38号附件工程竣工资料归档规定.docx

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38号附件工程竣工资料归档规定

中国中煤能源集团有限公司

鄂尔多斯图克工业项目区

年产200万吨合成氨350万吨尿素项目

一期年产100万吨合成氨175万吨尿素工程

工程竣工资料归档规定

用于实施

2011-07

张立新

马路宏

版次

说明

日期

编制

审核

审定

批准

1目的3

2适用范围3

3职责3

4工程竣工文件的收集3

5工程竣工文件质量要求3

6工程竣工文件的编制4

7工程竣工文件的整理与归档6

1目的

为了规范中煤集团鄂尔多斯能源化工有限公司工程竣工文件归档与整理，特制订本规定。

2适用范围

本规定适用于参与中煤集团鄂尔多斯图克化肥项目工程建设的所有参与方，包括业主、监理单位、工程质量监督机构、EPC承包商、施工承包商等。

3职责

3.1工程项目竣工文件的收集、整理、归档和移交应与项目的立项准备、建设和竣工验收同步进行。

项目档案应完整、准确、系统。

3.2公司档案室负责组织、协调和指导承包商、供应商编制工程项目竣工文件。

3.3承包商、供应商应根据要求，完成各自职责范围或合同规定的竣工文件的编制和项目文件整理、归档工作。

4工程竣工文件的收集

4.1项目准备阶段

●设计单位负责收集、积累勘察、设计文件，并按规定向建设单位档案部门提交有关设计基础资料和设计文件。

4.2项目施工阶段

●由各分包商负责其分包项目全部文件的收集、积累、整理，并提交总承包商汇总；项目监理单位负责收集、积累项目监理文件。

●业主委托的项目监理单位负责监督、检查项目建设中文件收集、积累和完整、准确、系统情况，审核、签署竣工文件，并向业主提交有关专项报告、验证材料及其他监理文件。

4.3收集范围

项目文件归档范围和保管期限见附录A。

5工程竣工文件质量要求

5.1标准和规范

DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》

GB/T50328-2001《建设工程文件归档整理规范》

GB/T11822-2008《科学技术档案案卷构成的一般要求》

GB/T10609.3-2009《技术制图复制图的折叠方法》

5.2字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字认可手续完备。

5.3书写材料时必须用能长期保存的毛笔、碳素或蓝黑墨水的钢笔、签字笔书写。

5.4凡为易褪色材料（如复写纸、热敏纸等）形成的并需要永久和长期保存的文件，应附一份复印件。

5.5复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求。

5.6录音、录像文件应保证载体的有效性，要有完整、简明的文字说明。

5.7长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘，并且必须形成相应的纸质文件归档。

6工程竣工文件的编制

6.1竣工文件编制要求

●项目施工及调试完成后，施工单位、监理单位应根据合同规定的要求编制项目竣工文件。

●竣工文件由施工单位负责编制，监理单位负责审核签认。

文件要求用A4纸打印；提交正本一份,副本三份。

●对施工文件、施工图及设备技术文件的准确性和更改情况进行核实，并按要求修改或补充标注到相应的文件上。

●与施工图有关的设计变更、现场洽商和材料变更（复印件）应与竣工图编在一起（原件单独组卷）。

6.2.竣工图编制要求

●项目竣工时要编制竣工图。

项目竣工图应由施工单位负责编制，监理单位负责审核并签字。

●竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况。

●按施工图施工没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖并签署竣工图章。

●一般性图纸变更及符合更改要求的变更，可在原图上更改，加盖并签署竣工图章。

●涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变及图面变更面积超过35%的，应重新绘制竣工图。

重绘图按原图编号，注明版本，在新图图标内标注“竣工阶段”，加盖并签署竣工图章。

●同一建筑物、构筑物重复的标准图、通用图可不编入竣工图中，但应在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明；不同建筑物、构筑物应分别编制。

●竣工图图幅应按GB/T10609.3要求统一折叠。

●编制竣工图总说明及各专业的编制说明，叙述竣工图编制原则、各专业目录及编制情况。

6.3竣工图的更改方法

●文字、数字更改一般是杠改；线条更改一般是划改；局部图形更改可以圈出更改部位，在原图空白处重新绘制。

●利用施工图更改，应在更改处注明更改依据文件的名称、日期、编号和条款号。

●无法在图纸上表达清楚的，应在标题栏上方或左边用文字说明。

●图上各种引出说明应与图框平行，引出线不交叉，不遮盖其它线条。

●有关施工技术要求或材料明细表等有文字更改的，应在修改变更处进行杠改，当更改内容较多时，可采用注记说明。

●新增加的文字说明，应在其涉及的竣工图上作相应的添加和变更。

6.4.竣工图章的使用

●竣工图章内容、尺寸如图1所示。

竣工图

施工单位

编制人

审核人

技术负责人

编制日期

监理单位

总监

现场监理

单位为毫米，总宽80毫米（每列宽20毫米），总高50毫米（最下5行为7毫米）。

图1竣工图章

●所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章。

竣工图章中的内容填写应齐全、清楚，不得代签。

●竣工图章应使用红色印泥，盖在标题栏附近空白处。

6.5竣工图的审核

●竣工图编制完成后，监理单位应督促和协助竣工图编制单位检查其竣工图编制情况，发现不准确或短缺时要及时修改和补齐。

●竣工图内容应与施工图设计、设计变更、洽商、材料变更、施工及质检记录相符合。

●竣工图以单项工程为归档单位，按单位工程或专业编制，并配有详细编制说明和目录。

●编制竣工图时应使用新的施工图，按要求由编制单位逐张加盖并签署竣工图章。

竣工图章中的内容填写应齐全、清楚、不得代签（编制单位、监理单位、技术人员签字）。

●一张更改通知单涉及多图的，如果图纸不在同一卷册的，应将复印件附在有关卷册中，或在备考表中说明。

●国外引进项目、引进技术或由外方承包的建设项目，外方提供的竣工图应由外方签字确认。

6.6竣工图套数

提交的项目竣工图及交工技术文件纸质文件为四套、电子版四套，由施工单位向业主移交。

6.7编制竣工图的费用

●编制竣工图所需的费用，由施工单位承担。

●因修改需重新绘图的，除合同规定外，应由设计单位负责绘制新图的费用。

6.8合同要求

●设计合同：

规定应提交的施工图套数并预留四套施工图用以编制竣工图，因修改需重新绘图的，应由设计单位负责绘制新图。

不按要求执行的应令其改正或酌情扣减合同价款。

●施工合同：

竣工文件（含竣工图）由施工单位负责编制和提交，监理单位负责审核。

项目档案的名称：

——项目（第一层）

——单项工程名称（第二层）

——单位工程或专业名称（第三层）

——第X卷第X册（第四层）

内容：

见《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》附录A。

版本：

最终版

套数：

一套（正本）三套（副本）其中副本签字（手签）盖红章，监理负责监督审查。

时间：

竣工验收后三个月内

费用：

施工单位承担

违约责任：

施工单位不执行上述规定的不予结算工程款，对于不完全执行的应酌情扣除工程质量保证金。

总平面的编制：

业主委托有资质的单位编制项目总平面图和综合管线竣工图。

●监理合同：

监理单位对竣工文件负有审核和向业主提交监理档案的责任。

7工程竣工文件的整理与归档

7.1项目文件的整理

●建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家有关规定，并按业主档案管理的要求，由文件形成单位进行整理。

●勘察、设计单位形成的基础材料和项目设计文件，应按项目或专业整理。

●施工技术文件应按单项工程的专业、阶段整理；检查验收记录、质量评定及监理文件按单位工程整理。

●设备、技术、工艺、专利及商检索赔文件应由承办单位整理；现场使用的译文及安装、调试形成的非标准图、竣工图、设计变更、试运行及维护中形成的文件、工程事故处理文件由施工单位整理。

7.2项目文件的组卷

●组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。

●项目竣工图按公司建设项目档案分类编号规则组卷：

●项目施工文件按单项工程、单位工程/装置、专业组卷；

●设备文件按专业、台件等组卷；管理性文件按问题、时间或项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷；

●监理文件按文种组卷；原材料试验按单项工程、单位工程组卷。

7.3案卷与卷内文件的排列

●管理性文件按问题、时间或重要程度排列。

●施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列。

●设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列。

●竣工图按专业、图号排列。

●卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。

7.4案卷编目

●卷内文件页号的编写

卷内文件有书写内容的页面均应编写页号，页号编写位置：

单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角；图样的页号编写在右下角，或标题栏外右上方。

成套图样或印刷成册文件，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其它科技文件材料组成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。

各卷之间不连续编页号。

卷内目录、卷内备考表不编写页号。

●卷内目录的编制（见附录B承包商归档文件格式要求）

●案卷封面和脊背的编制（见附录B承包商归档文件格式要求）

●卷内备考表（见附录B承包商归档文件格式要求）

7.5案卷装订要求

●文字材料可采用整卷装订形式；图纸应按GB/T10609.统一折叠。

●案卷内不应有金属物。

●案卷内不同幅面的科技文件材料要折叠为统一幅面，破损的要先修复。

幅面采用国家标准A4型

（297mm×210mm），图样折叠时标题栏露在右下角。

●外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式。

7.6卷皮、卷内表格规格及制成材料（见附录B承包商归档文件格式要求）

7.7声像材料整理

声像材料整理时应附文字说明，对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行著录。

7.8项目文件的归档

●各承包商应在建设项目完成后，将经整理、编目后所形成的项目文件按合同协议规定的要求，向业主档案管理机构归档。

●根据基本建设程序和项目特点，归档在单项工程完成并通过竣工验收后与竣工验收文件一并归档。

●归档文件应完整、成套、系统。

应记述和反映建设项目的规划、设计、施工及竣工验收的全过程；真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况，图物相符、技术数据可靠、签字手续完备；文件质量应符合本文中项目文件质量要求。

●外文资料应将题名、卷内章节目录译成中文；经翻译人、审校人签署的译文稿与原文一起归档。

7.9项目文件的归档审查

●承包商在项目竣工文件收集、编制和整理后，应依次由竣工文件的编制方、质监部门、监理部门对文件的完整、准确情况和案卷质量进行审查或三方会审；经业主单位确认并办理交接手续后连同审查记录全部交业主存档。

7.10项目文件的归档时间

●在单项工程完工后三个月内，承包商（分包商）应将各自的项目文件汇总整理，将项目文件向业主归档。

7.11竣工档案的整理

●项目档案的汇总整理在业主的组织下根据公司建设项目档案分类编号规则进行。

●依据公司建设项目档案分类编号规则对全部项目档案进行统一的分类和编号（承包商可用铅笔临时填写档案号）。

●对全部项目档案进行清点、编目，并编制项目档案案卷目录及档案整理情况说明。

●执行国家及本行业的技术规范及各种技术文件表格。

7.12项目档案的移交

●项目档案验收合格后，承包商应按合同及规定的要求，向业主办理档案移交。

移交时应填写项目档案移交清单，以此作为项目竣工的依据。

附录A

国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表

序号

归档文件

保管期限

建设单位

施工单位

设计单位

可行性研究、任务书

1.1

项目建议书及报批文件

永久

长期

1.2

项目选址意见书及其报批文件

永久

长期

1.3

可行性研究报告及其评估、报批文件

永久

长期

1.4

项目评估（包括借贷承诺评估）、论证文件

永久

长期

1.5

环境预测、调查报告、环境影响报告书和批复

永久

长期

1.6

设计任务书、计划任务书、报批文件

永久

设计基础文件

2.1

工程地质、水文地质、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明

永久

2.2

地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录

永久

长期

2.3

水文、气象、地震等其它设计基础资料

永久

长期

设计文件

3.1

总体规划设计

永久

3.2

方案设计

永久

3.3

初步设计及其报批文件

永久

3.4

技术设计

永久

3.5

施工图设计

永久

2.6

技术秘密材料、专利文件

永久

3.7

工程设计计算书

长期

3.8

关键技术试验

永久

3.9

设计评价、鉴定及审批

永久

项目管理文件

4.1

征地、移民文件

4.1.1

征用土地申请、批准文件、红线图、坐标图、行政区域图

永久

4.1.2

征地移民拆迁、安置、补偿批准文件、协议书

永久

4.1.3

建设前原始地形、地貌的状况图、照片

永久

4.1.4

施工执照

永久

4.2

计划、投资、统计、管理文件

4.2.1

有关投资、进度、物资、工程量的建议计划、实施计划和调整计划

长期

4.2.2

概算、预算管理、差价管理文件

长期

4.2.3

合同变更、索赔等涉及法律事务的文件

长期

4.2.4

规程、规范、标准、规划、方案、规定等文件

长期

4.2.5

招标文件审查、技术设计审查、技术协议

长期

4.2.6

投资、进度、质量、安全、合同控制文件

长期

4.3

招标投标、承发包合同协议

4.3.1

招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件

长期

4.3.2

投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件

长期

4.3.3

开标议程、开标大会签字表、报价表、评标纪律、评标人员签字表、评标记录、报告

长期

4.3.4

中标通知书

长期

4.3.5

合同谈判纪要、合同审查文件、合同书、合同变更文件

永久

长期

4.4

专项申请、批复文件

4.4.1

环境保护、劳动安全、卫生、消防、人防、规划等文件

永久

4.4.2

水、暖、电、煤气、通信、排水等配套协议文件

长期

4.4.3

原料、材料、燃料供应等来源协议文件

长期

施工文件

5.1

建筑施工文件

5.1.1

开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要

长期

5.1.2

施工组织设计、方案及报批文件、施工计划、施工技术及安全措施文件、施工工艺文件

长期

5.1.3

原材料及构件出厂证职、质量鉴定、复验单

长期

5.1.4

建筑材料试验报告

长期

5.1.5

设计变更通知、工程更改洽商单、材料代用核定审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等

永久

长期

5.1.6

施工定位（水准点、导线点、基准线、控制点等）测量、复核记录、地质勘探

永久

长期

5.1.7

土（岩）试验报告、基础处理、基础工程施工图、桩基工程记录、地基验槽记录

永久

长期

5.1.8

施工日记、大事记

长期

5.1.9

隐蔽工程验收记录

永久

长期

5.1.10

各类工程记录及测试、沉降、位移、变形监测记录、事故处理报告

永久

长期

5.1.11

工程质量检查、评定

永久

长期

5.1.12

技术总结、施工预、决算

5.1.13

交工验收记录证明

永久

长期

5.1.14

竣工报告、竣工验收报告

永久

5.1.15

竣工图

永久

长期

5.1.16

声像材料

长期

5.2

设备及管线安装施工文件

5.2.1

开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要

长期

5.2.2

施工组织设计、方案及其报批文件、施工计划、技术措施文件

长期

5.2.3

原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单

长期

5.2.4

建筑材料试验报告

长期

5.2.5

设计变更通知、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等

永久

长期

5.2.6

焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录

永久

长期

5.2.7

隐蔽工程检查验收记录

永久

长期

5.2.8

强度、密闭性试验报告

长期

5.2.9

设备、网络调试记录

长期

5.2.10

施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告

长期

5.2.11

系统调试、试验记录

长期

5.2.12

管线清洗、试压、通水、通气、消毒等记录

短期

长期

5.2.13

管线标高、位置、坡度测量记录

长期

5.2.14

中间交工验收记录证明、工程质量评定

永久

长期

5.2.15

竣工报告、竣工验收报告、施工预、决算

永久

长期

5.2.16

竣工图

永久

长期

5.2.17

声像材料

长期

5.3

电气、仪表安装施工文件

5.3.1

开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要

长期

5.3.2

施工组织设计、施工及其报批文件、施工计划、技术措施文件

短期

长期

5.3.3

原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单

长期

5.3.4

建筑材料试验报告

长期

5.3.5

设计变更通知、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等

永久

长期

5.3.6

系统调试、整定记录

长期

5.3.7

绝缘、接地电阻等性能测试、校核记录

长期

5.3.8

材料、设备明细表及检验记录、施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告

永久

长期

5.3.9

操作、联动试验

短期

长期

5.3.10

电气装置交接记录

短期

长期

5.3.11

中间交工验收记录、工程质量评定

永久

长期

5.3.12

竣工报告、竣工验收报告

永久

长期

5.3.13

竣工图

永久

长期

5.3.14

声像材料

长期

监理文件

监理单位

6.1

施工监理文件、资料

6.1.1

监理合同协议、监理大纲、监理规划、细则及批复

长期

6.1.2

施工及设备器材供应单位资质审核、设备、材料报审

长期

6.1.3

施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施审核、施工进度、延长工期、索赔、及付款报审

长期

6.1.4

开（停、复、返）工令、许可证、中间验收证明书

长期

6.1.5

设计变更、材料、零部件、设备代用审批

长期

6.1.6

监理通知、协调会审纪要、监理工程师指令、指示、来往函件

长期

6.1.7

工程材料监理检查、复检、实验记录、报告

长期

6.1.8

监理日志、监理周（月、季、年）报、备忘录

长期

6.1.9

各项测控量成果及复核文件、外观、质量、文件等检查、抽查记录

长期

6.1.10

施工质量检查分析评估、工程质量事故、施工安全事故报告

长期

6.1.11

工程进度计划、实施、分析统计文件

长期

6.1.12

变更价格审查、支付审批、索赔处理文件

长期

6.1.13

单元工程检查及开工（开仓）签证、工程分部分项质量认证、评估

长期

6.1.14

主要材料及工程投资计划、完成报表

长期

6.2

设备采购、监造工作监理资料

长期

6.2.1

设备采购委托监理合同、采购方案、监造计划

长期

6.2.2

市场调查、考察报告

长期

6.2.3

设备制造的检验计划和检验要求、检验记录及试验报告、分包单位资格报审表

长期

6.2.4

原材料、零配件等的质量证明文件和检验报告

长期

6.2.5

开动、复工报审表、暂停令

长期

6.2.6

会议纪要、来往文件

长期

6.2.7

监理工程师通知单、监理工作联系单

长期

6.2.8

监理日志、监理月报

长期

6.2.9

质量事故处理文件、设备制造索赔文件

长期

6.2.10

设备验收、交接文件、支付证书和设备制造结算审核文件

长期

6.2.11

设备采购、监造工作总结

长期

6.3

监理工作声像材料

长期

工艺设备文件

设计单位

7.1

工艺说明、规程、路线、试验、技术总结

长期

7.2

产品检验、包装、工装图、检测记录

长期

7.3

设备、材料采购、招投标文件、合同、出厂质量合格证明

长期

7.4

设备、材料装箱单、开箱记录、工具单、备品备件单

长期

7.5

设备图纸、使用说明书、零部件目录

长期

7.6

设备测绘、验收记录及索赔文件

长期

7.7

设备安装调试、测定数据、性能鉴定

长期

科研项目

8.1

开题报告、任务书、批准书

永久

8.2

协议书、委托书、合同

永久

8.3

研究方案、计划、调查研究报告

永久

8.4

试验记录、图表、照片

永久

8.5

实验分

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