EPC工程档案管理.docx
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EPC工程档案管理
第十六章档案管理
16.1目的
为认真做好公司档案管理工作，规范管理程序，明确管理职责，界定工作界面，提高工作效率,促进档案信息资源的开发利用，更好地为公司安全生产、经营管理和科技进步服务。
16.2档案管理职责
16.2.1综合管理部档案室管理职责
（1）贯彻执行国家关于档案工作的政策法规,制订本企业档案工作规章制度，监督、指导、检查执行情况,规划本企业档案工作;
（2）负责收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、统计企业各类档案及有关资料,并对各参建单位建设项目档案工作进行协调、监督、检查和指导；
（3）负责编辑档案参考资料，编制检索工具，做好档案信息资源管理利用;
（4）负责申请上级档案管理部门对项目进行档案专项验收工作;
（5）组织、参加公司重点建设项目档案的专项验收;
（6）贯彻执行国家档案管理关于“三纳入”“四参加”的规定，并进行指导和监督;（“三纳入”使之档案工作纳入到企业工作计划，纳入领导议事日程，纳入到企业职工的经济责任制、岗位责任制。
“四参加”是指档案部门或档案人员参加产品定型会、科研课题鉴定会、设备开箱验收会、基建工程验收会。
）
（7）参加档案工作协作、学术研究和交流活动;
（8）培训企业专（兼）职档案工作人员;
（9）做好档案的查阅管理工作。
16.2.2设计管理部职责
负责项目建设过程中的设计档案归口工作。
（1）负责验收项目竣工文件（含项目交工技术文件、设备随机文件、项目竣工图
和监理文件），收集、整理项目前期文件、项目竣工验收文件等建设项目全过程档案资
料工作；
（2）负责项目前期的设计文件管理工作；
（3）项目开工前，负责对指挥部各部门、总承包单位、施工单位和监理单位的相关技术人员进行档案管理业务培训和指导，明确归档要求；
（4）项目建设过程中，随时到总承包单位、施工单位和监理单位检查交工技术文件、设备随机文件、竣工图、监理文件和项目管理文件的收集、编制情况。
（5）工程项目交接后，指导、检查、验收交工技术文件、设备随机文件、竣工图、监理文件和项目管理文件。
16.2.3公司其他部门职责
负责与其相关的项目档案资料的验收，整编后向档案室移交。
16.2.4监理单位
监理单位对交工技术文件的形成、收集、组卷有组织、审核的责任，应及时对交工技术文件进行检查、审核、签证、盖章，组织承包单位完成交工技术文件的组卷工作。
16.2.5承包单位
承包单位按照工程承包合同、设计文件、施工图等规定的内容和要求，完成承担的全部建筑安装工程，经工程交接后，在三个月内将装订成册的竣工文件正本、副本送项目指挥部项目组审核。
项目组在收到竣工文件后一个月内组织监理单位、工程质量监督站对其完成审核、签章确认工作，经公司档案室验收合格后归档。
16.3档案管理界面
16.4档案管理流程
16.4.1前期文件归档流程
16.4.1.1前期文件归档流程
编号
业务活动
操作岗位/部门
业务表单
描述
1
工程开工前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成文件
集团公司、国家和地方政府相关部门、勘察、设计单位等相关岗位
2
收集整理并移交归档
指挥部相关部门
相关岗位
3
检查验收并存档
设计管理部
工程验交岗
档案资料移交清册
16.4.1.2前期文件归档流程步骤
施工单位、工程总承包单位完成施工文件及竣工图的编制、整理后，应将其提交监理单位、项目组、各职能部门验交办依次审核，审核单位要对案卷的完整、准确、系统情况和案卷质量进行审核，在“交工技术文件审核汇签表”中签字确认，并加盖本人名章及单位公章，验收合格后由各职能部门填写资料移交清单，报分管领导签字后，至少交两套资料到档案室归档，使用部门需要时，可向档案室借阅或复制。
16.4.1.3前期文件归档移交清单
档案材料移交清册
交接性质
移交部门：
负责人：
年月日经办人：
年月日
接收部门：
负责人：
年月日经办人：
年月日
监督部门：
负责人：
年月日经办人：
年月日
档案材料移交清单
种类：
第 页共页
序号
编号
档案（材料）名称
形成
日期
数量
备 注
件（册）
页（张）
移交部门：
（公章） 分管领导：
接收部门：
（公章） 分管领导：
移交时间：
年 月 日
移交人：
接收人：
16.4.2竣工文件归档流程
16.4.2.2竣工验收文件归档流程步骤
16
竣工文件归档业务表单
项目名称：
单项工程名称：
单项工程编号：
移交单位（公章）：
接收单位（公章）：
移交人：
接收人：
移交日期：
接收日期：
竣工文件归档业务表单
16.4.3竣工验收文件归档流程
16.4.3.2竣工验收文件归档流程步骤
编号
业务活动
操作岗位/部门
业务表单
描述
01
组织专项验收工作
HSE、公司档案
室、财务部、审计部
02
完成消防、环境保护、安全
设施、职业病防护设施、档
案及竣工决算审计等专项
验收
HSE、公司档案
室、财务部、审计部
专项验收报告
03
组织编制单项总结
工程管理部、工程计划部、
设计管理部工程验交岗位
04
完成勘察设计、采购、引进
工作、施工、工程总承包、
监理、生产准备及试运考核
总结
勘察设计单位、采购部、设计管理部、承包商、监理单
位、工程管理部、生产技术部、设计管理部相关岗位
单项总结
05
组织编写竣工验收报告
竣工验收委员会
竣工验收报告
06
收集全套竣工验收文件，整
理并移交归档
综合管理部工程验交岗位
07
检查、验收并存档
公司档案室档案收集岗
建设项目归档文件
移交清单
16.4.4档案查阅制度及流程
16.4.4.1档案查阅制度
（1）查阅方式分为借阅和借出，本公司员工，因工作需要均可凭有效证件在指定档案查阅地点,登记查阅业务范围内的档案资料，每人每次最多可查阅二卷或一套（特别情况例外）；查阅业务范围以外的档案，按专业的不同性质，需办理查阅手续，经专业档案所属部门领导批准后，方可查阅。
如需借出，须经综合管理部档案分管负责人批准，办理借阅手续后方可给予借出复印件,原件任何时候不予借出档案室。
若查阅属知识产权保护范围内的各类档案，需经总经理或档案分管领导签批；
（2）借阅机密级档案资料，须由本人提出书面申请，经本部门领导和综合管理部档案分管负责人签字后报总经理签批后方可借阅；
（3）借阅档案只限借阅者本人使用，不准转借、代借、不准涂改、撕页、不准带回家或公共场所；
（4）借阅者应按时归还，借期最长不得超过十五天。
确因工作需要过期不能归还时，必须带所借档案资料办理续借手续；逾期不还又不办理续借手续者，每超过一天罚款50-100元，将通知财务部扣除相应工资督促归还。
通知其单位领导并取消其借阅资格；
（5）外单位查阅一般档案资料，凭单位介绍信，经接待单位负责人签字同意，填写有关登记表。
经综合管理部负责人批准后，只许查阅介绍信中所述范围内的档案资料，限在室内指定地点查阅，如需借出使用，须经综合管理部负责人签字同意，方可借出。
属公司机密档案和知识产权保护范围内的档案一律不准查阅。
（6）借阅者应爱护档案，保持档案资料的完整清洁，不得随意在资料上划线、圈点、涂改、拆卷、剪贴，对于损坏档案、丢失档案、涂改勾划档案者，将按原价的1—5倍赔偿。
要责成本人写出书面材料，根据情节轻重并依法追究其责任。
（7）借阅者在查阅保密资料时，必须签订保密协议，并严格履行保密规定。
丢失资料的，应交纳技术转让费、工本费等全部费用。
对造成失密的将按公司《保密制度》的规定进行处理。
（8）借阅档案资料，一般不准复制，因工作需要对档案内容进行复制时，必须详细填写档案复印登记表，并按需要复制相应的份数。
必须经综合管理部负责人批准，并办理相关手续；档案管理人员对摘录、复制的内容认真核对后，出具证明，方能生效。
带有密级和比较重要的档案资料不准复制。
外单位来我厂索取档案资料时，应持单位介绍信，按规定收取工本费。
知识产权范围之内的图纸资料提供时，须与我厂签订技术转让协议后，可按技术转让合同规定提供。
（9）归还档案时，要按档案资料的顺序排好，由档案人员当面清点，并按要求填写利用效果。
借阅人员调出或调离原单位、出国、离退休时，必须将各类档案资料如数归还档案室，并按规定办理注销手续。
（10）员工调离本公司，在调离通知单上应有档案室签字，方能办理离公司手续。
16.4.4.2档案查阅流程
序号
借阅人
查阅方式
审批部门
本专业部门负责人
非本专业部门负责人
档案室负责人
总经理/档案室分管领导
档案室管理员
1
本专业
借阅
→
→
→
→
登记
借阅
借出
→
→
审批
→
登记
借出
2
非本专业
借阅
→
审批
→
→
登记
借阅
借出
→
审批
审批
→
登记
借出
3
外单位
借阅
→
→
审批
审批
登记
借阅
说明：
1.只允许借出复印件；2.秘级文件须经总经/档案分管理领导审批。
16.4.4.3档案借阅申请单
档案借阅申请单
借阅时间：
编号：
借阅人
部室
电话号码
跨专业借阅
是□否□
限制借阅
是□否□
借阅期限
归还
时间
档案号
档案名称
份数/页数
正/副本
库存
份数
备注
用途：
档案室经办人：
审批意见
部门负责人
资料所在
部室负责人
档案室负责人
档案室
分管领导
主管领导
说明：
本申请单一式两份，一份申请人持有，一份档案室留存。
16.4.4.4档案查阅登记表
档案查阅登记表
序号
查阅时间
部门
查阅人
查阅内容
档案号/文件编号
归还时间
档案室经办人
备注
16.4.5档案验收流程
16.4.5.1档案验收流程图
编号
业务活动
操作岗位/部门
相关表格
描述
1
编制档案验收申请报告，并填报《建设项目档案验收申请表》
公司档案室
建设项目档案验收申请表
档案管理岗位
2
进行建设项目档案专项验收，分初步验收和竣工验收两个阶段进行，重点在初步验收阶段。
公司档案验收组
3
组织档案验收。
组织验收的建设项目，需将验收结果报集团公司备案。
公司档案验收组
档案验收
报告
4
组织整改档案验收中提出的问题。
凡国家重点建设项目填报《国家重点建设项目档案管理登记表》。
公司档案室
档案管理岗位
16.4.5.2档案验收申请表
重大建设项目档案验收申请表
项目名称
审批（核准）机关
立项日期
投资规模
建设单位
建设单位（法人）
设计单位
主要施工单位
主要监理单位
计划档案验收日期
计划竣工验收日期
联系人
联系电话
地址/邮编
电子信箱
申请单位自检意见
（单位盖章）
年月日
验收组织单位意见
（单位盖章）
年月日
16.4.6设备随机资料管理流程
采购部在确认设备到货时间后，应组织相应的安装单位、监理公司、工程管理部（或业务部室）、档案室、供货商，根据到货具体情况依据验收方案进行外观检验和数量验收。
根据合同认真清点验收随机资料，由上述参加各单位共同会签后，采购部填写档案资料交接登记表移交档案室存档。
设备随机资料发放清单
序号
设备名称
生产厂家
资料内容
份数
领用单位
领用人
领用日期
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
15
17
18
19
20
21
22
16.5档案管理规定（附件）
第一章总则
第一条为认真做好公司建设类项目档案管理工作，保证工程竣工档案的完整性、准确性和系统性，顺利通过上级档案管理验收，结合公司档案管理的实际情况，特制定本规定。
第二条本规定适用于公司所有建设工程项目。
第三条项目文件归档的依据
SH/T3904—2005《石油化工建设工程项目竣工验收规定》
SH3503-2007《石油化工工程建设交工技术文件规定》
DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档及档案整理规范》
GB/T11822-2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》
第四条项目各部门、工程建设承包商、供货商、监理单位及参与公司项目建设的其他单位或个人都应遵守本规定。
本规定所称建设类项目档案是指公司所有项目建设从立项审批、招投标、勘察、设计、施工、监理到竣工验收全过程中直接形成的具有保存价值的图纸、图表、照片、录像、录音、光盘、实物等各种载体的文件资料。
（一）项目前期文件是工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。
包括：
环境影响评价文件及其批准文件、项目设立安全评价报告、职业病危害预评价报告及其报批文件、可行性研究报告及批准文件、工艺设计包、总体设计、初步设计及报批文件、施工图设计、招标投标文件、评标记录报告、中标通知书、工程承包合同、协议等。
（二）项目竣工文件是项目竣工时形成的反映施工（指建筑、安装）过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、项目竣工图和项目监理文件组成。
1.项目施工文件是项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。
2.项目竣工图是项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。
3.项目监理文件是监理单位对项目工程进度、质量、安全和建设资金使用等进行控制的文件。
（三）项目竣工验收文件是项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件。
竣工验收文件是建设项目的全面总结，包括竣工验收报告、单项总结（勘察设计总结、采购总结、引进工作总结、施工总结、工程总承包总结、监理总结、生产准备及试运考核）、各专项验收文件和竣工验收鉴定书。
第五条建设项目档案是建设项目历程的真实记录，是生产、管理、维护和改建的真实依据和不可再生资源。
第二章建设项目档案管理职责
第六条公司档案管理职责
（一）遵守国家有关法律法规和股份公司档案管理规定，建立健全项目档案管理工作各项规定。
（二）负责建设项目从立项审批、招投标、勘察、设计、竣工验收全过程中，直接形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、照片、录像、录音、光盘、实物等各种载体的文件资料的收集、整理、审查和归档工作，并对施工、监理资料进行检查、指导、验收。
（三）负责对建设项目档案工作的统一管理，督促各部门、项目组及时按规定移交归档资料，对档案工作进行指导、监督、检查。
（四）与各部门、项目组密切配合，参加建设项目施工交底会、工程质量和进度检查、工程重大设备到货开箱验收、工程竣工验收。
（五）负责建立档案工作流程，对建设项目档案资料实行跟踪管理、动态管理，进行开工项目档案管理登记。
（六）负责组织各部门、项目组等方面人员，根据档案工作的相关要求进行全面自检，参加上级部门组织的项目档案验收工作。
（七）负责组织对各部门、各项目组相关人员进行档案管理业务知识培训。
第七条各部门、项目组文件及档案管理职责
（一）负责本部门涉及文件、资料接收、分发、存档、管理等工作
（二）在下达项目计划任务书、签订合同、协议的同时，应明确建设项目文件归档范围及要求，并及时通知档案管理人员。
（三）检查建设项目施工进度和质量的同时，对该项目施工单位交工技术文件的编制、整理、审定工作进行检查。
（四）负责对承包商、监理单位等项目竣工文件进行检查、审核，确保其完整、准确、系统，并组织归档前的整理及归档工作，按档案管理要求向档案室归档。
（五）建设项目工程竣工验收之前，应及时通知档案室申请档案专项验收。
（六）安排专人定期向档案室进行资料归档。
第三章建设项目档案管理
第八条为保障档案资料的完整、准确、系统、安全和有效利用，档案资料必须实现集中统一管理的原则。
档案室全面负责所有与建设项目有关的档案资料的管理工作。
第九条职能部门、项目组各派一名人员负责本部门业务活动中形成的各类文件材料的收集、整理，并按要求在文件形成后每月25日向公司档案室移交，并做好移交清单。
（见附表1-1、2）
第十条项目建设前期文件归档一览表（见附表2）,若合同另有规定时，按照合同执行。
第十一条设计管理部档案管理要与各部门、项目组沟通，及时了解项目进展情况，做好资料的登记备案。
第十二条实行工程总承包的建设项目，由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、整理，并提交工程总承包单位汇总，由建设单位分别向几家承包单位发包的，由各承建单位负责收集、整理其承包项目的所有文件，监理单位负责收集、整理项目监理文件。
第十三条建设项目归档程序
（一）施工单位、工程总承包单位完成施工文件及竣工图的编制、整理后，应将其提交监理单位、工程管理部验交办依次审核，审核单位要对案卷的完整、准确、系统情况和案卷质量进行审核，在“交工技术文件审核汇签表”中签字确认，并加盖本人名章及单位公章，向公司档案室归档。
（二）对于无监理的建设项目，施工单位完成施工文件及竣工图的编制、整理后，应将其提交工程管理部进行审核，工程管理部要对案卷的完整、准确、系统情况和案卷质量进行审核，在“交工技术文件审核汇签表”中签字确认，同时在监理单位栏中说明情况，并签字确认。
（三）监理单位完成监理文件的编制、整理后，应将其提交工程管理部，由工程管理部对监理文件的完整、准确、系统情况和案卷质量进行审核，并在案卷封面“监理文件”上签名确认，监理单位按公司档案管理要求向神达昊达公司档案室归档。
第十四条建设项目文件的归档时间要求
（一）项目前期文件在前期阶段结束时归档。
（二）基础设计文件、详细设计文件、设计审查会议纪要等随时归档。
（三）项目管理文件由各部门、项目组收集、整理，定期向公司档案室移交。
（四）总承包（施工）单位按照工程承包合同规定的内容、要求及设计文件、施工图等，完成承担的全部建筑安装工程，在工程交接后三个月内将装订成册的交工技术文件正本、副本提交给监理单位、指挥部项目组、质量监督站、设计管理部、工程管理部验交公司档案室对其完成审核、签章确认工作。
（五）交工技术文件的份数为纸质版一般不少于三份，纸质版文件正本必须保证全部资料是原件，正本和一份副本交建设单位，另一份副本由设计、施工、采购等承包单位自行保存，各参建单位应有一份工程中间交接证书、工程交接证书正本，副本中随机资料及合格证部分可以采用复印件，其他部分仍应为原件，不得复印。
（六）监理文件应与承包商施工文件同期归档。
（七）工程项目建设中形成的电子文件应由文件形成部门适时刻录成光盘保存、归档，电子文件的编号、整理、归档与纸质文件对应一致。
第十五条建设项目的移交要求
（一）组卷单位向档案部门移交归档案卷时，交工技术文件、竣工图、监理文件需填写“工程建设项目竣工验收资料移交清单”（附表3-1、2、3），一式四份；公司各部门、各项目组需填写“档案材料移交清册”（附表1），一式两份，明确档案移交的内容、案卷数、图纸张数等，并履行相关的签字手续，经交接双方核对无误后签字，作为移交凭证各执一份保存，同时提交电子版移交目录。
（二）凡应归档的竣工文件，在归档前，必须先按“交工技术文件审核汇签表”的要求，经各有关单位对竣工文件的完整、准确、系统进行全面审核签认后，方可归档，否则档案管理部门不予接收。
第十六条建设项目竣工档案管理应当纳入合同管理和项目管理中，实现合同、项目过程控制管理。
（一）项目在签订设计、施工及监理合同（协议）时，应当设专门条款，根据建设项目文件归档范围，明确工程建设承包商、供货商、监理单位及参与本项目建设的其它单位应提交项目档案（包括电子文件）的名称、内容、版本、套数、费用、时间、质量要求及违约责任，以及对提交文件的整理、归档责任。
合同（协议）会签单必须有档案部门对这一条款的签署意见。
（二）在合同（协议）中明确竣工档案保证金，保证金或费用预留条款必须经公司档案室审核，签订合同（协议）的各部门及项目组负责实施。
（三）每一合同付最后一笔款项时，必须到公司档案室签署意见。
档案室根据合同（协议）对工程建设承包商、供货商、监理单位及参与本项目建设的其它单位提交的档案资料检查、验收，合格后，签署同意付款的意见，财务部门才能履行付款手续。
第十七条建设项目档案验收依据神达昊达建设项目档案验收规定进行。
第十八条凡未按规定要求时间交付交工技术文件，由工程管理部下发“神达昊达建设项目档案催交通知单”（附表4），并且施工单位在接到通知单后，仍没有按照规定时间交付交工技术文件的，或交付交工技术文件内容与工程施工实际不符而造成损失的，应由编制单位及相关人员承担主要责任，审核单位及有关人员承担相应责任。
第四章建设项目档案归档要求
第十九条建设项目归档文件的基本要求：
（一）归档的工程技术文件必须完整、准确、系统、规范。
（二）完整：
是指能够记录和反映建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、设备安装、调度、试生产及验收的全过程。
（三）准确：
是指真实记录和准确反映建设过程和竣工时的实际情况，图物相符、数据可靠、签署完备。
（四）系统：
是指按照文件形成规律，保持各部分之间的有机联系，分类科学、组卷合理。
（五）规范：
是指归档文件的编制质量、整理、组卷、卷内文件的排列、案卷编目、装订等符合要求。
第二十条建设项目归档文件的编制要求
（一）建设项目归档文件的质量要求：
1．字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签认手续完备。
竣工文件中若需有执业资格的人员（如监理工程师、岩土工程师、建筑师、结构师、建造师、
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