采购控制程序.docx

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采购控制程序

采购控制程序

1目的

此程序的目的是对公司的各项采购活动进行管理，确保所选择的供应商能够长期、稳定地供应品质优良、价格合理的符合环境控制要求的物料和服务，使公司的各项采购活动有序进行，达到产品品质保证的目的。

2范围

本规程适用于公司生产所需的所有原材料、生产辅材、包装辅材、委外加工以及计量单位、运输公司、设备、零配件等的供应商认定及采购过程管理。

3职责

3.1总经办组织对供方评价和选择，建立“合格供方名录”，定期对供方业绩进行评价，建立供方档案；

3.2总经办采购制定采购计划，根据“合格供方名录”向合格供应商实施采购并提供供应商业绩报告。

3.3技术部负责采购技术文件的编制。

3.4质量部负责对采购物资的进货验证工作并参与对供方的评价。

4过程

4.1采购信息

4.1.1采购物资根据其对产品实现过程的影响程度，分为以下 两类：

4.1.1.1A类关键物资：

构成最终产品的主要或关键部分，直接影响最终产品使用或安全性能；

4.1.1.2B类一般辅助物资：

构成最终产品非关键部位或作用的批量物资，对最终产品影响不大且采取措施易于纠正的物资，如包装材料等；

4.1.2.关键物资和一般辅助物资的采购技术质量要求由技术部制定，以图纸或其它形式输出。

4.1.3.采购文件应清楚说明订购物品的全部技术品质要求，包括：

4.1.3.1.物品规格型号（或牌号）、名称、种类、等级或其他的表示方法。

4.1.3.2.图样、加工要求、包装运输要求技术条件或检验规范的标准名称和编号以及其他技术资料、鉴定要求。

4.2.对供方的评价

4.2.1.总经办根据采购物资技术标准和生产需要，通过对物资的品质、价格和供货期等进行比较，对关键物资的供方进行预选，向供方发放“供应商资格评定表”。

收回“供应商资格评定表”后，技术部主管和总经办主管应及时对“供应商资格评定表”进行评估和分析。

对于供方管理状况较好的公司（如：

已获得ISO9000等的认证证书或已通过某国际知名公司的评审），经技术部主管和总经办主管签署意见，可不进行现场评审而直接进入“合格供应商名录”。

反之，则必须由技术部主管和总经办采购主管组成评审小组对该供应商进行现场评审。

评审合格方可进入样品试制阶段。

4.2.2.对同类的关键物资和一般物资，应同时选择两家以上合格的供方。

4.2.3.对第一次供应关键物资的供方需经样品测试及小批量试用测试合格并提交PPAP资料经批准后列入合格供方名录。

4.2.3.1.新供方根据提供的技术要求提供少量样品；

4.2.3.2.技术部对样品进行验证，出具相应的验证报告，并填写“供方评定记录表”

4.2.3.3.样品验证合格，通知供方小批量供货；经质量部进货验证合格后，交生产部试用，并由技术部根据试用情况填写“供方评定记录表”中相应栏目，反馈给总经办采购。

4.2.3.4.样品如不合格可再送样，但最多不能超过三次。

4.2.3.5.小批量进料检验或试用不合格的供应商可二次小批量供货,若仍不合格则取消其供货资格。

样品验证、小批量试用均合格的供应商经管理者代表批准后，可列入“合格供方名录”。

4.2.3.6.被批准的供应商还必须承诺或提供证据证明不使用或产生环境禁用物质。

4.2.4供应商质量体系开发对供应关键物资的供方质量管理体系的开发时，应以满足ISO/TS16949:

2009为目标，第一步其质量管理体系应通过第三方认证机构ISO9001:

2008认证。

4.2.5.对零星采购的辅助物资，其进货验证记录即为对此供方的评价。

4.2.6.总经办应每半年对发生交易的合格供方进行一次考核,填写“供方业绩评定表”，送交每个供应商。

对本季度未发生交易的供应商不进行业绩考核,但需书面加以说明。

评定总分低于60分或质量分为8分或交货准确率低于6分的供应商，需在收到“供方业绩评定表”后30天内要求该供应商立即采取措施整改并及时提交整改报告，若在下一次业绩考评中仍然总分低于60分，则应取消其合格供方资格，但可进行复审。

如因特殊原因留用，应报管理者代表批准，但应加强对其供应物资的进货验证。

4.2.7.总经办每年年初对所有合格供方进行一次年度业绩评估,参考上年一至四季度的考核结果和采购情况分析，综合考评形成“供应商业绩评估报告”并根据评估结果更新“合格供应商名录”。

4.3采购实施

4.3.1根据采购计划进行采购，采购订单经部门主管审核批准后，发送给供应商并取得供应商书面确认。

4.3.2采购员负责订单的跟踪，以确保按时按量交货。

供应商交货至仓库，由质量部门检验合格后入库。

4.3.3采购员负责不合格来料的处理，负责根据具体情况向供应商投诉和索赔，严重品质问题要求供应商提交整改预防措施报告。

4.4采购产品的验证

4.4.1验证方式：

本公司进行进货验证；由顾客在本公司验证；由本公司或顾客到供方现场验证，对此验证方式，总经办应在采购文件中或合同中予以明确验证的安排及产品放行方式。

4.4.2为确保所采购产品的质量，由质量部依据如下方法对进货产品质量进行控制：

a.对供方的供货绩效进行统计分析与评价；

b．进货检验

c．结合可接受的已交付产品的质量记录，对供方现场进行评定。

d．由国家认可的实验室进行的评价。

5相关文件

ZP-QT/S05-01供应商质量能力评审规定

6相关记录

R/S05-01供应商资格评定表

R/S05-02供方评定记录表

R/S05-03合格供方名录

R/S05-04供方业绩评定表

R/S05-05采购申请书

R/S05-06采购订单

R/S05-07采购物资分类明细表（A/B类）

R/S05-08供应商质量能力评审报告

附件-3：

关于严守技术和商业机密的协议

委托方（甲方）：

承接方（乙方）：

协议名称：

严守甲方提供的技术和商业机密

甲方委托乙方在承接业务的同时，严守上海清洁汽车能源系统有限公司所提供的技术和商业机密，经双方协商一致签定本协议。

第一条：

在没有接到上海清洁汽车能源系统有限公司书面通知以前，乙方及其每一位员工都绝对不允许把甲方给予乙方的任何技术和商业机密泄露给第三方或乙方外任何人或组织。

第二条：

上述机密包括：

书面文件、合同、技术数据及资料、产品要求、生产要求、图纸、加工件实体、相关电脑软盘、会议讲座内容和电话记录等。

第三条：

乙方到甲方接洽业务可了解的生产情况、技术和商业机密，乙方也必须严守。

第四条：

以下情况例外：

1．上海清洁汽车能源系统有限公司在提供技术和商业机密时，机密已属于公开领域，或不是因为乙方及其员工的过错，使机密成为公开领域的一部分。

2．由乙方提出书面证明，证明事先乙方已知道这些机密情况。

3．由第三方泄露给乙方，而第三方没有直接从甲方得到这些机密。

4．这些技术或机密是乙方自己独立发展的，而乙方确实没有机会从甲方得到这些机密。

第五条：

除上述条款外，其他一切情况在协议的有效期间，都是完全有效的。

第六条：

乙方因工作疏忽造成机密无意泄露以及乙方个别员工离职后把有关机密泄露给第三方或公开媒体，乙方应承担同样的泄密责任。

第七条：

乙方若违反上述的保密条例，将承担经济和法律责任。

第八条：

本合同一式贰份。

本合同自签定日起生效，有效期为三年。

甲方乙方

（印签）（印签）

邮政编码：

邮政编码：

电话：

电话：

手机：

手机：

传真：

传真：

签订合同代表（签字）：

签订合同代表（签字）：

单位地址：

单位地址：

本合同于年月日签订：

年月日

附件-3：

供应商资格评定表

编号：

供应商详细资料

全称

注册地址

联系地址

联系人

E-MAIL

电话

手机号码

传真

法人代表

电话

手机号码

开户银行

帐号

付款方式

同意货到60天付款

□是

交货方式

同意货送PqQ仓库

□是

□否

□否

主要客户

企业类型及从业人员

注册资本

经营范围

与所销售的产品的关系

交货方式

所销售的产品达到何种国际/国内标准

（注明标准的名称和级别）

是否通过ISO认证

（若通过，请注明何年通过何种认证）

是否有完善的售后服务体系和制度（详细说明）

（以上信息由供应商提供）/（以下信息由评定方填写）

供应商评价：

品牌

中文：

经营范围

英文：

PqQ供应商管理员意见/日期

PqQ领导意见/日期

评定结果：

表码：

供方评定记录表

编号：

供方名称

地址

电话/传真

联系人

供方简介及品质能力评价（附对品质管理能力调查报告或体系认证证书及供方或其顾客提供的其他证明资料，共页）：

总经办签名：

日期：

首次供货样品检测结果及结论（本栏仅适用于新的供方）：

检验报告编号：

技术质量部签名：

日期：

小批量试用加工适用性结果及结论（本栏仅适用于新的供方）：

制造部签名：

日期：

小批量试用检测结果及结论（对原有的供方，填写历来品质检验记录的评价）：

所供产品适用性评价：

技术系：

日期：

评定结论（是否列入合格供方名录）：

管理者代表签名：

日期：

年度复评记录

年度

是否继续列入合格供方名录

批准

日期

年度

是否继续列入合格供方名录

批准

日期

年度

是否继续列入合格供方名录

批准

日期

指定的合格供方编号

表码：

R/S07-02

________年合格供方名录

编号：

序号

编号

合格供方名称

联系人

电话

传真

采购产品图号、规格

备注

表码：

R/S07-03

编制：

审核：

批准：

供方业绩评定表

编号：

供方名称

地址

合格供方编号

联系人

首次列入日期

电话/传真

供应产品名称及类别（A、B、C）：

进料物次品质控制方式：

（在（）内标注V）

进货检验（）；进货外观验证（）；本公司到供方现场验证（）

顾客到供方现场验证（）；顾客到本公司现场验证（）

品质得分（占60%）:

（合格批次/到货总批次）X60

品质评分：

签名：

按期交货得分（占20%）：

（按时到货批次/到货总批次）X20

交货期评分：

签名：

其它情况（占20分），如包装品质、售后服务、配合度、价格、付款条件等：

其他评分：

签名：

总评分及处理建议：

总经办经理签名：

日期：

管理者代表意见（总分为100，当评分低于60分或品质得分低于48分时填写此栏）：

签名：

日期：

表码：

R/S07-04

采购申请单

第一联系计划物流部（白）第二联申请部门（蓝）

请购部门：

采购类别：

采购级别：

A；B日期：

编号：

NO

名称

型号

用途

推荐厂家

数量

单位

要求纳期

参考价

备注

1

2

3

4

5

6

7

8

9

总经理：

财务部：

总经办经理：

经办人：

请购部门经理：

请购人：

流程：

提案部门（各部门）→总经办（填好价格及纳期）→提案部部门（纳期确认）→财务部六（确认预算有无超资）→总经办采购（发订单）

说明：

1合计总价超过人民币2000元以上，需财务部确认。

2000以下，不需财务部确认。

2级别描述：

A→急需采购，B→一般采购

表码：

R/S07-05

编号.

名称

型号

单位

数量

单价

总价

纳期

备注

合计：

供应商签字确认后回传我司部门经理确认作成

表码：

R/S07-06