文件管理规范.doc

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深圳市XXX

软件技术有限公司

文件名称

文件编号

WC-DCC-002

文件管理规范

文件版本

C00

文件管理规范

编制/日期

审核/日期

批准/日期

文件修订履历

日期

修订状态

修改内容

编写人

审核人

批准人

1.目的：

规范质量体系文件和资料的管理。

2.适用范围：

本规范适用于质量体系文件和资料的日常管理。

3.文件依据：

3.1《质量手册》

3.2《文件控制程序》

3.3《文件编写规范》

4.职责：

4.1文控中心：

负责对公司受控的文件和资料实施规范管理，具体执行《文件管理规范》的有关规定。

4.2各部门：

按照《文件管理规范》操作，负责本部门文件和资料的规范管理。

5.文件的管理

5.1文件的接收

5.1.1接收新文件后，应分类在《文件登记表》和《表单登记表》上进行登记。

5.1.2接收、更改或作废文件后，应及时进行登记。

5.1.3部门文员接收文件时应对照《文件新制/更改/作废申请》、《技术资料发放清单》的发放内容,进行逐项核对后签字接收。

5.2文件的受控发放

5.2.1质量/环境手册、程序文件按管理者代表确定的《研祥质量/环境管理体系一、二级文件发放范围一览表》发放。

5.2.2三级文件（除技术资料外）和环境记录按批准人确定的《文件新制/更改/作废申请》的发放范围发放。

5.2.3技术资料按《电子类技术资料发放范围》、《机械类技术资料发放范围》发放。

5.2.4四级表单实现内部网上共享，其更新以文控中心的通知邮件为准。

5.2.6文件的执行日期以文件的受控日期为准。

5.2.5所有受控的文件在发放前要按规定进行审核，必须有编写、审核、批准人的签名或加盖有效名章。

5.2.8经审核、批准后的受控文件，发放前由发文部门向文控中心同步提供内容一致的纸质文档和电子文档。

5.2.9所有受控发放的文件一律由文控中心复制、装订，并在复制件盖上红色“受控文件”或“试制文件”印章（印章样式见附图）。

其它人不允许在受控文件上私自加盖图章。

5.2.10文控文员必须先对发放的文件进行清点核对，做到准确无误。

5.2.11部门文员在接收文件时，必须当场根据发放清单清点核对，签字确认。

新制的文件登记后立即下发传阅；更改的文件登记后立即换下相应的旧版文件，以确保文件现行有效。

5.3文件的更改、回收和作废

5.3.1体系文件（技术资料类除外）需要更改和作废时，必须填写《文件新制/更改/作废申请》。

技术资料类文件需要更改和作废时，必须填写DCN（设计更改通知）或ECN（工程更改通知）。

5.3.2对已定型（鉴定）产品的设计更改，应征得顾客的同意，并由相关部门作好设计更改记录的保存。

5.3.3文控中心负责一、二、三、四级文件目录的共享。

部门文员负责核对，以保证本部门使用的文件资料为最新版本。

5.3.4文件的作废由文控中心执行。

作废的正本旧版文件加盖蓝色“作废文件”印章（印章样式见附图），装入文件作废袋保存，其作废的年限按《受控文件保密管理办法》执行。

5.3.5各部门退回的密级为企业秘密以上（含企业秘密）的旧版文件，登记后全部予以销毁。

其它的旧版文件加盖作废章后，可以整理利用。

5.3.6部门文员负责把应退的旧版文件和填写的《旧版本文件登记表》按时退回文控中心。

因故不能将旧版文件按时退回时，要向文控中心申报并说明原因，否则一律视为没有按时退回。

5.4文件的保存

5.4.1文控中心将文件的正本复制发放后，负责正本的及时归档保存。

5.4.2文件要分类装订，建立目录，标识规范，易于查找。

5.4.3文件在归档保存时，应先更新网上的相关内容。

5.4.4文控中心档案室闲人免进，禁止他用。

5.4.5文控中心档案室应：

防盗、防蛀、防火、防潮、防尘。

5.5.文件的借阅（用）和传阅

5.5.1受控文件不许私自外拿，不许转借（发）他人，不许翻录复制。

5.5.2受控文件在使用过程中不许添加、涂刮、划改；要确保文件完好无损、及时归还。

5.5.3企业绝密级文件借用需填写《受控文件借用审批单》；原理图纸质件和样板借用需填写《原理图纸质件、样板借用审批单》，经审批后予以办理。

其它文件借用填写《文件借阅登记表》后可办理借用。

5.5.4部门的《文件借阅登记表》、《文件传阅登记表》定期由文员整理装订后，送文控中心存档。

5.5.5为确保电子档文档在网络传输过程中的安全性，电子档文件收到后应从邮箱中立即清除，禁止转发他人。

5.5.6受控样品只限借用人本人使用，严禁私自拆装，归还时必须保证完好。

5.5.7借阅部门文件资料时，应按下列程序办理：

5.5.7.1填写该部门的《文件借阅登记表》。

5.5.7.2由部门文员查取所借文件资料交给借阅者本人。

5.5.7.3对归还的文件资料，文员必须进行认真检查核对，待准确无误后再销帐归档。

如事后有误，则由该文员承担全部责任。

5.5.7.4因需向供应商等外部人员提供技术资料时，由部门指定责任人负责登记、核对、发送。

5.5.8文件的传阅

5.5.8.1文件发放到部门后，文员必须立即登记并填写《文件传阅登记表》，把新发的文件送给相关人员传阅。

《文件传阅登记表》应按体系文件类和技术资料类分开登记。

5.5.8.2传阅人应立即传阅并在《文件传阅登记表》上签名和日期。

5.6文件的增发和补发

5.6.1在文件发放范围内已发放的文件，因故丢失、损坏而需要文控中心重新发放的文件为补发。

5.6.2不在文件发放范围内发放的文件，需要文控中心增加发放的文件为增发。

5.6.3增发和补发文件时，应填写《增发资料申请单》、《补发资料申请单》，经各级核准后、由文控中心批准发放。

5.7DCN/ECN的管理

5.7.1DCN（设计更改通知）、ECN（工程更改通知）的编写应准确、清楚，编写、审核、批准签名齐全。

5.7.2DCN/ECN由文控中心加盖红色“DCN/ECN专用”图章（印章样式见附图）。

5.7.3受控下发的DCN/ECN应按5.4.2保存，部门不能自行作废。

5.7.4部门根据需要只能复制加盖红色“DCN/ECN专用”图章的DCN和ECN。

5.7.5部门复制使用后不需要保存的DCN/ECN，必须由文员统一整理、核对，经部门经理审核、批准后作废。

5.8磁、光盘等电子文件的管理

5.8.1磁盘、光盘等电子文件的正本由文控中心保存，其拷贝的副本应加盖红色“受控文件”或“试制文件”印章。

5.8.2磁盘、光盘等电子文件必须标识清楚。

给磁盘文件加标签时，应先在标签上写好字，再贴到磁盘上，不要直接按触磁盘的磁表面。

5.8.3磁盘、光盘等电子文件要放在远离磁源的位置。

5.8.4磁盘、光盘等电子文件的存放应立放、防尘、通风、干燥。

5.8.5磁盘文件要进行写保护，以防止使用时数据被意外覆盖而丢失。

5.9外来文件的管理

5.9.1国家标准、行业标准、设备类操作说明书等外来文件，应先送文控中心登记受控，加盖红色“受控外来文件”印章（印章样式见附图），再办理借阅。

5.9.2顾客的资料（顾客对产品性能要求的需要等）、客户或供应商提供的检验、测试、制造等资料，各部门收集整理后，送文控中心登记受控。

5.10网络文件的管理

5.10.1网络文件的具体管理由网络工程师负责。

5.10.2网络文件的安全由网络工程师负责设置使用授权人，用以防毒及防止丢失。

5.11文件管理的有关规定

5.11.1文员交接规定

5.11.1.1部门文员因故辞职或换岗时，新老文员必须对部门的受控文件按照目录清单进行清点核对，并由新老文员、部门负责人在交接清单上签字确认。

5.11.1.2由文控中心提供交接清单。

5.11.1.3文件交接工作由老文员负责，应在2周内完成。

如有其它原因不能按时完成应提前向文控中心申报。

5.11.1.4交接工作按规定完成后，文控中心在《员工辞工（调岗）表》签字。

5.11.1.5部门文员工作发生变动或增设新文员时，应通知文控中心。

因文员工作变动导致的文件交接规定按5.11.1.1、2、3执行。

5.11.1.6新文员因故未到岗时，部门负责人必须安排人员进行交接并临时接替原文员的文件管理工作；否则由此产生的后果由部门负责人承担。

5.11.2对没有执行文件借阅制度和传阅制度者，发现一次每人罚款5元。

5.11.3对于丢失的文件：

技术资料类文件每张罚款5元,其它文件每份罚款20元；磁盘、色板每张罚款10元,光盘20元.罚款由丢失人承担.当查找不到具体丢失人时，罚款由该部门文员或负责人承担.当已被罚款的文件资料找到交回文控中心后，返原罚款金额的一半。

5.11.4对于丢失原理图等密级为企业机密（含企业机密）以上的技术资料者，其罚款额按5.11.3的规定加大10倍，并给予当事人相关处分，另视轻重程度给予解聘、降职处理，情节严重者将进行法律诉讼。

5.11.5对于丢失的外来文件，其原件按5倍、其复制件按2倍罚款；对没有明确价格的文件资料，视轻重程度罚款从50元起。

5.11.6对于丢失的样品，除当事人按照样品单价的十倍价格罚款外，另视轻重程度给予解聘、降职处理，情节严重者将进行法律诉讼。

5.11.7对于损坏文件的当事人和有关责任人，视轻重程度罚款10-1000元。

5.11.8发现丢失文件和样品应及时上报.对于隐瞒不报、弄虚作假和丢失整套文件资料的当事人及相关责任人，视轻重程度给予解聘、降职、罚款处理，情节严重者将进行法律诉讼。

5.11.9文员若发现或找回应退的旧版图纸资料，应立即主动退回文控中心作废。

文控中心一旦发现该部门还存有遗漏的旧版图纸资料，每张罚款5元。

5.11.10对把文件资料私自外拿、翻录复制者，一经发现一律给予解聘开除，并视轻重程度给予罚款处理，情节严重者将进行法律诉讼。

5.11.11罚（奖）款单由文控中心负责开具，交财务部门扣（发）。

对拒交罚款者，按公司有关规定处理。

6.质量记录

6.1《文件新制/更改/作废申请》

6.2《文件登记表》

6.3《表单登记表》

6.4《技术资料发放清单》

6.5《技术资料发放范围》

6.6《质量记录作废清单》

6.7《原理图纸质件、样板借用审批单》

6.8《文件借阅登记表》

6.9《文件传阅登记表》

6.10《增发资料申请单》

6.11《补发资料申请单》

6.12《受控文件借用审批单》

6.13《旧版本文件登记表》

附图：

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