合同管理制度试行.docx
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合同管理制度试行
合同管理制度
（试行）
第一章 总 则
第一条 为加强公司合同管理，防范经营风险，根据国家有关法律、法规及公司有关规定，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度所称“公司”是指XX公司。
本制度所称合同是指公司及公司授权的分支机构与平等主体的公民、法人和其他组织之间签订的、涉及公司经营活动的协议。
劳动合同及因劳动合同产生的其他协议的管理按照公司的有关规定执行。
第三条 公司合同管理应当遵循以下原则：
（一）遵守国家的法律、法规、规章以及公司规章制度，不得损害公司利益原则；
（二）分级管理原则；
（三）分工负责，协同管理原则。
第四条 本制度适用于公司各部门，各部门根据公司分级管理原则和各部门相关管理制度开展合同管理工作。
各部门可根据本部门具体情况，对合同进行规范化管理，并报公司备案。
第二章 合同管理机构及其管理职责
第五条 公司行政部是公司合同归口管理部门，承办部门及其他相关部门按各自职责管理合同。
第六条 公司各部门应当按照本章规定明确本部门相应管理机构及其职责。
第七条 公司行政部履行以下合同管理职责：
（一）制订、完善公司合同管理制度；
（二）监督公司合同管理制度的执行；
（三）审查合同文本；
（四）负责合同编号管理；
（五）协助解决合同履行纠纷；
（六）制作、保管授权文件；
（七）其他必要的合同管理职责。
第八条 承办部门履行以下合同管理职责：
（一）组织合同项目谈判；
（二）起草合同文本；
（三）负责合同文本审查会签的流转；
（四）办理授权申请；
（五）监督、组织合同履行；
（六）负责本部门合同统计；
（七）保管合同当事人主体资格和资信证明文件；
（八）指定合同承办人；
（九）负责粘贴合同印花税凭证（如需要）；
（十）合同文件收集整理并按公司档案管理要求存档；
（十一）其他必要的合同管理职责。
第九条 财务部履行以下合同管理职责：
（一）审查合同中的财务收支事项是否符合国家财经法规和公司财务管理制度；
（二）合同预算及支付管理；
（三）合同履行经济性评价；
（四）其他必要的合同管理职责。
第十条 行政部管理人员履行以下合同管理职责：
（一）依照国家法律、法规和公司规章制度，对合同的订立、履行、变更、解除等事项实施监察；
（二）对合同管理中出现的违法、违规、违纪情况进行调查处理，提出监察建议或监察决定；
（三）其他必要的合同管理职责。
第十一条 其他相关部门在其职责范围内或业务领域范围内对合同进行管理。
第三章 合同订立
第一节 当事人主体资格审查
第十二条 承办人应当对合同当事人主体资格和资信状况进行审查，包括：
（一）合同主体应具有经年检有效的法人营业执照或其他权利能力文件，其核载的内容与实际相符；
（二）合同标的应符合当事人经营范围，涉及专营许可的，应具备相应的许可文件；涉及资质要求的，应具备相应的资质（等级）证书；
（三）由代理人承办、签署合同的，应出具真实、有效的法定代表人身份证明书、授权文件、代理人身份证明；
（四）当事人具有相应的履约能力：
具有支付能力或生产能力或运输能力等,必要时应要求其出具资产负债表、资金证明、注册会计师签署的验资报告等相关文件；
（五）具有履约信用：
过去三年重合同、守信用，无严重违约事实；在签订本合同时，未涉及可能影响本合同履行的重大经济纠纷或重大经济犯罪案件；
（六）在签订合同时，不存在任何司法机关、仲裁机构或行政机关作出的任何对履行本合同产生重大不利影响的判决、裁定、裁决或具体行政行为或其他法律程序；
（七）其他与合同签订、履行相关的事项。
第十三条 对不符合前条规定的当事人，不得与其签订合同；必须签订合同时，承办部门应在合同审查流转时明确说明，并应当要求对方当事人提供合法、真实、有效、切实可行的担保。
其中，以保证形式作出的担保，其保证人必须是具有代偿能力的独立经济实体，并应对保证人适用本制度进行审查。
第十四条 本制度第十三条所述文件应列入合同档案；其文本为复印件时，须加注“与原件核对无误”字样，并由承办人签字。
第二节合同谈判
第十五条 办理下列合同，承办部门应当考虑组织公司法律顾问或专员、行政部、财务部、其他相关部门的人员参与谈判。
（一）涉及重大资产转让、使用、出售、抵押；
（二）重大工程建设项目的设计、施工、监理等；
（三）国际、国内设备、物资、软件大宗采购等；
（四）复杂技术咨询及技术服务。
（五）其他合同的谈判，承办人可以根据需要组织相关部门参加。
第十六条 前条涉及的谈判，应召开准备会议，确定谈判方案及主谈人员，统一谈判意见。
会议由承办部门召集、主持，其他参与谈判的人员参加。
第十七条 承办人负责制作谈判会议纪要，并经全体参会人员确认，列入合同档案。
会议纪要应记载如下内容：
（一）会议日期；
（二）参会人员；
（三）参会人员达成一致的意见；
（四）参会人员声明保留的意见；
（五）法律意见；
（六）需要报承办部门负责人、主管副总经理、总经理审批的意见；
（七）其他需要记载的事项。
第十八条 参加谈判的人员应恪守谈判纪律，不得泄露公司的商业秘密。
第十九条 承办人对谈判中我方临时遇到的重大问题应及时进行协调，并向本部门主管领导汇报，必要时须向公司主管副总经理或总经理请示。
第三节 合同起草
第二十条 公司除即时结清、权利义务关系简单的小额合同外，必须以书面形式订立合同。
国家、行业或公司有标准或示范文本的，应当优先适用。
当事人协商一致的修改、补充合同的文书、传真、备忘等是合同的组成部分。
第二十一条 合同承办人负责合同的起草、修订，必要时请公司法律顾问或法务专员、公司行政部管理人员予以协助。
合同起草、修订后应报承办部门负责人审核。
第二十二条 合同应当包括以下内容：
（一）合同各方当事人的法定名称、地址、邮政编码、电话、法定代表人姓名、职务、代理人姓名、职务、联系方式；
（二）签约的目的和依据；
（三）合同标的（数量和质量，包括检测验收标准和方式方法）；
（四）价款或酬金，包括支付方式；
（五）合同履行的地点、期限和方式；
（六）争议解决方式；
（七）违约责任；
（八）变更或解除条件；
（九）根据法律或合同性质必须具备的条款或各方当事人共同认为应该明确的条款；
（十）合同正副本份数、存放地点；
（十一）合同生效的时间或条件；
（十二）约定的联系方式；
（十三）附件名称（有需要时）；
（十四）签约的地点、日期；
（十五）签约各方开户银行和账号（如涉及支付）；
（十六）法定代表人或其代理人签字并加盖部门公章。
（如当事人为个人可以仅签字）。
第二十三条 公司经常使用的合同应由业务归口管理部门会同公司法律顾问或法务专员、行政部管理人员、财务会计部及其他相关部门逐步制作标准文本或示范条款。
第二十四条 合同标准文本或示范条款由业务归口管理部门起草、会签与业务相关的其他部门及行政部管理人员，报总经理办公会讨论通过。
第二十五条 合同标准文本或示范条款于公司发文下发之日起施行。
合同标准文本或示范条款适用于公司各部门。
第二十六条 业务归口管理部门依据国家法律、法规、规章和公司制度变更及业务需求的变化及时会同行政部管理人员及其他部门对标准文本或示范条款进行修订。
第二十七条 合同标准文本，也必须经第三章第四节的审查流转程序，由合同承办部门自行按编号规则进行编号。
第二十八条 公司各部门不得对合同标准文本进行随意修改，如确实需要对合同标准文本进行实质性修改，按本条规定程序办理。
按照客户要求需要对合同标准文本进行实质性修改以适用于普遍客户的，由业务归口管理部门会同行政部管理人员以及其他部门出具修改意见后，报公司总经理办公会讨论通过。
对合同标准文本做出实质性修改的仅涉及个别单一客户的，业务归口管理部门会同相关部门提出审查意见后，报公司主管领导批准。
第二十九条 涉外合同的条款依相关法律、行政法规订立。
第四节 合同审查
第三十条 本节所称合同审查是指公司有关部门仅对合同条款的审查。
第三十一条 承办人应将经本部门负责人审核同意后的合同草案附《合同审查审批表》（见附件）送财务部、行政部、公司法律顾问或法务专员顺序审查。
如需要，应在送财务部之前，送相关部门审查。
负责审查的部门应按本节规定的合同审查职责签署意见。
未按本条规定经行政部审查的合同，公司领导不予签署，财务会计部不予支付合同款项。
第三十二条 合同审查部门负责人签署的《合同审查审批表》应包括：
合同名称、承办部门、承办人、送审日期、审查意见内容、审查人、复核人、审查时间、是否建议签署合同等。
第三十三条承办部门负责审查合同下列内容：
（一）当事人的主体资格和资质是否符合要求；
（二）合同项目是否符合法律、法规、政策及有关政府部门的批准文件；
（三）合同技术条款是否符合国家标准、行业标准、企业标准及规程、规范；
（四）合同项目是否列入年度投资、预算计划；
（五）合同条款是否是缔约人真实意思的表示；
（六）合同价款是否合理，价款的确定是否符合公司有关程序；
（七）合同条款是否切实可行；
（八）承办部门认为应当审查的其他内容。
第三十四条 财务部负责审查合同下列内容：
（一）合同条款是否符合国家财经法规和公司财务规定；
（二）合同约定事项是否符合经济效益原则；
（三）合同标的是否列入公司预算；
（四）合同价款是否合理；
（五）合同放款或支付条款是否合理、可行；
（六）财务部认为应当审查的其他内容。
第三十五条 行政部负责审查合同下列内容：
（一）合同内容、形式是否合法；
（二）合同条款是否完备、严密、准确；
（三）担保方式是否合法、适当；
（四）相关程序是否符合本规定；
（五）行政部认为应当审查的其他内容。
第三十六条 相关部门负责审查合同中与本部门业务相关的下列内容：
（一）合同中与本部门业务相关的内容是否符合国家法律、法规、政策及国家有关政府部门的批准文件；
（二）合同中相关技术条款是否符合国家标准、行业标准、企业标准及规程、规范；
（三）合同约定的相关事项是否符合与本部门业务相关的行业规范；
（四）相关部门认为应当审查的其他内容。
第三十七条 各部门对每一合同审查时间不得超过3个工作日。
对按照本规定第二十八条规定制定的标准文本或示范条款合同补充内容的审核时间不超过1个工作日。
第五节 合同编号
第三十八条 除本制度另有规定，公司法律顾问或法务专员确认合同完成审查会签程序后，按照本制度规定对合同实行统一编号。
第三十九条 合同的编号按顺序由以下部分组成：
（一）公司中文名称缩写（大写）；
（二）合同承办部门（部门）代码：
董事长、总经理直接签署的为O;XX部为A；XX部为B；XX部为C；XX部为D；XX部为E。
（三）合同种类代码；
（四）年份：
合同进行编号时所在年份；
（五）流水号：
由阿拉伯数字组成。
具体合同编号规则如下：
序号
合同类型
代码
序号
合同类型
代码
1
租赁
01
6
保险
06
2
买卖
02
7
工程建设（含设计、施工、监理）
07
3
合作
03
8
装卸
08
4
股份、股权、财产购买、出让
04
9
信息咨询、服务、维保
09
5
抵押、担保
05
10
其他
10
第四十条 合同附件以“FJ”后加阿拉伯数字表示。
附件的序号前应当加上该合同的编号。
第六节 合同签署
第四十一条 承办人负责对已完成审查会签、统一编号的合同进行校核、修改、印刷、装订后，送法定代表人或其授权代理人签署，并按照公司印章管理办法规定加盖公章。
由公司总经理之外的人签署合同的，应当严格按照公司授权管理制度办理书面授权文件，并在授权范围内签署合同。
承办人应当对合同逐页小签或加盖骑页章。
第四十二条 以公司名义签订的合同，必须在公司书面授权范围内按本节规定的程序签署并加盖公章。
第四十三条 订立合同使用电子签名的，承办部门应严格依照国家的法律、法规及规章使用电子签名，并按有关规定和约定妥善管理电子身份证明、密匙等电子数据文件及其载体。
使用电子签名合同，应单独征求信息技术管理人员意见。
第四十四条 公司合同的签署，一般不得使用传真方式，确因情况紧急，需要使用传真方式签订的，在合同履行前，应要求对方当事人将原件寄交我方。
采用邮寄方式签订合同的，应先由对方当事人签署，然后寄送给我方签署。
第四十五条 合同自双方签订之日起成立，自生效条件成就之日起生效。
第四章合同履行
第四十六条 承办人负责组织合同的履行，监督合同履行的全过程，并督促当事人按照约定全面、实际履行合同。
第四十七条 承办人在申请放款或支付合同价款时，应当将合同正本或副本一份与其他资金支付凭证一并交财务部办理付款手续，合同正本需粘贴印花税票（如需要）。
第四十八条 承办人负责履行合同约定的通知义务，包括提示有关部门按合同约定的日期、期间履行合同义务或主张权利。
第四十九条 承办人负责汇报、请示、协调、解决合同履行中出现的问题、争议。
第五十条 合同履行中若有异常情况出现，合同承办部门应及时与行政部管理人员、公司法律顾问或法务专员及其他有关部门沟通情况，以便采取更有利于保护公司合法权益的对策。
承办人若发现对方当事人不履行或不适当履行合同时，合同承办部门应在法定或约定期限内及时以法定或约定方式向对方提出异议，同时，应采取应急措施，防止损失扩大。
异议文件应经公司法律顾问或法务专员审核。
收到对方当事人履行异议时，合同承办部门在法定或约定期限内，以法定或约定方式予以答复。
财务部在审查、核实有关事项后，对是否停止支付做出决定。
第五十一条 履行过程中出现争议事项，经合同当事人协商不成的，由承办部门和行政部管理人员共同请示公司法律顾问或法务专员后，采取包括但不限于仲裁、诉讼的方式依法维护公司利益。
第五章 合同变更与解除
第五十二条 合同变更和解除文件的订立、履行适用本制度。
第五十三条 合同的变更和解除一般由原合同承办部门、承办人承办，并应采用书面形式。
第五十四条 合同变更和解除的，承办人应当制作变更和解除说明文件，提交承办部门负责人审核。
第五十五条 公司法律顾问或法务专员对合同变更和解除可能导致的法律风险进行评估，出具法律意见；
财务部及其他有关部门依合同管理职责对合同变更和解除出具书面意见。
第五十六条 承办人将上述文件、意见一并提交签署人审批并签署。
第六章 合同监督
第五十七条 行政部管理人员负责对合同订立、履行、变更、解除等全过程的合法性、真实性进行监督检查，并可根据需要进行专项效能监察。
第五十八条 行政部管理人员在接到涉及合同订立、履行过程中存在违法、违规、违纪行为的举报或投诉后，应会同相关部门及时进行调查，并及时上报公司主管副总经理和总经理。
第五十九条 相关部门及人员在行政部管理人员、公司有关部门实施稽核审计、监察职责时应当给予配合，并提供有关资料。
第六十条 违反本规定程序订立、履行合同，但尚未造成经济损失或其他严重后果的，由行政部管理人员、公司法律顾问或法务专员会同有关部门提出书面意见，要求责任人及其本部门主管负责人予以纠正。
第六十一条 违反本制度订立、履行合同，造成重大经济损失或其他严重后果的，由行政部、审计部门、监察部门按照有关规定进行查处，并追究责任人的责任。
涉嫌构成犯罪的，移交司法机关处理。
第七章 合同档案
第六十二条 合同签订完毕，承办人负责整理合同档案，并按公司档案管理要求的时间及方式归档。
第六十三条 合同档案包括以下内容：
（一）合同背景材料；
（二）当事人资信、资质等证明文件；
（三）各部门审查意见书；
（四）合同及其附件；
（五）授权委托书；
（六）履行、争议解决情况的说明（有需要时）；
（七）合同变更、解除的相关文件（有需要时）；
（八）其他需要归档的文件。
第六十四条 合同文件中应当以正本优先存档，归档的合同正本必须为原件。
第八章 附 则
第六十五条 如本制度与其他规定相抵触的，具体适用问题应提交总经理办公会议讨论决定。
第六十六条 公司各部门应分别于每年7月15日前将当年上半年合同、每年1月20日前将上一年度合同的签订、审查、履行情况，报送公司备案。
第六十七条 合同涉及招标投标的，适用法律、行政法规及公司有关招标投标的规定。
第六十八条 本制度涉及的数字、期限均包含本数。
第六十九条 本制度由公司行政部负责解释。
第七十条 本制度自发布之日起施行。
附表：
合同审查审批表
呈批部门：
呈批时间：
合同名称
合同类型
合同编号
合同使用目的
甲方名称
乙方单位名称
合同金额
通讯地址
履约期限
联系电话
经办人
对方联系人
经办部门意见
年月日
法律顾问意见
年月日
财务部门意见
年月日
总经理意见
年月日
注：
1．一般合同由业务归口职能管理部门、财务部门（限经济类合同）、监察部门进行审查。
2．重大合同除按一般合同审查外，须经公司的法律顾问审查把关，并附法律顾问书面意见。
3．审查部门的审核意见应明确、具体，禁止使用“原则同意”、“拟同意”、“基本可行”等模糊性语言或只签名字。
4．各审查单位应在5个工作日内完成会签。
5．总经理或总经理委托的相关负责人作为合同签订人，对全面审查后的合同，签署是否用印的意见。
6．本表作为长期档案保存，要求用蓝墨水钢笔或碳素墨水笔填写清楚，字迹工整。
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