举环境类别O
答
（1）办公环境或称办公室环境，是直接或者间接作用和影响办公过程的各种因素的综合。
（5分）
（2）按照由远及近的顺序将办公环境分为办公活动社会环境、办公活动职能环境和办公活动工作环境。
（5分）
2.简述剪彩仪式需要准备的材料及其程序。
答：
（1）剪彩的准备：
红色缎带、新剪刀、白色薄纱手套、托盘、红色地毯。
（5分）
（2）剪彩的程序：
请来宾就位一宣布仪式正式开始一奏国歌一进行发言一进行剪彩一进行参观。
（5分）
3.谈谈你对办公室人员应具备的职业素质中“善谋”的理解.
答：
（1）办公室人员“善谋”要求：
能够正确理解上司的意图，替上司过滤重要的事务；要“参”到点子上、“谋”到关键处、注重谏言技巧。
（3分）
（2）办公室工作人员“善谋”还必须谨防几个误区：
一是“参政”意识过“度”，把自己摆在“准领导”或副职的位置，把幕后工作放到台前；二是轻易抛出“夹生”想法，强加于领导，于公于己都不利；三是出“馒主意”，帮饲忙，给工作带来损失，造成被动局而。
要避免以上误区，就要求秘书人员用良好的职业道德规范约束自己，踏踏实实地做好工作，而不能靠油滑奸巧去取悦、应付领导。
（7分）
4.筒述会务管理中对会务工作人员的要求.
答：
（1）会前的最后检查（工作认真负责、细心、耐心）；（2分）
（2）组织签到和登记（任劳任怨，能连续作战）；（2分）
（3）做好联络协调（沟通协调能力强）；（2分）
（4）会议记录与保密（业务素质强，有原则）｝（2分）
（5）会议后勤保障（服从分配，具有协作意识）。
（2分）
5.筒述文员向上司做请示的注意事项。
答：
（1）请示要对口。
遵守按上级分工，对口请示的原则。
避免多头、越级请示。
对涉及多方面的综合性工作，应向主持全面工作的领导人请示，并将有关情况通报其他分管上司。
（5分）
（2）请示要单一。
遵守一文一事的规则，避免将多项事务写在一份请示内，造成上司批复的困难。
（5分）
6.核稿，是拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实，要做到“六查”，请简述六查内容。
答：
（1）查是否需要行文，以什么名义行文。
（2分）
（2）查文稿内容与法律、法规、政策及其它已有规定是否矛盾。
（2分）
（3）查要求和措施是否明确具体，切实可行。
（2分）
（4）查涉及其他部门或地区职权范围的问题是否协商一致并经过会签。
（2分）
（5）查行文是否规范，文件格式是否符合规定。
（2分）
7.简述办公室的四种含义。
答：
（1）广义的：
泛指一切办公场所，区别于教室、车间、医疗室、实验室等。
（3分）
（2）狭义的：
是指某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所，如厂长办公室等。
（3分）
（3）特指的：
党和政府机关、企事业单位内的综合办事机构，级别高的又称办公厅，如河北省政府办公厅。
（3分）
（4）专指的：
某种专门的独立的工作机构，如国务院台湾事务办公室。
（1分）
8.会见与会谈的前期准备工作有哪些？
答：
（D确定议题和明确目标。
（2分）
（2）收集信息和分析双方材料。
（2分）
（3）确定参加人员。
（2分）
（4）双方协商时间、地点。
（2分）
（5）布置座位。
（2分）
9.办公室事务管理的服务性表现在哪三个方而？
答：
一是为上司服务，使上司摆脱繁杂琐事的压力，把主要精力集中在重要工作上。
（3分）
二是为组织服务，为组织员工提供一个高效、舒适的工作生活环境。
（3分）
三是为公众服务，保证组织与外界的信息渠道通畅，密切与社会各界联系。
（4分）
10.制发文件时加盖机关印章，称为用印，具体要求有哪些？
答
（1）文件用印时，必须以机关领导人或部门负责人签发的文件原稿为依据，经核对无误后始得用印。
（3分）
（2）文件用印要端正、清晰，要端正地盖在成文日期上方，上不压正文，下要骑年盖月。
（3分）
（3）文件用印一定要与制发文件的机关、部门或单位相一致。
（2分）
（4）要核实用印份数，超过份数的不能盖印。
（2分）
11.简要说明会议纪要有什么作用？
有哪两种形式？
答：
会议纪要具有沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作的作用。
（3分）
可以用于向上级汇报会议情况；也可以分发给平级或下属单位，以传达会议精神和议定事项，或要求与会单位共同遵守、执行。
（3分）
有两种形式.
（1）议决性会议纪要。
（2分）
（2）周知性会议纪要。
（2分）
12.文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？
具体做法是怎样的？
答：
有电子提示系统和人工提示系统。
（2分）
电子提示系统的做法：
在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划以及其他提示事项，文员应该随着情况的变化不断编排和修改输入的信息。
（3分）
人工提示系统的做法：
设置基本办公日程表、固定活动日期一览表。
（1分）
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