电商订单中心操作手册.docx

电商订单中心操作手册.docx

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电商订单中心操作手册

目　录

第1章　

产品介绍

1.1产品介绍

《电商订单中心》提供了电商平台的基础资料维护、网上订单的下载与处理，以及收款数据的核对等财务处理。

此外，《电商订单中心》与前台电商平台、后台销售、库存、收付等业务紧密衔接，实现订单的全生命周期的管控，实现电商业务与ERP业务的一体化整合应用。

1.2产品主要功能

《电商订单中心》包括基础设置、订单管理、财务管理、报表管理等功能节点，每个节点的功能简介如下：

●基础设置：

维护电商平台上的店铺档案、商品档案、快递公司以及订单免审策略。

●订单管理：

根据电商提供的订单API接口，将订单信息下载到本地生成电商订单；该订单经确认、财审、客审、生效等处理后生成销售订单,并进行后续的发货、收款、开票等业务处理；

●财务管理：

支持电商订单的财审、开票。

支持导入支付宝等第三方支付平台的收付明细数据，与订单数据进行收款对账，对于已经收款到账的数据，自动生成应收系统的收款单，自动与商城的应收账款进行核销处理；

●报表节点：

支持订单收款查询以及数据交换的明细、汇总查询。

1.3产品接口

《电商订单中心》必须与《销售管理》、《应收款管理》集成使用。

且销售管理与应收管理必须打最新的补丁。

●《销售管理》：

销售订单可来源于电商订单，并进行后续的发货、收款处理。

●《应收款管理》：

电商对账单勾对后可生成收款单。

第2章　如何使用手册

手册内容

手册的主要章节内容如下：

第1章产品介绍

第2章如何使用手册

第3章应用准备

第4章订单处理

第5章财务处理

第6章查询分析

手册中图形符号约定

●《》表示用友U8的一个产品，如《库存管理》表示库存管理产品。

●【】表示系统的一个菜单，如【存货】表示存货档案。

●［］表示系统的一个功能点，如［检验存货权限］表示产品相应的功能点。

●〖〗表示系统的一个按钮，如〖增加〗表示按增加按钮。

●“”表示手册的一个标题，如参见“单据操作”。

第3章　应用准备

在使用《电商订单中心》产品之前应该进行数据的应用准备。

维护电商平台上的店铺档案、商品档案、快递公司以及订单免审策略。

3.1选项设置

【菜单路径】

《电商订单中心》－【设置】－【选项】

【栏目说明】

●订单下载同时自动确认：

选中表示订单从电商平台下载所生成的电商订单状态为确认状态，不需要人工进行确认，若所下载的订单信息不完整，如未定义电商订单中心商品档案与存货档案的对应关系，则需修改对应关系后人工确认。

●订单审核同时自动生效：

选中表示订单审核完毕后自动生效，只有生效后的电商订单才可以生成销售订单，进行后续业务处理。

3.2店铺档案

设置每一个电商平台中的店铺，以及此店铺对应的客户信息，发货仓库等。

【菜单路径】

《电商订单中心》－【设置】－【店铺档案】

【栏目说明】

●店铺代码、店铺名称：

手工输入。

●电商平台：

选择项，目前只支持“淘宝商城”。

●对应客户：

参照客户档录入。

每个店铺都需对应一个客户，作为所下载电商订单中客户的默认值。

●销售类型：

参照销售类型档案选择，非空，作为所下载电商订单中销售类型的默认值。

●发货模式：

下拉选择，默认为企业发货，可修改：

企业发货/电商平台发货。

不可为空。

●发货单默认打印模板：

非空，可改。

默认取发货单的默认打印模板。

●默认发货仓库：

参照仓库档案选择，非空。

订单处理取仓库时，优先取商品档案中的默认发货仓库，其次取店铺的默认发货仓库。

●结算方式：

参照结算方式档案选择，非空。

在生成收款单时，收款单的结算方式取此处定义的结算方式。

●负责部门：

参照部门档案选择，非空。

作为后续转入销售管理中销售订单时的销售部门。

●负责人：

参照业务员档案选择，非空。

作为后续转入销售管理中销售订单时的业务员。

●卖家会员名、支付宝账号、联系手机、联系电话、联系人、邮件地址：

手工输入维护店铺的基本信息。

●免审默认操作员：

默认为当前登录操作员，参照操作员档选择。

若订单符合免审条件时，则该订单的业务审核人为当前定义的操作员。

●免审策略：

参照免审策略档案录入，设定当前店铺所下载订单所适用的免审策略。

3.3接口设置

定义《电商订单中心》中店铺的应用参数等

●店铺与电商平台之间的应用参数维护。

●定义《电商订单中心》中对账单与EXCEL列之间的对应关系。

●按店铺定义订单的下载策略。

【菜单路径】

《电商订单中心》－【设置】－【接口设置】

【栏目说明】

店铺参数页签

●店铺编码、名称、商家昵称：

默认取自【店铺档案】

●授权状态：

执行“授权”操作后由系统回写，获取授权后显示为“授权成功”。

●应用程序账号、应用程序账号密钥、支付宝账号、支付宝合作伙伴ID、支付宝合作伙伴密钥：

非空，用户手工输入由电商平台提供的账号、密钥信息。

后续的商品、订单下载均需根据这些参数与电商平台连接后才能下载。

●对账单路径：

可空，导入电商对账单时的默认读取路径。

数据映射页签

●Excel列名：

设置与目标数据列对应的与对账单（excel文件）的列，可改。

●目标数据列：

不可手工修改。

下载策略页签

●店铺：

所有的店铺以树状结构显示，选择某个店铺后按店铺设置下载策略。

●下载时段：

设定按小时或天进行定时下载。

●下载频率：

设定每多少小时（分钟）下载一次。

●下次执行时间：

系统计算的下次执行下载的时间，可手工指定。

●应用到所有店铺：

将当前店铺的下载策略应用到所有店铺。

【操作说明】

●授权：

在“店铺参数”页签选择某条店铺的记录后（选择列表式为“Y”）后执行本操作，在弹出的浏览器窗口中输入账号、密码后，从电商平台上获取授权。

●测试连接：

在“店铺参数”页签选择某条店铺的记录后（选择列表式为“Y”）后执行本操作，查看所输入的参数是否能成功连接电商平台。

3.4商品档案

《电商订单中心》的商品档案维护，记录商品的编码、名称、价格、规格型号、默认发货仓库以及描述信息。

●定义《电商订单中心》的商品档案与存货档案的对应关系，对应关系可按“存货编码+自由项”设定。

●支持根据存货档案批量生成《电商订单中心》的商品档案。

●可查看当前商品所对应的店铺信息

【菜单路径】

《电商订单中心》－【设置】－【商品档案】

【栏目说明】

●商品编码：

在选择完存货后，自动生成商品编码，可改，非空。

●商品名称：

缺省为存货名称+自由项值，可改，非空

●规格型号：

根据存货带入，可改，可空。

●存货编码：

参照存货档案录入，可改，只可选择含内销属性的存货。

●存货名称：

参照存货档案录入，可改，只可选择含内销属性的存货。

●计量单位：

参照存货档案后，默认取存货档案中的主计量单位，不可改。

●价格：

参照存货档案后，默认取存货档案中的参考售价，可改。

●商品描述：

手工录入，可改，可空。

●默认发货仓库：

参照仓库档案录入，非空时作为电商订单中仓库的默认值。

●存货自由项1-10：

根据所选的存货带入，不可手工修改。

●存货自定义项1-16：

根据所选的存货带入，不可手工修改。

【操作说明】

●增加：

在商品档案中手工增加一行商品，此时自由项、自定义项等内容不可维护，确定对应存货后，通过存货档案带入相应的自由项、自定义项。

●批增：

根据存货档案批量增加《电商订单中心》中的商品档案。

⏹执行批增操作后，在弹出的查询条件窗口中输入本次新增商品的查询条件窗口。

⏹确定查询条件后，窗口上方显示存货列表，下方显示启用的自由项清单。

⏹没有启用自由项的存货，只选择上方窗口的存货；对于启用了自由项的存货，需要选择下方启用自由项的自由项值。

⏹如果已经设置了存货自由项的取值范围，则自由项值只列示取值范围内的自由项的值。

如果是结构性自由项，下方按物料选择的内容，对应结构性自由项值直接默认选中。

⏹存货选择完成后，系统将选择结果自动组合后增加到商品档案中。

●店铺商品存货对照：

在商品档案中选择一条商品档案后，在店铺商品存货对照中显示使用本商品的店铺。

3.5店铺商品档案

维护店铺商品档案与《电商订单中心》商品档案的对照关系，支持自电商平台下载店铺商品后再手工维护对照关系。

【菜单路径】

《电商订单中心》－【设置】－【店铺商品档案】

【栏目说明】

●店铺、电商平台、店铺商品编码、店铺商品名称、店铺商品SKU、店铺商品描述：

下载自电商平台，不可手工修改。

●对应商品编码：

参照商品档案录入

●对应商品名称：

参照商品档案录入

●存货编码、存货名称、价格、存货自由项1-10：

默认根据所选的商品档案带入，不可手工修改。

【操作说明】

●下载：

参照店铺档案进行下载。

⏹店铺商品档案本版只支持API下载，不支持手工增加。

⏹下载前需通过“《电商订单中心》－【设置】－【接口设置】”中设置店铺参数。

⏹再次下载时，若已下载的店铺商品编码、店铺商品SKU与电商平台上的店铺商品编码、店铺商品SKU相同，则该条记录不再下载。

●自动对照：

自动维护【店铺商品档案】与【商品档案】的对应关系

⏹自动对照的前提是在电商平台上维护了店铺商品所对应的“商家编码”，并在《电商订单中心》中设置了【商品档案】。

⏹若电商平台上商品的“商家编码”等于《电商订单中心》-【商品档案】中的商品编码，则认为该店铺商品与《电商订单中心》-【商品档案】是互相对应的。

⏹自动对照失败，则需手工维护对照关系。

3.6快递公司档案

用户可在此维护常用的快递公司档案。

【菜单路径】

《电商订单中心》－【设置】－【快递公司档案】

【栏目说明】

●快递公司编码：

手工输入，可改。

●快递公司名称：

手工输入，可改。

●对应供应商：

快递公司作为供应商进行管理，可在此指定对应的供应商。

●首重：

手工输入，可改。

●首重起价：

手工输入，可改。

●价格说明：

手工输入，可改。

●支持货到付款：

手工输入，可改。

●货到付款手续费：

“支持货到付款”=“是”时可以手工输入。

本版暂不提供货到付款方式下的收款对账处理。

●是否默认：

用于设置当前快递公司是否是企业默认使用的快递公司，只允许设置一个快递公司为默认快递公司。

●是否启用：

用于定义此快递公司是否启用，对于未启用的快递公司，在后续发货时不可指定。

3.7免审策略

用户可定义网上下载的电商订单的自动确认、生效的业务规则；未定义免审策略，则订单需进行人工审核。

●订单审核区分为业务审核与财务审核，所以免审策略也分为业务免审策略与财务免审策略。

●可设置多个免审策略，按店铺指定免审策略。

【菜单路径】

《电商订单中心》－【设置】－【免审策略】

【栏目说明】

●免审策略名称：

手工输入，保存后所输入的免审策略名称将作为界面左树的节点。

●停用：

若选中，则表示当前策略不生效，在【店铺档案】中不能选择此免审策略。

●免审规则：

业务免审规则与财务免审规则分别设置

类别

说明

业务免审规则

业务无条件免审

选中表示所有订单全部业务免审。

业务有条件免审规则

无卖家留言

选中表示无卖家留言的订单业务免审。

无卖家备注

选中表示无卖家备注的订单业务免审。

不包含商品清单

参照商品档案录入，多选，可改。

表示订单中不包含所选商品时，业务免审。

财务免审规则

财务无条件免审

选中表示所有订单全部财务免审。

财务有条件免审规则

商品扣率大于%

手工输入数字，表示订单上的扣率大于再此设置的扣率时，财务免审。

3.8其他设置

区分为费用项目与商品对照与自定义项信息对照。

●费用项目与商品对照：

定义电商平台上的折扣、运费与《电商订单中心》【商品档案】的对照关系，电商平台上的订单的折扣、运费将按照此关系作为表体存货转为电商订单。

●自定义项信息对照：

用于设置电商订单数据项与销售订单自定义项之间的对应关系，在生成销售订单时，将按照此关系在销售订单的自定义项中记录电商订单上的信息。

【菜单路径】

《电商订单中心》－【设置】－【其他设置】

【栏目说明】

●费用项目与商品对照页签下栏目：

⏹电商订单表头数据项：

系统预制整单折扣、运费两项。

⏹对应商品编码：

参照商品档案选择，可随时修改，只允许参照劳务、折扣型的存货。

⏹对应商品名称：

根据商品编码带入不可改。

●自定义项信息对照页签下栏目:

⏹电商订单属性：

选择录入，允许选择的数据包括买家会员号，收货人的姓名、省、城市、地区、地址、邮编、手机号、电话以及电商订单号、交易编号。

可以一个数据项对应一个自定义项，也可选择多个数据项对应一个自定义项，后者再转单时，将多个数据项拼接在自定义项中，用逗号区隔。

⏹销售订单自定义项：

选择录入，只可选择文本类型的自定义项。

⏹是否系统默认：

系统默认的对照关系不允许修改、删除。

3.9单据设置

【菜单路径】

《基础设置》－【单据设置】－【单据格式设置/单据编号设置】

【操作说明】

●电商订单支持自动编号，

⏹可根据操作员、单据日期、电商平台、店铺、交易编号、业务员为前缀进行自动编号。

⏹菜单路径：

《基础设置》－【单据设置】－【单据编号设置】-《电商订单中心》-电商订单

●电商订单支持单据格式设置。

⏹支持针对电商订单的商品明细、物流信息、基本信息设置显示模板，对电商订单设置打印模板。

⏹菜单路径：

《基础设置》－【单据设置】－【单据格式设置】-《电商订单中心》

第4章　订单处理

根据电商提供的订单API接口，将订单信息下载到本地生成电商订单；该订单经确认、财审、客审、生效等处理后生成销售订单,并进行后续的发货、收款、开票等业务处理。

4.1订单下载

电商平台中已收款未发货的订单可下载至《电商订单中心》。

●手工下载：

用户可指定店铺、交易时间、交易编号以及买家信息等下载相应数据；

●自动下载：

可按照店铺的下载策略由系统根据定时任务自动下载，需要在《系统服务-工具》－【预警和定时任务】中添加相应的“定时任务源”中增加定时任务才可以自动下载，参见系统管理说明。

【菜单路径】

《电商订单中心》－【订单管理】－【订单下载】

【栏目说明】

进入【订单下载】画面，画面区分为两部分。

其中上列表中显示所有已下载、未确认且未关闭的电商订单；在上列表中选择一条订单记录后，在画面下半部分显示该订单的商品明细、物流信息与基本信息。

画面中所有数据项，用户均不可手工编辑，数据项的取值是从电商平台上下载或系统自动填写。

订单表头

●店铺：

订单下载时，根据下载的店铺系统自动填写。

●交易编号、交易标题、交易时间：

自电商平台订单下载。

●商品编号：

若电商平台上的订单商品不唯一时为空，否则取自电商平台店铺商品编码，不可改。

●买家会员号、买家留言、收货人的姓名、收货人的所在省份、收货人的所在城市、收货人的所在地区、收货人的详细地址、收货人的邮编、收货人的手机号码、收货人的电话号码、买家邮件地址、卖家备注：

自电商平台订单下载。

●电商订单号:

订单下载时为空，在订单确认时根据单据编号规则自动生成，用户是否可修改根据单据编号规则确定。

●订单状态：

系统根据业务操作自动更新。

●快递公司：

默认取快递公司档案中默认的快递公司

●快递单号：

订单下载时为空，手工录入

●销售订单号：

订单下载时为空，系统生成销售订单时自动回写

●收款单号：

订单下载时为空，订单生成收款单时回写

●审核提示：

系统自动记录不满足免审条件时的，一些提示性信息，以供用户审核时参考。

审核提示是一个备注性的字段，提示信息累加，即如果审核提示中已有信息，再写入时保留已有的信息，再将新的信息加入，不能直接覆盖。

生效时自动将审核提示信息清空。

●是否开票：

是否需要开票。

若买家留言中包含‘发票’字样，或发票抬头不为空时，则下载时自动将“是否开票”置为‘是’。

●发票号：

订单下载时为空，财务开票时写入。

●客户、部门、业务员、销售类型、结算方式、发货模式、发货模式：

默认取自店铺档案中设置的值。

●商品数量、运费、商品金额、系统优惠、卖家调整金额、实付金额：

根据表体对应数据项汇总得出。

●确认人、确认时间、业务审核人、业务审核时间、财务审核人、财务审核时间、关闭人、关闭时间、生效时间：

订单执行相应操作时系统根据当前操作员、操作时间自动回写

订单表体

●商品标题、商品数字ID、商家外部编码、商品Sku的id、SKU值：

自电商平台下载。

●商品编码：

根据商品档案中电商商品编码带入。

●商品名称：

根据商品档案中电商商品名称带入。

●购买数量、商品价格、订单优惠金额、手工调整金额、商品金额、实付金额：

自电商平台下载。

●实付金额：

自电商平台下载，手工修改时，实付金额＝商品金额－订单优惠金额+手工调整金额+运费。

●存货编码：

根据商品档案中电商商品编码对应的存货编码带入。

●存货名称、规格型号、计量单位、自由项：

根据存货编码从存货档案中带入显示。

●发货仓库：

取店铺档案中对应的仓库。

【操作说明】

●订单下载：

在工具栏选择〖下载〗按钮，在弹出的对话框中输入店铺以及交易区间后，〖确定〗后即可进行手工下载。

⏹下载过程中，按电商平台上的商品编号自动匹配《电商订单中心》中的商品档案，并生成电商订单的商品明细行。

⏹对于电商平台上的折扣、运费，在下载生成电商订单时，将按照“费用项目与商品对照”关系自动转换为折扣行与运费行。

⏹支持重复下载：

若订单状态为“待确认”或“已确认未审核”，当订单修改日期发生变化时，则将新下载的订单覆盖已有的订单。

●订单确认：

在工具栏选择〖确认〗按钮，对当前电商订单进行确认操作。

已确认的的电商订单转到【订单处理】进行审核、开票等后续处理。

⏹可以在【选项】中设置订单下载后是否自动确认。

⏹下载的电商订单，若商品编码为空，则不能进行自动确认。

必须补齐相关基础设置后手工进行确认。

⏹订单确认时，根据用户设置的免审策略对订单自动进行业务审核和财务审核。

满足免审策略的订单，状态为“已审核”，订单中相应的审核人为在店铺档案中所设置业务审核人和财务审核人。

●订单查询：

在工具栏选择〖查询〗按钮查询订单或者在表头输入店铺、买家会员号、交易区间进行快速查询。

●订单打印：

在订单列表中可选择多条订单记录同时进行打印。

4.2订单处理

查看已确认的电商订单，补充相关信息。

审核、生效电商订单，并生成销售订单。

【菜单路径】

《电商订单中心》－【订单管理】－【订单处理】

【栏目说明】

参见【订单下载】栏目说明

【操作说明】

●订单处理窗口中可查看当前电商订单的基本、物流以及商品明细信息，也可按照电商订单所处的状态，分别查看电商订单并进行相应的业务处理。

页签

订单状态

可执行业务与操作

全部

已确认未关闭的电商订单

查询、关闭

待审核

已确认、未审核的电商订单

业务审核、业务弃审、财务审核、修改订单（修改订单栏目，增、删行）、关闭订单

已审核

已审核、未生效的电商订单

生效、弃审、关闭

已生效

已生效的电商订单

失效、关闭

已对帐

已收款核对的电商订单

查询、关闭

已关闭

已关闭的电商订单

打开、查询

●订单修改：

可修改订单的商品、价格、金额、收货人信息、快递公司、快递单号等。

⏹有订单编辑权限的人才能进行订单修改操作。

⏹支持增行、删行和修改操作。

删行时要保证至少有一条表体记录。

⏹可在界面上方的订单列表中修改，也可在下方各卡片中修改。

⏹只有待审核页签下的订单允许修改，修改时鼠标双击待修改栏目即可；审核后的订单只可修改快递公司、快递单号信息。

商品、价格、金额等只能在待审核页签的卡片中修改。

●订单客审：

对用户选择订单进行业务审核。

⏹审核时自动将当前操作员作为业务审核人，并将当前系统时间作为审核时间。

⏹有订单客审权限的人才能进行订单业务审核操作。

⏹已业务审核的订单除快递公司、快递单号、发票号之外的其他信息不允许修改。

⏹订单业务审核时，系统将进行以下校验，如果订单不满足以下条件，则订单不允许业务审核。

◆订单表体非折扣且非应税劳务的商品的数量必须大于零，如果不满足条件时不允许业务审核。

◆订单上各存货启用的自由项是否填写完整，如果有未填自由项的商品，订单不允许业务审核。

●订单财审：

对用户选择的订单进行财务审核。

⏹审核时自动将当前操作员作为财务审核人，并将当前系统时间作为审核时间。

⏹有订单财审权限的人才能进行订单财务审核操作。

⏹只有业务审核完成后才能进行财务审核。

⏹财务审核完成时订单状态变为已审核。

订单自动从未审核页签转入已审核页签。

⏹财务审核完成时如果用户选择审核立即生效则财务审核完成时同时进行订单生效的处理，订单自动从已审核状态变为已生效状态，并记录生效时间。

●订单弃审：

指对已客审未财审未关闭或已财审未关闭的订单进行弃审操作，弃审后的订单状态为待审核。

●订单生效：

订单审核后可进行生效操作。

⏹生效操作在订单审核后进行，可手工，也可根据选项在审核后自动生效。

⏹电商订单生效时自动生成销售订单，销售订单可通过自定义项记录电商订单上买家昵称、留言、收货人等信息。

⏹《电商订单中心》生成的销售订单无需审批、不允许弃审与变更。

●订单失效：

对已生效未关闭未发货的电商订单进行撤销操作。

⏹有订单失效权限的人才能进行订单失效操作。

⏹只有销售订单已审核、未关闭、未生成发货单时可对电商订单进行失效操作。

⏹失效时自动将对应的销售订单弃审并删除，同时将电商订单的状态由已生效变为已审核。

4.3订单列表

用于查看电商平台中所有下载订单的基本信息。

【菜单路径】

《电商订单中心》－【订单管理】－【订单列表】

【操作说明】

过滤条件录入、过滤条件设置、栏目设置、查询、定位等具体操作说明参见平台的《基础设置》帮助。

4.4错误日志

用于查看《电商订单中心》中对订单进行处理时的错误信息。

【菜单路径】

《电商订单中心》－【订单管理】－【错误日志】

【栏目说明】

●交易编号：

发生错误的交易编号，如多个订单同时出现错误，交易编号以逗号区隔。

●操作：

订单所做操作，如电商订单。

●发生时间：

订单所做操作的时间。

●错误信息：

系统错误提示信息。

第5章　财务管理

5.1财务审核

对已业务审核的订单进行财务审核和弃审。

【菜单路径】

《电商订单中心》－【财务处理】－【财务审核】

【栏目说明】

参见【订单下载】栏目说明

【操作说明】

●财务审核操作中，不允许修改任何订单数据。

●财务审核操作中显示的订单为“已业务审核未财务审核未关闭”或“已财务审核未生效未关闭”的订单。

5.2订单开票

本版订单开票，只提供将实物发票的发票号由财务人员写到订单中相应字段的处理。

【菜单路径】

《电商订单中心》－【财务处理】－【订单开票】

【栏目说明】

●发票号：

对需要开票的订单录入税控发票号。

●其余栏目不可修改，参见【订单下载】栏目说明

【操作说明】

●订单开票列表中显示所有需要开票而且未关闭的订单。

5.3电商对账单

电商对账单，用于显示各个平台的收款明细，系统提供三种方式增加支付宝等第三方支付平台的收付款明细数据。

●直接增加：

通过【增行】增加各平台各店铺的收付款明细

●导入文件：

导入支付宝等第三方支付平台提供的收付款明细数据生成电商对账单。

●下载：

直接从支付宝等第三方支付平台下载收付款明细数据生成电商对