文件控制程序含表格.docx

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文件控制程序含表格

文件控制程序

（ISO45001-2018/ISO14001-2015）

1、目的和范围

对管理体系所要求的文件进行控制，以确保所使用的文件有效，防止使用失效或作废的文件。

本程序适用于公司环境与职业健康安全管理体系有关的文件，包括记录所使用的空白表格的控制。

2、引用文件

下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。

凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包含勘误的内容）或修订版均不适用于本标准。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

《企业标准编号方法》

《文件的更改管理》

3、术语和定义

本程序无新术语。

4、职责

4.1技安环保处

4.1.1负责组织环境与职业健康安全管理体系文件的编制。

4.1.2负责文件的审查、会签、编号、更改、发放，并对其适宜性进行动态管理。

4.2各职能部门

4.2.1负责职责分工范围内程序文件的编制。

4.2.2负责本部门管理文件的编制。

5、工作流程

5.1分类

根据环境与职业健康安全管理体系文件的使用性质可分为以下两类：

5.1.1环境与职业健康安全管理体系文件

包括：

a）环境与职业健康安全管理手册；

b）程序文件；

c）作业文件（作业指导书、安全操作规程、规章制度、管理办法等）。

5.1.2外来文件

包括：

国家、省、市、行业标准及法规、文件、相关方的要求等。

5.2文件的编号

5.2.1环境与职业健康安全管理体系文件和其它企业管理标准的编号应符合《企业标准编号方法》的规定。

5.2.2外来文件沿用原文件编号，在公司办公室进行登记管理。

5.3文件的编制

5.3.1文件的内容应满足规定的要求，表达清楚、层次分明、简明扼要。

5.3.2文件和其它企业管理标准的编写应符合《企业标准编号方法》的规定。

5.4文件的签署

5.4.1环境与职业健康安全管理手册

管理手册由技安环保处编制，管理者代表审核，最高管理者批准。

5.4.2程序文件

文件应经拟制者、审核者、审查者、批准者签署。

5.4.2.1拟制者

由该程序文件的部门领导在本部门内确定拟制者。

拟制者主要负责所编制的程序文件应能满足环境与职业健康安全管理体系活动要求。

5.4.2.2审核者

由该程序文件的部门领导负责审核。

审核者主要负责程序的完整性和可行性，文件应与相关部门的管理活动协调。

5.4.2.3会签者

程序文件由各相关部门领导会签。

会签者主要负责该程序文件中所涉及到的管理活动，并确保实施。

5.4.2.4审查者

由档案管理处或指定人员审查。

主要负责审查格式、内容。

5.4.2.5批准者

程序文件由管理者代表批准。

5.4.3作业文件

作业文件由各归口管理部门编写，部门领导负责审批。

5.5文件的评审

必要时应对文件按公司的有关规定进行评审。

文件的评审主要包括：

a）对文件的内容和效果进行评价；

b）对文件的适宜性进行评价；

c）对换版或更新的文件进行局部或系统的再评审。

5.6文件的发放

5.6.1由文件归口管理单位负责编号、发放，建立“文件发放登记台帐”。

应确保文件使用的各场所都应得到文件的有效版本。

5.6.2公司内使用的环境与职业健康安全管理手册、程序文件均为受控文件，向第三方认证机构报送的文件也为受控文件，应加盖“受控”印章。

5.6.3提供给用户、供方的环境与职业健康安全管理手册、程序文件为非受控文件，不进行编号。

非受控文件由公司主管领导批准后，进行发放。

在此后的更改过程中不纳入更改范围。

5.7文件的管理

5.7.1环境与职业健康安全管理手册、程序文件由技安环保处进行管理。

技安环保处应设专人进行登记、分类、编目、立卷、装订，建立“文件归档台帐”。

5.7.2正式的环境与职业健康安全管理手册和程序文件应为一套，以供对照查阅。

5.7.3作业文件由各职能部门进行管理，应进行登记、分类、编目。

5.7.4环境与职业健康安全管理档案由技安环保处管理。

机械、动力设备、环境试验设备档案由机动处管理。

计量器具、仪器仪表档案由计量仪表处管理。

职工教育、培训档案由人事劳资处管理。

环境与职业健康安全管理成本档案由财务处管理，建立“文件归档台帐”。

5.7.5文件管理部门应保证文件安全存放，存放环境应符合国家的有关规定。

5.7.6文件的借阅按各归口管理单位管理制度执行。

5.8文件的使用管理

5.8.1文件的使用者应妥善保管文件，确保文件清晰、不丢失、不损坏、不涂改，且不得随意转借他人。

5.8.2文件在使用过程中，如丢失、破损、污损、不清，使用者应及时向文件管理部门申请补发或换发。

文件管理部门应做好记录。

5.9文件的更改

5.9.1环境与职业健康安全管理手册、程序文件更改由各职能部门提出申请，经技安环保处审核，报管理者代表批准后由技安环保处组织更改。

5.9.2文件更改的实施工作由原拟制部门负责。

更改完成后按5.4条款规定进行签署。

5.9.3文件更改后，由更改部门填写“文件更改通知单”，说明更改内容、更改生效日期，并将更改后的文件发放到相关部门或人员。

5.9.4文件的现行修订状态用版本号/修改次表示，版本号为英文字母A、B、C……，A为原版，B为第一次修改版，依次类推。

修改次以0、1、2、3、……表示。

5.9.5环境与职业健康安全管理手册、程序文件的更改应向认证机构申报备案。

5.9.6作业文件的更改，由文件管理单位提出申请，按《文件的更改管理》的规定执行。

5.10作废文件的处理

5.10.1环境与职业健康安全管理手册、程序文件作废后，由技安环保处重新发放新文件，同时收回作废文件，予以隔离、销毁，填写“文件销毁记录”。

5.10.2其它和环境与职业健康安全管理有关的管理性文件作废后，由更改部门收回原文件统一销毁处理，填写“文件销毁记录”。

作废的文件应列出清单，交技安环保处存档。

5.10.3需保留的作废文件，应由归口管理部门加盖“作废”或“仅供参考”印章并登记。

6、记录

文件的发放登记台帐（详见各归口单位台帐）。

文件的归档台帐（详见各归口单位台帐）。

文件的更改（详见各归口单位更改单）。

文件销毁记录台帐（见各归口管理单位台帐）。

文件更改通知单的格式和填写要求（附录）。

7、流程图：

文件更改通知单的格式和填写要求

1、文件更改通知单的格式

文件更改通知单

文件名称

文件编号

拟制

更改原因

更改日期

实施日期

单位领导审核

（原为）更改内容（改为）

会签

档案管理处审查

送至单位及份数

批准

说明：

附件数：

2、通知单的填写方法

——“文件名称”指程序文件名称；

——“文件编号”指程序文件标准编号；

——“编号”指该通知单编号，其编号方法：

×××××——×

更改频次，用阿拉伯数字1，2，3……表示

该程序文件标准编号

示例:

该程序文件第一次更改为：

09062-01，第二次更改为：

09062-02，以后以此类推。

——“更改原因”包括改错，改进和会议决定；

——“更改日期”指实际更改日期；

——“实施日期”根据更改性质和急缓程度来确定，并考虑实施前的准备时间；

——“更改内容”应写出原来的内容和改正后的内容；

——“签署”应符合5.4条规定；

——“送至单位”应送至原发放到的所有单位及技安环保处备案；

——“说明及附件”主要说明更改前和更改后的现场处理，附件就是通知单外附加文件资料。