材料设备供应商选择控制流程.docx

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材料设备供应商选择控制流程

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1目的

选择合格的优质的材料设备供应商，保证采购的材料设备在符合质量及工期要求的基础上价格合理，有效控制建设工程的成本。

2适用范围

适用于公司开发建设项目中甲购及甲定乙购材料设备的管理。

3术语和定义

3.1招标小组：

3.1.1招标小组设组长一名，由公司总经理或由总经理指定一名人员担任。

3.1.2招标小组成员由采购管理部分管领导、工程管理部经理、项目部经理、成本管理部经理、采

购管理部经理或总经理指定的其他人员组成。

3.1.3各部门相关专业工程师作为列席人员参加。

3.1.4招标小组决策方式：

采用综合评分法。

3.2项目采购分判方式的确定，由采购管理部分管领导审核，总经理审批。

3.2.1对于一次采购材料设备价格在10万及以上的项目，原则上必须进行招标，如实在不具备招标

条件（如入围单位少于3家）的项目在经过总经理同意后可进行议标或直接委托。

3.2.2对于一次采购材料设备价格在2万—10万的项目，原则要求进行议标。

3.2.3对于一次采购材料设备价格在2万以下的项目，采取直接委托方式。

4职责

4.1采购管理部

4.1.1负责根据《项目材料设备进场计划》，在扩初设计完成后二十天内编制《项目材料设备采购计

划》；

4.1.2负责对成本管理部编制的《项目材料设备招标计划》进行确认；

4.1.3负责组织材料设备供应商的考察并编写考察报告；

4.1.4组织发标及答疑工作；

4.1.5负责组织材料设备采购商务谈判，签订采购合同；

4.1.6负责合同的交底工作，合同执行过程中的跟踪检查；

4.1.7负责编制招标项目的《甲定乙购材料设备采购通知单》给项目部；

4.1.8负责材料设备供应商资料库的建立、维护；

4.1.9负责组织材料设备供应商年度评价。

4.2成本管理部

4.2.1负责根据采购管理部提出的《项目材料设备采购计划》，编制《项目材料设备招标计划》；（注：

成本管理部可以把材料设备的招标计划和工程施工监理单位的招标计划合并起来编制）

4.2.2负责招标采购或议标采购备选供应商的资质审查；

4.2.3负责组织开标工作；

4.2.4负责编写招标或议标文件中的商务标部分，并负责把商务标与技术标整合成正式的招标或议

标文件；

4.2.5对直接委托采购进行价格审核；

4.2.6对材料设备采购计划中的数量进行复核（含甲购材料和甲定乙供材料）。

4.3工程管理部

4.3.1配合材料设备供应商考察；

4.3.2负责材料设备招标或议标中技术标的编制。

4.4项目部

4.4.1负责提供《项目材料设备进场计划》，含数量；

4.4.2负责对成本管理部编制的《项目材料设备招标计划》进行确认；

4.4.3配合材料设备供应商考察；

4.4.4负责材料设备直接委托采购。

4.5设计管理部

4.5.1负责材料设备的选型定板。

4.6招标小组

4.6.1材料设备招标时，负责拟定初步入围单位。

4.6.2负责审核招标文件；

4.6.3负责材料设备招标采购的评标、定标工作。

4.7采购管理部分管领导

4.7.1审批《项目材料设备采购计划》；

4.7.2负责审批《项目材料设备招标计划》；

4.7.3审核招标采购入围单位和中标单位；

4.7.4审批议标采购的初步入围单位；

4.7.5审批议标采购的中标单位；

4.7.6审核招标文件，审批议标文件。

4.8总经理

4.8.1审批招标采购入围单位。

4.8.2审批招标文件

4.8.3审批确定招标采购中标单位。

5工作程序

5.1招标计划编制

5.1.1项目部根据《项目总体控制计划》，编制《项目材料设备进场计划》（含材料名称、规格型号、

数量、进场时间等），经工程总监审批后，报采购管理部，作为项目材料设备采购计划的编制依据。

5.1.2采购管理部根据《项目材料设备进场计划》在扩初设计完成20天内编制《项目材料设备采购

计划》，报采购管理部分管领导审批，审批后发送成本管理部、项目部、设计管理部、工程管理部。

5.1.3成本管理部依据《项目材料设备采购计划》在初步设计完成后35天内编制《项目材料设备招

标计划》，经项目部、采购管理部确认后，提交采购分管领导审批后作为招标工作组织实施的依据，计划的编制要遵循整体招标的原则。

（注：

成本管理部可以把项目材料设备的招标计划和工程的招标计划合并起来编制）

5.1.4若《项目材料设备采购计划》发生变化，采购管理部应及时将调整后的《项目材料设备采购

计划》提交给成本管理部，成本管理部应及时调整《项目材料设备招标计划》，经项目部、采购管理部确认后，报采购管理部分管领导审批后实施。

5.1.5每个月25日前，由成本管理部组织编制下个月的《项目材料设备招标计划》，经项目部、采

购管理部确认，采购分管领导审批后正式生效。

并纳入项目部、采购管理部下个月的部门工作计划中。

5.2招标采购程序

5.2.1采购管理部负责按计划组织进行招标的准备工作，具体包括：

a）收集材料设备供应商信息。

信息来源包括但不限于已经和公司有过良好合作的供方，公司相关部门推荐的资质、产品、信誉良好的供方，主动和公司联系的资质、产品、信誉良好的供方，公司主动联系社会上有良好信誉的供方以及媒体、展会宣传中有适合本公司产品的供方，以上信息经整理进入供应商资料库。

（注：

如公司无合格供方库，全部为新的供方时，至少应在公司内部公示）

b）设计管理部负责材料设备的选型定板，具体材料选型定板工作参见《材料设备采购实施流程》中材料设备选型定板部分。

c）组织对备选的供应商进行考察，且备选单位不少于5家。

在考察时工程管理部、项目部根据专业需要派代表参加。

备选单位的资质应基本符合公司要求：

含营业执照、税务登记证、资质证书、企业简介、产品的技术资料、近三年业绩、近三年资产负债表等。

d）对备选单位进行初步询价工作。

e）根据考察情况和初步询价情况，填写《材料设备供应商考察报告》。

f）成本管理部参照公司的要求对经过考察的备选单位进行资质审查，确定资质合格单位；

g）采购管理部将考察报告和资质审查结果提交招标小组，由招标小组初步确定不少于3家的资质合格单位作为投标入围单位；

h）工程管理部根据招标项目的技术要点编制技术标书。

5.2.2成本管理部负责提供招标项目的商务标书，并与技术标书整合成招标文件。

5.2.3采购管理部组织工程管理部、项目部、成本管理部、招标小组对招标文件（还可包括合同主

要条款）及初步拟定的入围单位进行评审，并根据评审意见修改招标文件，然后填写《招标文件审批表》，经采购管理部分管领导审核，总经理审批生效。

招标文件应含技术要求、付款、结算、工期、违约责任等要点，详见《招投标管理作业指引》规定。

5.2.4发标、答疑

a）采购管理部负责组织发标和答疑，并通知成本管理部、工程管理部、项目部和入围单位；

b）采购管理部负责整理《答疑会记录》，并发送给招标小组成员和投标入围单位。

5.2.5收标

5.2.5.1成本管理部负责在规定的时间内接收投标单位编制的投标文件，并按要求将投标文件投入指

定的投标报价箱内。

5.2.6开标、评标和定标

a）成本管理部按招标文件规定的时间组织召开开标会，并通知招标小组成员；

b）开标会结束，形成《开标记录表》，与会各方在《开标记录表》上签字确认；

c）招标小组依据投标人投标情况，进行对比分析，形成《投标情况对比分析表》；

d）招标小组进行评标和定标，根据招标文件规定的评标办法和《投标情况对比分析表》，对投标人进行评分，评标完成之后填写《定标审批表》，初步选定第一和第二中标人；（注：

具体评标可参照《招投标管理作业指引》）

e）招标小组根据评标和定标结果，判断是否需要进行二次询标，如需要二次询标，则由成本管理部组织采购管理部和项目部等进行二次询标工作，如不需要进行二次询标，则招标小组将《定标审批表》报采购分管领导审核，总经理审批，确定中标单位；《投标情况对比分析表》作为《定标审批表》的附件一并提交审核；（如询标，还需附上询标记录）

f）采购管理部向中标单位发放《中标通知书》，并通知未中标单位。

5.2.7废标及废标的处理

出现（但不限于）以下情形，成本管理部填写《废标审批表》，经过审批后宣布原招标为废标，向所有投标人发出《废标通知书》：

a）开标后标底发生变更、需新增投标人；

b）多个投标人放弃投标或者投标人有弄虚作假、串通压价等行为。

c）如收标阶段无意向合格投标单位，则需重新组织招标。

5.2.8合同签订阶段

a）属于甲购材料设备的，由采购管理部按照公司《合同管理流程》组织成本管理部、项目部等与中标单位签订采购合同。

b）属于甲定乙购材料设备的，由采购管理部根据开标结果，填写《甲定乙购材料设备采购通知单》与中标通知书和投标报价书一起传至项目部。

项目部再将《甲定乙购材料设备采购通知单》发给承包单位；

c）采购管理部负责对合同的履行情况进行跟踪并组织成本管理部、项目部一起对合同情况进行交流。

5.3议标采购程序

5.3.1采购管理部负责按计划进行议标的准备工作，具体包括：

a）初步选择入围议标的供应商（入围单位不得少于三家）并进行询价；（注：

如公司无合格供方库，全部为新的供方时，至少应在公司内部公示）

b）设计管理部负责材料设备的选型定板工作，具体材料设备选型定板工作参见《材料设备采购实施流程》；

c）成本管理部对入围供应商的资质进行审查，确定资质合格单位；

d）采购管理部根据资质审查结果和询价情况确定议标入围单位；

e）工程管理部根据招标项目的技术要点编制技术标书。

5.3.2成本管理部负责商务标的编写，并把商务标与技术标整合成议标文件。

5.3.3采购管理部组织项目部、工程管理部对议标文件（还包括合同主要条款等）及初步拟定的入

围单位进行审核，成本管理部根据审核意见对议标文件加以完善，最终报采购管理部分管领导审批形成正式的议标文件及确定入围供方。

5.3.4采购管理部向入围供方发放议标文件后，入围单位报价回标。

5.3.5采购管理部组织与入围单位进行商务谈判，成本管理部参与谈判。

5.3.6采购管理部根据议价情况，推荐中标单位，经采购管理部分管领导审批确定中标单位。

5.3.7采购管理部向中标单位发放《中标通知书》，并通知未中标单位。

5.3.8合同签定阶段

a）属于甲购材料设备的，由采购管理部按照公司《合同管理流程》与中标单位签订采购合同；

b）属于甲定乙购材料设备的，由采购管理部根据开标结果，填写《甲定乙购材料设备采购通知单》与中标通知书和投标报价书一起传至项目部。

项目部再将《甲定乙购材料设备采购通知单》发给承包单位；

c）采购管理部负责对合同的履行情况进行跟踪并组织成本管理部、项目部一起对合同情况进行交流。

5.4直接委托程序

5.4.1项目部在合格材料设备供应商资料库中选择合适的直接委托单位，或收集新的具备相应资质

要求的材料设备供应商信息，提出直接委托建议。

5.4.2设计管理部负责材料设备的选型定板，具体材料选型定板工作参见《材料设备采购实施流程》；

5.4.3成本管理部对直接委托采购的价格进行审核或参与直接委托谈判。

5.4.4项目部总经理对直接委托建议进行审批，确定直接委托单位。

5.4.5合同签定阶段

a）属于甲购材料设备的，由项目部按照公司《合同管理流程》与中标单位签订采购合同；

b）属于甲定乙购材料设备的，由项目部将《甲定乙购材料设备采购通知单》发给承包单位；

c）项目部负责对合同的履行情况进行跟踪并组织成本管理部一起对合同情况进行交流。

5.5材料设备供应商资料库的初始建立

5.5.1采购管理部将已合作过的和未合作过的材料设备供应商（需进行资质预审，合格方可入库）

的相关资料编入《材料设备供应商资料库》，作为初始建立。

公司相关部门均可提出推荐性的符合资质要求的供应商资料。

5.6供方选择过程资料的管理

5.6.1成本管理部负责材料设备招标、议标采购过程中形成的各类文件的收集、整理、归档、保管

工作；项目部负责材料设备直接采购过程中文件的管理工作。

5.7供应商的评定

5.7.1采购管理部负责组织成本管理部、项目部、工程管理部每年对备选的或合作的材料设备供应

商进行评定。

评定内容包括：

备选单位投入的人力、物力、经济实力、交期、施工配合、保修服务等，评定结果为判定该备选单位是否能满足我方的要求，并记入《年度材料/设备供应商评定一览表》。

5.7.2经评定合格的单位，由采购管理部于每年3月1日前将合格的供应商清单编入《合格材料设

备供应商资料库》。

6支持性文件

6.1ZJDY-OP-CB-002合同管理流程

6.2ZJDY-OP-CG-002材料设备采购实施流程

6.3ZJDY-WI-CB-006招投标管理作业指引

7相关记录

7.1《工程、材料设备招标计划》

7.2《材料设备供应商考察报告》

7.3《招标文件审批表》

7.4《答疑会记录》

7.5《开标记录表》

7.6《投标情况对比分析表》

7.7《定标审批表》

7.8《招标项目中标单位公示表》

7.9《中标通知书》

7.10《甲定乙购材料设备采购通知单》

7.11《年度材料设备供应商评定一览表》

7.12《供应商资料库》

7.13《材料设备供应商入围资格（模板）》

工程、材料设备招标计划

工程名称：

序号

项目名称

图纸准备（设计管理部）

技术准备（采购、工程管理部）

商务准备（成本管理部）

招标小组（标前会）

招标、组织及实施

出图

材料选型

考察及报告（采购部门）

技术标书（工程部门）

工程量清单、标底编制

市场询价

招标文件整合

商务谈判及标底确定

标前会

标书审核

发标

答疑

开标

进场

备注

一

土建施工单位

编制：

审核：

计划督办：

审批：

材料设备供应商考察报告

记录编号:

日期：

年月日

考察单位名称

考察内容

基本情况

（成立日期、注册资金、企业性质、组织规模、资质等级、营业执照等有关证书）

技术经济情况

（人员状况、技术力量、加工设备、产品质量、固定资产、净资产、负债、流动资金等）

近三年业绩

（主要客户、合同金额、重大工程配套情况）

其他情况

（信誉、交期、价格、售后服务等）

参与考察

人员签名

是否具备入围资格的审查意见

项目部

工程管理部

采购管理部

采购管理部分管领导

招标文件审批表

项目名称：

记录编号：

招标经办人

招标项目

招标文件

要点

（技术要求、价格、付款、结算、工期、违约责任、质保售服等）

计划发标时间

计划发标地点

回标截止时间

招标文件审批意见

成本管理部

项目部

工程管理部

采购管理部

采购管理部分管领导

总经理

备注

注：

本表后可附商务标、技术标、合同的主要条款、初步入围单位等资料。

答疑会记录

记录编号：

项目名称：

时间

地点

人员

招标项目

答疑纪要及解答

投标人签

字确认

姓名

单位

联系电话

招标人签

字确认并盖招标单位章

姓名

部门

开标记录表

项目名称：

招标项目

招标部门

招标范围

招标方式

开标时间

开标地点

参加开标人员

投标基本情况

投标人名称

投标报价（元）

标书密封情况

投标保证金

法人或委托人签名

记录人：

唱标人：

监标人：

投标情况对比分析表

项目名称：

记录编号：

开标项目

招标人

开标时间

开标地点

废标（或建议废标）单位

废标原因

投标单位

投标情况

技术标要点

经济标要点

企业承诺

技术标准

产能安排

投标报价

让利优惠

交期承诺

售后服务

备注

参与部门及人员：

定标审批表

项目名称：

记录编号：

招标人

招标项目

招标范

围内容

招标方式

公开招标邀请招标议标

直接委托

开标时间

开标地点

评标人员

项目

投标单位

有效性

价格

综合排名

备注

有效标

废标（原因）

投标

报价

优惠

条件

评标结果

审批意见

采购管理部

成本管理部

工程管理部

项目部

采购管理部

分管领导

总经理

注：

本表需附会议纪要、投标情况对比分析表等相关资料。

招标项目中标单位公示表

兹有工程，经我公司招标小组评审推荐，现确定为中标人。

若对该评标结果有异议，请于公示后三日内向招标组织人书面反映情况；若无异议，公示三日后，该中标结果生效。

工程名称

建筑面积

建设地点

承包方式

招标组织部门

招标小组成员

招标开始时间

定标时间

中标单位

中标价

本次投标单位情况表

序号

投标单位名称

投标单位资质

投标报价金额

询标后报价

项目经理

未中标原因

投标单位推荐人（单位）

备注

中标通知书

：

兹有工程，经我公司招标小组评审推荐，现确定你单位为中标人。

请在年月日前签订合同并提前做好进场准备。

工程名称

建设单位

建筑面积

建设地点

设计单位

承包方式

工期

开工日期

竣工日期

年月日

工程造价

其中：

甲供材料

工程范围

项目经理

浙江清源房地产有限公司

年月日

甲定乙购材料设备采购通知单

记录编号:

工程名称：

合同编号：

NO：

第页，共页

序号

材料名称

用途说明

生产厂家

/供应商

品牌

规格型号

数量

单位

单价

总价

进货时间

备注

经办人

采购管理部经理

项目部经理

日期

年度材料设备供应商评定一览表

记录编号：

填表人：

日期：

第页，共页

序号

供应商

名称

资质

等级