发货前的准备.docx

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发货前的准备

发货前的准备工作：

1、找合作货代公司：

在同一口岸最多找3家货代公司，对比价格和服务，不能漫天撒网，会造成消息泄露，也影响公司声誉。

询价时间不能提前太多，发货前1个月左右较好（设备复杂的，提前1个半月），价格合适就签订下来，锁定责任，价格，防止出现临时涨价的情况。

2、初步拟定HS编码，然后交给已签订的货代公司，由其确定是否可行，这样，货代才会真正负责任的去找报关行确认。

3、厂家要切实履行配合工作，及早提供设备清单，把设备尺寸和重量等记录下来，至少再发货前1个月（如果设备复杂，提前2个月，就像我们这次的垃圾焚烧炉，很多超大超高，超宽设备），这样我们找货代公司的时候才能提供数据，才能最终确定运价运输方案等，才能确定选用哪家货代。

汽运发货中：

1、在厂家：

确认需要的车辆数目后再调车，避免调车遣返的情况。

如何配货及时跟报关员沟通。

厂家应对车辆过磅，这样可以加快报关的效率。

因为报关重量和实际重量海关允许误差范围在3%-5%间，超过范围可能导致海关查验，甚至罚款，影响清关效率；厂家应对每个设备进行包装标识，一是便于海关查验货物，也便于我方和客户方查验货物，同时也包装货物的安全。

厂家装车后做好装车清单，装车清单名称数量应和合同附件中设备清单一致，设备上如有铭牌也必须和装车清单，设备清单一致，防止出现海关查验货物时单货不相符的情况；

2、运输车辆出发后，及时追踪货物运输情况，把车辆车牌号码，司机电话，装车清单等及时交个报关行，由报关行安排运输车辆到达地点，如果是在海关正常上班时间，则安排到保税区外等待，收取司机的相关证件，交海关批准后让车辆进入保税区，同时报关员向海关申报，拿到放行凭证则可以直接出关。

3、在货物出发后及时通知客户接货，

4、在设备选型完成后就应提供设备尺寸，重量；（用于我方了解运输费用，做好资金安排；做运输安排，确认集装箱类型，数量等）

5、设备说明书（设备的相关参数，工作原理，用途，图片，材质等）（这是必要的申报要素，也是确认HS编码的关键），厂家是否能配合我方请海关到厂家做参观和考察，或者是到海关进行一个说明，以证明所有产品属于一条生产线，一整套设备，这样报关起来简单快捷。

6、货运公司到厂装货时，厂家需要有足够的作业能力，一种是建立个月台，可保证叉车能够通过月台开进集装箱柜装货；另一种是厂内有至少50吨起吊能力的吊机，保证集装箱柜满箱后能够吊到车上。

7、集装箱普柜两种规格：

20尺小柜5.8×2.3×2.3，40尺大柜11.8×2.3×2.3；还有其他特种柜配合特殊的设备使用，开顶柜一般用于高度超标，长宽与普柜相同，高度一般也不能超过4米；框架柜，只有一底板，理论上没有限制，但实际操作长度不能超过11.9米，高宽不得超过4米。

8、设备包装主要是看设备本身，船运公司没有其他要求，只要便于装卸，便于运输（防潮，防震等因素）即可。

9、关于3C认证：

凡列入强制性产品认证目录内的产品，必须经国家指定的认证机构认证合格，取得相关证书并加施认证标志后，方能出厂、进口、销售和在经营服务场所使用。

产品没有这个基本的安全认证，根本不能销售，也无法通过商检局的检验，如产品需要出口质量许可，厂家也必须有这个许可证，否则商检不会通过（厂家最好和当地检疫局沟通下，看看当地检疫局的具体要求）。

厂方应提供的报关单证：

1、装箱单（设备尺寸大小，外包装类型，尺寸，重量）

2、设备明细单（设备的相关参数，原理，用途，图片等）

3、厂检单

4、产品质量合格证

5、原产地证明

6、压力容器制造许可证（锅炉）

7、熏蒸证明（如果是木制包装）

8、商检出具的换证凭条或通关单（法检商品），出口许可证（部分产品需要，根据HS编码查看）

备注：

熏蒸证明和通过单需要通过报检所得，在厂家所在地的商检进行申报，由其出具换证凭条，到出口地交商检出通过单。

报关流程：

1、项目信息来了之后，基本了解设备的HS编码及出口退税，监管条件等问题，如果我司办理不了相关证件，或是有其他问题，及时向领导汇报；

2、如果项目可行性高，那么此时你就可以到网上了解基本报价了，前期可以直接搜索一些物流网，里面价格很详细，做到心中有数，等项目合同差不多定好，就可以找货代公司询价，至少找2-3家备用；

3、国外销售合同中关于运输、包装等内容，你要了解，客户有什么需求，要办理什么证件，你要知道，并且可以提出自己的意见，有些证件可能办不了或是其他情况，及时反馈意见给领导，同样，国内采购合同中相关的内容也要了解，有什么意见及时反馈；

4、合同签订后，就可以开始找货代了，了解你想知道的所有事情，价格，风险，服务内容等，让对方给我们合同模板，从中了解具体内容，比较的差不多了，然后做个报价对比表给领导，加上自己的分析，最终由领导决定选用哪家。

货运协议都要给领导审核。

5、根据货物内容做好报关单据，发给货代，让他们再审核下，多和货代沟通，有问题及时解决，对方需要我方提供的资料要准备齐全。

6、签订合同前去货代公司考察（听领导安排，可能不用去），但是发货前一定要去货代所在地，因为单据需要盖章，现场要有我方的人员，如出现问题要及时向领导汇报，不要自作主张。

发货完毕后要货代把相关单据给我们，报关单，提单，保险单，增值税发票等，拿到增值税发票后向公司申请付款给货代公司。

拿到提单后随附其他客户需要的证件立刻国际快递给我们越南公司的人，这些单据都要复印或扫描一份。

要求货代尽快给我们出口退税联及出口收汇核销联。

7、如果不是陆运，走的海运，回公司后要追踪船期，知道船到达时间，通知国外同事，准备接货事宜。

客户接到货办好进口，这票货就是算完成了。

我们就追要出口退税联及出口收汇核销联，这个也拿到后，把其他所有的报关单据都扫描存档，纸质版交给黄会计，由她办理退税等事宜

具体流程如下:

1,请让工厂先将装箱明细传真给你,然后你据此来做明细单;

2,跟船公司询价,然后托单;

3,向船公司催入仓单,然后传真给工厂;

4,准备报关单据,包括:

发票,箱单,报关委托书,报关单,及其他一些单据,比如配额,商检证之类,如不清楚,你可以向船公司询问.

5,报关单据尽早寄给船公司,如有问题,还可以及时修改.

6,货物出运后,及早向船公司要正本提单,传真给客人以上就是出货前的一些工作,当然我写的只是一个大概的步骤,中间还有一些详细的流程,但是基本上就是这样了.

一般情况下报关需要提供的单据有：

报关委托书报关单发票装箱单核销单如果需要商检的产品还要提供“商检换证凭单”或者是“商检换证凭条”。

提供给客户的单证，如果是做信用证的，严格按照信用证操作就可以了。

如果是做T/T或者做D/P的，一般情况下需要：

商业发票装箱单提单保险单（如果是CIF成交的）有的国家需要“一般原产地证Co”或者是“普惠制产地证FORMA”，有的产地证还需要“使馆认证”如果采用实木包装，有的国家还需要提供“熏蒸证明”D/P的还需要“汇票”其他单证再根据客户具体需要。

报关单和报关委托书原则上是去海关买，但你也跟你合作的货代先要几张急用。

报关单是分贸易方式买的而且进口和出口的都不一样。

60元一本，买的时候要看好了。

委托书12.5一本，一本20份。

发票是自己根据出口数据做的，要盖单位公章。

所有单证只要一份正本就可以了。

货代要让他们复印一下。

1．外贸洽谈前期，制作形式发票用于报价、交易参考或客户申请进口许可等。

2．交易确认以后，制作外贸合同。

3．准备交货的时候，制作商业发票、装箱单、核销单、报关单，申请商检放行单等报关出口。

4．报关后海关退返核销单、报关单的收汇联与核销联等。

5．交货付运后，得到三证三副提单。

6．制作、申办、整理客户所需的全套单据，如发票、装箱单、商检证、产地证、受益人证明等等以收取货款。

7．凭收汇银行水单、核销单、报关单核销联等办理核销与退税。

退税协助：

外贸企业办理出口退税申报所需资料

★外贸企业应在每月的15日之前完成预审和正式申报的手续。

外贸企业应在货物报关之日起90天内办理退税手续。

（一）退税的条件：

1、必须是增值税、消费税征收范围的货物（供应商也是一般纳税人）

2、必须是报关离境出口的货物

3、必须是在财务上作出出口销售处理的货物

4、必须是已收汇并经核销的货物。

（二）所需资料（自营出口方式）：

1．购进出口货物增值税专用发票（抵扣联）；

等到报关成功后，业务部门（荷花）向财务提供报关单→财务根据报关单上的商品名称、规格型号、数量及单位、总价，填制“增值税专用发票开票信息录入委托单”→给业务部门→供应商

★换汇成本（外贸企业非常重要）：

购进成本*（征-退）/美元出口额（FOB价）8﹤换汇成本＞5●也就是说可以跟供应商商量开票价格，可以多退税。

外贸企业在实际工作中特别要注意换汇成本，很多企业因为超过上限或者低于下限而不能办理退税。

企业应该在进货增值税发票来加以控制，做到售价大于买价，这样可以使换汇成本合理，便于企业退税。

2．出口货物报关单（出口退税专用联）；

我们在报关的时候，一定要去靠那个商品名。

（因为有些是不能退税的，要接近的。

争取最大的退税率）

3．收汇核销单；（首笔出口满两年以上的外贸企业，经退税机关批准可暂不提供）从退税的角度看，企业如果要及时退税收汇是第一项工作，收汇越快，核销的速度越快，企业退税的审批进行才会顺利。

【建议45-60天收汇比较合适，可以完成90天内退税】

90天内核销，因为核销单的有效期限是90天【逾期核销等于没核，但税务局不超期，也要补税，也就是说转为内销。

】

★延长核销：

a、企业进行核销单延期（备注：

要主管税务局同意）报关单延期，核销单也延期了。

【2010】国税函89号

B、经济危机、政治动荡可以向税务局申请延期

C、特别适用：

外汇局办理远期收汇

（对预计收汇日期超过报关日期210天以上（含210天）的远期收汇，出口企业应当在报关之日起60天内到所在地国家外汇管理局办理远期收汇备案手续（延期到1年）

4．其他相关证明材料。

以上资料均须提供原件。

（三）出口货物有关单证备案

企业最迟应在申报出口货物退税后15天内，将下列单据在企业财务部门备案，以备税务机关核查。

1、购货合同

2、出口货物明细单（它是从货物名称、规格、单价、成交条件等方面对出口货物进行具体描述，是由出口企业或货运代理填制的，用于向海关报关）

3、出口货物装货单（又称装箱单、也称场站收据），它从货物的规格、包装、重量、尺码等方面对出口货物进行具体描述，是由出口企业或货运代理填制的，也用于向海关报关）

4、出口货物运输单据（含货物运输协议合同书）

5、海关出境载货清单

6、商业发票

（四）出口收汇有关单证备案（我这里主要是写需要业务部门配合的）

1、销售合同（必须有中文）

2、商业发票

3、装箱单

（五）远期收汇备案处理

对于预计收汇日期超过报关后180天以上（含180天）的远期收汇，出口单位应在报关后60天内到外汇局办理远期收汇备案。

★准备材料：

远期备案情况说明（说明远期合同号、出口核销单号、出口报关单号、报关单金额）、远期出口合同、核销单、报关单

外汇局审核上述材料后为出口单位出具注明预计（远期）收汇日期的《远期收汇备案证明》。

（六）跨境人民币结算

要商务部尽量申请下来，国内企业将成为人民币国际结算的直接受益者。

在与贸易对手交易时具有更多的结算货币选择权，有利于改善企业的贸易条件;规避汇率风险；减少货币中间兑换环节，降低汇兑成本，节省交易费用；从“人民币”到“人民币”的直通式处理加快企业资金周转速度，提高资金使用效益。

报关发货需要准备的资料

1.木质包装检疫处理及打IPPC标识；

2.一般原产地证；

3.在设备选型完成后就应提供设备尺寸，重量；

4.设备说明书（设备的相关参数，原理，用途，图片等）

5.设备详细装箱清单（设备尺寸大小，外包装类型，尺寸，重量等）；

6.设备包装必须有唛头标明收货人，目的港，产品件号，便于记数，检验，防止错发错运；

7.需要商检的设备由厂家办理商检，如需办理3C认证，由厂家办理；

8.耐火材料结构布置图

9.其他报关出口所需的资料。

货运总结：

1、我们设备是非标件，很多尺寸不标准，只有华光船务承诺作出整体运输方案，但是现在还没有做出来。

我们必须要求物流公司做出货物运输总体方案，货物需要装多少箱，什么箱型，总体价格及价格组成部分。

2、根据在长沙海关的意见，把货物HS编码归为19项，其中有6项是需要做商检，但是最终确认必须要以连云港海关认可为准。

因我司确定出口日期为10月8日，为了不影响出货时间，商检应该在9月17日左右开始，预留足够的时间给商检，那么相应的我们要在9月17日前确定出HS编码，所以在9月17日前必须定下合作的物流公司，由对方到连云港海关确认编码。

3、在接货前货运公司应提前做装运方案，（哪些货物放在哪些集装箱内，每天装多少集装箱）同时要安排人现场指导装运，工厂需要保证有足够的装货条件，例如人员，吊车，叉车等

4、货物保险由货运公司代办，保险费率最低是多少，如果发生损失，如何计算赔偿，从连云港到厂家的陆运保险费用要单独算。

5、海运提单开出时间问题，根据现在了解的情况，提单至少要在货物上船以后才能开出，加上报关时间，很难在3天内完成。

现在发货不是以信用证形式，是否提单开出时间不做要求了。

出现的问题：

1、车辆没有过磅，没有准确的重量，无法做出准确的单证；

2、厂家没有按要求对设备进行标识，导致验货困难；

3、电缆的商检凭条过期；

解决方法：

1、车辆都进入物流园区过磅，按照榜单重量再做单证；

2、按照装车清单上设备的数量来清点，数量一致则认可；

3、重新申报，办理延期；

改进方法：

1、要求厂家必须过磅，给我们磅单；

2、要求厂家必须对设备做好标识，便于验货；或者在关口交货给我司，由双方现场验货；

3、安排好发货日期，在发货前1到2周做商检；

打包机出现的问题：

1、打包机设备上铭牌名称和外销合同不

一致，与我司做好的单证也不一致，单货不符；

2、厂家出具的品质证明等是全中文的

解决方法：

1、更改我司报关的单据，与设备铭牌保持一致；同时，原产地证，提单以及给国外客户进口报关用的单证名称按照外销合同做；

2、翻译成英文给客户看；

改进方法：

1、在签订国内采购合同时注意与外销合同保持一致，如设备名称、规格，包装要求，付款条件等；

2、在签订合同时要求厂家出具的所有文件须中英文对照，在发货前，传真给我们审核是否符合客户要求

发货计划

1.备齐货物前2个月，确认合作的货运公司，签订合同。

2.确定货运公司后，在1个月内与货运公司一起向海关确认HS编码。

3.备齐货物前20天，给越南客户发邮件通知，看对方有什么要求，什么时候发货好，没有要求的话让对方做好接货准备。

4.备齐货物前15天订舱，确保有舱位。

5.备齐货物前5天，单证除装箱单外都要准备齐全。

6.在厂家备齐货物后，厂家应做一个基本的装箱计划，确保装箱顺利开展。

7.发货前厂家会做设备的试装及简单测试，越南客户和我方都应在场监督。

8.装箱时要到装箱现场，清点数目，做好装箱的记录，箱号，柜号，集装箱锁号要对应正确。

（装箱时间及连云港来回时间控制在7天内）。

9.装箱后根据装箱明细单做好装箱单。

10.进入集装箱堆场后，及时报关出口（时间无法控制）。

11.装船后，与船公司确认，在2天内拿到正本提单。

12.把出口单据和提单等提交到银行议付。

对方银行收到单据后审核无误后付款。

（时间无法控制）