某工程建设项目文件管理办法.docx

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某工程建设项目文件管理办法

某工程建设项目文件管理办法

第一章总则

第一条为了规范某工程技术资料管理，畅通技术信息流程，确保某工程建设有关各方意见及时有效沟通；设计图纸及其他技术资料有效及时传递，以便某工程建设各有关各方、各个场所都能及时使用有效文件，防止误用失效、作废文件；及时、完整、准确、系统的整理、归档文件，特制定本办法。

第二条本办法适用于广东省水利电力职业技术学院某工程建设项目办公室所有有关文件、技术资料管理。

第三条本办法所称信息，是指有意义的数据。

本办法所称文件是指信息及其承载媒体，包括如下几类：

⑴．有关的国家、地方法令、法规；

⑵．上级政府、主管部门、工程所在地方的与某工程建设有关批文；

⑶．国家、行业、地方的规范和技术标准；

⑷．合同文件。

含图纸及合同履行中发包人承包人有关工程的洽商、变更等书面协议或文件；与监理、施工单位等往来函件、会议纪要；

⑸．学院下发建设办公室文件、建设办公室内部文件、管理制度等。

⑹．工地现场检查记录、会审记录、会议纪要、建设办公室阶段工作总结、监理周报、月报等。

第二章职责划分

第四条某工程建设项目办公室所有有关文件、技术资料管理归总工程师负责，建设办公室任何部门收到的文件、技术资料均要在指定时间内送达总工程师。

总工程师在指定时间内审阅签署处理意见后交办。

第五条总工程师办公室（或某工程建设项目办公室）设信息资料管理员岗位，对某工程建设项目办公室所有有关文件、技术资料统一编码、收转、跟踪催办、保管归档工作。

第六条设计图纸由建设办技术部按工程进度与合同要求向设计院催要，在指定时间内审核并由技术部部长签署意见转建设办资料管理员。

第七条监理机构和施工单位的往来函件、工地建设有关工程质量、进度、材料检验信息，设计错误、施工环境变化、以及监理机构和施工单位提出的其他问题由工程部负责收集，在指定时间内审核并签署意见后交建设办资料管理员。

第八条某工程建设项目办公室各部门对外沟通文件由部门负责起草，部门负责人签字后报建设办公室资料员，经总工程师审核,经建设办公室主管审批后发放。

第九条建设办公室所有成员有义务将从其他渠道获得的本办法第三条规定的文件，与自己承办的事务文件性成果及时交建设办公室资料员归档。

第三章文件控制

第十条工作程序

⑴．自编文件程序步骤

⑵．外来文件处置程序

第十一条需控制的文件和资料形式包括：

①以文件、图纸形式构成的文件；

②以实物、照片、胶卷、软件、拷贝构成的文件和资料。

第十二条需归档管理的外来文件包括：

a）适用的法律法规、国家标准、行业标准、地方标准和国际标准、国外标准以及需执行的上级组织或业务主管部门的有关文件；

b）政府、上级主管部门、建设行政管理部门等与工程建设有关的文件和中介机构信息。

c）政府、行业主管部门、建设行政管理部门、工程所在地方的与某工程建设有关批文。

d）勘察设计资料，含图纸、设计修改通知单，设计变更通知单及签证、图纸会审记录；

e）监理单位（施工单位）交来的函件、会议纪要、各种计划报表、监理周报、月报、签证等；

f）工程专题报告，包括开工报告、停工、复工报告；工程预验收申请报告、工程验收申请报告、工程竣工报告

g）经确认的质量检查验收记录、供货单位提交的产品合格证书、使用维护说明书和图样资料;

h）作为工作依据的其它外来文件和资料;

第十三条须管理的对外发文和内部文件包括：

a）向政府、上级主管部门、建设行政管理部门等与工程建设有关的其他单位发出的申请、请示、报告、联系函件；

b）对重要问题提出见解和处理办法。

c）招标投标有关资料及合同文件，包括可行性研究、勘察、设计、监理、施工等发包合同和补充合同、及合同履行中发包人与承包人对有关工程的洽商、变更等书面协议或文件。

d）设计任务联系单、监理工作联系单及对外联系函件；

e）专家组活动记录；

f）学院下发建设办公室文件、建设办公室内部文件、管理制度等。

g）工地现场检查记录、施工日志和大事记、建设办公室阶段工作总结。

第十四条文件实行统一编号。

设计图纸用原设计院编号，其他文件编号办法及含义可按档案统一编码，也可以自编。

自编号码应包括：

工程项目代号、单项工程代号、单位工程代号、文件类型、编写部门单位代号、编制日期。

第十五条文件的编写与审批。

建设办公室对外行文除特殊情况经主任批准外，须以建设办公室的名义。

向政府、上级主管部门、建设行政管理部门等与工程建设有关的其他单位发出的申请、请示、报告、联系函件,由建设办主任（或分管副主任）安排编制，由建设办主任（或分管副主任）负责审批；

建设办公室向承担建设任务设计院、监理单位、施工单位发出的非技术问题联系函，由建设办主任（或分管副主任）安排编制，由建设办主任（或分管副主任）负责审批；

技术问题联系函，由总工程师安排人员编制，总工程师审批，必要时由总工程师审核，建设办主任（或分管副主任）负责审批；

建设办公室向承担设计任务设计院设计项目组、现场监理机构、施工项目部发出的联系函件，由总工程师安排人员编制，总工程师审批；由建设办公室某部门提出的须协调问题，由部门领导安排编制文件，部门领导审核，总工程师审批。

建设办公室内部文件、管理制度等，只涉及部门内部的按职责分工由部门编写，部门领导审核，建设办主任（或分管副主任）负责审批；涉及建设办公室全局的，由建设办主任（或分管副主任）安排编写，建设办主任（或分管副主任）负责审批。

文件审批表格式见附表1。

第十六条须发放的文件包括以下内容：

a）须转发、传阅的政府、上级主管部门、建设行政管理部门和学院下发的文件;

b）需审阅的设计文件（图纸）;

c）需传阅审批的设计、监理、施工等单位交来的报告、函件;

d）需下发的建设办公室内部文件、管理制度等

e）需发出的建设办公室自编文件；

第十七条文件的收发。

所有收文、发文均造册登记，归信息资料管理员统一管理。

收、发文登记表格式见附表2、附表3。

信息资料管理员在收到文件并登记后，附收文表头（见附件4），技术文件交总工程师、其他文件交建设办分管副主任签署处理意见。

按处理意见信息资料管理员负责复制、分发、传阅、跟踪催办、并将处理结果汇报原签署领导，文件回收归档；

建设办内部文件发放应按批准范围进行，并做好签收记录。

下发文件、图纸由领用人签字，并在文件上注明密级（或在领用时由信息资料管理员明确）、受控状态、保存方式、允许扩散范围、失效文件回收及销毁方式。

需发出文件由信息资料管理员登记后发出，用邮寄方式者须保留邮局挂号存根；托人带出者需由受托人签字确认并在事后补充对方收文记录（有收文单位文件接受人签字）；由信息资料管理员本人发出的文件要求收文人在发文登记表（附表3）相应栏目中签字。

第十八条由监理机构（施工项目部）交来的设计修改申请书、现场签证、造价及支付文件，由工程管理部附处理意见表（附表5）并按要求签署意见；建设办公室向监理机构（施工项目部）发文采用“业主工作联系单”的形式，向委托设计院发文采用“设计任务联系单”的形式。

“业主工作联系单”与“设计任务通知单”格式见附表6、附表7。

第十九条文件的更改。

对发出的文件需要更改时，原起草部门或提出修改意见的部门提交“文件更改申请表”，报建设办主任批准后进行。

文件更改的审核、批准应由原审批人进行，当原审批人不在职时，则由接替其岗位的人员审批。

文件更改批准后，归口部门资料员向有关部门和单位发出“文件更改通知单”，并做好记录。

第二十条文件的换版及作废。

文件经多次更改或文件需进行大幅度修改时应进行换版，原版次文件作废，换发新版本。

换版、换页后的作废文件应按档案管理规定的要求进行处理。

需作资料保留时应在其醒目位置作“保留资料”标识。

第二十一条文件的管理。

各单位、部门的文件按其内容与类别进行分类管理。

各部门应建立本部门文件清单或文件目录（见附表5），掌握文件分布和更改记录。

资料员应保管好文件，防止发霉、虫蛀、残缺少页，保持清洁完整。

按规定不属文件的持有者，确因工作需要时，可向该文件管理部门借阅，各部门必须建立收、发文和借阅登记制度。

任何人不得擅自复印，和/或向外部提供有关文件。

第四章设计文件管理

第二十二条设计单位应按合同和供图协议规定的份数及时提交施工设计图纸、文件。

规划总平面、主体工程、施工总布置、以及设计专题报告等8份。

以上图纸和文件的修改文件应与原件提供相同的份数。

当设计院提供份数不足时，应复制到要求份数。

供应图纸的时间根据招投标需要和现场施工进度需要确定，由技术部负责与设计院联系。

第二十三条设计文件审查。

为保证提供设计文件质量，减少施工过程中设计文件修改，降低工程造价和提高投资效益，须对设计单位提供的设计图纸、文件和设计变更进行审查。

施工设计图纸和设计文件的审查范围：

由委托设计单位为某工程工程建设提供的施工设计图纸和文件，包括工程建筑物的布置图、结构图、体型图、配筋图、方案、技术要求和设计变更等。

施工设计图纸和文件的审查内容：

1．审查施工设计图纸和文件与招标图纸和文件的差异（工程项目、建筑物体型、工程量、方案和技术要求等）；

2．审查施工设计图纸和文件中的错误和表达不清之处；

3．审查提交施工设计图纸和文件的份数和时间。

第二十四条施工设计图纸和文件的审查、发放程序见框图。

说明：

“　　”　为设计图纸、文件审查、发放线路；

　　“　　”　为设计图纸、文件审查意见反馈线路。

图23.1施工设计图纸、文件审查、发放程序框图

每一级审签不得超过3天，审签人员应在规定的时间内审签完毕，并按“工程施工图纸（文件）签审意见单”（见附表6）的要求及时签署意见。

工程监理审签通过的设计文件须盖章确认。

工程部负责将审查意见汇总后交总工程师；总工程师在审核汇总意见后处理，需要设计院澄清和修改的项目由总工程师负责联系沟通。

“工程施工图纸（文件）签审意见单”及处理记录交建设办公室资料员与相关设计文件一起保存。

第二十五条设计文件的发放。

设计文件应该按照预先确定的对象、份数发放（见图23.1）。

经审核通过的设计文件由建设办公室资料员发放，其中应该发给施工单位的设计文件由建设办公室资料员发至监理机构，再由监理机构转发。

文件领用者须在设计文件领用单（附表6）上签字确认。

设计文件的发放对象必须前后统一，设计修改文件必须发至原文件持有者手中，避免误用已经修改或失效的设计文件。

第二十六条设计文件的使用与保存。

设计文件除资料员留档之外，视为部门所有，应最大限度地保证工程建设的需要。

文件持有者或与工程建设有关的工程技术人员应认真研读设计文件，正确指导施工。

文件持有者和保存者应爱护设计文件，避免污损、损坏和丢失。

限制设计文件的扩散范围，不得随意借阅、复制，确有需要时要履行有关审批手续。

第二十七条设计修改与工程变更。

若施工设计图纸和文件与现场实际不符，由总工程师和/或工程部驻现场工程师会同项目监理部及有关人员进行商定，设计单位以变更通知予以确认。

根据施工现场实际情况，需要增加或减少合同工程项目，由工程部提出申请报总工程师，总工程师按下列程序办理：

（1）工程变更（工程量增加、方案改变、设计参数调整、材料替代等）引起投资增加5000元以下的，由总工程师签署意见报建设办主任会议批准；

（2）投资增加5000元以上的，由总工程师组织专家组讨论并形成书面意见，报建设办主任会议批准。

工程变更按以上权限批准后，项目监理部下发变更指令，设计单位以变更通知予以确认。

变更申请、审核意见、审批记录原件交建设办公室资料员保存。

第五章文件归档

第二十八条文件依据：

《中华人民共和国档案法》、中华人民共和国档案行业标准（DA/T28－2002）《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、中华人民共和国国家标准（GB/T17678.1－1999）《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理第一部分：

电子文件归档与档案管理》、（GB/T11821－2002）《照片档案管理规范》、

第二十九条职责划分。

（1）某工程建设办公室总工程师负责工程建设竣工档案的管理工作；负责协调各承建单位档案整理、归档工作；负责工程前期文件、工程建设管理文件、设备档案、整体工程竣工及阶段验收文件的收集整理与归档；负责所有承建单位工程竣工档案的监督、移交工作；负责收集、整理、编制、移交工程质量监督部门在质量监督工作中形成的各类质量监督文件；负责组织工程建设档案的专项验收；并负责最终向有关单位移交。

（2）技术部负责与设计单位沟通，收集工程各阶段勘测设计文件、科研报告及批复文件、设计图纸及设计修改通知书和设计总结等资料，按年度整理、移交。

并负责提交本年度内施工图纸总目录、设计修改总目录和技术要求总目录。

编写卷内目录及光盘（或电子文件）一份。

（3）工程部负责与监理单位沟通，收集、整理、编制、移交工程监理业务范围内形成的各项监理工作（工程质量、工期、投资等）的全部文件材料和监理工作总结；负责监督检查及审核工程项目的承建单位在竣工档案的编制、移交，对竣工档案在形成中是否收集完整、准确，负责竣工档案和竣工图的审核并签署意见。

负责收集、整理、编制、移交各承建总包单位的竣工档案，还责汇总整理各分包单位编制的竣工档案。

第三十条工程建设归档范围。

凡是反映与本工程有关、具有查考价值的各种载体（纸张、照片、录音带、光盘等）的文件资料，都应收集齐全，纳入工程建设项目归档范围。

竣工图按施工图图纸汇总目录为依据；文字材料按档案分类表中有关条款内容为依据；设备资料按设备清册为依据。

声像资料按实际形成，由建设单位牵头，承建单位协助，统一编制。

《竣工图、竣工文字材料案卷总目录》由建设单位牵头，设计、承建单位协助编制。

第三十一条竣工档案资料的编制深度及要求。

整个建设项目或单项工程施工、安装、调试完毕后，各部门根据工程实际情况及合同的要求督促参建单位收集积累文件，进行编制。

编制竣工文件（竣工图），应遵循工程文件的自然形成规律，保持文件的成套性和有机联系，使组成的案卷既能准确系统地反映工程的全貌，又便于今后的保管和提供利用。

竣工文件（竣工图）编制完毕后，总工程师应督促有关单位（监理、施工等）对竣工文件的编制情况进行审查，发现不准确、遗漏或短缺时，应及时修改和补齐。

引进项目、引进技术，竣工图应由提供方确认。

（一）文字材料的整编按下列要求整理：

（1）按照工程档案分类大纲进行文件分类组卷，管理性文件按阶段、问题或重要程度进行排列；同一问题（时间）的请示、批复、合同、协议、来往文电等应组放在一起，按时间顺序排列;一般文字材料在前,图样在后；复文在前，来文在后。

（2）文字材料组卷应按专业进行分别组卷,组卷要遵循科技文件材料形成的规律,保持案卷内文件材料系统的联系,便于今后档案的保管和利用,确保案卷内所有反映的文件材料完整、齐全、真实、准确。

文字材料的载体和书写材料必须使用便于档案长期保存的材料,如碳素墨水、蓝黑墨水或签字笔。

（3）文字材料的编目：

案卷页号均以有书写内容的页面编写页号，单面的文件材料在右下角编写页号；双面书写材料，正面在右下角，背面在左下角编写页号。

案卷封面、卷内目录（图纸目录除外）、卷内备考表不编写页号，每卷从正文起用阿拉伯数字从001依次标注页号；连接的案卷，每一卷都必须从001开始编写。

（4）文字材料的装订：

案卷内不同尺寸的文件材料要折叠为统一幅面A4（或16K）,有文字面向内折。

为便于长期保存,案卷装订时必须去掉金属物,用线绳在案卷左侧竖向装订（装订为3孔,每孔孔距为8cm）。

（5）案卷卷盒使用统一国标卷盒,卷内文字材料排列顺序为：

内软封皮（采用牛皮纸）、签字页、卷内目录、正文、备考表（采用牛皮纸）。

（6）卷内软封面的填写：

立卷单位名称应填写承建单位全称或通用简称,起止日期为文件材料（竣工图）日期，卷脊用牛皮纸打印填写;为竖版，自左向右填,小三号宋体字（加粗）,第一竖行前面留二个字空格；第二竖行字顶头填写.

（二）竣工图的编制。

竣工图是工程建设最终情况的真实反映,是工程项目建成投产运行维护保养必不可少的凭证和依据，工程在建设过程中必须按工程施工实际情况编制竣工图（包括设计变更、现场商洽、材料代用、质量事故处理等均应在竣工图上反映），做到图物相符,技术数据可靠，准确、完整、统一，各项签字手续完备（不得由他人代签或个人印章替代签字）。

（1）凡按图纸施工无变更的,则由承建单位（包括总包和分包单位）在原设计施工图标题栏旁或空白处加盖“竣工图”章后即可作为竣工图。

（2）在施工中只是一般性变更,可不重新绘制竣工图;由承建单位在原施工图上空白处进行修改（杠改或刮改）,并标注修改依据（设计变更通知单、监理通知单、名称、专业、日期）,其文件所在案卷号、页号等先后顺序填写,并加盖“竣工图”章后即作为竣工图.

（3）凡有重大的变更或图面变更超过35％的,应重新绘制竣工图,仍用原图编号,在标题栏中标明××××工程竣工图,技术负责人审核、签字后,即可作为竣工图.

（4）竣工图章应使用不褪色的红色印泥，图章应该在图标上方空白处，以不压盖图中的内容或尺寸为宜。

竣工图章的尺寸（80×60mm）及内容见图；

编制单位

某工程建设项目工程竣工图

编制人

技术负责人

编制日期

监理单位名称

监理工程师

（5）所有工程设计修改通知单按年度、专业组卷，一份设计修改通知单涉及多张图纸的,（如图纸不在同一卷内）应将修改通知单的编号、专业号填写在卷内备考表中的“互见号”栏内。

（6）同一建筑物、构筑物重复的标准图、通用图可不编入竣工图中,但必需在图纸目录中列出图号,指明该图所在位置并在编制说明中注明,不同建筑物、构筑物应分别编制竣工图.

（7）建设办应负责或委托有关单位编制项目总平面图、综合管线竣工图.

第三十二条竣工图纸的修改方法和技术质量要求：

（1）杠改:

对于少量的文字和数据的修改,可用一条粗直线将被修改部分划去,在其上方或下方（一张图纸上要统一）空白行间填写修改后的内容（文字或数据）。

如行间空白处有限,可将被修改点全部划去,用线条引至空白处,填写修改后的情况.还可用“×”号将被修改掉的线条划去,在适当的位置画上修改后的线条。

刮改:

用刀片轻轻的刮掉需修改的线条;然后将修改的线条或数据重新标注.

（2）修改处都要标注修改依据,如：

变更文件名称、编号、专业号、日期及所在案卷号、页号的先后顺序填写。

（3）所有设计变更文件中的变更内容，必须无不遗漏地在施工图中全面反映,而且要在所有涉及到每张竣工图上反映。

（4）每一张竣工图的技术要求要一致,同一案卷内竣工图的技术要求也要一致。

修改后的文字和数据位置要与被修改部分的位置大致相对应。

（5）作为竣工图的蓝图必须是图面清晰的新图纸,图纸更改的部位,必须使用耐永久性书写材料，不得使用圆珠笔或其他易褪色的书写材料绘制,确保竣工图纸质量、规格统一、图面整洁、字迹清晰,竣工图章由施工单位技术负责人审核签字。

（6）竣工图采用手风琴式折叠法，幅面为A4（297×210mm）,采用不装订形式，案卷卷盒统一使用国标（科技档案）卷盒（承建单位自备）。

卷内到软封面、目录、图纸、备考表齐全。

（7）竣工图卷内既有文字材料又有图纸的，要求文字材料排列在前，图纸在后排列。

卷内软封皮、签字页、卷内目录、文字材料、备考表装订在一起，并在备考表中注明文字材料页数、图纸张数。

卷内只有竣工图纸的，卷内做到内软封皮、卷内目录、备考表齐全（用胶水粘贴）。

第三十三条设备档案的归档。

凡属某工程建设项目招标采购订货的设备，供货商应按照合同规定提供设备资料，由建设办总工程师会同工程部现场工程师、项目监理部及承建单位共同开箱验收，填写设备档案验收记录，工程部负责设备档案的整理归档工作。

为承建单位提供满足安装需要的设备资料。

设备档案按台、件组卷，主设备和主要辅助设备资料应完整、准确，任何人和单位不得擅自拿走设备资料原件。

对进口设备，供货商应提供一份译文并同原文一同移交。

设备档案的装订与文字材料相同，对不装订的设备资料可按件归档。

第三十四条照片档案的归档。

照片档案应按照照片的自然张为单元编写文字说明，包括照片所反映的事件、事物、拍摄时间、地点、拍摄单位等,如一组照片（若干张）相联系的照片应加总说明，照片与说明、底片必须固定在芯页上（采用照片档案册或影集）组成案卷,并填写卷内目录,照片号为卷内照片的顺序号,备考表格式可采用《科学技术档案案卷构成的一般要求》规定。

第三十五条电子文件的归档。

文本电子文件应保证电子文件的真实性、完整性和有效性，形成单位应注明文件的存储格式、文字处理工具等。

如采用了某些技术方法保存电子文件，应把其技术方法和相关软件一同移交，电子文件的归档还应包括相应的背景信息和原数据。

图形电子文件的归档，应注明软硬件环境和相关数据。

电子文件载体应采用：

只读光盘、一次写光盘、磁带、硬磁盘、可擦写光盘等。

禁止使用软磁盘。

电子文件归档时，应将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附归档电子文件登记表。

载体或包装盒上应贴有标签，标签内应填写档号、题名、密级、硬件及软件环境等。

电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态。

第三十六条竣工资料移交的要求。

竣工资料在编制完毕后,各编制单位应向档案部门提供竣工资料编制说明（包括总说明及各专业编制说明）,叙述竣工资料编制原则及各专业的编制情况等,与竣工资料一并向档案部门移交。

竣工资料应在工程整个启动试运行完毕进行使用后一个半月内移交完毕。

或根据有关合同及规定在三个月内向建设单位移交。

凡提前使用的单项工程或分期建设的工程项目应在该单项工程或分期工程建设通过竣工验收后一个月内办理移交手续。

临建工程竣工图及文字材料（纸载体）为2套（正本１套；副本1套），施工现场原始记录１套（正本）；永久工程竣工图及文字材料（纸载体）为3套（正本1套；副本2套）；施工现场原始记录１套（正本）,CAD电子文件1套,并填写“电子档案登记表”（一式两份）。

由施工单位填写竣工档案资料验收签证,卷内目录、索引目录，各2套.

第三十三条承建单位向建设单位移交竣工资料时必须手续完备,明确档案移交的内容、案卷数量、图纸份数等，并有完备的清点、签字等交接手续。

承建单位可凭竣工档案资料移交清单进行工程决算,如承建单位违约,建设单位可扣压一定数额的工程费用。

第六章附则

第三十四条本办法由某工程建设项目办公室负责解释。

文件审批表

附表1

编号：

[200]号密级：

签发：

月日

会签：

月日

拟稿

核稿

审签

月日

月日

月日

标题：

附件：

主送：

抄送：

打字：

核对：

打印分数：

份

发文日期：

年月日

附表2

文件发放登记表

文件名称:

文件号：

[200]____号批准人：

________印数：

____份发文时间：

年月日

收文人（单位）

分发号（份数）

签名

日期

收文人（单位）

分发号（份数）

签名

日期

收文人（单位）

分发号（份数）

签名

日期