本部档案管理办法试行.docx

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本部档案管理办法试行

本部档案管理办法（试行）

第一章总则

第一条为加强对公司档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，不断提高档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《企业档案管理规定》，参考《xx集团总部档案管理暂行办法》等有关规定，结合工作实际，制定本办法。

第二条本办法所称档案，是指公司本部开展的各项工作和活动中形成的对党和国家、社会及公司具有保存价值的各种文字、图表、音像、磁带等不同形式的历史记录。

第三条本办法适用于公司本部。

所属各单位可参照执行。

第四条公司办公室是本部档案工作的管理部门，负责对公司本部档案进行集中统一管理。

第五条各部室应重视文件材料管理工作，及时做好文件材料的收集、整理和归档工作。

第二章工作职责

第六条公司办公室应履行以下工作职责:

（一）贯彻执行党和国家及省委、省政府及省厅档案工作的方针、政策、法律法规及有关规定，建立健全公司本部档案工作各项规章制度。

（二）负责集中统一管理公司本部各种门类和载体的档案以及有关资料，做好档案的收集、整理、保管和统计工作，保证档案的完整与安全，积极提供利用，为本部工作服务。

（三）指导公司本部各部室及所属单位的各种文件材料的收集、整理和归档工作。

（四）采用现代化管理手段，推进档案信息化建设。

（五）办理其他档案业务工作。

第七条公司档案室应建立健全档案管理制度，对档案的收进、移出、保管、利用、销毁等情况进行统计。

积极运用现代化管理手段，不断提高档案工作管理水平和利用效率。

档案库房应做到防盗、防火、防尘、防潮、防高温、防光、防污染、防有害生物，确保档案安全。

坚持对库房进行温湿度记录，仔细填写温湿度登记簿，做好分析，不断改善库房环境，对已破损、褪色、霉变的档案要进行修复或复制并及时报告，对重点档案更有效地加以保护。

第八条各部室应履行以下工作职责

（一）贯彻执行国家和省有关档案工作的法律、法规和政策规定。

（二）收集和整理本部室工作中形成的具有保存利用价值的各种门类和载体的文件材料，保证归档文件的完整、准确、系统。

（三）将本部室需要纳入档案室的档案按统一规定时间移送公司档案室保管，并将著录目录报送公司档案室备案。

第九条各部室兼职档案人员应认真贯彻执行档案工作的各项规章制度，积极参加各类档案工作培训，不断提高档案工作水平。

第三章归档文件的收集整理和归档原则

第十条公司本部开展的各项工作和活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的文件材料，由承办部室进行整理，于次年6月以前移交公司档案室。

各部室和个人不得将应归档文件材料据为己有或拒绝归档。

第十一条公司结合实际将本部档案分为六类，分别是：

工程建设、资产运营管理、财务审计、劳动人事、党群工作和综合事务。

第十二条档案保管期限分永久和定期，定期一般分为30年、10年。

第十三条归档的文件材料范围及永久归档原则

（一）工程建设：

归档范围：

所有在建项目的项目前期设计以及项目建设过程中形成的相关文件和资料。

包括：

质量、进度、计量、变更、经费拨付、工程档案、设备设施等。

永久：

1.上级单位及相关部门关于建设项目的所有批复文件，如设计文件、立项、环评、验收。

2.上级单位及相关部门关于建设项目的专题会议纪要和重要纪要，如明确业主、产权、转让、合作等。

3.建设项目的重要招投标材料，包括定标记录、合同签办单，合同（盖集团合同章和公章的）等。

4.建设项目重大变更材料，包括变更小组记录，签报等。

5.与建设项目有关的重要协议、合同，如取土坑协议、共建协议、建设目标责任书。

6.上级单位对建设项目的检查评比意见，公司对项目的年度检查评比通报。

7.与上级单位签订的建设目标责任书。

8.年度建设计划。

（二）资产运营管理：

归档范围：

所有资产运营管理过程中形成的文件和资料。

包括：

资产评估、变动、备案，资产质押、担保，资产转让、划转，对外投资，筹融资，贷（借）款、周转金，债权债务，资金，资本。

改革改制（含方案、请示批复等）、发展规划、日常经营（含章程、经营范围等）、统计、战略合作、安全生产、应急工作、法律事务、科研创新、企业发展补助，公司对运营企业目标责任书考核等。

永久：

1.上级单位关于筹融资方案、资产转让、项目投资等批复文件。

2.上级单位对于改革改制方案、战略规划、章程、公司主业等批复文件；公司对所属各单位经营范围、改革改制、章程、规划等的重要批复文件。

所属各单位改革改制材料，含方案、请示批复、职代会材料等。

3.上级单位关于运营项目的收费标准等有关批复材料。

4.公司向上级单位报送公司目标任务完成情况的报告。

5.向上级单位报送的重要请示及年度报告（如年度投资计划）等。

6.上级单位及相关部门关于运营船闸的专题会议纪要和重要纪要，如产权转让、对外合作等。

7.上级单位对船闸的检查评比意见，公司对船闸的年度检查评比通报。

8.上级单位对公司下达的经营目标任务。

9.重要资产变动材料（如贷款核销、逾期等，债务减免等文件材料）。

10.公司年度统计年报等年报资料，战略报告等资料。

11.股东会决议等。

12.重大法律纠纷诉讼材料等。

13.省部级科研获奖项目及材料。

14.运营企业养护工程、机电工程重要招投标材料，包括定标记录、合同签办单、合同等（仅指盖公司合同章或公章的）。

15.新通航运营的管理公司开办费的集团批文。

16.签订的重要合同、协议书，及与相关单位签订的资产转让、合作协议。

（三）财务审计：

归档范围：

在财务管理、内外审计工作过程中形成的文件和资料。

包括：

本部日常核算、往来经费结算、与银行间往来、银行授信、内外审计、预算管理、财务管理、税收管理等。

永久：

1.上级单位关于财务预决算等有关批复文件。

2.上级单位对我公司的审计意见及我公司的整改报告。

3.公司年度财务审计报告及对所属各单位的审计报告。

4.公司及所属单位法人审计、离任审计材料。

5.公司财务年报、年度财务报告及年度预算报告。

6.公司对各单位的预算批复（含调整）。

7.公司各项财务制度及办法。

8.公司对上级单位报送的重要请示及年度报告（如年度预算报告等）。

（四）劳动人事：

归档范围：

在机构、人员管理过程中形成的文件和资料。

包括：

组织机构、职务任免、职称评聘，薪酬、班子考核，学习培训、劳资人事、社保医保、境内外考察、部门人员考核等。

永久：

1.上级单位对公司机构成立及领导人员任免的文件。

2.上级单位对公司领导人员任期考核结果；公司对所属单位领导人员考核材料。

3.对公司部门及所属各单位的机构设立变动、机构职责调整、人员任免的文件。

4.人员变动材料：

劳动合同，辞职、调动、退休、死亡的材料。

5.职工花名册、年度劳资报表、社保报表等相关年报资料。

6.公司年度部门及个人考核结果。

（五）党群工作：

归档范围：

在党群工作过程中形成的文件和资料。

包括：

党的建设，精神文明建设，工会工作，纪检监察，团的工作，出国政审、证件，信访工作，先进表彰，企业文化等。

永久：

1.上级单位以上先进个人及集体表彰文件。

2.个人及单位的纪律处分决定。

3.公司党委会、党风廉政会议、公司领导干部民主生活会、职代会等会议形成的相关材料。

4.党内统计年度报表、党员花名册等相关年报资料。

5.外请咨询机构对公司企业文化策划成果。

（六）综合事务：

归档范围：

在事务性工作过程中形成的文件和资料。

包括：

工作计划、工作总结，综合性合同协议，董事会决议，办公会、董事会会议记录，用印记录，收文登记，公司物资采购，年度固定资产台账，车辆管理（采购、报废、保险等），介绍信，综合性会务材料，学会协会会费，领导讲话，公司宣传资料，公司重要活动方案等。

永久：

1.与政府机构、相关单位签订的战略合作等综合性协议。

2.董事会、总经理办公会、每周领导工作例会、专题会议等会议形成的相关材料。

3.年度经济形势分析会、季度经济形势分析会、年度工作会议等会议形成的相关材料。

4.年度公司工作计划（主要工作任务分解表），年度公司工作总结。

5.公司重要宣传材料：

月刊、宣传画册、在省级及以上报刊刊登的新闻稿。

6.公司重大活动材料（如开工、通车典礼，十周年活动等）（含活动通知、策划方案，活动分工等，以及费用签报等）。

7.公司土地证、房产证、资质证等。

8.重大越级群访材料、重复访材料。

9.公司规章制度汇编。

第十四条定期归档原则

（一）凡是在较短时间内对公司本部工作有查考价值的各种形式的文件材料，定为10年保管。

主要包括：

1.公司发文：

活动通知、会议通知、阶段性工作通知等。

2.外单位来文：

规范类文件、需执行的文件（公司按照要求，也开展了相应的活动）等。

3.子公司来文：

报告类文件。

（二）凡是反映公司本部一般性工作活动，在较长时间内对公司本部有查考利用价值的各种形式的文件材料，定为30年保管。

主要包括：

永久及10年以外的所有应归档文件。

第十五条项目办和运营公司来文原则上归入工程建设和资产运营，但牵涉到公司所有单位的全局性工作形成的文件资料则分别放在3-6类范围中。

如：

预算、审计、领导人员考核、领导人员任免、表彰、党群、人事等其他专题。

第十六条不归档的文件材料范围

（一）公司本部的文件材料

1.重份文件。

2.无查考利用价值的事务性、临时性文件。

3.未经会议讨论、未经公司领导审阅和签发的文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿，打印文件的各次校对稿（公司主要领导亲笔修改稿和公司领导的定稿除外）。

（二）上级机关的文件材料

1.上级机关任免、奖惩非本单位工作人员的文件。

2.上级机关征求意见未定稿的文件。

3.上级机关普发参阅、不需要办理的文件材料。

（三）同级单位和非隶属单位的文件材料

1.参加同级单位和非隶属单位召开的会议不需要贯彻执行和无参考价值的文件材料。

2.非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料。

（四）下级单位的文件材料

1.下级单位的各类简报、情况反映等材料。

2.越级抄送的不需要办理的文件材料。

第十七条各种专业档案应严格按照专业档案的有关管理规定执行。

第十八条文件材料整理归档的要求

（一）对应归档的文件材料，须按照文件材料的形成特点，保持文件之间的有机联系，分门别类，区别不同价值整理归档。

归档的文件材料，按照年度、问题特征分类整理归档，严格按照保管期限的规定，以“件”为单位进行拆钉、编页码、装订、分类、排列、编号、加盖归档章、编目、装盒。

（二）归档的文件材料，应将正文与附件、印件与定稿、来文与复文，转发件与被转发件，多种文字形成的同一文件，分别装订排列在一起，不得分开，文件应统一装订装盒。

（三）接收的文件在装盒前，按编号顺序存放，分清年代，以利查找。

跨年度的请示与批复，分别按年度存放，在备考表中加以说明；跨年度的会议文件，放在会议开幕年归档；诉讼案件材料，放在结案年度归档。

（四）归档文件材料的种类、份数及每份文件的总件数均应齐全完整。

第四章档案的借阅和利用

第十九条公司档案室保管的档案为现行档案，主要供公司本部和所属单位查阅使用，不属于对社会开放范围。

第二十条档案工作人员应熟悉所存档案的情况，主动了解公司本部各项工作对利用档案的需求，积极提供服务。

第二十一条借阅档案时，借阅的单位和经办人应说明档案的责任者，形成时间、内容和利用目的，并严格按照程序履行批准和登记。

第二十二条公司本部工作人员因工作需要查阅与其业务有关的文件档案时，可直接向公司档案室借阅，查阅与业务无关的文件档案时，须经公司分管领导批准。

第二十三条借阅党委会议、总经理办公会和专题会议的汇报材料、记录等，须经公司分管领导批准，并只能在调阅室查阅，不得外借。

第二十四条凡外单位来公司本部借阅档案，须持单位介绍信，经公司分管领导批准，方可查阅。

第二十五条借阅档案必须遵守以下规定：

（一）借阅者应逐项填写“档案借阅登记表”。

（二）借阅者要爱护档案，对所借阅的档案要注意保密，保持档案原貌的清洁与安全，不得转借、勾画、涂改、拆散、抽、换和擅自复制，如需复制，应在借阅登记表的注明借阅方式为“复印”。

（三）借阅者如需借出的，必须说明理由，履行借阅手续，限期归还，档案借出时间一般不超过七天。

（四）借阅者出差、出国、休假或调动工作之前，应及时将所借档案全部归还公司档案室。

第五章档案的鉴定和销毁

第二十六条对保管期已满的档案，依据有关规定进行鉴定销毁。

鉴定档案应按照《档案法》和国家档案局颁发的《关于文书档案保管期限的规定》进行。

第二十七条鉴定到期档案，由公司办公室会同有关部门进行。

以卷（盒）为单位的鉴定方法，对拟销毁的案卷逐件进行审查，对需要继续保存的文件材料应拆卷（件）抽出，另外整理归档后再装盒保管。

第二十八条对超过保管期限的档案，经鉴定确定销毁的，应登记造册，报公司分管领导批准后，在有关部门监督下方可销毁。

确定销毁的档案应通过碎纸机集中销毁，并由两人同时监销，监销人员应在销毁清册上签字。

第六章附则

第二十九条本办法自公司总经理办公会审议通过之日起施行。

原《公司本部档案管理办法（试行）》同时废止。