公文写作省科技厅行政公文处理实施办法WORD13页.docx

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省科技厅行政公文处理实施办法

第一章　总则

一、为进一步提升省科技厅公文处理水平，提高公文办理质量，使行政公文的内容和形式规范化、科学化，增加公文的严肃性、权威性，根据《国家行政机关公文处理办法》、《山西省人民政府关于进一步规范和加强公文处理工作的意见》和省政府办公厅有关公文处理的规定和要求，结合省科技厅实际，制定本办法。

　　二、省科技厅公文是省科技厅根据省政府赋予的职能，在行使行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

　　三、公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

　四、公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确，并严格执行保密法律、法规和有关保密规定，确保国家秘密的安全。

　　五、省科技厅各处室负责人应当高度重视公文处理工作，遵守本办法并加强对本处室公文处理工作的领导和检查。

　　六、省科技厅办公室是省科技厅公文处理的管理机构，主管厅机关公文的处理工作。

第二章　常用公文种类

　　七、省科技厅常用行政公文（以下简称公文）种类主要有：

（一）决定

　适用于对重要事项或重大行动做出安排；奖惩有关单位及人员；变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

（二）通告

　适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

　（三）通知

　适用于批转下级单位的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

　（四）通报

　适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

　（五）报告

　　适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

　（六）请示

　　适用于向上级机关请求指示、批准。

　　（七）批复

　　适用于答复下级单位的请示事项。

　　（八）意见

　　适用于对重要问题提出见解和处理办法。

　　（九）函

　　适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复事项。

　　（十）会议纪要

　　适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章　公文格式

八、省科技厅公文一般由发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

如涉及秘密的公文须标明秘密等级和保密期限，紧急公文须标明紧急程度。

（一）发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称。

与行政机关联合行文，主办机关排列在前；与其他同级或相应机关、群团联合行文，按照党、政、军、群顺序排列。

省科技厅为主办机关的联合行文，只标明省科技厅发文字号。

（二）上行文应当在首页注明签发人、会签人姓名。

并应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

　　（三）公文的标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。

公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（四）主送机关指公文的主要受理机关，抄送机关指除主送机关外需要执行或者周知公文内容的其它机关。

主、抄送机关均使用规范化简称或者全称。

“会议纪要”的主送机关置于文件版记中。

（五）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

附件标题应注在公文正文末尾之下，发文日期、印章之上。

　　（六）公文除会议纪要和电报外，应当加盖发文机关印章。

多个机关联发的公文，联合发文机关都应加盖印章。

　　（七）成文日期以负责人签发的日期为准；联合或会签的公文以最后签发机关负责人的签发日期为准。

电报以发出日期为准。

　　（八）公文如有发放范围、使用要求等需说明的其他事项，应当在附注栏标注。

附注居左加圆括号标识在成文日期下一行。

“请示、报告”应当在附注栏注明联系人的姓名和电话。

　　（九）公文应当标注主题词，以便于揭示公文的内容和形式，便于归档和查询。

除类别词外，主题词最多不超过5个。

上行文应当分别按上级机关的主题词表标注。

（十）涉及秘密的公文分为“绝密”、“机密”、“秘密”级公文，应当标明份数序号，秘密等级和保密期限严格按照国家保密工作部门的规定确定。

　　（十一）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

紧急程度的划分要从实际出发。

九、省科技厅主要文件适用范围为：

（一）山西省科学技术厅代字为“晋科发、晋科×发”的文件，主要适用于传达贯彻党和国家的方针、政策、指示；采取行政措施公开发布规范性文件和决定；向省委、省政府和国务院各部门报告、请示工作；向下级科技主管部门部署重要工作和处理重要问题及按照上级规定应当行文的事项。

其中上行文适用于向省委、省政府和国务院各部门报告、请示工作。

联合发文适用于省科技厅主办与其他部门联合行文。

（二）山西省科学技术厅代字为“晋科函、晋科办函”的文件：

主要适用于某类具体事项，一般包括向有关部门报送材料，联系、商洽具体工作事宜；通知会议，批复专门事项的请示。

第四章　行文规则

　　十、行文应当确有必要，注重效用。

十一、行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

省科技厅内设机构除办公室外不得对外正式行文。

　　十二、省科技厅及其办公室可以向上级机关及其办公部门行文；可以向不相隶属的同级单位行文；也可以向各市级科技部门和省科技厅各直属单位行文。

不相隶属的机关之间行文，适用“函”这一商洽性公文，不能采用指令性、指导性和规范性公文文种。

　　十三、省科技厅可以与同级的党委、政府、军队、人民团体、具有行政职能的事业单位以及市级政府联合行文。

十四、向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。

　十五、公文内容涉及两个以上处室职责的，主办处室应主动与有关处室会签。

经会签同意并没有分歧意见的，方可报厅办公室履行公文处理程序。

　　十六、“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关，一般不得越级行文。

　“报告”不得夹带请示事项。

十七、除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以省科技厅及其办公室名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

第五章　公文办理

　　十八、公文办理分为收文办理和发文办理。

省科技厅建立非涉密的电子政务系统，对一般收文、发文办理程序应在电子政务系统中运行。

对非电子运行的公文，同样依据本办法处理。

　　十九、收文办理一般包括签收、登记、批办（拟办）、承办、催办等程序。

凡主送省科技厅的公文，由厅办公室签收并统一登记编号。

二十、省科技厅收到上级机关下发或交办的公文，由厅办公室负责人提出拟办意见，送厅领导批示后办理；省科技厅收到其他需要办理的公文，由厅办公室登记，职责明确的，直接交有关处室办理；涉及两个以上处室或职责不明确的，由厅办公室负责人提出拟办意见后，转有关处室办理。

二十一、各处室收到交办公文后，应当由专人负责承办。

对不属于本处室职责或者不适宜承办的公文，应当及时退回厅办公室并说明理由；需要办理的公文，经处室负责人阅批后及时办理；对有时限要求或需反馈的公文，应及时将处理情况和结果反馈厅办公室。

　　二十二、发文办理的过程包括拟稿、审定、审核、签发、核签、缮印、用印、登记、分发。

　　二十三、发文本着精简、统一、效能的原则，严格控制发文数量。

凡能通过口头形式解决和处理的事项，不发文件；凡是已发过文件的事项，不再重复发文。

　　二十四、草拟公文的具体要求：

（一）符合法律、法规和方针、政策及其他有关规定。

如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。

（二）情况属实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，文本规范，标点符号正确，篇幅力求简短。

　　（三）公文的文种应当根据行文目的、省科技厅的职权和与主送机关的行文关系确定。

　　（四）紧急公文，应当体现紧急的原因，已标明紧急程度的，标题中不再标注“紧急”字样；标题中出现“紧急”字样的，则不再标注紧急程度。

　　（五）人名、地名、数字、引文准确。

引用公文应当先引标题，后引发文字号。

引用外文应当先注明中文含义。

日期应当写具体的年、月、日。

　　（六）结构层次序数分级应当为“一、”，“

（一）”，“1．”，“

（1）”。

结构层次序数可越级使用，但不能逆用。

规范性公文的结构层次序数，视需要可分为章、条、款、项、目。

　（七）应当使用法定计量单位。

　　（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。

使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

　　二十五、承办草拟公文的处室负责人，应当进行认真审定草拟公文。

应当对是否符合法律、法规和方针、政策规定；是否涉及其它单位的职能；业务内容是否正确；文字表述和数据是否准确等进行重点审核，严格进行保密审查，并根据《中华人民共和国政府信息公开条例》等法规文件，确定公文“公开”、“依申请公开”、“不公开”的形式。

　　二十六、处室负责人审定后的公文送达厅办公室审核。

审核的重点是：

是否确需发文，相关处室是否已会签，发文方式是否妥当，是否符合发文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。

审核后厅办公室按公文处理程序呈报厅领导审签。

　二十七、省科技厅领导同志按照权限和分工审批公文：

（一）向省委、省政府报送的请示、报告等上行文，经分管领导审核签署意见后，由厅长签发。

（二）上行文以外的厅发文，可由分管副厅长签发，其中涉及其他厅领导分管工作的，须经有关厅领导签署意见；重要的由厅长签发。

　　（三）厅发函，可由分管厅领导签发，其中涉及其他厅领导分管工作的，须经有关厅领导签署意见；重要的由厅长签发。

二十八、公文一经签发原则上不得改动，如确需改动，必须履行公文修改审批程序；需要对文稿进行实质性修改的，应经签发人审签同意后归档。

二十九、厅办公室负责人负责对公文核签。

　　三十、公文由主办处室校对，由厅办公室统一印制。

三十一、其它部门主办，需省科技厅会签的公文，由厅办公室登记，并分送有关业务处室为厅领导提供书面审签参考意见。

参考意见的内容应当包括：

修改意见及理由、是否签署的明确意见。

　　三十二、省科技厅公文内容涉及有关部门或地方职能的，由主办处室事先与有关部门或地方进行协商后方可行文。

　　联合上报的公文，会签意见出现分歧时，省科技厅主要负责人出面协调仍不能达成一致的，应将有关部门或地方的意见及依据列明，并将有关部门或地方的正式意见（或协调会议纪要）作为附件，经有关部门或地方主要负责人会签后，方可上报。

第六章　公文归档

　　三十三、凡办理完毕的公文，承办处室均须按照《山西省科技厅档案管理办法》（晋科办发[2007]100号）及有关规定交厅办公室归档。

　　个人不得保存应当归档的公文。

　　三十四、工作人员调离原岗位时，应主动整理、移交其经办或保存的公文。

　　三十五、省科技厅为主办单位的联合发文，原件由省科技厅保存；省科技厅为非主办单位的联合发文，省科技厅保存成文。

　　三十六、公文的立卷归档应根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，及时将公文文稿进行分类、立卷、归档。

　　三十七、归档范围内的公文应当确定保管期限，按照规定定期向档案部门移交。

第七章　公文管理

　三十八、各处室应当依据本办法建立健全本处室公文处理的工作规则。

三十九、上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的外，其他涉密文件履行翻印程序后方可翻印。

翻印上级机关的文件要严格控制份数，并按原件保管。

四十、公开省科技厅公文应按照有关条例、规定执行。

四十一、省科技厅公文复印件作为正式件专用时，应当加盖省科技厅明章。

　　四十二、公文被撤销，视作自始不发生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

　　四十三、不具备归档和存查价值的公文，由厅办公室统一组织销毁。

四十四、规范性文件上报备案，按《山西省规范性文件制定与备案规定》、《山西省行政机关规范性文件制定程序暂行办法》办理。

涉及其他方面的公文，依照有关规定处理。

四十五、涉密公文的使用和管理，按照有关规定执行。

　　四十六、本办法由省科技厅办公室负责解释。

四十七、本办法自印发之日起施行。

厅直属单位公文处理可参照本办法执行。