Office办公自动化教案.docx

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Office办公自动化教案

全国职业技能教育用书

金企鹅计算机畅销书系列

Office办公自动化教案

新华教育（北京）研究院主编

教师介绍

⏹姓名:

刁俊芳

⏹主授课程:

计算机基础、办公自动化、Indesign等

⏹职级:

高级主讲

课程介绍

⏹该课程主要讲述Office办公自动化组件中的三个常用组件，即Word字处理软件、Excel电子表格制作软件和PowerPoint演示文稿制作软件的应用。

⏹在Word版块中,主要讲述了其使用方法与技巧，主要内容包括其基础知识、文档操作、图文混排、表格制作、模板和样式、版面设计、打印输出和公式编辑与自动校正等知识点。

本版块的目标是让学员掌握字处理软件Word在日常办公中的应用。

总学时安排

课时总计：

60学时

⏹Word篇（33学时）

⏹Excel篇（18学时）

⏹PowerPoint篇（9学时）

Word篇

⏹第1章Word2003快速入门（3课时）

⏹第2章文档的编辑与格式化（6课时）

⏹第3章图文混排（6课时）

⏹第4章模板与样式（3课时）

⏹第5章表格制作及应用（6课时）

⏹第6章版面设计与打印输出（3课时）

⏹第7章公式编辑与自动更正（3课时）

⏹复习（3课时）

授课方法介绍

⏹所见即所得

⏹先行后知

⏹先知后行

第1章Word2003快速入门

⏹主要知识点

一、Offie2003的组成（了解）

二、Word2003的功能（了解）

三、Word2003的启动与退出（掌握）

四、Word2003的窗口界面组及操作（掌握）

五、文档的基本操作（掌握）

六、帮助的使用（了解）

重点难点分析

⏹重点:

☐Word2003的启动与退出

☐文档的基本操作

⏹难点:

☐Word2003的窗口界面组及操作

一、Offie2003的组成

⏹MicrosoftWord2003文字处理

⏹MicrosoftExcel2003电子表格

⏹MicrosoftPowerpoint2003演示文稿

⏹MicrosoftAccess2003数据管理

⏹MicrosoftOutlook2003邮件及信息管理

⏹MicrosoftInfoPath2003动态表单创建与管理

⏹MicrosoftPublisher2003

企业发布和营销材料制作程序

二、Word2003的功能

Word2003是Microsoft公司推出的办公软件Office2003中的组件之一，它可以方便地打字排版、制作表格和处理图形，是目前最流行的文字处理软件之一。

本节主要讲述Word2003的功能，通过本节的学习，应对Word2003的功能有深入的了解。

其具体内容如下。

二、Word2003的功能

⏹Word2003在文字处理方面的功能

⏹Word2003在字、表、图编辑方面的功能

⏹Word2003在文章修饰方面的功能

⏹使用样式和模板处理标准化的文档

⏹Word2003与Office2003其他组件的联合应用能力

⏹Word2003在工作组协同工作方面的功能

三、Word启动与退出

1、启动

Ø双击桌面的快捷图标

Ø右击→打开

Ø执行“开始→运行”命令，输入“winword”，单击“确定”。

三、Word启动与退出

Ø执行“开始→程序→MicrosoftOffice→MicrosoftOfficeWord2003”命令

三、Word启动与退出

其实,我们如果打开一个文档时,也会首先启动应用程序。

2、退出

Ø标题栏上的“关闭”按钮

Ø双击标题栏左侧的“Word”图标（控制菜单图标）

Ø右击标题栏→关闭

Ø执行“文件→退出”命令

ØAlt+F4

四、Word2003的窗口界面组及操作

1、界面组成介绍：

⏹标题栏

标题栏是位于窗口最上方的区域，其左端显示当前文档的名称，最右端是三个窗口控制按钮。

⏹菜单栏

在标题材栏的下方是菜单栏，菜单栏是编辑文档所需的各种命令的集合，的菜单有文件、编辑、视图、插入、格式、工具、表格、窗口及帮助等。

四、Word2003的窗口界面组及操作

⏹工具栏

带有按钮和选取项的工具条，使用这些按钮和先项可执行命令。

经常使用的工具栏有常用、格式、绘图、表格和边框等。

⏹标尺

标尺是用于控制文稿排版的，水平标尺栏与垂直标尺栏分别约束文稿的宽度和长度。

⏹滚动条

用于浏览屏幕信息。

四、Word2003的窗口界面组及操作

⏹状态栏

用于显示当前应用程序的操作状态、特殊键的状态，以及显示计算的结果等。

⏹任务窗格

任务窗格是从OfficeXP版本开始的新增功能，利用它可以轻松地访问或执行各种任务。

⏹视图标签

用于快速切换各种视图模式。

四、Word2003的窗口界面组成及操作

⏹编辑区

是Word中编辑和显示文档的地方，用户可以在工作区中输入修改等操作。

2、界面操作

⏹菜单栏

1）删除菜单项、菜单命令

方法：

打开“自定义”对话框，选择要删除的“菜单项”或“菜单”命令，按住左键拖离菜单栏和工具栏所在的区域即可。

四、Word2003的窗口界面组成及操作

Ø打开“自定义”对话框的方法:

Ø执行“工具→自定义”命令；

Ø执行“视图→工具栏→自定义”命令；

Ø右击“菜单栏”、“工具栏”的空白处，选择“自定义”命令；

四、Word2003的窗口界面组成及操作

2）添加菜单项、菜单命令

Ø添加菜单项方法：

打开“自定义”对话框，选择“命令”选项卡，在“类别”区域中选择“内置菜单”，在“命令”区域选择要添加的“菜单项”（例如文件、格式、工作等），按住鼠标左键拖动到“菜单栏”至合适的位置，释放左键即可。

Ø添加菜单命令的方法：

打开“自定义”对话框，选择“命令”选项卡，在“类别”区域中选择一个“菜单项”，在“命令”区域选择要添加的“菜单命令”，按住鼠标左键，拖动至相应的“菜单项”下至合适位置，释放左键即可。

四、Word2003的窗口界面组成及操作

⏹工具栏

1）工具栏的显示与隐藏方法：

☐执行“视图→工具栏→……”命令；如右图所示。

☐右击“工具栏、菜单栏”空白处，如右图箭头所示，选择“……”

四、Word2003的窗口界面组成及操作

２）执行“工具→自定义”命令，选择“工具栏”选项卡，再选择相应的工具栏。

“关闭”对话框即可。

如右图所示。

四、Word2003的窗口界面组成及操作

以上三种方法均可以实现工具栏的显示与隐藏。

若工具栏处于“选中”状态，则显示；否则隐藏。

注：

对于“绘图”工具栏，可以单击“常用”工具栏上的“绘图”按钮来显示或隐藏；对于“表格和边框”工具栏，也可以单击“常用”工具栏上的“表格和边框”按钮来显示或隐藏。

对于“艺术字、图片”工具栏，可以单击或右击“艺术字、图片”来显示。

四、Word2003的窗口界面组成及操作

单击“工具栏”上的关闭按钮，也可以隐藏

相应的“工具栏”。

2）工具栏上按钮的添加与删除

方法：

单击“工具栏”右侧的下三角按钮（），选择“添加或删除按钮”→“工具栏”，再选择相应的“命令”即可。

四、Word2003的窗口界面组成及操作

选择“添加或删除按钮”→“常用”，再单击相应的命令。

执行过程如右图所示。

同样,若选中,则添加;否则删除。

四、Word2003的窗口界面组成及操作

⏹标尺

1）标尺的显示与隐藏

方法：

执行“视图→标尺”命令即可。

（选中，显示；否则隐藏）

注：

垂直标尺只在页面视图下显示。

2）如何隐藏或显示页面视图下的垂直标尺

方法：

执行“工具→选项”命令，选择“视图”选

项卡，选中或取消“垂直标尺”选项，单

四、Word2003的窗口界面组成及操作

击“确定即可。

如下图所示。

四、Word2003的窗口界面组成及操作

3）标尺的刻度更改

方法：

执行“工具→选项”命令，选择“常规”选

项卡，在“度量单位”区域中取消“使用字符单

位”，然后选择单位“英寸、厘米、毫米、磅或

十二点活字”中的任一种，单击“确定”即可。

如下图所示。

注：

若选中“使用字符单位”，无论如何更改度

量单位，标尺的刻度都不会发生变化。

四、Word2003的窗口界面组成及操作

⏹滚动条、状态栏

显示与隐藏的方法：

执行“工具→选项”命令，选择“视图”选项卡，选中“水平滚动条、垂直滚动条、状态栏”则显示，否则隐藏。

⏹视图方式

1）视图方式介绍：

Ø页面视图：

所见即所得，是2003的默认视图

Ø普通视图：

显示速度快,适合录入文字，可

四、Word2003的窗口界面组成及操作

显示各类手工分隔符,不显示页边距.页眉.页脚等

ØWEB版式：

与INTERNET连接时，能按HTML语言描述的格式显示文件，可显示超链接、文字动画、各种背景和底纹等

Ø大纲视图：

组织和构造文档提纲时使用

Ø阅读版式：

将优化阅读体验。

阅读版式视图会隐藏除“阅读版式”和“审阅”工具栏以外的所有工具栏

四、Word2003的窗口界面组成及操作

2）视图切换方法：

Ø单击“水平滚动条”左侧的相应视图按钮

Ø执行“视图→……”命令，如下图所示。

四、Word2003的窗口界面组成及操作

⏹任务窗格

1）启动时自动显示任务窗格

方法：

执行“工具→选项”命令，选择“视图”选

项卡，选中“启动任务窗格”，则启动时自动显

示，否则不自动显示。

2）显示与隐藏

方法：

执行“视图→任务窗格”命令

按组合键“Ctrl+F1”

四、Word2003的窗口界面组成及操作

执行相应的任务窗格命令，例如“文件

→新建”命令，即可打开“新建”的任务

窗格

单击“任务窗格”上的“关闭”按钮，也可

退出任务窗格

⏹全屏显示

方法：

执行“视图→全屏显示”命令即可。

单击“关闭全屏显示”按钮即可退出。

四、Word2003的窗口界面组成及操作

⏹显示比例

方法：

执行“视图→显示比例”命令，打开如右图所示的“显示比例”对话框，选择显示比例。

单击“确定”即可。

通过“常用”工具栏上的“显示比例”按钮来实现。

五、文档的基本操作

主要知识点：

Ø文档的新建

Ø文档的关闭

Ø文档的保存

Ø文档的打开

Ø多个文档的切换

Ø文档的其他操作

文档的新建

⏹方法：

Ø单击“常用”工具栏上的“新建空白文档”按钮，如图所

示：

Ø用热键“Ｃtrl+N”创建。

Ø执行“文件→新建”命令，弹出“任务窗格”，选择“新建”区域中的“空白文档”。

如下图所示。

文档的新建

文档的关闭

⏹方法：

Ø执行“文件→关闭”命令，如下图所示。

Ø单击“菜单栏”右侧的“关闭”按钮

文档的关闭

Ø按组合键“CTRL+F4”

Ø按组合键“CTRL+W”

Ø全部关闭:

按住“SHIFT”，同时执行“文件→全部关闭”命令，如下图所示。

文档的关闭

⏹关闭文档与退出程序的区别：

关闭文档，只关闭当前的文档，应用程序的界面依然存在，但是退出程序，我们就完全没有这个软件环境了。

文档的保存

⏹完全保存

Ø常规保存

Ø加密保存

Ø自动保存

⏹快速保存

执行“工具→选项”命令，选“保存”选项卡，选中“允许快速保存”（只保存每次修改的部分）“确定”即可。

文档的保存

1、常规保存

方法一：

“保存”命令的执行

Ø单击“常用”工具栏上的“保存”按钮（）　　　　

Ø执行“文件→保存”命令

Ø用热键“Ctrl+S”

方法二：

“另存为”命令的执行

Ø执行“文件→另存为”命令

ØF12功能键

文档的保存

“另存为”对话框如下图所示。

文档的保存

⏹另存为与保存的区别在于：

在任何时候都可能弹出“另存为”对话框，不仅可以以原文件名、原路径来保存文本，也可以改名、改变保存位置

⏹全部保存：

按住“SHITF”键，同时执行“文件→全

部保存”命令

2、加密保存

密码方式：

打开权限密码和修改权限密码

加密方法：

文档的保存

方法一：

执行“工具→选项”命令，选择“安全性”选项卡，如右图所示。

在图中设置密码、单击“确定”，最后执行“保存”命令即可。

文档的保存

方法二：

打开“另存为”对话框，执行“工具→安全措施选项”命令，即可打开“安全性”选项卡，设置相关密码，单击“确定”，单击“保存”按钮即可。

⏹无“打开权限密码”打不开文档，无”修改权限密码”可以以“只读方式”打开该文档。

⏹可以只设任一密码，也可以两个都设置。

文档的保存

补充:

当然也可以把WORD文档保存为WEB页，

（文件→另存为WEB页）。

WEB页预览和WEB版式的区别在于:

WEB页预览用到IE浏览器，而WEB版式不用，效果相同。

文档的打开

方法：

Ø执行“文件→打开”命令

Ø按组合键“CTRL+F12”

Ø按组合键“CTRL+O”

Ø单击“常用”工具栏上的“打开”按钮（）

Ø执行“开始---打开Ｏffice文档”命令

注：

以上五种方法均可弹出“打开”对话框，“双击”要打开的文件或者是单击，再按“打开”按钮，或者是右击，选“选定”命令即可打开所要

文档的打开

打开的文档。

“打开”对话框如下图所示。

文档的打开

Ø在“文件”菜单下选择要打开的文件（当然，只有最近使用过的几个文件，默认为4个，也可以通过“常规”选项卡来更改文件个数。

只要更改“列出最近所用文件”个数即可。

）

六、帮助的使用

⏹方法1：

Ø执行“帮助→MicrosoftOfficeWord帮助（F1）”命令，执行过程如下图所示。

Ø或按“F1”键，均可打开如下图所示的对话框。

六、帮助的使用

在“搜索”框中输入要帮助的主题，单击（）按钮或者是直接“回车”即可得到要帮助的信息。

六、帮助的使用

⏹方法2：

在“菜单栏”右侧的帮助框

输入要帮助的主题，“回车”即可。

⏹方法3：

执行“帮助→显示Office助

手”命令，如右图所示。

在右图

的文本框中输入要帮助的主题

，单击“搜索”即可。

六、帮助的使用

⏹Office助手的显示与隐藏

方法：

执行“帮助→显示Office助手”命令即可。

⏹挑选Office助手

方法：

右击“Office助手”，执行“选择助手”命

令，在“助手之家”选项卡中选择“上一位”

或“下一位”命令，单击“确定”即可。

作业

⏹整理本次课笔记

⏹自定义个性化的Word工作界面

⏹练习使用多种方法完成文档的基本操作

⏹完成实验【XHJC-SY-001-05】Word窗口管理中的相关练习

第2章文档的编辑与格式化

⏹主要知识点：

一、文档的编辑（掌握）

二、字符格式化（掌握）

三、段落格式化（掌握）

四、补充知识点（了解）

重点难点：

⏹重点：

☐文档的选取、删除、移动、复制

Ø查找、替换与定位

Ø难点：

Ø字符及段格的格式化

Ø制表位的使用

Ø项目符号及编号的使用

一、文档的编辑

主要知识点：

Ø文档的输入

Ø文档的选取

Ø删除、移动、复制

Ø查找、替换与定位

Ø即点即输

Ø撤销与恢复

Ø选择性粘贴

文档的输入

1、切换：

1）Ctrl+空格：

中英文切换

2）Ctrl+Shift：

中文输入法切换

3）Shift+空格：

半全角

4）Ctrl+.:

中英文标点

5）换行：

Shift+Enter

6）换段：

Enter

7）分页：

Ctrl+Enter

文档的输入

2、日期和时间：

1）直接输入

2）插入日期和时间（自动更新）

3）当前日期：

Alt+Shift+D

当前时间：

Alt+Shift+T

文档的输入

3、数字：

执行“插入→数字”命令

注：

一次只能插入一个数字，可以设置各种格式

4、书签：

执行“插入→书签”命令（不要以数字命名）

显示和隐藏：

执行“工具→选项”命令，选“视图”

选项卡：

选中“书签”，显示

不选中“书签”，则不显示

文档的选取

1、字词：

双击鼠标或双击F8

2、句子：

Ctrl+在句中单击或三击F8

3、行：

左侧：

单击

4、段落：

段中：

三击

段左侧：

双击

5、全文：

执行“编辑→全选”命令

Ctrl+A

左侧：

三击

Ctrl+在左侧单击

文档的选取

以上选取均可用鼠标拖动法实现

6、连续选取：

Shift+单击或→←↑↓

7、间隔：

Ctrl+选取

8、矩形块：

Alt+拖动

删除、移动与复制

1、删除：

1）少量文本

光标前一个字符：

Backspace

光标后一个字符：

Delete

2）大量文本

（1）选中

删除、移动与复制

（2）backspace、delete、

“剪切”命令：

“编辑→剪切”、“Ctrl+X”、“剪切”按钮或“右击→剪切”

执行“编辑→清除→内容”命令。

2、文本的移动

方法1：

（1）选中

（2）“剪切”

（3）定位光标

（4）“粘贴”（编辑→粘贴、右击→粘贴

Ctrl+V、“粘贴”按钮）

删除、移动与复制

方法2：

（1）选中

（2）按住左键直接拖动至目标位置即可

3、复制

方法1：

（1）选中

（2）“复制”（编辑→复制、右击→复制

Ctrl+V、“复制”按钮）

方法2：

（1）选中

（2）先按“Ctrl、再按住左键拖动至目标

位置即可

查找、替换、定位

1、查找

1）编辑—查找

2）ctrl+F

2、替换

1）编辑—替换

2）ctrl+H

3、定位

1）编辑—定位

2）ctrl+G

3）F5

4）双击状态栏

查找、替换、定位

查找下一处：

单击“下一处”按钮或者是单击

关闭对话框后：

Ctrl+PageDown或Ctrl+PageUp

即点即输

1、功能启动：

执行“工具→选项”命令，选“编辑”选项卡，

选中“启用‘即点即输’”

2、类型：

左对齐

右对齐

居中对齐

3、应用：

是相应的类型时双击即可

撤消和恢复

1、撤消：

编辑—撤消、Ctrl+Z

“撤消”按钮（利用下三角可以撤消多步）

2、恢复：

编辑—恢复、Ctrl+Y

“恢复”按钮（利用下三角可以恢复多步）

撤消和恢复和相对的，只有在执行过“撤消”之

后“恢复”才可以用

选择性粘贴

方法：

1）选中文本

2）复制

3）编辑—选择性粘贴

右击—选择性粘贴

4）进行相关设置，确定即可

注：

可以把字符转换为“图片，浮动文档”等

二、字符格式化

主要知识点:

Ø“格式”工具栏上的按钮

Ø“字体”对话框（格式→字体、右击→字体）

Ø首字下沉（一个字或多个字（词组））

Ø中文版式

Ø字符边框和底纹

Ø更改大小写（Shift+F3）

Ø相关快捷键

注：

所有的字符格式化必须要先选中要格式化的文

本

格式工具栏上的常用按钮

⏹如上所示是“格式”工具栏上常规字符格式化用到的按钮。

需要注意的是，“字符边框”按钮只能为所选文字加黑色细线边框，而“字符底纹”按钮只能为所选文字加灰色的底纹。

“字体”对话框

⏹“字体”选项卡

与“格式”工具栏相比，主要是多了部分特殊功能。

格式化的方法就是选中文字，然后选相应的选项即可。

“字符间距”对话框

⏹“字符间距”选项卡中，“缩放”功能只改变文字的宽度，不改变高度。

字号大小不变。

⏹“间距”改文字之间的距离。

⏹“位置”改变文字的相对显示高度，文字实际高度不发生变化。

“文字效果”选项卡

⏹“文字效果”选项卡，为文字设置一些动态的效果，这些效果不能打印。

字符边框和底纹

⏹“边框和底纹”对话框中的“边框”选项卡

字符边框和底纹

在如上图所示的对话框中，应用范围选“文字”，对于其边框类型、颜色、以及宽度都可以自己设置。

值得注意的是，“字符”边框必须是四边相同的。

⏹“底纹”选项卡

在此选项卡中，不仅

可以设置不同颜色的

底纹，而且还能加带

图案的底纹。

首字下沉

首字下沉是指段落的第一个字符或是词组下沉。

设置步骤如下：

1）将光标置于段落中

（或选中段首词组）。

2）执行“格式→首字

下沉”命令。

弹出

如图所示的对话框

首字下沉

3）选择“下沉”或“悬挂”，设置下沉字符的“字体”、“下沉”行数、与“正文之间的距离”等。

4）单击“确定”即可。

中文版式

⏹拼音指南：

选中要加拼音的文字，执行“格式→中文版式→拼音指南”命令，弹出如图所示的对话框。

直接单击“确定”即可加上默认的读音。

其中，对齐方式是指拼音的对齐方式。

偏移量是指拼音与文字之间的距离，字体、字号均指拼音的。

中文版式

⏹带圈字符：

选中文字，执行“格式→中文版式→带圈字符”命令，选择圈号类型，单击“确定”即可。

其中，“缩小文字”会使原有文字变小，“增大圈号”原有文字大小不变，增大了圈号，以适应文字。

中文版式

⏹纵横混排：

选中文字，执行“格式→中文版式→纵横混排”命令，单击“确定”后，则会把所选文字竖排（执行命令前时横排）。

其中若选中“适应行宽”，则不管所选文字有几个，均只占一行的高度。

所以一般不选中。

除非是少量文字。

中文版式

⏹合并字符：

选中文字，执行“格式→中文版式→合并字符”命令，单击“确定”即可把所选文字合并成一个字符。

成为一个整体。

其中“字体、字号”是指合并后整个字符的字体和大小。

另外，最多可以把6个字符合并成一个字符。

中文版式

⏹双行合一：

选中文字，执行“格式→中文版式→双行合一”命令，单击“确定”即可把原来一行显示的文字分两行显示。

但是只占据一行的空间。

其中，若选中“带括号”，可以为所选文字加上在“括号”样式中所选的括号样式。

更改大小写

操作步骤：

1、选要更改大小写的文本。

2、执行“格式→更改大小写”命令。

弹出如图所

示的对话框。

3、选中要设置的项，

单击“确定”即可。

Shift+F3的功能是：

实现所

选字母的全部大写、全部小

写、首字母大写之间的切换。