金蝶K3系统操作规范草案.docx
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金蝶K3系统操作规范草案
金蝶K3系统操作规范
草案（征集修订意见中）
版本0.06
起草：
庄永盛、粟琦、黄雨兰
审核：
庄永肖
2013年10月
一、制订本规范的目的及本规范内容
为加强生产过程中物料的管理，规范金蝶K3软件操作，解决正常使用流程和常见意外情况的流程处理。
本规范描述涉及K3系统的相关操作规范，涉及的岗位及人员除按本规范操作之外还应做好自身的本职工作。
本规范还描述涉及K3的相关的OA操作要求，但并不完整描述OA的操作使用。
二、人员组织结构，以及各用户组职责描述
组
人员
职责
Administrator
（管理员组）
叶佐达
负责整个系统正常运行及监控、基础资料管理、BOM管理
财务
庄永兴
负责核销付款单、预付单、指导成品订单下单计划及数量
采购
陈胜雄
赵红丽
下采购订单、跟进采购订单完成，处理供应商交涉事宜
车间仓库管理
待定
负责车间仓库的管理，接收研发部调拨材料，委外发出物料到车间生产线，处理物料不良调拨回研发部仓库
车间生管
待定
负责接收车间仓库发出的生产物料、成品入库,接收成品订单计划
研发部实物仓库
胡新运（星辉）
孙莉杰（东龙兴）
负责研发部仓库实物的管理，根据各项单据进行实物的出库入库
研发部记账仓库
温彩云
管理研发部仓库，进出库记账
研发部物料
计划专员
做好物料计划，贴片委外订单下单，处理贴片厂交涉事宜
生产工艺工程师
（非K3系统用户）
梅楠
负责产品电子工艺指导
电子工程师
（非K3系统用户）
张琼友
负责电子部分BOM输出
结构工程师
（非K3系统用户）
唐学凯
负责塑胶五金件技术及生产工艺
基础资料审核员
（非K3系统用户）
叶佐达
审核BOM和物料、供应商、仓库等基础资料的新增、变更
系统硬件维护
（非K3系统用户）
维持系统硬件正常运转，执行系统备份
系统网络维护
（非K3系统用户）
维持系统网络通讯正常
要求以上各人员应阅读、清楚理解本规范之中关于涉及自身工作的内容，并能顺利完成规范中要求的工作。
三、本公司K3系统的基本概念
以下是本系统里用到的基本概念，要求有关人员深刻理解。
1、仓库
大方向分为研发部仓库和车间仓库。
研发部仓库
仓库编号和名称
作用
管理员
实物
记帐
01研发部原料仓
存放生产原料（良品）
胡新运（星辉）
孙莉杰（东龙兴）
温彩云
12研发部车间退料仓
车间调拨给研发部目标仓库
13研发部贴片退料仓
贴片厂退料目标仓库
04研发部报废仓
存放经确认报废，但无法立即处理的不良物料
车间仓库
仓库编号和名称
作用
管理员
02车间原料仓
存放车间原料（良品）
待定
05车间成品仓
存放生产成品
注：
其他仓库在本规范开始执行后禁用，所有物料必须在以上几个仓库之间流动。
2、供应商
包括发生采购订单的供应厂家，以及发生委外加工订单的加工厂。
3、客户
产品或物料不对外销售，所以本规范的客户是指华强以及其他结算部门。
4、物料
A、在本系统里，无论是生产原料（电子元件、空电路板、塑胶、五金、纸盒），还是半成品（如已贴片的PCB、已烧录IC），或者成品（如成品闪光灯），在系统里均被定义为物料。
B、生产耗材也为物料，但是生产工具（螺丝刀、烙铁、托盘等）不是物料。
区别方法是耗材是随着生产一定的数量的产品会有相对固定比例消耗的原料。
为方便管理，有一些耗材（如焊锡丝）不纳入系统管理。
C、每个物料拥有一个唯一的编号。
D、要求物料的名称必须是唯一的，即不会出现重名
E、物料发料与收料人员必须熟练掌握系统里物料分类的方案。
F、要求物料的名称不容易混淆，也不存在包含关系（即不允许出现一个物料叫LCD/YN468，另一个叫LCD/YN468N）
G、对于要停止使用的物料，无库存的在物料名称前加[已禁用]，有库存的名称前加[呆料]区分
H、对于要共用的已贴PCB板物料，物料名称前加[共用]
物料分类
按属性分类（大分类）
按生产装配关系分类
按消耗采购资金
成品、半成品
成品、半成品
A（重点）
塑胶
装配用料
B（次要）
五金
贴片用料
C（最次）
电子
生产耗材
线材
独立元件
纸制品
物料名称前缀定义
前缀
含义
操作
[已禁用]
表示该物料不再用于生产，且符合“六无标准”：
1、不在任何已审核BOM里被使用
2、没有库存
3、没有采购在途（即不在未完成的采购订单）
4、没有未完成的普通委外订单
5、没有未完成的返修委外订单
6、不存在超领待退的该物料
K3管理员注意
1、当符合“六无标准”时，管理员应将名称前缀由[呆料]变更为[已禁用]
2、已审核的BOM里不应出现此类前缀（严格按物料停用指引检查）
采购人员注意：
应停止采购带有此类前缀的物料，确实需要采购的，要求经过K3管理员和经理确认
[呆料]
表示该物料不再用于生产，但还不符合上述“六无标准”
[共用]
只用于已贴PCB，表示两款或以上机型共用该已贴PCB
5、物料资料负责人
物料资料指物料的名称、规格型号等基础信息。
物料资料负责人，负责对物料的名称、规格型号的管理，只有物料资料负责人可以对物料资料变更，其他人员对物料的名称、规格等资料有变更建议或要求的，需经OA向物料资料负责人提交变更内容。
物料资料负责人对物料名称的命名要能满足清晰、明确、易懂、不易相互混淆的原则。
物料负责人与物料分类对应清单
大分类
小分类
物料资料负责人
MC半成品
PCB已贴片
叶佐达
IC烧录
QT其他
SGD成品闪光灯
MS塑胶
E2STE2系列
唐学凯
SNSony系列
TX系列
MW五金
JW捷威
唐学凯
LS螺丝
QJ求精
QT其他
YH粤华
MD电子
DZ电阻
电子（张琼友）
DR电容
EJG二极管
SJG三极管
IC
JT晶体
KB空PCB
KG开关
LED
BYQ变压器
CZ插座
DG电感
MX线材
DZX电子线
梅楠
GJX硅胶线
RPX软排线
MY独立元件
BXG保险管
张琼友
BZD包装袋
郭耀华
DDR大电容
张琼友
DG灯管
GJ硅胶
唐学凯
GM光敏
张琼友
HC耗材
叶佐达
JP镜片
唐学凯
LCD液晶屏
MD马达
张琼友
MK模块
QT其他
叶佐达
TG热缩套管
MZ纸制品
CH彩盒
郭耀华
HGZ合格证
SMS说明书
TZ贴纸
ZX纸箱
6、BOM（billofmaterial）物料清单
描述一个物料（产品或半成品）跟多个物料（原料）之间的生产装配关系。
BOM的产出称为BOM的目标物料或父项物料，原料称为子项物料。
同一个目标物料只允许有一个已审核的BOM，表明该BOM在用。
7、K3系统信息公告网站
为加强沟通，避免口头信息遗漏，开放K3业务系统平台网站，地址为http:
//192.168.1.18:
8180/yongnuoOA/menus.do?
method=toLogin
该信息的来源主要来自物料资料负责人，要用到物料和BOM的人员应当每天关注该网站的最新公告信息。
本规范的最新版本可向OA管理员（叶佐达）索取。
含义：
1、供应商送货，外购入库到研发部原料仓
2、经QC检验合格入库后调拔给车间仓库
3、需要贴片的物料出库到贴片厂进行贴片
4、做好的已贴PCB板入库到半成品仓
5、将半成品调拔到车间仓库
6、出库到车间生产线
7、成品入库
8、销售出库
9、贴片厂原因退不良料到本厂退料仓
10、经负责人确认物料还可用调拔到原料仓
11、确认可返修的做委外返修订单
12、确认报废的在研发部贴片厂退料仓中做报废，走（生产物料报废/补料单，注明报废）
13、经负责人确认待处理的则调拔到待报废仓
14、车间原料仓的报废物料经研发部物料负责人确认签字后需报废则调拔到待报废仓
15、如果在车间原料仓有不良料则调拔到研发部车间退料仓
16、可以返修的在研发部车间退料仓中的物料做返修委外订单
17、确认可以报废的在研发部车间退料仓中做报废
18、研发部车间退料仓经物料负责人确认不良或报废，调拔到06研发部待报废仓
19、报废处理
四、业务操作流程规范
1、物料的新增、变更、停用、禁用和呆料的处理流程
物料新增流程
A、由物料负责人向基础资料审核员发起，如果是采购或者仓库人员发现该物料未定义，经过OA提交给物料负责人发起该物料的新增。
B、由物料负责人整理并确认物料的规格型号等，并提交给K3管理员
C、K3管理员检查该物料是否已存在，名称是否有重名，确定新增后，整理方案提交给基础资料审核员
D、基础资料审核员审核通过后，由K3管理员新增物料，并经OA通知到仓库和采购人员知悉，经理查阅
E、K3管理员发布物料新增公告
物料变更流程
A、由物料负责人申请，由K3管理员确认变更事项的正确性
B、在修改变更时要注意物料属于哪一个分类并确定一个方案
C、提交给基础资料审核员，由基础资料审核员审核通过后
D、由K3管理员做物料的变更，并经OA通知到仓库和采购人员知悉，经理查阅
E、K3管理员发布物料变更公告
物料名称变更涉及关键属性的更改
1、确认是否属于名称命名错误或由于历史原因命名错误。
2、确认是否物料更新换代
解决方法：
1.物料负责人确认这颗物料用于哪款机型
2.如果以前没有使用过此物料则由K3管理员去搜索这个物料涉及的BOM相应的变动和库存
3.如果物料已停用，K3管理员在老物料名称前面加一个[已禁用]，如果物料停用并还有库存，则在老物料名称前面加一个[呆料]
4.由K3管理员修改物料
物料停用流程
适用于工程方案变动，技术方案更新或厂家规格变动或要停用的机型上面未用到的物料
操作步骤：
1、经物料负责人确认停用的物料走OA物料名称变更流程
2、由物料负责人审核，K3管理员操作
3、K3管理员查看该物料是否存在库存和有未到货的订单
4、看是否存在BOM对这个物料的引用
5、根据检查符合停用规则，则在K3系统上面进行操作
6、在该物料名称前用[已禁用]为前缀，如还有库存用[呆料]为前缀
7、经OA流程通知仓库，采购及物料负责人和经理查阅
物料禁用流程
满足以下四个条件禁用该物料，在物料名称前面加前缀[已禁用]
1.无BOM使用
2.无库存
3.无采购
4.无委外返修
物料呆料流程
指有库存但已审核BOM未使用到的物料，在名称前面加前缀[呆料]
关于成品的停用流程
发OA通告通知相关负责人哪些物料需要停产
具体K3系统操作步骤：
1.把要停产的成品的BOM反审核
2.把成品和PCB板禁用
3.把非公用的物料做禁用或呆料处理（非公用指其他BOM没有用到的物料）
在物料总清单查找没有任何已审核BOM使用的物料
4.对耗材单独处理
5.对所涉及的IC做处理
6.对已有物料的处理
采购在下单时禁止下物料上面写有[已禁用]和[呆料]的物料
2、BOM的新增和变更
BOM资料负责人：
已贴片PCB由电子工程师（张琼友）负责，成品BOM由叶佐达组织各开发小组确认。
BOM新增
A．由研发部人员经OA发起BOM的新增
B．经理审核后由系统管理员增加BOM，对于其中涉及的新物料做新增
C．系统管理员发布公告通知到各部门
D．经理查阅
BOM变更
A、发起人在OA中填写物料变更内容
B、物料负责人审核确认变更事项的正确性
C、系统管理员更改BOM并发公告通知到仓库及采购人员
D、经理查阅
BOM变更注意
长期变更
改BOM表，注意找物料相关负责人确认是否变更，同时在产生产的要具体看是否作投料变更以及变更数量
短期变更
改投料单由投料单下推成投料变更单，改物料和数量，注意投料的仓库是哪个仓
3、其他基础资料新增与变更
A、由需求者向基础资料审核员发起新增或变更请求，需要准备好相应的资料（如供应商名称、联系方式等）
B、经K3管理员确认方案后提交基础资料审核员审核，然后由K3管理员新增供应商，职员信息，最后发布公告通知到各相关人员。
4、采购业务流程
一个典型的物料采购的过程为：
采购申请采购订单经理审核直接发文档传真给供应商可能需要预付款送货验收及外购入库手续送货交齐制作普通采购发票制作付款单及付款核销普通采购发票和付款单（及可能存在的预付款）。
实际应用中执行的顺序可能有所不同，主要区别在执行实际付款的时间不同，因而具有不同的付款方式，分为：
a）现购：
由申请人填写需要采购的物料或其他用品，经过OA填写《采购申请表》转交给经理审核，经理审核通过后转交给采购员采购，采购完成后交由申请人确认完成现购。
b）快递代收：
由研发部实物仓管员代收快递并检查快递过来的物料数量并签字代收，找相关的采购人员确认。
c）收货流程：
A、研发部物料计划专员确认生产物料是否短缺做《采购申请单》。
B、由采购员根据《采购申请单》下《采购订单》并确定交期，填写在采购订单交货日期处，如不能确定交货日期的，填最晚可以交货的日期。
如到期没有交货则根据电话或网络来跟进订单。
转交经理审核，通过后由采购员传真给供应商确认采购
C、采购的物料到货时，由研发部实仓管员安排收货，收货时要注意核对供应商名称，采购订单号，物料跟数量是否齐全，如不一致则拒绝收货或上报主管。
然后由QC人员检查规格是否合格。
签字确认收货。
D、由研发部实物仓管员提交已经签字的《送货单》给研发部物料计划专员，
由研发部物料计划专员录入系统《外购入库单》，要求必须关联采购订单。
打印单据《永诺摄影入库单》三联，由研发部实物仓管员收货签字确认，白联给经理，黄联给研发部实物仓管员，红联给采购员
E、当订货数量全部到齐入库后，采购订单会自动关闭，采购员确认采购订单关闭，做采购普通发票，生成《付款单》给财务。
财务审核《付款单》后付款。
F、到月底时，供应商会传来《月结对帐单》：
由采购员核对单据《送货单》，确认后在系统做一张发票（多个订单做成同一发票）拿给财务。
要查看财务是否付了款，查看付款单是否审核，已审核，就代表了已付，那就要在结算那里把这个物料彻底核销掉。
d）预付款：
指供应商的结算方式为“款到发货”时，则先由采购员做【预付单】，由财务审核后付款。
具体操作：
先做《采购订单》，新增《预付单》，在源单类型选择《采购订单》，点源单编号，输入预付金额，保存。
后续到货后做《采购普通发票》给财务。
1、外购入库
具体操作步骤
序号
责任人
处理流程
1
研发部物料计划专员
确认物料短缺生成采购申请
2
采购员
下采购订单，确定交期，填写在采购订单交货日期处，如不能确定交货日期的，填最晚可以交货的日期。
如到期没有交货则根据电话或网络来跟进采购订单。
3
采购员
打印单据《出货订单》（部分订单采用自己用EXCEL打印的方法，但必须包含订单号，物料编号信息）由财务签字。
由采购员传真给供应商。
4
研发部实物仓管员
到货时，检查单据《送货单》上面的物料数量与实物数量是否一致，签字确认后由QC人员检查规格是否合格。
5
研发部物料计划专员
及时录入系统《外购入库单》，要求必须关联采购订单。
如无，先补上采购订单手续。
6
研发部物料计划专员
打印单据《永诺摄影入库单》三联，白联给经理，黄联给研发部实物仓管员，红联给采购，由研发部实物仓管员收货签字确认.
2、仓库调拔
1
研发部物料
计划专员
做仓库调拔给三楼车间原料仓库,打印单据《永诺摄影仓库调拔单（开发仓库至车间仓库）》
2
研发部实物仓管员
按单据《永诺摄影仓库调拔单（开发仓库至车间仓库）》发料，研发部实物仓管员签名确认，共三联，白联给经理，黄蓝给车间仓库管理员。
3
车间仓库管理员
领料确认在收货人处签名
4
车间仓库管理员
核对调拔单数量与K3系统调拔数量是否一致，核对好后对调拔单做二级审核。
7、委外业务流程
委外到贴片厂
委外到车间
下达委外订单
由物料计划员下达委外订单到贴片厂时必须要有PO号和合同编号。
由物料计划专员下达委外订单
发料：
关联委外
订单做委外出库
由研发部实物仓库发料
由车间仓库发料
实际发料物料与系统BOM不一致的走投料变更流程
委外入库
由研发部实物仓库入库
由生产主管入库
委外到贴片厂
责任人
处理流程
研发部物料计划专员
①关联《委外订单》，下推生成《委外加工出库单》把物料发到贴片厂
②打印《永诺摄影出库单》
研发部实物仓管员
③按照A4纸打印的单据在仓库备料
④备好料，供应商过来领料时根据单据《永诺摄影出库单》核对单据数量与实物数量是否一致，领料人在领料处签字确认，发料人在发料处签字。
红联给供应商，白联给经理，蓝联给研发部仓库管理员
⑤到货时，检查供应商的单据《送货单》上面的物料数量与实物数量是否一致，检查是否有采购订单号，签字确认后由QC人员检查规格是否合格。
红联给研发部物料计划专员制入库单，剩余的一联留在研发部实物仓库
研发部物料计划专员
⑥根据签字确认的《送货单》录入系统《委外加工入库单》，要求必须关联采购订单。
⑦由研发部实物仓管员收货签字确认后由研发部物料计划专员打印单据《委外加工入库单》三联，白联给经理，蓝联给研发部实物仓管员，红联给供应商
委外到车间
序号
责任人
处理流程
1
闪光灯成品由K3管理员下，热靴尾座由研发部物料计划专员下
下达委外订单
2
车间仓库管理员
在“生产投料”单中选定物料按配套单领料（车间生管向车间仓库提交生产计划）生成委外出库单
3
车间仓库管理员
做委外出库给车间生管
4
车间生管
由车间生管收料确认并做二级审核
5
车间生管
车间的成品入库在K3中做委外加工入库，把成品闪光灯入到K3系统
6
车间仓库管理员
点料后在K3系统对委外加工入库订单做二级审核
返修委外订单
供应商来料不良的（包括采购的物料以及委外加工的半成品物料）物料，需要要求供应商进行返修，此时执行返修委外订单流程。
序号
责任人
处理流程
1
研发部物料计划专员
下达返修委外订单，物料和数量按实际返修的物料种类和数量填写
2
研发部物料计划专员
打印《永诺摄影返修委外出库单》
3
研发部实物仓管员
将需要返修的物料出给负责返修的厂家，根据单据《永诺摄影出库单》核对单据数量与实物数量是否一致，厂家领料人在领料处签字确认，发料人在发料处签字。
红联给厂家，白联给研发部物料计划专员，黄联给研发部实物仓管员。
特殊的委外业务（“二次加工”）
个别物料采购回来后需要外发进行简单的二次加工，因工艺简单，不作委外订单处理，以下举例说明实际操作方式：
1、铜激光模组：
下达铜激光模组的时候，由研发部物料计划专员把物料MY.JP.019外发加工为铜激光模组，由研发部物料计划专员做销售出库，客户选999，备注填外发给加工厂做加工成铜激光模组；再做同等数量铜激光模组的采购订单。
2、光敏板点胶：
由研发部实物仓管员手工开立单据给供应商
3、IC打磨：
直接发料给贴片厂，贴片做好以后发送一份加工费的报价单（含打磨的费用）过来。
8、产品出货
分两大类：
一、成品出货
二、其他原料及半成品的出货
注：
产品的出货的种类必须得到经理的批准，不允许未经批准向外提供原料。
成品的出货主要由物料计划员执行销售出库，客户为“001华强”
A、普通成品及柔光盒等原料的出货：
首先由车间生管做出库给客户，在Excel中整理并打印《送货单》出“华强”，签字确认后给一联单据给研发部物料计划专员，凭这个单据做销售出库。
注：
所有的出货华强的单据，半成品，成品，原材料都只有一联蓝色的单据给研发部物料计划专员，这些单据半个月交一次给经理，由经理保存。
B、热靴底座半成品的出货：
●由研发部物料计划专员下达委外订单→车间仓库管理员在“生产投料”单中投料并发放实物→车间生管审核
半成品做好后，由车间生管执行半成品的委外入库到车间半成品仓并审核，由车间仓库管理员点料后做二审，再由车间生管做出库，打印（送货单）四联后，经收货人收货并确认签名，黄联给车间主管，白联给经理，红联给销售客户“华强”，蓝联给物料计划专员。
●研发部物料计划专员根据签字确认的《送货单》做销售出库。
C、其它出货：
如提供给委外厂家作耗材或测试使用的物料，做销售出库
由物料计划员做销售出库，填入需出库物料，客户填“999其他成品出库（要求必须注明具体出库原因）”，在销售出库单上必须注明出库原因。
由研发部物料计划专员打印《永诺摄影出库单》
共三联，研发部实物仓管员签名确认后，白联给经理，红蓝联给研发部实物仓库保存
9、研发部不良料处理流程
情形
处理方法
采购物料检验不合格，系统上未记帐
不收货，退回供应商（由采购员跟进）
采购物料检验不合格，物料记帐在研发部的仓库中
已付款结算的走返修委外订单流程。
其他情况根据与供应商计算交货数量的方式不同走返修委外订单流程或按外购入库红字处理。
生产不良，物料记帐在研发部仓库，可以返修
按返修委外订单流程处理（这里可能是有偿返修，需要注明原因）；
生产不良，物料记帐在研发部仓库，无法返修，无法即时报废
物料调拨到“研发部报废待处理仓”，等待以后处理。
实际要报废时，从该“研发部报废待处理仓”销售出库给“报废”客户。
生产不良，物料记帐在研发部仓库，宣布报废。
可以直接销售的“报废”客户
生产不良，实物已不存在。
做“虚拟报废”，即按实物存在的情况处理。
10、车间生产线与仓库不良料处理流程
车间生产线与车间仓库的不良料处理，主要指将不良料退回到开发部，由开发部按照自身的不良料处理流程进行处理。
此处只描述如何将不良料退回到开发部，后续流程按照开发部不良料处理流程执行。
A、车间生产线不良料处理流程
在生产线上的不良料，可以直接与车间仓库调换良品物料。
无法调换的（库存不足），由车间仓库管理员做委外出库红字。
车间仓库库存不良物料需要及时退回开发部处理，方法是调拨到研发部报废仓。
B、车间仓库库存不良物料处理流程
车间仓库管理员 开手工单《出库单》 ，研发部实物仓管签字确认后，由车间仓库管理员在把不良品数量调拔到研发部报废仓，把签字确认的单据《出库单》给研发部物料计划专员对《调拔单》作一级审核，系统自动发消息，车间仓库管理员作二级审核。
黄联和白联单据给车间仓库管理员，红联给研发部仓库管理员。
11、车间生产报废处理
生产过程报废，无论实物是否存在，经研发部物料负责人确认物料需要报废后，必须经过财务（庄永肖）确认方可实际执行。
①当生产车间仓库库存不足时
由车间仓库管理员做《委外加工出库红字》，再做调拔单，调拔给研发部报废仓。
由研发部实物仓库员签字确认收货。
研发部物料计划专员根据仓库签字单据《出货单》对《调拔单》作一级审核，系统自动发消息，由车间仓库管理员作二级审核。
黄联和白联单据给车间仓库管理员，红联给研发部仓库管理员。
②车间生产过程中报废的物料（经研发部物料负责人确认方可报废）
序号
负责人
处理说明
1
申请报废物料人员
填写《报废申请单》
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