指导书12中国区二级订单业务操作指导V22对内060430.docx

指导书12中国区二级订单业务操作指导V22对内060430.docx

《指导书12中国区二级订单业务操作指导V22对内060430.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《指导书12中国区二级订单业务操作指导V22对内060430.docx（25页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

指导书12中国区二级订单业务操作指导V22对内060430

文件名称：

【二级订单业务操作指导】

业务类别：

【国内市场】

版本：

【V2.2】

业务模块：

【销售管理】

生效日期：

【2006-4-30】

业务小类：

【二级订单】

拟制责任人：

【李静】

操作指导责任人：

【刘镇】

审核人：

【朱世龙】

涉及部门：

【国内市场】

角色Role：

【二级订单接口人】

涉及的IT系统：

【商务数据平台】

适用范围国内市场部/销售管理部/二级渠道订单业务

指导目的对二级渠道二级订单的审计工作进行规范

变更依据变更依据包括正式发文的函件、文件；相关领导决策和部门讨论的会议纪要；相关主管的邮件通知；紧急情况下的口头通知，事后补书面（邮件）确认；

部分内容属于操作细节，无具体正式流程依据，此部分根据订单操作人员的（集体讨论、经验总结）在不违背框架流程的范围内制定。

相关模板/测算公式的设定和刷新同样需要以上依据的指导。

并由客观依据发起变更。

变更部分用“黄底色，红色粗体字”体现。

辅助文档（如表格、模板、记录）

文档编号

文档名称

文档描述

附件

（可选）

文档历史

版本号

拟制/修改责任人

拟制/修改日期

修改内容/理由

批准者

V1.4

刘镇

2005-11-16

明确各环节文档管理，明确订单业务规范检查环节

V2.0

刘镇

2006-3-15

根据06年新政策刷新

V2.1

李静

2006-4-11

增加对供货期评审操作环节的指导

V2.2

李静

2006-4-30

增加对分销产品申报折扣的操作指导

编号

动作名称

输入内容/形式/角色

操作

输出内容/形式/对象

注意事项

变更依据

SPQ-1

受理办事处二级订单申请

内容：

代理商需填写:

1、二级订单申报表（产品清单及价格申请）

我司销售人员需填写:

2、项目认定及价格申请审批表

3、服务评审表

办事处SE填写：

4、配置评审表

形式：

Notes、Email、传真

角色：

办事处、系统部销售人员

收到订单申报后：

1、检查订单申报附件是否齐全、是否最新版本，不合格的驳回。

2、检查最后提交人是否办事处主任，若不是，则转发办事处主任审批，得到确认后方能进行下面操作。

3、检查是否提供代理商四位编码，是否填写了明确的用户要货时间

内容：

将附件下载到本地，准备审计，

形式：

专门的文件夹统一编号为：

六位日期＋二代简称＋项目名称

对象：

本地文件夹

1、检查项目申报表是否填写完整，新加产品做如下确认：

A、如果是退出清单的旧产品，与计划处的计划人员和产品经理确认供货能力。

可以供货的才下单。

2、如果是新产品，与产品经理确认当时的销售人员报备情况，该产品是否过了TR5（硬件已定型，软件可能还要改，只能开实验局）？

没过的话，如果一定要下单，那要求产品经理提供国内市场部总裁和研发部总裁的签字确认同意才能下单。

3、如包含分销产品，与报单销售人员确认是否要申请特价；如不申请特价，则总代进货参考总价在3万元以上可以申报；如申请特价，则须项目中全部或主要为分销产品。

4、如包含SOHO产品，则总代进货参考总价必须在5万元以上方可申报，且不能申请特价。

06年新政策及《会议纪要－关于分销产品申报及相关问题讨论－060429》

SPQ-2

供货期评审

内容：

填写供货期评审表，

形式：

Excel文件

角色：

订单审计人

1、初步确定要货时间，对≤15天的急单，与二代验证确认；如验证结果仍然≤15天，则与销售人员及计划管理处备货责任人确认是否已提前备料。

2、测算正常供货期＝订单处理＋总代下单＋供应链＋物流。

3、下急单时，在总代进货通知单中注明要货紧急，同时要求其立即下单。

4、发单后如销售反馈用户要货时间推迟，经邮件确认后，由订单审计人在商务数据平台中修改。

5、发单后如总代反馈用户要货时间推迟，经与销售确认后，由订单审计人在商务数据平台中修改。

内容：

供货期参考值

形式：

公式中增加字段

对象：

订单审计公式、销售人员

1、急单定义：

用户要货时间≤15天；

2、对急单要货期在5天内的，判断下要货时间是否错填，不能出现要货期零值或负值，同时要确认有无库存；

端到端交付管理规定、060404销售业务部门例会纪要

SPQ-3

导入计算公式

内容：

二级订单计算公式（版本号）――以下简称“公式”

形式：

Excel文件

角色：

订单审计人

1、将二级订单申报表中的“设备清单”页整张Copy到公式“清单”页

2、将二级订单申报表中的“项目申报表”页整张Copy到公式“申报”页

3、如包含分销产品或SOHO产品，则分别将二级订单申报表中的“分销产品清单”或“SOHO产品清单”页整张Copy到公式“分申”或“S申”页

内容：

已经导入申报内容的二级订单计算公式

形式：

Excel文件

对象：

订单审计公式

1、注意二级订单申报表版本与公式版本是否一致

2、如果申报产品中有不在模板中的，先与产品经理确认申报的目录价和BOM编码无误，再将其添加到产品清单的相应大类中，“价”页和“汇尾”页一并更改，并在“量”页中维护相应的参考价、基本价、授权价折扣率。

3、检查借货转销售订单是否在清单中标志出借货转销售合同号和转销售的产品数量。

06年新政策

编号

动作名称

输入内容/形式/角色

操作

输出内容/形式/对象

注意事项

变更依据

SPQ-4

制作订单头信息：

一级渠道

内容：

订单申报的一级渠道、

形式：

Excel文件

角色：

订单审计人

在公式“头”页中：

1、选择申报的一级渠道

2、如包含SOHO产品，则须选择“SOHO走货总代”

3、如分销产品走货总代与行业产品走货总代并非同一家，则须选择“分销产品走货总代”

内容：

该二级订单的表头的一级渠道信息

形式：

Excel文件

角色：

订单审计公式

1、如果是直签项目，选择一级渠道为“华为三康”。

2、分销产品走货渠道自动生成为与行业线产品相同的走货代理商。

3、06年的新政策中：

行业集成商可以直接向我司下单采购，作为一级渠道处理。

4、06年的新政策中：

行业集成商和一级代理商直接下单时不能为二代走货

6、安全产品总代理的选择要遵从“20万拆分”的原则。

7、一代/行代直报单中申报分销产品，须将分审表发给总代部审批走货总代。

《会议纪要－关于分销产品申报及相关问题讨论－060429》

SPQ-5

制作订单头信息：

省份/行业/销售人员/项目ID

内容：

订单申报的“项目认定及价格申请审批表”中的行业、办事处、销售人员信息

形式：

Wrod文件

角色：

订单申报人

在公式“头”页中：

1、选择行业、办事处。

2、填写销售人员信息、项目ID

内容：

该二级订单的表头的办事处/行业/销售人员信息

形式：

Excel文件

角色：

订单审计公式

1、如果行业选择为“分销”，需要确认申报人是渠道经理。

2、如果申报行业有出入，需要根据“国内市场行业划分”与销售人员沟通，达成一致，原则是行业是按照客户所属行业划分，不是按照申报订单的销售人员负责行业进行划分

4、销售人员即“项目认定及价格申请审批表”中“项目申请人”

系统部反馈邮件

SPQ-6

填写到货时间

内容：

订单申报的到货时间信息。

形式：

Excel文件

角色：

订单申报人

在公式“头”页中：

1、填写到货时间信息，输入格式为“月-日”

内容：

该二级订单的要求到货时间

形式：

Excel文件

角色：

订单审计公式

1、该项目信息一定要准确，最好与销售人员电话确认。

2、该时间会在通知单中通知给总代，要多向销售宣传，提高其准确性

闭环管理要求

SPQ-7

制作订单头信息：

订单号

内容：

项目申报表中的办事处编码、日期、商务模式

形式：

Word、excel文件

角色：

订单申报人

1、自动在办事处代码库中关联出二位办事处编码

2、手动编写四位日期

4、判断订单性质：

如果需要提前进货，选择是否通知提前进货为“是”

如果订单满足批复价进货三大条件，或办事处申请批复价进货并且领导同意了，选择是否批复价进货为“是”

内容：

12位的二级订单号

形式：

Excel文件

角色：

订单审计公式

1、确保二代名称为其法定全称

2、如果二代为非认证代理商，在代理商库里无法匹配出流水号，则以业务变更操作，向销售业务部代理商编码接口人申请

3、如果是直签项目，无二代，则四位流水号为空。

4、根据二级订单号编排规则检查

业务变更－－经销商四位编码获取051021

编号

动作名称

输入内容/形式/角色

操作

输出内容/形式/对象

注意事项

变更依据

SPQ-8

价格测算

内容：

项目申报表中的目录价、代理商申请进货价、用户价

形式：

Excel文件

角色：

订单申报人

1、检查公式中“量”页的标志量是否全部OK，如有报警，则检查相应的内容是否完整是否正确。

内容：

项目申报表中的目录价、代理商申请进货价、用户价

形式：

Excel文件

角色：

订单审计公式

1、如果有大类产品的进货价或用户价折扣率不全，与申报人沟通后补齐，并留下更改依据。

2、如果按照申报的折扣率计算的总进货价或总用户价与实际申报的金额不同，则与办事处沟通，因数据截取原因造成的误差可微调，数据精确到元

3、如果分销产品一定需要申请折扣的，将分销产品的特价部分分摊到非分销产品折扣中审计，分销产品保持正常价格，总价保持不变

4、未对办事处系统部进行价格授权的新产品，上述授权价按照行业参考价执行

SPQ-9

审计表制作

内容：

1、表头内容

2、价格测算内容

3、培训、维保内容

4、特殊费用

5、是否电子流报备过

形式：

Word、Excel文件、邮件

角色：

订单审计人

2、填写赠送培训名称、名额和成本计算金额

3、填写特殊服务内容，选择维保年限，服务金额自动生成

4、根据价格申请审批表中的说明测算并填写技术咨询费金额。

4、根据前期电子流报备情况如实填写电子流报备情况信息。

4、根据“名”页中的信息相应填写审计表中是否批复价进货信息。

内容：

填写完整的订单审计表

形式：

Exceil

角色：

订单审计人

1、确认维保是赠送还是购买，如果是赠送，在价格审计中体现，如果是购买则制作服务产品订单，提交审批。

2、判断是否符合批复价条件，按照06年新政策进行判断。

《关于调整二代高进低出及批复价进货政策的通知》

编号

动作名称

输入内容/形式/角色

操作

输出内容/形式/对象

注意事项

变更依据

SPQ-10

制作并发放一级渠道进货通知单

内容：

总代提前备货通知单

形式：

Exceil

角色：

订单审计人

数值拷贝公式“一进”页和产品清单、需要带有BOM编码。

发送“一进”给一级渠道接口人+商务部接口人+销售业务部主管+计划处接口人

内容：

总代提前备货通知单

形式：

Exceil

角色：

订单审计人

1、如有借货冲销，需要提供借货冲销数量和借货合同号。

SPQ-11

提交片区、系统部审批

内容：

1、审计表

2、办事处申报邮件

3、订单人员审计说明

形式：

Exceil邮件

角色：

订单审计人

1、将公式的“审计”页数值型Copy到另一张空表，并删除为空的行，再Copy

2、将其图片型粘贴到审批邮件中，后附办事处申报邮件、前附订单人员审计说明

3、发送相应的审计表给相应的主管审批

内容：

准备好的审计邮件

形式：

Notes/Email

角色：

系统部主管＋系统部主管＋大区主管

1、提供材料要齐全，对特殊情况订单处理人员要做特殊说明

2、发送时要设邮件回执，以便及时跟踪审批进度

3、新员工审计邮件要抄送导师

4、有分销产品时要求在审批材料中增加分销产品审计表

5、严格注意检查邮件是否发放准确，出现邮件误发要及时纠正

邮件发送规范见备忘录中，共同讨论的审计邮件发放规范

SPQ-12

片区、系统部审批

内容：

系统部/大区主管审批意见

形式：

Notes/E-mail

对象：

系统部/片区主管审批意见

1、系统部/大区主管审批意见邮件打印存档，也可主管本人手签

内容：

系统部/大区主管审批意见

形式：

Notes/Email

对象：

订单审计人

1、系统部主管与片区主管必须都同意才能通过，若有一方不同意则通知办事处与之沟通，进一步说明或调整申请内容，直到审批通过；

2、需要提醒片区和系统部，订单审批邮件要求不能转发

SPQ-13

提交营管办审批

内容：

上述从申报到服务评审再到系统部审批过程中所有必要的材料和依据

形式：

订单纸件、邮件

对象：

销售管理部主管

1、准备好右边的纸件内容

2、根据项目审计情况填写“营”页中批复价进货信息、提前备货信息、电子流报备信息。

打印公式中的“营”审计表

3、按照顺序装订成册

4、《项目认定和特价申请审批表》打印，放在文档最后，不要与其它资料装订在一起

内容：

1、系统部/大区主管审批邮件打印

2、SE配置评审表打印

3、办事处主任申报打印

4、项目认定及价格申请审批表打印

5、营管办审计表打印

形式：

Notes/Email

对象：

销售管理部主管

根据领导要求，必要时加入如下内容：

1、代理商或办事处的书面价格说明

2、项目组网图

3、代理商与用户的合同

4、办事处前期特价申请的电子流

5、产品行销部领导的确认意见。

6、如分销产品申请特价，则须提供总代部主管审批意见。

《会议纪要－关于分销产品申报及相关问题讨论－060429》

编号

动作名称

输入内容/形式/角色

操作

输出内容/形式/对象

注意事项

变更依据

SPQ-14

营管办审批

内容：

营管办审批

形式：

Notes或手签

对象：

营管办

1、提交销售管理部主管

2、审批意见存档。

内容：

营管办审批意见

形式：

Notes/Email

纸件

对象：

订单审计人

1、根据项目申请二级代理商进货价的不同和销售业务部主管的意见请营管办审批

2、订单中包含技术咨询费需要国内市场部总裁和商务部总裁会签

SPQ-15

查看已审批订单是否已进行服务评审

内容：

服务评审邮件

形式：

NOTES或EMAIL

对象：

办事处服务经理

查找与已批完待发单订单相对应的项目办事处服务经理评审邮件

内容：

服务评审邮件

形式：

NOTES或EMAIL

对象：

办事处服务经理

1、如有服务评审邮件，打印、与订单装订在一起。

2、如果没有，请邮件提醒服务经理进行服务评审，抄送销售人员。

SPQ-16

订单入库

内容：

公式中汇头、汇尾

形式：

Excel

1、将汇头数值型拷贝到下面一行，汇尾部分数值型拷贝至一张空白表。

2、按照产品数量筛选产品数量为“非空白”的设备。

3、将汇头、汇尾信息分别拷贝至订单录入模板。

补充并调整录入模板相应的格式。

4、将调整好格式的订单录入模板导入商务数据平台。

内容：

订单头信息及其产品明细

形式：

Exceil

对象：

商务部、销售管理部、渠道部等数据需求部门

1、确保信息完整准确、格式无误

2、汇头中是否含借货冲销、是否监控物流需要如实选择填写。

4、如果是订单更改，要按照订单更改入库规范制作2A订单入库

SPQ-17

业务规范检查

内容：

订单审批内容

形式：

纸件

对象：

各级审批人

1、非营管办权限的订单――打印申报、审计、审批材料（项目认定和特价申请审批表不用再打印）；打印订单入库记录，一并交销售业务部主管复核，签字后下单

2、营管办订单――将营管办审批完成后的订单纸件＋打印订单入库记录，一并交销售业务部主管复核，签字后下单

内容：

订单纸件＋业务规范检查表

形式：

纸件

对象：

销售业务部主管（或授权代表）

1、实习期的新员工先由导师检查订单并签字。

SPQ-18

订单发放

内容：

1、公式中的供货表、进货表、产品清单

2、供货、进货通知表模板和服务合同模板

形式：

Excel，Word

1.供货通知表

数值型拷贝公式的“供货”页

拷贝产品清单，需要附带产品BOM编码，如有借货冲销，需要粘贴借货冲销信息。

2.进货通知表

数值型拷贝公式的“进货”页

拷贝产品清单

3、服务合同

根据公式的索引和进货通知表制作服务合同

内容：

1、供货通知表to总代

2、进货通知表＋服务合同＋服务合同操作指导to二代

形式：

Email

对象：

1、总代商务接口人＋一级渠道接口人+渠道部总代业务接口人+销售业务部主管

2、二代商务接口人＋订单申报人＋办事处主任+片总+片区行业渠道经理+销售业务部主管

1、直签合同直接发给一级渠道直签合同接口人和直接客户

2、如果分销产品参考价大于3万则需发放分销通知单给二代和总代，模板制作同上；06年的新政策中，SOHO产品在项目中销售大于5万元时，可以单独下单，从SOHO总代以正常价格走货，计算办事处行业销售人员业绩。

3、服务合同需要进行文档加密，禁止更改。

4、邮件名称和内容采用统一格式

5、服务合同只有在执行对二代差价补偿时才发。

6、当有随项目销售的服务产品订单时，按照06年新的订单号编排规则，分别为设备订单和服务订单编排订单号，并同时注明关联关系

7、审批同意执行特价的分销产品通知单中体现对总代的补偿金额，且对总代及二代分开发放，只体现总价不提现产品单价，此类订单以类型标志位和正常价格的分销产品通知单区别。

《会议纪要－关于分销产品申报及相关问题讨论－060429》

编号

动作名称

输入内容/形式/角色

操作

输出内容/形式/对象

注意事项

变更依据

SPQ-19

归档

内容：

订单审计纸件、入库信息数据

形式：

上述形式

1、根据订单号日期将订单排序

2、打孔、装订成册。

3、将装订成册的订单入库信息由商务数据平台中提取出来。

排版、打印。

4、请商务部文档中心核对并签收。

所有归档订单必须有双方确认的交接清单。

内容：

装订成册的订单、交接清单

形式：

上述形式

角色：

订单交接人。

商务部文档中心负责人。

1、原则上每月第三周内将上月订单归档。

如有借阅、改单等情况，用完后即刻归档。

不与当月归档订单混装。

2、所有订单传递必须留下可查实的依据。