考勤机软件使用说明书.docx
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考勤机软件使用说明书
亚圣考勤机管理系统说明书
<一>系统简介
<二>考勤机使用介绍
<三>软件说明
1、操作入门
2、考勤机管理
3、人事管理
4、考勤设置
5、考勤统计
6、数据管理
7、系统
<一>系统简介
本系统主要由考勤终端和考勤软件两部分组成，考勤终端集成了发卡机、读写器和数据传输终端，可以脱离微机单独使用；其大容量、高可靠性的存储能力，足以应付人数众多的单位使用；高度集成、功能强大的考勤软件让原本枯燥、繁琐的考勤管理变得轻松、愉快。
1、YS—100APro考勤机主要功能：
（1）使用射频卡作为考勤卡，先进可靠。
（2）可存储24,000条考勤记录及2，500个员工档案，记录自动刷新。
（3）存满报警功能。
（4）非法卡报警功能。
（5）数据清除功能。
（6）数据恢复功能。
（7）机器号设置功能。
（8）自动时钟、走时精确。
（9）大屏幕液晶显示。
（10）RS-232/485接口。
（11）实时考勤功能。
2、YS—200A考勤机主要功能：
（1）采用125KHZ感应卡作考勤卡,坚固耐用,读卡距离5-10cm。
（2）每次考勤只用0.6秒。
（3）存储50000条考勤记录。
（4）单机可允许5000名人员使用。
（5）实时考勤功能,考勤数据瞬间传至微机。
（6）FLASH—Memory存储器,数据无需电源保护,安全可靠。
（7）串口通讯,连接方便.通讯采用MAX485和MAX232方式。
单机和多机联网可自行切换。
（8）自动时钟,走时精确，无需电源。
（9）段码式汉字大屏幕液晶显示,考勤时可显示迟到\早退\进\出等信息。
（10）多机联网方便大型企业使用,远传采用485通讯方式，距离可达1.2公里。
（11）闹铃输出,最多每天可设30次闹铃时间。
（12）机器号自行设置。
（13）语音提示功能：
采用专用语音芯片，考勤时根据考勤班次提示:
迟到\早退\考勤正常\非法卡\库满考勤无效等情况，发卡时提示发卡成功等信息。
（14）电源：
系统使用220V交流电,停电可选用（+12V直流）外置式后备电源。
（15）可以设定重复刷卡时间间隔,重复刷卡视为一次。
（16）考勤数据清空、恢复功能。
（17）任意考勤记录查询功能。
（18）库满报警功能。
（19）实时显示考勤存储数据量。
（20）实时判断考勤异常、正常情况。
（21）工号显示或卡号显示。
2、软件主要功能：
（1）适应任意上班方式，统计各种正常班、倒班工作时间和次数。
（2）统计迟到、早退、缺勤、请假、进出等异常情况时间和次数。
（3）统计班前、班后、休息日、节假日各种加班。
（4）多班统计方便准确。
系统环境:
Win95/98/2000/XP/sever2000操作系统。
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<二>考勤机使用介绍
1、技术指标:
卡型：
125KHZ射频卡
卡阅读器：
125KHZRFID阅读器
电源：
220V,50HZ
显示：
YS—100APro12位段码式液晶屏。
YS—200A段码式汉字大屏幕液晶
环境：
温度-20～45℃，相对湿度45%～90%
功耗：
YS-100APro<3WYS—200A<6W
2、操作说明：
机器连接方式：
首先将考勤机用数据线同计算机串行口连接好，插上电源并打开考勤机电源开关，硬件连接和通信设置即告完成。
单根数据线和联网数据线接线方式：
（一）YS-100B型、YS-100A型、YS-100A+型、YS-100Apro型采用232通讯方式，数据线接线图：
考勤机端口电脑端口
4---------------2
3---------------3
1---------------5
（二）YS-100A型、YS-100Apro型485通讯数据线接线图：
考勤机端口485转换器
4---------------（-）、（+）通讯线
3---------------（+）、（-）通讯线
1---------------接地
（三）YS—100A+YS—100Apro+型485通讯数据线接线图：
考勤机端口485转换器
1---------------接地
2与1连接
8---------------（+）、（-）通讯线
9---------------（-）、（+）通讯线
射频卡读卡方法：
将所注册射频卡靠近考勤机感应区10厘米以内，考勤机会马上读取卡上的号码并在液晶屏上即时显示出来，同时会发出提示音“嘀”或“考勤正常”，读卡指示灯也亮起来,完成一次读卡操作。
考勤时,可以启动软件上的"实时考勤"功能,实时显示考勤情况。
3、功能说明
（1）存满报警功能：
当用户设定系统为存满报警状态时，考勤数据存满后，系统自动报警，液晶屏闪烁显示“FULL-Err”，伴随蜂鸣器间断鸣8声，提示考勤数据已存满。
此时应对终端机数据进行采集，数据采集后进行数据清除，系统退出报警状态，可进行打卡。
如果用户设定为存满不报警状态，当数据存满后，不进行报警，从最早的打卡数据开始进行覆盖式存储。
（2）数据清除功能：
用户可随时对已有数据进行清除，数据清除时，液晶屏显示“CLEAR”，蜂鸣器响一声。
（3）数据恢复功能：
用户可对已清除的数据进行恢复，数据恢复时，液晶屏显示“HUI-FU”，蜂鸣器响一声。
（4）非法卡报警功能：
非本系统注册过的卡，刷卡时液晶屏显示“Err”，伴随蜂鸣器长鸣4秒。
上述四种功能由上微机软件对考勤终端进行设定。
4、考勤方法：
考勤要在规定的时间范围内进行（时间范围在上微机软件中设定），超过设定范围将被视为“缺勤”。
但任意时间的刷卡记录均被存储在考勤机中，传输数据后可以通过软件详细查询。
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<三>软件说明
1、系统内通用操作说明
1、快捷键
程序中的快捷键都是ALT+字母按键。
程序中用到的快捷键：
添加ALT+A，添加一行新的记录
删除ALT+D，删除当前记录
保存ALT+S，保存新添加或修改的记录
查询ALT+F，根据条件查找适合的信息
刷新ALT+R，检索所有的相关数据
打印ALT+P，打印当前的数据内容
第一条ALT+1，光标移到数据行的第一条记录处
后一条ALT+2，光标移到当前数据行的下一条记录处
前一条ALT+3，光标移到当前数据行的前一条记录处
末一条ALT+4，光标移到数据行的最后一条记录处
退出ALT+E，退出当前操作界面
确定ALT+S
取消ALT+C
发卡ALT+S
设置ALT+S
2、查询
系统中的大多数查询都是用统一的查询界面，如图所示:
查询时，选择查询字段和操作符后输入查询值，就可进行查询，并且可以同时进行多字段查询。
例如：
要在职员档案中按照编号查询编号大于等于000100小于等于000150的员工档案
打开职员管理界面如下图所示：
点击查询键如图所示：
点击字段名称下的箭头选择职工编号如下图所示：
用同样的方法点击操作符下的箭头选择大于等于，并输入查询值000100
按Enter键，添加第二个查询条件，在字段名称中选择职工编号，操作符中选择小于等于，查询值中输入000150，如下图所示：
点击“确定”，结果如下图:
3、数据排序
在有显示数据的窗体中，点击列标题就可以对此列进行升序或降序排列。
注意：
在职员卡管理内无法实现排序。
4、打印表头设置
在打印时，程序会提示用户输入打印表头内容。
如图所示：
若想保留原有表头，点击“取消”即可。
否则在白色条框中输入自己想要的表头内容。
注意：
设置完成后，在下次启动软件时，系统会自动取上次的设定值。
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2、考勤机管理
考勤机管理包括：
机器设定、时间设定、数据传输、实时考勤、机器参数设置。
界面如下图所示：
1、机器设定
使用单台或多台考勤机时，首先需要进行机器设置，机器设置是把考勤机机器号、放置的地点输入微机以便操作时区分（地点可设、可不设），因为对考勤机进行的所有操作都要首先选择正确的机器号。
点击“添加”，输入考勤机放置地点，即完成机器设置。
如图所示：
注意：
设置后必须保存，如果不保存就退出，设置的内容将不被系统保存。
2、时间调整
此项操作包括“系统”和“人工”两个选项：
“系统”是指使用计算机内部的时钟。
选择正确的机器号和串口，直接点击“设置”即可将考勤机时间设置为系统默认时间。
“人工”是指由使用者自行给考勤机设定一个时间。
首先选中“人工设置”选择框，修改日期和时间，然后选择对应的机器号和串口，点击“设置”即可将考勤机时间设置为人工修改后的时间。
如下图所示：
3、传输数据
此项操作是将考勤机内储存的数据采集到计算机中。
传输过程可以随时或重复进行，数据不会丢失。
方法是：
调整年月无误后，选择对应的机器号和串口，点击“确定”按钮即可。
传输时间的长短与数据量的大小及计算机的配置有关，一般为3-15分钟。
如图所示：
4、实时考勤
首先考勤机要同计算机连接好，然后打开实时考勤窗口，选择机器号和串口后，点击“开始”，考勤机发出“嘀”声响之后，实时考勤便开始了。
每当有人考勤时，计算机即显示员工的姓名、部门、打卡时间等信息。
如图所示：
5、考勤机参数设置
该界面包括数据清除、数据恢复、存满报警和机器号设置四部分。
设置界面如下图：
数据清除是清除当前考勤机内存储的所有数据。
点击“数据清除”，提示如下图所示：
点击“确定”会进行数据清除，数据量大时需要3-5分钟。
数据恢复就是将数据清除中清除的数据恢复过来。
点击“数据恢复”，提示如下图所示：
点击“确定”就会进行数据恢复，数据量大时需要3-5分钟。
注意：
考勤机存储方式为覆盖式存储，覆盖后的数据无法恢复。
（覆盖数据是以天为单位，一旦覆盖就是一天的数据）
存满报警是设置考勤机内考勤数据存满后是否进行报警。
点击“存满报警”，提示如图所示：
点击“是（Y）”即将考勤机设置为存满报警状态。
数据存满后，员工再进行刷卡时考勤机就会长鸣报警。
点击“否（N）”即将考勤机设置为存满不报警状态。
数据存满后，员工再进行刷卡时，考勤机就会自动覆盖最早的刷卡纪录。
机器号设置是修改同微机连接的考勤机机器号。
先选定机器号菜单下的号码，点击“机器号”，考勤机发出“嘀”的一声即将考勤机设置为所选定的号码。
注意：
在进行机器号设置时，只能单台考勤机与计算机连接，不能多台考勤机同时与计算机连接。
多机联网后禁止使用此功能，否则联网的所有考勤机都被设置成一个机器号，无法进行正常通讯。
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3、人事管理
人事管理包括部门管理、职员管理、更换部门、职工的学历设定和职务设定五部分。
1、部门管理
本系统中的部门可以分级录入。
部门的编号是由它的上级部门编号与其自身显示的编号连接而成。
在增加时，部门编号为2位长度。
在树形结构中显示的部门编号只是取其编号中的最右2位。
录入规则：
若要录入下级部门，首先选中公司部门。
如图所示：
点击“添加”或利用快捷键ALT+A，如下图所示：
录入部门的相关信息，如下图所示：
录入完毕，点击“保存”。
注意：
每增加一个新部门必须保存。
保存后的画面如图所示：
若要增加办公室的同级部门，首先选中办公室的上级部门即公司部门,然后点击“添加”，如下图所示：
输入相关信息后，保存确认结果如下图：
若要增加办公室的下级部门，首先选中办公室，然后点击“添加”,录入相关信息后，保存确认。
结果如下图所示：
2、职员管理
起始界面如下图所示：
职员的编号是6位，添加时系统自动生成职员编号，手工修改录入，数字不足6位时，系统会自动补齐。
在进行职员档案录入时，部门具有复制功能，可以提高录入速度。
如下图所示：
点击复制按钮，如下图所示：
在职员档案中有工作时间和离职时间两个项目。
添加职员时工作时间默认为当前时间，统计时，考勤数据从工作时间算起，若职员离职，要在档案中把离职时间添上，统计时，考勤数据就会在离职时间截止。
注意：
（1）职员管理中编号、姓名、所属部门是必须录入的。
其他的项目根据具体需要录入。
（2）如有输错或颠倒员工编号，必须删除后重新录入。
（若员工卡号在删除前发过，需重新发卡；同样排班也如此）
3、部门更换
该项目是调整职员所属部门，只需选择员工和调换的新部门，点击“更换”即可。
4、学历设定
该栏目是为丰富职员信息而设置的，同增加职员一样，添加时自动生成学历编号，录完后点击“保存”。
完成学历设定，就可以在职员录入的学历中选择职员的受教育程度。
如图所示：
5、职务设定
该栏目也是为丰富职员信息而设置的，操作同学历设定。
完成职务设定，就可以在职员录入的职务中选择职员在公司中所担任的角色。
如图所示：
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4、考勤设置
考勤设置包括职员卡、卡下传、更换职员卡、班次设定、排班规律设置、规律分发、排班设定、节假日、请假项目、考勤制度设定、会计期间、显示项目选择共十二部分。
如下图：
1、职员卡
将公司的部门信息和职员信息录入完成后，就可以给职工分发考勤卡了。
发卡有机器发卡和手工录入两种方法:
手工录入是利用键盘输入卡号，录入后按“Enter”键，保存。
机器发卡是用考勤机以刷卡的方式录入，可以按照部门发放，也可以不分部门，根据职员的编号按顺序发放。
按照职员编号发卡的界面如下图所示：
选择所有部门和正确机器号，点击“发卡”即可进行发卡工作，将每张卡在考勤机的感应区范围内轻轻一晃就会即时读取卡号并显示于职员卡信息中，重复发卡或卡号相同会提示“此卡号已存在”。
发卡如下图所示：
若按照部门发卡，界面如下图所示：
首先选择正确的机器号和要发卡的部门，点击“发卡”即可按部门发卡，第一个部门发卡完毕，选择第二个部门即可，发卡完毕按“ESC”键退出系统，系统自动保存。
（1）删除键的使用方法是：
点击卡号，再点击“删除”即可把当前的员工卡号删除。
（2）打印键、导出键，此前已进行了说明，此处不再加以说明。
（3）退出，指退出发卡界面。
2、卡下传
发卡完毕后，可以将卡号按照部门下传给对应的考勤机。
例如：
将生产车间所有人员的卡号下传到02号考勤机上，将办公室和生产车间所有人员的卡号，下传到01号考勤机上。
操作如下：
选中02号部门（生产车间），点击单选按钮“﹥”；选中02号考勤机和正确的串行口，点击“下传”。
结果如下图所示：
点击全选按钮“〉〉”，选中01号考勤机和正确的串行口，点击“下传”按钮，结果如下图所示：
下传卡号后生产车间和办公室人员都可以在01号考勤机上打卡，只有车间才能在02号考勤机上打卡，办公室在02号考勤机上打卡将被视为非法卡。
下传300左右卡号需要3—5分钟左右，下传完毕后会有信息提示“卡下传操作成功”，这时点击“确定”退出。
3、更换职员卡
如果职员的考勤卡丢失或损坏，在这里可以录入新卡号来代替原来的卡号，（更换前要把数据上传，以免造成更换前丢失卡的打卡纪录无法统计）。
如图所示：
若某职员离职，其卡号要给新来的职员使用，可将离职职员的卡号更换为一个不存在的卡号（要在统计完离职员工的资料后再更换为不存在的卡号，否则会造成此员工的资料无法统计），然后将他的工卡发给新职员使用。
注意：
在新增加员工或更换新卡进行新卡注册时，不能只把新卡号进行下传，而应把原有的卡号和新增的卡号全部下传。
否则，会使已经注册过的卡号全部成为非法卡号，而无法使用。
4、班次设定
添加输入后如图所示：
班次设置时，在每个时间段后面可以设置其休息时间段。
统计时会将休息时间扣除不算作工作时间。
休息时间内打卡，系统计算时还是按照正常工作时间计算，只是把休息时间内打卡的记录放在考勤流水中。
注意：
在进行时间设置时，软件中不支持00:
00和24:
00这两个时间点；要设置为00：
01和23：
59。
（1）一般设定：
例：
白班
一个时间段设定：
输入08：
00--17：
00，这种设定需要前小后大系统才能认可，只需两个时间点打卡。
两个时间段设定：
分别在第一时间段和第二时间段输入08：
00—12;00和13；00—17;00这种设定需要四个时间点都要打卡。
三个工作时间段设定和休息时间段也使用此方法。
（2）跨天设定;比如第一天08;00上班，到第二天08;00下班，班次设定时在第一时间段中输入08：
00—07;59即可跨天设定，需要前大后小系统才能认可。
（3）特殊班次
在系统中有两个特殊的班次，零工和休息。
零工的班次编号为‘99’，休息的班次编号为‘00’,时间段无需设置。
零工的工作时间是每两次打卡之间的时间值。
如打卡时间为：
08:
00,10:
00,13:
00,16:
00,则工作时间为2*60+3*60=300分钟。
其余班次的时间段可以根据自己的需要进行设置。
（4）缺勤计算方法：
若一个时间段中有一个或两个时间点没有打卡记作缺勤一次，两个时间段有这种情况记作缺勤两次，以此类推。
系统统计缺勤是按时间段统计，一天有几个时间段，就按几次进行统计。
5、排班规律设置是对公司要用到的班次规律进行设置，设置好一个班次规律后，点击“添加”就会增添一条规律，点击“保存”就会保存所增加或修改的排班规律。
如图所示：
排班规律设置操作步骤：
（1）点击要选择的班次，例：
“白班”。
界面上方的白条中显示“白”，如果一个月每天都上“白班”，点击“添加”，在界面下方的规律内会自动添加上编号为0001的排班规律。
以此类推可添加编号为0002的排班规律“休、白、白、白、白、白、休”，是以二零零三年六月份为例，表示六月份就是以此规律上班。
在这个界面添加完毕后，在排班设定中，即可按所设置的排班规律生成任意月份的规律表。
（2）添加完后一定要保存，否则系统不会自动保存结果。
6、规律分发
将设定好的排班规律分发给每个职员。
可以选择个别员工、多个员工、单个部门或多部门。
打开规律分发界面如下图所示：
选择要设置的相关部门、职员及正确的月份。
例：
选定办公室，点击第一列的单选“〉”按钮，再点击第二列的全选“〉〉”按钮，这时要分配排班规律的员工已经选定，再选择要分配给员工的排班规律（界面下边），点击“保存”按钮完成规律分发。
如下图所示：
保存成功后,会提示信息当前分配的排班规律分配成功。
已设置的职员自动从当前界面上清除，可以继续给剩余的职员分发排班规律。
若发现排班规律中没有自己想要的规律，可以点击“添加”调出排班规律界面增加新的排班规律。
7、排班设定
设定界面如图所示：
若某职员没有进行排班规律分发，点击“添加排班规律”对其进行排班规律分发，如图所示：
若某职员的排班规律不正确，点击“删除排班规律”重新进行添加。
职员的排班规律全部分发完毕，点击“生成排班表”生成职员在所选月份的排班表，如图所示:
“单选”按钮使用方法：
为个别员工特设，先在上方的界面选择新添员工的编号，再选择“单选”，最后点击“生成排班表”，就可以单独生成所选员工的排班规律，不会影响其它生成的规律和调整的结果。
若职员的班次在某一天或某段时间内进行了调整，点击“班次调整”，如图所示:
选择部门、员工、班次类别或加班类别，调整时间设置，点击“确定”信息提示“班次调整成功”。
如图所示:
点击“确定”，退出班次调整界面，结果如下图所示：
加班条目说明
a、上班前加班：
职员在当天正常工作时间之前进行的加班。
（加班前刷一次卡，加班后正常上班时不需要刷卡，若在正常上班时又刷卡，就不能统计班前加班时间。
）
b、下班后加班：
职员在当天正常工作时间之后进行的加班。
（正常下班时不用刷卡，只需在加班后刷一次卡即可。
）
c、上下班加班：
职员在当天正常工作时间之前和之后都进行的加班。
（加班前后，只需要上班加班前、下班加班后各刷卡一次即可。
）
d、休息日加班：
职员当天应该休息，但进行了加班，可选择班次进行加班统计。
（按照所选择班次进行刷卡）
e、休息日前加班：
职员当天应该休息，但进行了加班，可选择班次进行加班统计。
F、休息日后加班：
职员当天应该休息，但进行了加班，可选择班次进行加班统计。
G、休息日前后加班：
职员当天应该休息，但进行了加班，可选择班次进行加班统计。
H、节假日加班：
职员当天应该放假，但进行了加班，可选择班次进行加班统计。
（按照所选择班次进行刷卡）
I、节假日前加班：
职员当天应该放假，但进行了加班，可选择班次进行加班统计。
J、节假日后加班：
职员当天应该放假，但进行了加班，可选择班次进行加班统计。
K、节假日前后加班：
职员当天应该放假，但进行了加班，可选择班次进行加班统计。
L、工作日加班：
职员当天应该休息，但进行了加班，可选择班次进行加班统计。
M、工作日前加班：
职员当天应该休息，但进行了加班，可选择班次进行加班统计。
N、工作日后加班：
职员当天应该休息，但进行了加班，可选择班次进行加班统计。
O、工作日前后加班：
职员当天应该休息，但进行了加班，可选择班次进行加班统计。
8、节假日
将当年的所有的法定节假日录入到该栏目中并进行保存（根据本公司的需要可设、可不设）。
在进行排班时，系统会自动将节假日的班次设置成休息，前提是必须在班次设定中设置休息班次。
如图所示：
9、请假项目
设置企业中能够涉及到的各种请假条目。
请假项目有两种类型:
病假和事假。
如图所示:
10、考勤制度设定
为了能够更好的使用本系统，进行必要的参数设置必不可少，下图为考勤制度设定界面:
a.上班打卡有效时间，是指上班后迟到的时间若小于该时间算作正常上班，缺省值为0。
如：
公司08点上班，该值为5，说明08:
05分之前打卡算作正常上班。
（缺省值指系统默认值）
b.迟到打卡的时间值，是指在上班后规定的时间内打卡算作迟到，若大于该时间值则作缺勤处理，缺省值为60。
如：
公司08:
00上班，上班打卡有效时间值为5，该值为90，说明从08:
05到09:
30之间打卡算作迟到。
c.下班打卡有效时间，是指下班后早退的时间小于该时间算作正常上班，缺省值为0。
如：
公司12:
00下班，该值为5，说明11:
55分之后打卡算作正常下班。
e.早退打卡的时间值，是指在下班前规定的时间内打卡算作早退，若大于该时间值则作缺勤处理，缺省值为60。
如：
下班打卡有效时间值为5，该值为90，说明从10:
30到11:
55分打卡，算作早退。
f.工作日加班参考系数，是指国家规定加班时间与平日工作时间的比值。
如：
职员在周一工作了8小时后，又加了2个小时的班，按规定该职员当天的工作时间应该是8+2*2=12个小时。
（参考系数根据本公司需要自行设定）
g.休息日加班参考系数，同上。
h.节假日加班参考系数，同上。
i.上班前到达的最早值，是指职员上班提前到达公司的最早时间值（排班中已设定工作前加班的职员除外，若有员工上班前加班，须把上班前到达的最早值设置到加班前到达公司的时间之前），缺省值为60。
若大于该时间打卡，为无效卡。
若该设置值为60，上班时间为08:
00，员工07:
00前打卡后,在08:
00前没有再打卡，那么该时间段职员作缺勤处理。
j.下班后离开的最晚值，是指职员下班后离开的最晚时间值（排班中已设定工作后加班的职员除外，若有员工设下班后加班，离开的最晚值按正常下班的最晚值设定即可，不会影响下班后加班的统计结果）
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