酒店管理信息系统规划书.docx
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酒店管理信息系统规划书
浙江树人大学会计电算化082班阮益200801101322
酒店管理信息系统规划书
1系统规划的内涵
迅速发展起来的酒店行业，为了提高自身的管理水平，加强竞争能力，提高经济效率等，需要动态掌握宾馆各个环节中信息的变更，实现计算机自动化便成为不可或缺的东西。
酒店在正常运营中要对客房资源、顾客信息、入住信息和结算信息进行管理，为了及时了解各个环节的变更，提高管理效率，同时也为居住的客户提供更加快捷、便利的服务，在计算机日益普及的今天，开发一个酒店管理系统来实现这些目的是很有必要的。
酒店管理信息系统是集餐饮、住宿、娱乐于一体的立体化服务体系，其中顾客可以随意消费并统一结账。
2 企业远景与战略
众所周知，酒店管理信息系统建设是现代商业企业生存和发展的前提。
我们当前的总任务是：
充分利用先进的电子信息技术，参考已有同行企业成功的解决方案，结合公司的现状并考虑未来发展，成功建立起完整的企业内部一体化酒店管理信息系统。
在现代酒店发展和运营过程中,酒店服务逐渐多元化,竞争越来越激烈,要想在激烈的竞争中立于不败之地,就需要不断提高自身的行业竞争力。
而客户关系管理能帮助酒店有效地分配资源,从而获得竞争优势。
其中,客户关系管理关注酒店如何建立、维持和管理与高价值客户之间的关系,并利用这种关系创造更高的客户满意度和客户忠诚度,酒店也就能从中获得更多的收益,酒店日常的业务工作是繁多而复杂的,为了提高工作效率和竞争力,酒店就需要一个适合酒店自身的信息化管理系统。
酒店业是一个前景广阔而又竞争激烈的行业,而酒店在运作期间,其管理和服务的水平直接影响到酒店的形象和声誉.如何利用先进的管理手段,提高酒店的管理水平,是每一个酒店管理者所面临的重要课题.面对信息化社会的需求,采用全新的计算机网络和酒店业务管理系统,已成为提高酒店的管理效率,使作业人员与管理系统之间灵活互动,实现流畅的工作流衔接,帮助酒店有效地进行业务管理,释放最大价值的有效手段.因此,未来酒店业只有走网络化、智能化的发展道路,才能满足人们对高标准、高质量和个性化服务的追求.现代酒店业要在目前Internet环境中快速发展,必须要引进新的管理技术与模式.利用C#技术开发酒店管理应用系统,结合先进的数据库技术、多媒体技术和软件工程理念将为酒店业提供更为广阔的操作空间,使酒店个性化服务及全面信息化管理提升到新的更高层次.
3信息系统对企业远景和战略的支持
该系统实现了酒店行业管理正规化和科学化.有效地将酒店管理人员从繁重的手工记账中解脱出来,实现操作的自动化;通过系统丰富的查询和报表功能,使管理人员的管理工作更加方便、具体、直观.本系统的突出优点是实现了客房-餐饮-娱乐的一站式服务,为那些需求较多的客人提供了方便.而酒店目前的信息化管理系统的不足之处表现在以下个方面①客户信息不完整,共享程度差②客户信息没有得到充分利用③客户战略决策缺少依据。
因此,为了增强酒店的竞争力,提高效率,增长效益,酒店迫切需要一个具有客户关系管理功能的信息化管理系统。
该系统既要能够处理一些简单、琐碎、重复性的工作,更要带有客户管理功能。
该系统能够通过分析酒店的日常数据,挖掘出客户对象是谁,客户想要什么产品或服务,客户在什么时候需要,客户希望以什么样的方式得到产品和服务,客户为什么持续选择该产品和服务的知识。
应用该系统可以使酒店实现科学管理、提高工作效率、改善服务质量,进而能针对性地开发顾客,建立良好客户关系,提高酒店竞争力。
4现存的信息系统
酒店的功能设计记录用户信息,以满足用户知识管理的需要实施为客户提供个性化服务,使酒店改善销售习惯实施挖掘模块,对客户消费习惯进行分析处理,以此·提供客房预约提醒,通过一曲宣传优惠政策等方式和用户产生互动沟通。
系统整体流程如下:
依据不同的数据源集成建立酒店信息数据仓库,为酒店管理提供数据信息。
将书面或零散的客户数据、现有数据库中的客户信息、业务数据处理过程产生的信息进行筛选、集成,建立相应的数据仓库,然后经过数据仓库管理模块,对数据仓库中的数据进行数据预处理,对数据信息进行组装、提取、整合操作,去除噪音数据、重复的数据信息,以备后续数据挖掘等模块处理使用。
数据挖掘模块,通过提取模型库、方法库里的相应模型、方法,对已经过预处理的数据仓库里的数据信息调用相应的挖掘算法,进行挖掘处理,产生相应有价值的知识,并通过知识库管理,存储到知识库里。
系统又通过分析、预测模块,借助知识库里现有存储的知识信息,并结合数据挖掘、OLAP等模块提供的结果信息,综合产生出有价值的指导数据,以此来对系统业务模块提供技术支持。
本酒店管理系统包括：
基础数据、预订接待、客房中心、报表中心和客吧管理五大模块。
一、整个框架
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二、各模块功能介绍
（1）基础数据
【房间类别】：
用该模板保存房间类别及价格信息。
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【会员管理】与【会员充值】模板管理者会员信息与会员卡账户信息。
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（2）客房中心：
【房间设置】：
可以单个新建房间信息。
如果希望能够批量生成房间信息，那么在【批量添加房间】模板下进行操作。
注意：
用“状态”这个字段保存房间目前的使用情况，有：
空、已占用、空脏房三种状态。
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【批量添加房间】：
（1）在楼层范围里输入需要批量生成的房间所在楼层，在每层编号范围里输入范围，选择好房间类型及价格信息后，点击“生成”按钮。
下面的明细表中就会批量显示房间信息。
比如楼层范围输入1-3，编号范围输入1-20，那么系统批量生成房号：
101、102….120、201、202….220、301、302….320。
一共60个房间的信息。
最后保存。
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【置空净房】：
每次新建，系统自动把目前所有空脏房的房号列出来，然后选择需要置空的房号，该房间的状态就被刷为空。
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（3）预订接待：
新建一张【客人登记表】，可选房间的明细信息会自动列出来（可选房间是指：
房间状态为空的那些房间）。
接待人员只需输入房号，然后回车，那么该房间的详细信息就会被提取出来。
一个客人可以选择多个房间，已选的房间信息会列在已选房间明细表中。
保存客人登记表，已选房间的状态值被刷新为“已占用”
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【更换房间】：
新建一张该表单，操作员只需输入原房号与新房号，保存即可。
原房价和新房价是系统自动提取过来的。
保存该表单，系统自动完成的事情有：
（1）刷新原房号的房间状态为“空脏房”，刷新新房号的房间状态为“已占用”；
（2）把客人登记表的房间信息更新为最新情况。
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【续交房费】：
新建一张续交房费单，操作员只需输入房号，回车后，该房间号的客人信息系统自动提取出来，并且该房间的预收款明细信息会被提取出来。
然后操作员只需输入三个字段的内容即可：
续住天数、支付方式、续费金额。
保存该表单，该房间号下的客人登记表信息的“预收款”金额会相应增加。
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【结帐退房】：
新建一张结帐退房单，操作员输入房号后，住客的信息与消费项目的信息自动提取出来，然后，操作员只需输入四个字段的内容：
可抵扣金额、支付方式、客人支付、结帐备注。
保存该结帐退房单，系统自动完成两个任务：
1、刷新该房间的状态为“空脏房”；2、刷新客人登记表中的房号为“房号已过期”。
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（4）客吧管理：
【费用入单】：
在客人消费登记中记录着客人的消费清单。
其中消费项目字段是通过树型方式选择的。
【费用设置】：
管理者消费项目信息。
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（5）报表中心：
【当日开房报表】：
新建时，自动提取当天客户登记的信息，也可以手动选择起始和截止时间，然后系统汇总该段时间内的客人登记信息。
【当日退房报表】：
与当日开放报表的使用方法相同。
【住房消费清单汇总】：
该表单是一张交叉表，消费项目的数目不固定，客人的个数也不固定。
输入起始和截止日期后，系统自动汇总相应客户不同消费项目的金额。
5打算建立的信息系统
增加功能,使酒店综合管理系统是一个集住宿、餐饮、订票与一体的综合系统。
顾客订房可以是人订房和会务订房，根据酒店的商业规则，同一时间内一个顾客可以订住一个或多个房间，一个房间不可以有由多个顾客订住。
票务管理的功能实现了对票务信息的统一管理，顾客可以在酒店预订下一个目的地的票务，可以是铁路、水路、和民航机票，但必须缴纳不少于实际费用的押金，非入住客户也可以来酒店订票。
餐饮管理的功能实现了对餐饮信息的统一管理，顾客可以自由选择在酒店订餐，但也须预先缴纳一定的押金，非入住客户也可以来酒店订餐。
结算管理包括票务结算管理、餐饮结算管理和订房结算管理。
顾客的入住和就餐可以采取每日结算方式，继续入住时可通过更新入住时间为当日时间来追加订房信息，也可以采取总结算方式。
在结算信息管理中只有餐饮和票务完成结算后顾客才能进行退房结算。
使存储过程和触发器结合,存储过程是存放在SQLServer服务器上一组预先编译好的T-SQL语句，作为一个独立的数据库对象存储在数据库中，用户可以在应用程序中调用它。
存储过程存储在本地服务器上，减少了执行该过程所需的网络传输带宽和执行时间。
存储过程在创建时就已通过编译和性能优化，因此在执行时无需进行再次编译，可以加快执行速度。
触发器是一种特殊的存储过程，在对表或视图执行UPDATE、INSERT或DELETE语句时自动触发执行，以防止对数据进行不正确、不一致的修改。
说它是特殊的存储过程是因为它与通常的存储过程有着一定的区别，它不像调用存储过程一样由用户直接调用执行，而是当有操作影响到触发器保护的数据时，它会自动执行。
触发器是基于一个表而创建的，却可以同时对多个表进行操作，以此实现更为错综复杂的业务逻辑，它可以级联修改数据库中相关表的信息。
触发器有3种类型：
插入触发器、删除触发器、更新触发器.当顾客订房时其相应的信息会被录入到订房信息管理表中，同时客房信息管理表中对应房间的客房状态字段更新为“满”，这样其他人才不可以再订住此房间。
这里我们建立了基于订房信息的插入触发器来自动将客房信息中的客房状态字段更新“满”.在顾客订餐时，我们建立了顾客订餐的存储过程：
顾客一旦订餐，我们创建的触发器就会使其相应的订餐信息表中的是否结算字段自动更新为“否”,顾客也可以订票，顾客一旦订票，我们创建的触发器就会使其相应的订票信息表中的是否结算字段自动更新为“否”.创建了如下的触发器，使得前台的操作员也无权任意删除顾客的相应信息，如在顾客的餐饮尚未结算的前提下，操作员是无法私下删除的。
顾客在进行退房结算时，系统会查询其就餐和订票是否结算，如果其中某一个方面还没有结算，则顾客就不能退房。
可以退房结算后，客房信息表中对应房间状态字段将会自动更新为“空”，其他顾客就可以订住此房间了。
在目前特别是我国酒店行业中,还存在着一些缺陷和不足,不能很好地发挥财务管理促进企业管理的职能。
因此,必须高度重视酒店业财务管理工作,建立与完善内部控制制度,加强收入、成本的内部控制,建立科学的酒店管理信息系统,提高酒店财务管理的国际化和标准化水平。
强化物资采购的内部会计控制制度建设。
一是规范操作,主要是规范运作办法、规范工作程序、规范审批制度、规范购销合同、规范验收制度等。
二是实行公开操作。
在客户选择、招标文件的制定、招标方式等环节全部采用公开形式,杜绝暗箱操作,避免营私舞弊现象的发生。
三是实行集体操作。
物资招标由企业分管领导负责,供应部门牵头,其他职能单位以及法律专家、等参与共同操作,厂商、物资的选择以及疑难问题由招标领导小组集体决策。
坚持用/开放性、公开性和平等0原则选择供应商,减少中间环节。
加强对于关系客户的审核与折扣管理。
对于关系客户,可以采用预留印鉴比对,授权经办人审核的方式来进行管理。
另外,对于折扣管理,主要是严格执行折扣价格和确定批准权限。
应收帐款的管理。
出于扩大销售的竞争需要,酒店除长期关系客户外,不以赊销的方式招揽客人。
应收帐款发生后,酒店应采取各种措施,尽量争取按期收回款项,否则会使酒店蒙受损失,这些措施包括对应收账款回收状况的监督,对坏帐损失的事先准备和制定适当的收帐政策。
酒店应实施严密的监督,编制帐龄分析表,随时掌握应收账款的回收情况。
从财务管理的方法上讲,可以通过比较各种收帐方案的成本大小来选择酒店的收帐政策。
6信息系统应急计划
本信息管理系统采用冷备份系统.冷备份系统包括两种情况。
一是除运行系统外还安装一套和运行系统一样的备份系统。
一旦运行系统出现故障，启动备份系统，将备份的业务数据在备份系统中恢复，用备份系统的应用系统代替原运行系统，保证业务的连续运行。
另一种情况是在运行系统运行时，备份系统也处于运行状态。
虽然备份系统中的应用系统不运行，但系统软件都在运行，且运行系统每隔一定时间会把业务数据的增量数据备份到备份系统。
一旦运行系统出现故障，直接启动备份系统来代运行系统。
对于连锁酒店还采用灾难备份系统,灾难备份中心分为同城灾难备份中心和异地灾难备份中心。
如果建立了同城灾难备份中心，当运行信息系统运行时，可以同步将业务数据和相关信息传送到同城灾难备份中心的备份信息系统中。
一旦运行中心因故障不能正常运行时，同城灾难备份中心可以很快接管运行中心的系统继续运行，而且不会丢失业务数据。
也可以用异步备份、每天一次或定期备份的形式，虽然建设成本低，但切换到同城灾难备份中心后，业务数据会有一定丢失。
同城灾难备份用于城市局部地方发生灾难时的应急备份措施。
对于地震、水灾、台风、飓风以及战争等灾难，需要进行异地灾难备份。
异地灾难备份中心和运行中心不在一个城市，而且距离要远。
一旦运行中心的城市发生灾难，业务可以在异地灾难备份中心继续运行，虽然可能丢失数据，但可以保证业务的不间断连续运行。
.制订灾难恢复计划,其主要目的是规范灾难恢复流程，使重要信息系统在灾难发生后能够快速恢复数据处理系统的运行和业务运作。
同时，重要的信息系统可以根据灾难恢复计划对其数据处理中心的灾难恢复能力进行测试，并将灾难恢复计划作为相关人员的培训资料之一。
7结论
酒店行业发展迅速、竞争激烈,是典型的第三产业。
每天人来人往的情况,其产品就是提供客户服务,这是一个客源突出的行业。
一个酒店企业在实施常规的酒店管理系统础上加载客户关系管理,不仅可以帮助企业提高业务处理工的工作效率,使企业内部能够更高效地运转,而且可以以敏
锐的视角发现客户,以体贴的服务留住客户,从而实现客户最大化价值,为企业东得更多的利润。
相信在信息技术高速发展的今天,在酒店管理系统中将会得到越来越广泛和越来越深人的应用.21世纪是一个以信息技术为主的新经济时代,随着数字技术的高速发展,酒店业也越来越多的利用智能化、数字化手段。
为了能在激烈竞争中生存,各酒店都在从方方面面加强自己的实力。
酒店纷纷把目光投向酒店智能化、信息化,因此提高酒店的综合服务水平、确保各种设施的稳定运行、且大幅度降低其日常运营成本等已成为酒店经营管理的关键
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