全企业档案工作管理创新优秀案例推荐表.docx

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全企业档案工作管理创新优秀案例推荐表

全省企业档案工作管理创新优秀案例推荐表

案例名称

立足档案服务促进企业发展

完成单位

合肥热电集团有限公司

主要完成人

陈亚林

联系人

方文君

移动电话

正文

一、案例概述

档案是企业历史发展的真实记录，是企业的宝贵财富。

档案管理是基础，档案服务是目的，如何做好“管理”和“服务”两篇大文章，是合肥热电集团始终探索和创新的动力。

合肥热电集团坚持不懈地夯实档案管理基础，从接近“零”基础起步，到建立起完善的档案管理体系，服务意识也从缺失到主动服务企业发展的巨大转变。

尤其是新领导班子成立以来，将“服务”要求到前所未有的高度，集团公司的档案服务工作正在向更高层次进发，并围绕“服务”主线不断创新，助力企业做强、做优、做大。

二、实施背景

档案建设基础薄弱，档案管理体系不全，人员配备以兼职为主等问题，严重制约了档案作为基础工作服务企业发展的效果。

具体如下：

1、硬件设施差，缺少统一场馆。

集团公司前期由于子、分公司较多，办公分散，档案资料保存各自为政。

档案保管设施、设备方面基础较差,硬件设施不完善,达不到档案规范管理的档案库房、调阅室、档案人员办公室三分开的要求，档案也没有集中统一保管。

2、管理不规范，没有完整体系。

档案管理制度方面，没有完善的档案管理责任体系，也没有一套规范的档案管理制度。

档案工作重视程度不够，没有配置档案管理专业人员，集团档案收集、整理、分类、立卷、归档工作由兼职人员承担，标准不高。

3、信息化缺失，不适应发展要求。

集团公司档案信息化工作没有开展，没有档案软件系统，信息化建设一直是空白。

在信息化和数字化广泛应用的今天，档案工作要适应新时期整个社会和企业发展的需要，并服务于企业发展,集团公司档案信息化建设迫在眉睫。

4、服务意识弱，企业发展中作用较弱。

档案资料当时都分散保管，甚至都在个人手中保管，查询工作困难重重，严重影响工作效率,甚至还存在档案资料丢失的风险。

同时，由于没有专业管理队伍，人才培养、服务意识等均无从谈起，无法达到档案资源服务企业发展的效果。

三、创新做法

合肥热电集团有限公司将档案工作管理创新作为一项重要基础工作，围绕“档案服务企业发展”，将完善管理体系、强化服务保障、深挖服务内涵、延伸服务触角作为档案管理的核心。

自2017年9月以来，合肥热电集团档案管理中心由集团公司党委书记、董事长直接分管，进一步强化了档案管理规范、档案管理创新力度，在服务企业发展上跨入一个新高度。

具体创新做法如下：

（一）完善管理体系，强化服务保障

1、垂直管理，打造立体网络。

合肥热电集团高度重视档案建设，实行自上而下垂直管理模式。

形成集团公司主要负责人亲自挂帅，档案管理中心全面负责，各兼职档案员分别负责的立体管理网络。

目前档案管理中心有5名专职档案人员，由合肥市档案管理专家库专家、高校档案专业毕业人员、丰富档案管理经验人员组成。

同时，各部门、各子分公司遴选兼职档案员33人。

同时，将档案工作列入集团公司发展规划、年度工作计划。

2、建章立制，健全管理规范。

针对档案管理散、乱的现状，合肥热电集团先后制定完善了《合肥热电集团有限公司档案、资料管理制度》、《合肥热电集团有限公司文件材料归档范围及保管期限表》、《合肥热电集团有限公司档案借阅制度》、《合肥热电集团有限公司档案保密制度》、《合肥热电集团有限公司档案库房管理制度》、《合肥热电集团有限公司档案员岗位职责》、《合肥热电集团有限公司档案管理部职责》以及《合肥热电集团有限公司档案应急预案》和《合肥热电集团有限公司档案安全工作应急预案》等制度，提高了集团内档案工作的规范化、有序化和科学化。

3、夯实根基，强化基础建设。

在档案设施设备上，集团公司先后投入80万元，建立了适应档案保管和利用需要的库房，配备了一批档案设施设备：

档案柜、图纸柜、消毒柜、防磁柜、空调、抽湿机、除尘器、温湿度测量仪、高速扫描仪、图纸扫描仪、照相机、刻录机、静电复印机等。

目前，档案管理中心专用库房和办公用房，面积约为400平方米。

库房内无杂物，配备空调，防护网，门窗封闭性较强，档案保护设施齐全，配备有温湿度计、灭火器消防设备等，切实践行“十防”。

同时，日常做好档案库房温湿度测量、记录，定期对库房内电器、线路、消防设施进行检查，离开库房时切断电源、关好门窗，确保档案库房安全，为长期、安全地保存档案创造了良好的环境。

4、强化队伍建设，着力人才培养。

为提高档案管理业务水平，合肥热电集团每年安排专兼职档案管理人员参加省、市档案局举办的为期一周的档案业务培训；同时还邀请市档案局专家进行企业档案管理培训。

为提高各子分公司兼职档案人员专业技能，经常性的举办兼职档案管理人员专业培训及实操竞赛等活动。

针对档案管理比较薄弱的单位，还主动上门指导，为切实改进和提高工程档案的收集工作，还积极主动对集团公司在建重点项目的档案资料进行抽查，赶在项目未竣工验收前做好档案资料收集各项工作，也为后期整体项目档案的整理移交工作奠定基础。

（二）延伸服务触角，深挖服务内涵

1、加强信息化建设，服务企业发展。

在已有近五年档案数字化目录、原文的基础上，积极推进档案数字化建设。

一是运用档案管理软件，对室藏档案目录进行了全部输入，建立了目录数据库25117条。

二是积极开展档案数字化工作，共扫描文字档案147396幅，实现档案数字化工作与归档整理工作基本同步，档案信息资源共享。

目前，集团公司城域网网络由档案管理中心4M光纤和集团公司本部及子分公司2M光纤组成，档案管理软件服务器与互联网断开，所有访问不通过互联网，均在局域网内进行，一方面保证了档案的保密性和安全性要求，另一方面集团各部门、各子分公司的具备档案查阅权限的人员可以在各自办公室通过内网进行查阅资料，节省了资料调阅的时间，提高了工作效率。

目前，集团公司办公系统正在升级改造中，计划增加无电子文件归档与档案管理软件系统的接口，未来，集团公司将在系统中具备接口条件，实现电子文档的及时归档、移交。

2、规范工作流程，实行手册化管理。

合肥热电集团档案管理中心为进一步规范档案工作流程，确保档案收集整理的完整性，编制了《合肥热电集团有限公司档案收集整理手册》，指导集团公司各部门、子分公司兼职档案员明确档案工作职责，做好档案资料日常的收集、整理工作。

该《手册》涵盖了文书档案、基建档案、合同档案、审计报告档案、物资请购档案、招投标档案、声像实物档案等七大类。

同时，明确各类档案的再分类、编码、范围以及整理步骤、流程图等，并提供整理例图，有效提高了档案收集整理工作的规范化程度。

在日常管理过程中，档案管理中心专职人员定期与对口部门、子分公司兼职档案员进行业务指导。

针对重大项目的档案移交，档案管理人员实行提前介入、现场指导、实地把关，确保档案资料移交的完整性、及时性。

3、开发利用，多途径服务企业发展。

在推动档案管理信息化的同时，集团公司本着档案服务于社会、服务于企业发展的宗旨，积极做好档案利用登记工作，通过设立阅览室、借阅档案、编辑文件汇编、档案陈列、咨询等形式，特别是充分利用集团城域网对档案进行查阅的便利条件，充分实现了档案的价值。

此外，还从实际出发先后编写、汇编了《大事记》、《收发文汇编》等编研资料，既记录了集团建设历程，又为集团公司工作的开展提供了宝贵的参考资料，使档案管理工作在集团公司发展中发挥出了更强大的作用。

四、效果及影响

合肥热电集团作为合肥市公益公用类企业，明确“以安全生产为第一要务，打造‘冷暖小管家’服务精品品牌；以节能环保为己任，精干主业，增收节支，增加用户制冷、供暖的舒适度和幸福感；以精细化管理为抓手，全面建设‘标准化、模块化、简单化、信息化’的‘可复制的’合肥热电新模式；在全市公益公用类企业中争创一流”的企业指导思想，以“知心冷暖、共守蓝天”为企业的核心理念，在合肥市社会经济发展和节能环保方面发挥了重要作用。

作为企业发展真实记录的企业档案，将记录企业做强、做优、做大的真实进程。

发挥档案在社会发展和企业发展中的积极作用，截止目前，共统计查阅档案554次,涉及工程建设、物资请购、合同签订等方面，并做好登记工作。

同时，在信息化建设过程中，通过授权模式，将档案查阅方式简单化，不断提升服务水平，提高工作效率，为集团公司各项决策提供了重要的参考。

在服务社会发展上，接受外部单位查询，在管网建设、服务交流、企业管理等多方面实现互联互通，共同为社会经济发展贡献力量。

报送单位意见

　　　　（公　章）

　　　　年　　月　　日

推荐单位意见

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备　　注

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