档案管理基本情况登记表.docx
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档案管理基本情况登记表
档案管理基本情况登记表
填报单位：
海信集团有限公司
单位法人
周厚健
主管部门
青岛市政府
职工人数
376（人）
单位性质
国有独资
地址
青岛市东海西路17号
邮编
266071
单位名称、隶属关系变更
单位曾用名
起止时间
隶属单位
国营青岛无线电二厂
1969-1978
青岛市电子仪表工业局
青岛电视机厂
1979-1994
青岛电子仪表工业公司
海信集团有限公司
1995至今
青岛市政府
档案
管理
部门
名称
综合档案室
联系电话
86016016-2848
档案管
理方式
综合
综合
负责人
刘伟杰
隶属部门
总裁办
分散
专（兼）职档案人员姓名
张书红
张晓英
张舒
刘英
梅咏
李雪梅
李燕
张启刚
档案总数
21420（卷）8810（件）
底图（张）
纸质照片1929（张）
电子文件（件）
数码照片2785（件）
2006年度形成各类档案数量
管
理
类
产品
科技研究
基本建设
设备仪器
会计
干部职工
录音带
录像带
照片
电子文件
实物档案
底图
1102
799
1383
118
125
库房设施设备
建筑面积
使用面积
档案橱
密集架
计算机
复印机
扫描仪
晒图机
摄像机
光盘刻录机
照相机
服务器
637.5
510
88
76
4
1
1
1
2
1
1
二OO六年度山东省档案目标管理考核达到的等级特级
二OO七年度申报山东省档案目标管理考核的等级特级
1、本单位文件材料归档范围及保管期限表
海信集团公司各部门文件材料归档范围
序号
基本范围
责任部门
保管期限
1
产业发展规划
战略发展部
长期
2
规划研究报告
战略发展部
长期
3
对外合资、合作项目的考察、论证、谈判材料及可行性研究报告
战略发展部
长期
4
对外并购、产权联合方案等材料
战略发展部
永久
5
企业改制与建立现代企业制度的规划、计划、方案
战略发展部
长期
6
集团公司所属公司直接或间接上市形成的材料
战略发展部
永久
7
对现有企业进行结构性优化形成的材料
战略发展部
长期
8
上级机关颁发的本企业应贯彻执行的有关文件
战略发展部
长期
9
董事会会议记录、纪要；专题会议
总裁办
永久
10
集团办公会、专题会会议记录、纪要、决定等
总裁办
永久
11
上级领导视察时的题词、指示等材料
总裁办
永久
12
行政红头文件：
重要的上行文，并有批复的；
行政决定、通报、报告等；
公司机构设置、干部任免等；
转发直属公司董事会决议等；
一般的通知及无批复的上行文等
总裁办
永久
长期
永久
长期
短期
13
集团工作计划、总结等
总裁办
长期
14
考核简报
总裁办
长期
15
部门职责、管理标准等
总裁办
永久
16
大事记等编史修志材料
总裁办
永久
17
档案移交清单、销毁清册
总裁办
永久
18
档案利用、开发成果资料
总裁办
长期
19
档案统计报表
总裁办
永久
20
各类新闻宣传资料（包括图片、影像资料）
品牌管理部
永久
21
CI系统策划、VI手册等材料
品牌管理部
永久
22
集团形象广告宣传方案、画册
品牌管理部
永久
23
海信品牌建设、管理的规划和实施方案等
品牌管理部
长期
24
品牌建设及推广战略措施研究报告等
品牌管理部
长期
25
《海信时代》及集团各种重要活动形成的照片等资料
品牌管理部
永久
26
集团各种重要活动形成的影像等资料
品牌管理部
永久
27
企业文化建设工作规划、总结等
品牌管理部
长期
28
上级机关颁发的本企业应贯彻执行的有关文件
各部门
各中心
长期
29
各部门、各中心在各种活动中获得的荣誉证书、奖状、奖杯、奖牌、锦旗、画册、书画等
各部门
各中心
永久
30
会计报表
财务部
永久
31
会计账簿
其中，固定资产卡片
财务部
结算中心
短期
长期
32
会计凭证
财务部
结算中心
短期
33
企业清产核资材料（包括企业清产核资方案，对企业固定资产、流动资产、专项资产、无形资产、递延资产、企业留成外汇额度、长期投资、在建工程以及流动负债、长期负债等进行清查的工作报告、专项审计报告、经济鉴证证明、内控报告及相应审查材料）
财务部
永久
34
企业资产评估材料（包括资产评估项目备案表、立项申请书、资产评估报告及评估说明等）
财务部
永久
35
企业产权界定材料（包括产权转让的审批文件及产权转让协议书、转让款项收款收据、产权转让交割单、公证书或企业产权转移证等）
财务部
永久
36
财务审计材料（包括预决算报告、财务预算报表、财务决算报告及相关审核批复材料，企业国有资产统计报表及情况分析材料；审计工作会议记录、纪要、报告、总结、决定、报表等；专项审计的报告、决定、任务书、评价书及调查、证明材料；企业领导离任审计形成的材料）
财务部
永久
37
经济目标责任书等
财务部
永久
38
税务方面的材料
财务部
长期
39
固定资产的新增、报废、调拨材料
财务部
长期
40
年初、年中经济工作会议形成的资料
经营管理部
永久
41
方针目标、大事分解等
经营管理部
永久
42
年度经营计划等
经营管理部
永久
43
集团经营业务的整合、分离方案
经营管理部
永久
44
经营分析会议纪要等
经营管理部
长期
45
综合统计报表及分析材料
经营管理部
永久
46
安全生产、消防措施计划、总结、会议纪要、通报、统计报表等
经营管理部
长期
47
安全事故报告、调查分析及处理材料
经营管理部
长期
48
人力资源规划、计划、薪酬分配方案、干部职工考评方案、考查材料、人员流动情况分析报告
人力资源部
永久
49
期权、期股分配方案等材料
人力资源部
永久
50
人员编制（花名册）方面的材料
人力资源部
永久
51
干部职工的任免与招聘、奖惩、考查、职称评聘等方面的材料
人力资源部
永久
52
干部职工调动介绍信及存根等
人力资源部
长期
53
高校研究生、毕业生报到证
人力资源部
长期
54
人力资源情况的统计分析及报表
人力资源部
永久
55
员工租住房材料
人力资源部
永久
56
员工教育与培训计划、合同、统计报表等
人力资源部
长期
57
党委工作计划、总结
人力资源部
永久
58
党委指示、决议、规定、报告等
人力资源部
永久
59
党委会、民主生活会会议记录、纪要
人力资源部
永久
60
党委调查研究材料、专题总结等
人力资源部
长期
61
评先创优材料
人力资源部
长期
62
党员名册
人力资源部
长期
63
党组织工作的请示及上级批复
人力资源部
永久
64
党员干部的任免、组织机构的设置等材料
人力资源部
永久
65
党费收据与党组织关系介绍信
人力资源部
长期
66
党组织情况统计报表
人力资源部
永久
67
集团公司员工出国政审、考察资料与报告等材料
人力资源部
长期
68
团委工作计划、总结
人力资源部
长期
69
团组织机构设置、调整、表彰等材料
人力资源部
长期
70
公司经济、民事诉讼案件的结案材料
法律事务部
长期
71
公司经济、民事仲裁案件的结案材料
法律事务部
长期
72
集团公司经济、技术合同
法律事务部
长期
73
纪检与监察工作计划、方针目标、总结、通报、会议纪要、请示报告及上级批复等
法律事务部
永久
74
纪检监察组织机构设置及干部任免等
法律事务部
永久
75
信访举报及违纪案件处理材料
法律事务部
长期
76
违纪违法案件查处和信访情况的统计报表
法律事务部
永久
77
工商注册登记、变更、注销的呈批文件及证照等
法律事务部
永久
78
商标材料：
包括企业特定的产品和服务的商标在境内外注册、变更的审批材料及商标注册证、委托书、申请书；注册商标转让、许可、质押的协议等
法律事务部
永久
79
企业商誉材料：
包括企业商号、品牌价值以及获得的各类荣誉等
法律事务部
永久
80
专利材料：
包括企业产品实用新型和外观设计等专利的审批材料、专利证书；企业专利的转让协议等
法律事务部
永久
81
质量管理计划或规划
质量推进部
长期
82
质量体系认证资料
质量推进部
长期
83
质量名牌等申报材料
质量推进部
长期
84
质量事故分析报告及处理材料
质量推进部
长期
85
质量统计报表
质量推进部
长期
86
工会工作计划、总结、报告、规定等
工会
长期
87
职代会、职工代表联席会议会议材料
工会
长期
88
各种活动和评选劳模、先进等材料
工会
长期
89
计划生育工作和信访工作总结、报告、统计报表等
工会
长期
90
研究开发规划、计划、总结、报告等
研发中心
长期
91
各级科技项目的申报及批复材料
研发中心
永久
92
各项科技奖励申报及批文
研发中心
永久
93
科技统计报表
研发中心
永久
94
技术创新体系材料
研发中心
长期
95
技术改造计划、技改项目可行性研究报告、上级批复、批文、招标、竣工验收等材料
研发中心
永久
96
技改、能源管理等报表
研发中心
永久
97
基建项目立项、设计、施工、竣工验收各级段材料
研发中心
长期
98
新产品鉴定资料等
研发中心
长期
99
集团信息化建设规划等
信息中心
长期
100
信息化设备资料等
信息中心
长期
101
服务例会会议纪要
用户服务中心
长期
102
服务管理方法研究材料
用户服务中心
长期
103
服务品牌建设、推广战略措施研究材料
用户服务中心
长期
2、本单位档案分类编号办法
海信集团有限公司管理标准
QG/H××－××
档案分类编号办法
1主题内容与适用范围
为科学地管理本公司档案，按照国家、省、市档案局有关规定，并结合本公司实际，制订本办法。
本办法规定了海信集团有限公司档案分类编号办法。
本办法适用于海信集团有限公司。
2管理及职责分工
集团公司总裁办档案室依据本办法对档案进行分类编号。
3档案分类
3.1档案一级类目的设置
设置管理档案、科研档案、产品档案、基建档案、设备档案、直属公司创立档案、声像档案、照片档案、实物档案、会计档案、人事档案11大类。
3.2档案二级及二级以下类目的设置
3.2.1管理档案二级类目按年度（文件材料形成年度）设置；三级类目按保管期限设置。
3.2.2科研档案二级类目按种类设置。
3.2.3产品档案二级类目按种类设置。
3.2.4基建档案二级类目按性质设置，三级类目按建筑项目设置。
3.2.5设备档案二级类目按性质设置，三级类目按设备型号设置。
3.2.6直属公司创立档案二级类目按种类设置，三级类目按保管期限设置。
3.2.7声像档案二级类目按种类设置，三级类目按形成年度设置。
3.2.8照片档案按照《青岛市照片归档与管理规范》（青档字〔2005〕14号）执行。
3.2.9实物档案二级类目按实物种类设置。
3.2.10会计档案二级类目按种类（财务报告、会计账簿、会计凭证、其它）设置；会计账簿、会计凭证、其它的三级类目按年度设置。
4档号编制
档号由类目号、年度、件号组成。
4.1类目号的编制
4.1.1一级类目采用大写汉语拼音字母编写，即GL：
管理、KY：
科研、CP：
产品、JJ：
基建、SB：
设备、C：
直属公司创立、SX：
声像、ZP：
照片、SP：
数码照片、SW：
实物、KJ：
会计、RS：
人事。
4.1.2二级及二级以下类目：
管理类二级类目为年度号；会计类、声像类、实物类、直属公司创立类二级类目采用阿拉伯数字编写；管理类的三级类目为保管期限号（永久为“1”、长期为“2”、短期为“3”）；会计账簿、会计凭证、其它的三级类目为年度号。
4.2件号的编制
4.2.1各类档案件号的编写按照最低一级分类类目编写按件顺序号。
4.2.2阿拉伯数字编写的类目层次中间用间隔号“·”隔离。
4.2.3类目号与件号中间用间隔号：
“－”隔开。
5档号示意
5.1管理类：
GL2003.1-0012003年永久性的管理类档案第1件
GL2003.2-0012003年长期性的管理类档案第1件
GL2003.3-0012003年短期性的管理类档案第1件
5.2科研类：
KY1-0001专利证书第1件
KY2-0001计算机软件登记证第1件
5.3产品类：
CP1-001采标证书类第1件
CP2-001软件产品登记证第1件
5.4基建类：
JJ1.1-001XX性质XX项目第1件
JJ1.1-120XX性质XX项目第120件
5.5设备类：
SB1.1-001XX性质XX型号设备第1件
SB1.1-015XX性质XX型号设备第15件
5.6直属公司创立类：
号设备第6直属公司创立类：
C1.1-001青州海信第1件
C8.1-002海信模具第2件
5.7声像类
SX3-001录像带第1盘
SX4.2004-002光盘2004年第2盘
5.8照片类：
SP2005100001数码照片2005年永久第1张
ZP2005100005纸质照片2005年永久第5张
5.9实物类：
SW4-0001奖牌第1件
SW5-012奖杯第12件
SW7-003锦旗第3件
5.10会计类：
KJ1-003财务报告第3件
KJ2.2003-0082003年账簿第8件
KJ3.2003-0162003年会计凭证第16件
KJ4.2003-0012003年会计类其它材料第1件
6本公司档案分类大纲
一级类目
二级类目
三级类目
管理类
GL
年度
（文件材料形成年度）
保管期限
（1永久；2长期；3短期）
科研类
KY
1专利证书；2软件登记证书；3科研课题；4科技成果鉴定证书
产品类
CP
1采标证书及产品许可证；2软件产品登记证
基建类
JJ
直属公司创立类
C
1青州海信；2临沂海信；3海信包装；4海信淄博；5肥城海信；6海信实业；7海信光学；8海信模具；9辽宁海信；10贵阳海信；11海信房地产；12海信电器股份；13海信音像；14海信网络科技；15海信计算机；16海信电子控股；17海信电子；18海信日本；19海信香港；20光学专用仪器厂；21菱电科王；22海信进出口；23海信家电营销；24海信通信；25台湾美禄；26海信广告；27赛维家电服务；28北京盈富泰克；29海信（北京）电器；30海信美国；31节能产品研制厂；32北京高腾；33海信光电科技；34海联电器；35海信国际；36创景控股；37海信移动通信；38海信信芯科技；39海信空调；40海信塑料制品；41海信数码产品；42海信营销；43海信日立；44海信电子技术服务；45海信软件开发；46北京鼎信；47海信智能商用；48海汇投资；49闪联信息技术……
保管期限
（1永久）
声像类
SX
1照片（1984－2004年）；2底片；3录像带；4光盘；5历届领导照片；6建设照片
数码照片
SP
纸质照片
ZP
实物类
SW
1荣誉证书；2商标证书；3资格信用类证书；4奖牌；5奖杯；6奖状；7锦旗；8画册；9书画；10题字；11样机；12废止印章
会计类
KJ
1财务报告；2账簿；3凭证；4其它
年度
（账簿、凭证、其它设置）
人事
RS
7档案排架
本公司档案按大类分别排架。
7.1管理类档案首先按年度排列，在各年度内，按保管期限永久、长期、短期先后排列，在同一保管期限内，按件号顺序排列。
7.2会计档案按财务报告、账簿、凭证、其它分别排架；在各个二级类目中分别按年度顺序排架。
7.3声像档案按载体种类分别排架。
7.4实物档案按实物种类分别排架。
3、对下属单位年检的通报
关于对集团直属公司档案管理工作检查情况的通报
7月27日－31日，集团档案室依据新发布的《海信集团直属公司档案管理工作检查与考核办法（试行）》，对各直属公司的档案管理体系建设及档案收集、整理、保管等工作进行了一次全面检查。
现将检查结果通报如下：
公司名称
结果评定
情况说明
网络科技公司
优秀
公司档案工作整体完成情况较好，公司上下对档案工作给予了很高的重视，大力保障了各方面的资源调配。
已准备申报山东省档案管理一级企业称号
国际营销公司
良好
公司档案员认真负责，工作作风严谨细致，整体工作完成较好；但财会档案归档率略有欠缺
模具公司
良好
重视程度较高，整改力度较大，工作质量提升较迅速；库房条件较差，须在后期搬迁中予以重视
移动技术公司
良好
信息化建设工作成果显著；公司档案员面临产假，须重视人员交接问题
通信公司
良好
稳步推进信息化建设工作；归档率高，但检索效率略有不足
海信日立
良好
工作整体完成情况较好，但归档略欠完整
股份公司
良好
档案员工作认真细致，但由于人员配置严重不足，导致部分档案整理不及时，信息化建设进展缓慢
房地产公司
及格
公司财务、人资、品牌部门的文件未能收集归档，归档率低，需整改
智能商用公司
及格
档案员更迭频繁，影响工作质量，需整改
本次检查情况较好的公司，请再接再厉，进一步完善本公司的档案管理工作。
对本次检查中不符合要求的公司，请按要求认真整改，并于8月25日之前完成，集团公司档案室将组织复查。
集团公司档案室
2007-8-3
4、对照检查标准，填写完成情况
序号
项目
完成情况
标准分
自查得分
备注
1
档案业务工作规范化建设
完成
4
4
2
2006年度文件材料的归档整理
完成
20
19
3
档案管理效能评估
20
19
4
重点建设项目档案工作
4
4
5
全宗卷
完成
2
2
6
对下属单位的监督指导
完成
14
14
7
照片档案管理
完成
6
6
8
档案信息化建设
完成
30
30
5、本年度档案工作的创新点
夯实管理根基开拓工作思路强化应用服务
海信集团大力推行档案管理体系建设
2007年是海信集团的“管理工作年”，根据年初集团经济工作报告精神，海信集团正式启动档案管理体系建设项目，旨在改善集团档案管理工作的薄弱根基、提高基础管理水平、为集团的稳健发展提供更好的服务。
海信集团档案管理工作根基较薄弱，一直以来档案管理工作未能成为体系，工作凭经验在运转。
本次档案管理体系建设的中心工作为：
一系列管理体系文件的组织编制及宣贯培训，强调以制度来固化管理流程，同时应保证制度覆盖的广度、潜入的深度及执行的力度，使工作有章可循、有章必循，从而达到强化档案业务建设的目的。
填报时间:
2007年8月17日填报人:
张书红
升级会员 