印章管理制度.docx
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印章管理制度
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印章管理办法
第一章总则
第一条为了加强公司印章管理,明确印章使用规范和工作流
程,确保公司资金和资产安全,特制定本办法。
第二条公司印章所指范围包括:
公司法人章、公司法定代表人章(自然人章)、银行印鉴章、合同专用章、党总支章、工会章以及其他各类业务专用章。
印章管理包括印章的制作、监用、保管、使用、缴销等工作。
第三条公司印章归口管理部门为综合部,由综合部负责公司各类印章的制作、领用、登记、留样、回收、销毁等事项;并负责公司行政、党务、工会印章的使用和保管工作。
第二章印章的使用和存放
第四条公司法人章(即公司公章)用于以公司名义出具的文件、资料、报表、证书、聘书、奖状、通知及各类证明、介绍信等的使用,印章存放于综合部。
第五条公司法定代表人章(自然人章)存放于综合部。
第六条银行印鉴章包括公司负责人章(法定代表人或其授权人)及财务专用章,作为银行开(销)户、银行业务结算专用章,印章存公司财务部。
第七条公司各类经济合同一般使用公司合同专用章,印章存放于综合部。
第八条公司党总支、工会章一般用于党务、工会事务,印章存放于综合部。
第九条公司各部门及各类业务专用章的使用,根据各职能部门工作需要,在工作允许范围内正确使用,印章存公司各业务部门。
第三章印章的保管和用印程序
第十条必须严格加强印章的保管,建立健全使用和审批程序。
(一)公司法人章、法定代表人章(自然人章)、党总支章、工会印章由综合办公室指定专人使用、保管。
一般业务专用章由各有关业务部门经理指定专人保管。
(二)未经同意,不得擅自用印或擅自将印章带出公司;公司法人章严禁外借,确因工作需要在外用印的,必须填报《****印章外带借用审批表》(见附表一),经审批同意后,由公司法人章保管人员携带印章随同用印部门外出并负责用印。
(三)印章不得随意摆放,用后及时入柜上锁,确保安全;
(四)注意印章的保养,应及时添油,保证用印的清晰。
第十一条必须严格规范印章的使用程序。
(一)公司法人章用印程序:
1、公司行政类红头文件:
公司总经理签发后,由综合部机要人员登记并加盖公司法人章。
党务、工会类红头文件由公司党总支书记、工会主席签发后,由综合部相关业务人员登记并加盖党总支章、工会章。
2、非正式公文的用印,都必须填写《****公章使用登记薄》(格式见附表二)。
凡以公司名义出具的文件、材料,需由拥有公司法人章用章授权的公司主(分)管领导签字后方可用印;重要事项必须经公司总经理审批签字后,方可用印;若对外签订合同需要加盖公司法人章,则按照《****合同管理办法》执行。
3、因其它业务需要,加盖太阳能公司法人章的,必须填写《甘肃上航电力运维技有限公司公章使用申请单》(见附表三),在法定代表人或授权人批准后,由公司综合部登记,方可用印。
4、严禁在空白的介绍信、空白纸或空白表格上用印。
(二)公司法定代表人章用印程序:
用印部门填写《****法定代表人签字(盖章)审批表》(见附表四),经公司法定代表人审批后,方可用印。
(三)公司银行印鉴章用印程序:
由出纳人员根据审核无误的会计凭证开具相关票据,交会计稽核人员加盖财务专用章后,提交公司财务负责人审核后加盖公司授权代表章。
具体按照《****现金、银行存款、银行票据及财务印鉴管理规定》执行。
(四)公司合同专用章使用程序:
具体按照《****合同管理办法》执行。
第四章印章的制作
第十二条各部门需刻制印章的,必须填写《****印章刻制及回收申请单》(见附表五),经公司领导批准后,由综合部负责印章的刻制工作。
第十三条公司各类印章一律不得私自刻制、更换。
刻制印章应由综合部指定人员办理,任何人员不得私自刻章,随意更改刻章内容或增加刻章数量。
凡违反本办法规定,公司将对违纪者予以行政处分,造成严重损失或情节严重的,按国家有关法律处理。
第五章印章的颁发和缴销
第十四条印章刻制完成后,由申请部门负责人或印章指定保管人到综合部办理印章交接手续。
第十五条公司各类印章在启用前应留存印模,在综合部进行备案。
第十六条印章的注销、缴销。
因损坏、机构变动或更换新印章而停止使用的旧印章(作废的应切角注销),印章保管人应及时填写《****印章刻制及回收申请单》,随印章交公司综合部办理注销手续。
作废印章应由综合部进行销毁或封存,销毁旧章须经综合部负责人批准,两人监销。
第六章附则
第十七条印章是企业对外行使权利的标志,在用印的过程中必须严格遵守本办法。
第十八条各种印章由监印人负责保管,如有遗失或误用,由监印人全权负责,并按公司相关条款进行惩处。
第十九条监印人对未经审核、签署的文件,不得擅自用印,违者按照公司相关条款进行惩处。
第二十条附表是本办法的组成部分,本办法有五个附表:
(一)****印章外带借用审批表
(二)****公章使用登记薄(格式)
(三)****公章使用申请单
(四)****法定代表人签字(盖章)审批表
(五)****印章刻制及回收申请单
第二十一条本办法带有一个流程图:
(一)公司法人章用印流程
第二十二条本办法由综合部负责解释。
第二十三条本办法自发布之日起施行。
附表一:
****
印章外带借用申请表
申请日期
申请部门
申请人
印章类别
外带印章人员
外带印章期限:
年月日至年月日
外带印章
去向
用印内容
摘要
发送范围
部门领导签字
公司领导审批:
签字:
年月日
印章归还登记
综合部
审核
备注:
注:
此申请单一事一用,太阳能综合部印制
附表二:
****公章使用登记薄
日期
部门
用章
内容
去向
份数
公司领导
部门领导
经手人
综合办审核
注:
此表仅为《公章使用登记薄》格式
附表三:
****公章使用申请单
年月日
日期
申请单位
申请人
内容摘要
申请项目:
申请用印
介绍信
用印
发送范围
申请单位
领导意见
法定代表人/授权人意见
太阳能公司综合部备案
注:
此申请单一事一用,太阳能综合部印制
附表四:
****
法定代表人签字(盖章)审批表
日期
审批事由
经办人
部门负责人
主管副总意见
总经理意见
法定代表人
意见
备注
注:
此申请单一事一用,太阳能综合部印制
附表五:
****
申请部门
刻制/回收数量
申请人
申请日期
申请刻制原因
经办人(二人同行)
部门原印章
(样章)
(样章)
(注销印章)
年月日
申请部门
负责人意见
年月日
需刻制印章
名称(全称)
公司领导审批
年月日
印章规格
综合部负责印章刻制、发放、注销、备案归档
接收人:
年月日
印章刻制及回收申请单
注:
此申请单一事一用,太阳能综合部印制
流程图一: