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公文格式范文

公文格式范文

一、函的概念

函是不相隶属机关之间相互洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。

函作为公文中惟一的一种平行文种，其适用的范围相当广泛。

在行文方向上，不仅可以在平行机关之间行文，而且可以在不相隶属的机关之间行文，其中包括上级机关或者下级机关行文。

在适用的内容方面，它除了主要用于不相隶属机关相互洽工作、询问和答复问题外，也可以向有关主管部门请求批准事项，向上级机关询问具体事项，还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请求批准事项，以及上级机关催办下级机关有关事宜，如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等。

此外，函有时还可用于上级机关对某件原发文件作较小的补充或更正。

不过这种情况并不多见。

二、函的特点

（一）沟通性。

函对于不相隶属机关之间相互洽工作、询问和答复问题，起着沟通作用，充分显示平行文种的功能，这是其他公文所不具备的特点。

（二）灵活性。

表现在两个方面：

一是行文关系灵活。

函是平行公文，但是它除了平行行文外，还可以向上行文或向下行文，没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制。

二是格式灵活，除了国家高级机关的主要函必须按照公文的格式、行文要求行文外，其他一般函，比较灵活自便，也可以按照

公文的格式及行文要求办。

可以有文头版，也可以没有文头版，不编发文字号，甚至可以不拟标题。

（三）单一性。

函的主体内容应该具备单一性的特点，一份函只宜写一件事项。

三、函的分类。

（一）按性质分，可以分为公函和便函两种。

公函用于机关单位正式的公务活动往来；便函则用于日常事务性工作的处理。

便函不属于正式公文，没有公文格式要求，甚至可以不要标题，不用发文字号，只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。

（二）按发文目的分。

函可以分为发函和复函两种。

发函即主动提出了公事事项所发出的函。

复函则是为回复对方所发出的函。

（三）另外，从内容和用途上，还可以分为洽事宜函，通知事宜函，催办事宜函，邀请函、请示答复事宜函，转办函，催办函，报送材料函等等。

四、函的结构、内容和写法

由于函的类别较多，从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。

主要介绍规范性公函的结构、内容和写法。

公函由首部、正文和尾部三部分组成。

其各部分的格式、内容和写法要求如下：

（一）首部。

主要包括标题、主送机关两个项目内容。

1、标题。

2、主送机关。

（二）正文。

其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。

（三）结尾。

一般用礼貌性语言向对方提出希望。

或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。

（四）结语。

通常应根据函询、函告、函或函复的事项，选择运用不同的结束语。

如“特此函询（）”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。

有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。

（五）结尾落款。

一般包括署名和成文时间两项内容。

署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日；并加盖公章。

五、撰写函件应注意的问题

函的写作，首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸。

无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。

至于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。

其次，函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。

像对待其他公文一样，及时处理函件，以保证公务等活动的正常进行。

例文通知事宜函

国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函

国办函[1993]2号

国家计委、经贸办、农业部、业部、经贸部、纺织部、技术监督局：

为进一步发展我国羊毛生产，搞活羊毛流通，提高羊毛质量，根据国务院领导同志的批示，现就有关问题通知如下：

一、要切实抓紧抓好草场改造和羊种改良工作。

（略）

二、技术监督局要加强羊毛的质量监督和检验工作。

（略）

三、要尽快组织直接进入国际羊毛拍卖市场。

（略）

四、为了促进国内养羊业的发展，支持纺织工业生产和扩大出口创汇。

（略）上述有关政策，请有关部门、各地区特别是羊毛生产区认真研究落实，执行中的问题，由国家计委和经贸办协调，并督促落实。

国务院办公厅（盖章）

一九九三年一月三日

公文格式（函、请示、报告、通知、规定的公文格式）之二《通知》写作要点

通知是下行文，要求下级机关办理、执行或服从安排的文种。

通知讲究时效性，是告知立即办理、执行或周知的事项。

一、标题：

制发机关＋事由＋通知。

二、正文：

㈠通知前言：

即制发通知的理由、目的、依据。

例如“为了解决×××的问题，经×××批准，现将×××，具体规定通知如下。

㈡通知主体：

写出通知事项，分条列项，条目分明。

三、结尾：

三种写法：

㈠意尽言止，不单写结束语。

㈡在前言和主体之间，如未用“特作如下通知”作为过渡语，结尾可用“特此通知”结尾。

㈢再次明确主题的段落描写。

通知格式：

（指示性通知）

北京积水潭医院关于××××××的通知

各科室：

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

北京积水潭医院

二○○五年三月十日

例文（指示性通知）

国务院关于调整证券交易印花税中央与地方分享比例的通知国发（1996）×号

各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构:

改革开放以来，我国证券交易市场有了很大发展，证券交易规模不断扩大，证券交易印花税也有了较大幅度的增长。

为进一步规范证券交易市场，妥善处理中央与地方的合配比例，增强中央宏观调控能力，国务院决定，自1997年1日1日起，将证券交易印花税分享比例由现行的中央与地方各50%，调整为中央80%、地方20%。

有关地区和部门要从全局出发，继续做好证券交易印花税的征收管理工作，进一步促进我国证券市场的健康发展。

中华人民共和国国务院一九九六年十二月十六日

公文的格式和各类文种的范文

一、公文的格式

《国家行政机关公文处理办法》规定，公文由“文头”、“主体”、“文尾”三部分构成，各部分由有关项目构成：

文头部分：

公文文头又叫公文版头，它位于公文首页的上方，约占首页的三分之一，其下方有一条红线，为文头部分与下面的主体部分的分隔线。

其构成包括发文机关标识、发文字号、签发人、份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度等六个部分：

其一，发文机关标识：

位于公文眉首的上部，居中排列，有两种形式：

第一种，由发文机关的全称或规范化简称加“文件”二字组成，如“中华人民共和国国务院文件”或“国务院文件“。

若是套红印刷的称为红头文件，若是黑色印刷的称为白头文件。

第二种，两个以上单位联合行文，要将联合各方的单位名称分行排列，主办单位列首位。

其二，发文字号：

简称“发文号”或“文号”，位于发文机关标识正下方，由“机关代字”、“年号”加“顺序号”三个要素组成。

发文年份用阿拉伯数字，用六角括号括起来，如“国发?

xx?

1号”，其中的“国”是国务院的代字，“?

xx?

”是发文年份，“1号”是顺序号。

意思是：

由国务院于xx年制发的第一个文件。

发文年份要写完整，“xx”不要写成“02”。

发文顺序号也要用阿拉伯数字书写，不编虚位（即“1”不编为“001”），不加“第”字。

其三，签发人：

只限于上行文，签发人的书写位臵于发文机关标识下方的右侧，将发文字号左移，使两者在分隔线上左右对称。

其四，份数序号：

指一份文件在总印数中的顺序号，用7位阿拉伯数字标识于眉首左上角第一行处，顶格书写。

其写法是“0000001”。

按有关规定，只有绝密、机密级公文才标明份数序号，以免丢失。

其五，秘密等级和保密期限：

凡是有保密要求的公文，必须在眉首右上角第一行顶格标明保密等级。

密级分为绝密、机密和秘密三种，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

其六，紧急程度：

这是对公文处理时限的要求，分“特急”、“急件”和“限时送达”。

其位臵在密级的下方。

主体部分：

主体部分由公文标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、特殊情况说明、附注、附件等组成。

其一，公文标题：

公文标题在红色分隔线之下，位臵居中。

标题应准确简要地概括公文的主要内容，一般由“发文机关”、“事由”、“文种”三要素构成。

发文机关名称要用全称或规范化简称；文头已有发文机关名称的，标题可省去发文机关；除批转法规性文件外，标题一般不加书名号和其它标点符号。

其二，主送机关：

指承办或处理公文的受文单位，顶格写在标题左下方、正文之上，后加冒号。

一般情况下，上行文主送单位只有一个，不要“多头主送”；下行文可写多级受文单位；那些发布在报纸等媒体上的周知性公文，如公告、通告，可以不写主送单位。

其三，正文：

正文是公文的核心部分，是用来表达公文的具体内容的。

正文位于主送机关名称下一行，每自然段左空两格，回行顶格，数字、年份不能回行。

正文部分内容较多的情况，一般要写开头、主体、结尾三个部分；内容较少，则采用篇段合一方式。

原公文格式中末页上端左侧顶格的“（此页无正文）”标注已撤销，现在的格式务必使印章与正文同处一面，以防止不法分子造假行骗。

其四，附件及附件说明：

附件是指那些用来说明、佐证正件的图表、统计数字、情况说明以及其他文字材料。

附件说明，是指用于说明附件材料的名称及件数的专用格式。

“附件”两字写在正文结束以后，另起一行的下侧，开头空两格，加冒号，然后依次标注所附文件的名称及序号。

附件名称后不加标点符号。

其五，发文机关印章或签署：

发文机关是公文的作者，通常标注在“落款”处。

发文机关应写全称或规范化简称；联合行文，主办机关应当排列在前；在文头或标题中标明了发文机关的，落款可省去，盖上印章即可。

印章是发文机关对文件生效负责的凭证。

印章与正文必须同处一面，用印的位臵在成文时间上侧，要求上不压正文，下要骑年盖月。

几个机关联合行文时，印章不能重叠。

以领导者个人名义制发的公文的签名称之为签署。

签署的位臵在成文日期之上偏左，在本人职务名称后空一格签名。

其六，成文时间：

成文时间是公文形成或正式生效的时间。

除公文中明确注明生效日期的，一般是由机关领导人审批签发公文的时间；联合行文以最后一机关的领导人签发日期为准。

成文时间大多在文尾标注，用汉字小写，“零”写成“0”。

会议通过的文件，以通过日期为准，用小括号标注在标题的正下方。

其七，附注：

附注也称注释，指的是对公文中某些内容或有关事项的说明，如对阅读范围和阅读对象的限定：

“此文件发至县团级”，并用小括号标注，写在成文时间下一行，居左空2字。

我国现行发文范围有三个层次：

“发至省军级”、“发至县团级”、“发至基层”。

上行文不限定阅读范围。

文尾部分：

文尾部分包括主题词、抄送机关、印发机关和印发时间、份数三个部分。

其一，主题词：

它是公文主要内容的标准化概括，由标明公文主要内容及文种名称的名词或名词性词组组成，一份文件一般不超过7个。

主题词是提高公文检索速度的检索符号。

为适应引用公文主题词的需要，?

国务院主题词表?

规定了15类共1000个主题词，使用主题词不得超过主题词表的范围。

主题词标注在公文末页下部、抄送范围上方，居左顶格标识后加冒号，词与词之间不加标点符号，空一格以示区别。

其二，抄送机关：

指除主送机关外需要执行或知晓公文的其它机关。

过去，对上级机关用“抄报”，对平级机关用“抄送”，对下级机关用“抄发”，现在统称为“抄送”。

公文的抄送，既要防止漏抄漏送，又要杜绝滥抄滥送。

“抄送”标识在主题词下一行，左空一字书写；同一层次的抄送机关之间用顿号隔开，不同级层的抄送机关之间用逗号或分号隔开，抄送机关的最后要标注句号。

其三，印发机关和印发时间、份数：

印发机关指承办印发公文的单位，一般为发文机关的办公部门，写在抄送机关底格线下方左侧，左空1字。

印发时间指

公文付印的日期，写在印发机关名称的右侧，用阿拉伯数字标识，如“xx年10月28日印发”。

通常，公文的成文日期在先，印发日期在后。

二、各类文种的范文

1、通告的范文：

北京市工商行政管理局

关于对利用电子邮件发送商业信息的行为进行规范的通告

京政发[2000]20号

为促进我市网络经济健康发展，保障电子邮件人的合法权益，创造公平的市场竞争环境，北京市工商行政管理局决定依法对电子邮件发送商业信息的行为进行规范。

特通告如下：

一、因特网使用者利用电子邮件发送商业信息应本着诚实、信用的原则，不得违反有关法律法规，不得侵害消费者和其他经营者的合法权益。

二、因特网使用者利用电子邮件发送商业信息，应遵守以下规范：

（一）未经收件人同意不得擅自发送；

（二）不得利用电子邮件进行虚假宣传；

（三）不得利用电子邮件诋毁他人商业信誉；

（四）利用电子邮件发送商业广告的，广告内容不得违反?

广告法?

的有关规定。

三、对违反上述规定的因特网使用者，工商行政管理部门将作如下处罚：

（一）对违反本通告第二条第一项的，工商行政管理部门将责令其停止发送该商业信息；对后果严重或屡教不改的，工商行政管理部门将支持被侵权的收件人诉诸法律的请求，并依据有关法律法规对违规责任人予以处罚。

（二）对违反本通告第二条第二项、第三项的，工商行政管理部门将依据?

中华人民共和国反不正当竞争法?

的有关规定进行查处。

（三）对违反本通告第二条第四项的当事人，工商行政管理部门将依据?

中华人民共和国广告法?

的有关规定进行查处。

四、在消费者权益受到损害并向工商行政管理部门提出申诉后，工商行政管理部门将依据?

中华人民共和国消费者权益保护法?

及?

北京市实施?

中华人民共和国消费者权益保护法?

办法?

对违法者予以查处。

五、本通告自公布之日起实施。

2000年5月15日

2、通报的范文：

国务院办公厅关于表彰奖励

中国女子足球队的通报

国办发[1999]61号

各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：

中国女子足球队是我国体育战线上一支优秀队伍，长期以来，刻苦训练，锐意进取，在历次重大比赛中都获得了好的成绩，为我国体育事业的发展做出了贡

献。

中国女子足球队在第三届世界杯女子足球赛中，发扬为国争光、不畏强手、团结协作、顽强拼搏的精神，荣获亚军，为祖国赢得了荣誉，受到全国人民称赞。

为此，国务院决定对中国女子足球队给予表彰并予奖励。

各地区、各部门要认真学习中国女子足球队热爱祖国、无私奉献、坚忍不拔、团结拼博的优秀品质和高尚情操，更紧密地团结在以江泽民同志为核心的党中央周围，高举邓小平理论伟大旗臶，振奋精神、开拓进取、立足本职、扎实工作，为把建设有中国特色社会主义伟大事业全面推向21世纪而努力奋斗。

1999年7月12日

3、通知的范文：

××省人民政府关于切实加强应急管理工作的通知

各市州、县市区人民政府，省政府各厅委、各直属机构：

财产安全的大事，是全面落实科学发展观、构建社会主义和谐社会的重要内容，是各级政府坚持以人为本、执政为民、全面履行政府职能，进一步提高行政能力的重要体现。

为了认真贯彻落实?

国家突发公共事件总体应急预案?

和?

国务院关于全面加强应急管理工作的意见?

（国发[xx]24号）精神，切实做好突发公共事件应急管理工作，特作如下通知：

一、明确应急管理的指导思想和工作目标。

（略）

二、加强应急管理规划和制度建设。

（略）

三、加强应急管理体制和机制建设。

（略）

四、加强应对突发公共事件的能力。

（略）

五、加强对应急管理工作的组织和领导。

（略）

六、加强应急管理培训和管理力度。

（略）

……

二00六年十月二十七日

××市人民政府关于刘××等同志职务任免的通知

各县区人民政府、管理区，市政府各部门、各直属单位：

市人民政府决定：

刘××同志任市调处纠纷办公室主任；

蒋××同志任市调处纠纷办公室副主任；

免去唐××同志任市调处纠纷办公室主任职务；

免去严××、张××同志任市调处纠纷办公室副主任职务。

二00五年十二月三十日

××省人民政府办公厅转发省人事厅等单位

关于对老年归国华侨给予生活补助实施意见的通知

各市州、县市区人民政府，省政府各厅委、各直属机构：

省人事厅、省财政厅、省劳动保障厅、省外事侨务办公室制定的?

关于对老年归国华侨给予生活补助费的实施意见?

已经省人民政府同意，现转发给你们，请认真贯彻执行。

二00五年二月十七日

4、报告的范文：

国家工商局关于工商管理工作的报告

国务院：

为了更好地贯彻党的十三届六中全会的精神，在治理整顿期间，工商行政管理机关应发挥监督管理的职能，强化和完善各项监督管理措施，为深化改革，促进社会主义经济持续、稳定、协调发展创造良好的条件。

根据国务院赋予工商行政管理机关的职能，应进一步拓宽监督管理的广度，增强监督管理的深度，强化监督管理的力度，把工商行政管理工作提高到一个新的水平。

为此，今年全国工商行政管理局长会议进行了专门的讨论，对下一步工作提出了以下意见：

一、（略）

二、（略）

三、（略）

四、（略）

以上报告如无不妥，请批转各地区、各部门执行。

xx年11月10日

5、请示的范文：

湖南省信息产业厅关于召开信息化领导小组第二次会议的请示

省政府办公厅：

去年7月国家信息化领导小组第二次会议召开以来，我厅就一直争取召开省信息化领导小组第二次会议。

今年7月，国家信息化领导小组召开了第三次会议。

最近，省委、省政府调整了省信息化领导小组成员。

××、××、××等领导同志均批示同意召开省信息化领导小组第二次会议，但时间一直未定下来。

省信息化领导小组第二次会议主要议题是，传达国家信息化领导小组第二次、第三次会议精神，贯彻党中央、国务院关于加强电子政务、加快振兴软件产业、加强信息安全保障、开展信息化培训等文件精神，审议通过我省?

以信息化带动工业化，大力推进我省工业化进程实施意见?

等4个文件。

会议所有文件资料早已准备就绪。

请省政府办公厅在近期内安排时间召开省信息化领导小组会议。

妥否，请批示。

二00三年九月二十三日

6、批复的范文：

国务院关于《中华人民共和国集会游行示威法实施条例》的批复

公安部：

国务院批准?

中华人民共和国集会游行示威法实施条例?

，由你部发布实施。

附件：

?

中华人民共和国集会游行示威法实施条例?

××××年×月×日

中国证券监督委员会关于××期货经纪有限公司的批复

××期货经纪有限公司：

经审核，你公司符合期货经纪公司的标准，请持本批复到国家工商局申请注册登记。

经营范围为：

国内期货经纪业务，期货投资、信息咨询服务业务，期货

天津卓泰投资管理有限公司

公文格式

一、公文标题

公文标题由发文机关+关于+主要内容+的+公文种类组成（一般发文机关可以省略）如：

《关于xx年春节放假的通知》，主要内容要力求简练。

公文标题用宋体小二号字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称间距恰当。

标题中除必要时使用书名号外，一般不用标点符号。

二、公文正文

公文正文用仿宋三号字，行距29磅，公文的层次要规范，正文部分是对公文内容的表述，需要使用字序符号标明层次时，一般排列顺序是：

“一、

（一）

1.

（1）”或“一、1.

（1）”。

三、简称的使用规范

公文内使用简称，一般应先用全称，并注明简称，如《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）。

四、附件

在正文下空一行左空两字用三号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。

附件如有序号使用阿拉伯数字（如“附件：

1.××××”）；附件名称后不加标点符号，如需回行，则回行后第一字与名称首字对齐。

在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。

内容仅供参考