最全的办公总务管理制度.docx
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最全的办公总务管理制度
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办公总务管理
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1.档案印鉴管理规定
2.办公电话公文打印管理规定
3.钥匙水电管理规定
4.员工上岗证员工考勤卡的办理使用准则
5.办公医疗及劳保用品的购发管理规定
6.办公物资管理细则
7.员工食堂管理细则
8.宿舍管理细则
9.环境卫生管理规定
10.车辆管理规定
11.司机管理规定
12.出入厂管理制度
13.保安巡夜值勤管理规定
14.保安巡夜管理细则
15.会议制度
16.工伤事故报告制度
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一档案印鉴管理制度
（一）档案管理
1.归档范围：
公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。
2.档案由综合办考勤员及技术部资料员负责管理，技术部资料员负责技术、工艺资料以及设备说明书等技术方面资料的保管。
其它资料由综合办考勤员负责保管。
3.档案管理人员应保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全，档案的存放需符合6S标准。
4.档案的借阅与索取：
（1）厂长、各部负责人、办公室主任借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档；
（2）公司其他人员需借阅档案时，要经办公室主任或厂长批准，并办理借阅手续；
（3）借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由厂长批准方可摘录和复制，一般内部档办公室主任批准方可摘录和复制。
（4）档案管理人员需做好档案的发放、借阅、回收等登记管理工作。
5.档案的销毁
（1）任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料；
（2）若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经厂长批准后方可销毁，一般内部档案，须经公司办公室主任批准后方可销毁。
（3）经批准销毁的公司档案。
档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。
（二）印鉴管理
1.公司印鉴由综合办主任负责保管。
2.公司印鉴的使用一律由厂长签字许可后，管理印鉴人方可盖章，如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。
3.公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询，存档。
4.公司不允许开具空白介绍信，证明如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必须经厂长签字批条方可开出，持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回。
5.盖章前必须充分了解清楚所需盖章文件的用途以及与公司的厉害关系（特别是易引起纠纷的证明文件），盖章后出现的意外情况（法律后果）由批准人负责。
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二办公电话公文打印管理制度
第一章办公电话管理规定
第一条为使电话的使用能发挥最大效力，并节省成本，特拟订本办法。
第二条本公司的电话，主要是作为方便与外界沟通、方便开展业务之用，不提倡员工在公司内打私人电话。
第三条员工在公司内拨打内线电话是，用语应尽量简洁、明确，以减少通话时间，绝对不允许长时间占线，以致影响正常电话业务。
第四条公司不允许员工在公司挂私人长途电话。
有外线的部门不得到综合办挂长途电话。
第五条员工不经同意即私挂国内长途电话，或以公事为由骗挂国内长途电话的，每次罚款50元；私挂港澳电话的，每次罚款100元；私挂国外长途电话的，每次罚款500元。
屡教不改的，视情节给予记大过，直至辞退处理。
第六条各部门主管负责本部门电话的使用管理。
第七条电话使用须知：
1辖区内的恰公；
2时间以3分钟为限，自我控制，5分钟自动断线；
1注意礼节，长话短说，简洁扼要，以免长时占线；
2使用前应对讨论、商洽事情稍加构思或略做记录。
第八条长途电话使用须知：
1各办公场所应备置长途电话记录表，并记录使用人、受话人、起讫时间、联络事项及交涉结果。
本表每月交综合办备案。
2长途电话限主任以上人员及指定业务人员挂拨。
3一般人员需挂用长途电话时需先经主任以上人员批准。
4违反长途电话使用规定，或记载不实者，一律作记过处分。
第二章文件打印管理规定
第一条公司的文件，有打印必要时方予打印。
内部递传的简单请示报告或其他不需打印的文件，一般不予打印。
第二条公司发文，需由起草人定稿抄正，经有批准发文权的领导签字同意后方准打印。
一般文件的打印、复印、传真，须经所在部门负责人签字同意后才予办理；部门负责人不在时，可经综合办主任同意后办理。
第三条私人资料，不得在公司打印、复印或用公司传真机递送，以免影响公司的正常工作。
第四条综合办工作人员应认真做好本职工作，按时完成任务。
对收到的文件资料，应及时给有关部门、人员送发，或及时通知有关人员到综合办来拿取回，不得延误。
第五条有打印机、传真机的部门到综合办登记领取各式纸张，并要对所打印、复印、传真的文件资料，做好登记，每月底上交综合部以备查核。
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三钥匙水电管理制度
第一章钥匙管理规定
第一条公司钥匙由综合办统筹管理、复制，部门钥匙由部门负责人管理，库房钥匙由库管人员负责管理。
第二条公司大门钥匙分配二把，由门卫和综合办各管理一把。
第三条如因公需使用钥匙，得向保管人说明使用目的，用毕后应立即归还。
第四条部门负责人负责管理钥匙的使用，不得任意复制或允许同仁借予他人使用，否则负连带赔偿责任。
第五条钥匙保管人应遵守下列条件，否则所受损失由保管人负担责任，并视情节轻重论处或依法查办。
（一）离职时应将钥匙缴交综合办负责人。
（二）钥匙遗失时，应立即向所在部门负责人报备。
（三）非经部门负责人同意不得复制。
（四）不能任意借予外人使用。
第六条办公场所的桌、抽屉等钥匙应由综合办、部门由部门负责人统一保管一套，并依类保管，以备急需。
第二章水电管理规定
第一条水电管理的职责与分工
1公司由厂长负责水电建设、改造工程及安装工程的审批。
2综合办负责公司水电改造的规划和组织实施。
3后勤负责全公司正常供水、电工班负责全公司正常供电，后勤和电工班分别负责公共水电设施的维护、维修、安装等及水电管网资料建档工作。
第二条水电设施的维护与维修
1公司内各部门对管辖范围内的水电设施具有爱护、维护的职责。
2全体员工均有安全用电、节约用水的义务，发现水电故障应及时向综合办报修。
3后勤和电工班对水电设施的维护、维修负主要责任。
各负责人每日应主动巡视，发现问题及时处理。
4后勤和电工班应及时检查、制止、处治私接电线、擅用大功率明火电器、毁损水电管线及设备等违规用电和浪费用水行为。
5由公司指定专门电工负责不定期检查各种水电设施及厂房、办公楼、围墙设施，每周必须向综合办提交一份安全报告.
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四员工上岗证考勤卡办理及使用准则
第一章员工上岗证的使用准则
第一条为配合人事管理需要，增进员工互相了解，由综合办制发员工上岗证。
第二条员工上岗证为员工出入办公处所及厂区识别之用，不得作为其他身份之证明。
第三条员工出入办公处所及厂区，或在办公处所及厂区范围内，应按规定配带上岗证以资识别。
第四条员工出入办公处所及厂区未按规定配带上岗证者，禁止出入或按奖惩规定处罚。
第五条员工上岗证应配带于左胸前口袋位置。
第六条员工上岗证不得转借他人。
第七条员工于离职时，应交2元工本费并将上岗证交还综合办注销。
第八条员工上岗证如有遗失，应交附工本费10元向综合办申请补发。
第九条违犯本准则者，依其情节轻重签请厂长议处。
第十条新员工培训后及办理临时上岗证（临时上岗证出厂时由门卫一律收回），入厂第三天由各部门负责人或统计到综合办办理正式上岗证，逾期不办按自动离职处理。
第十一条本准则未尽规定事项悉以本公司综合办规则办理。
第二章员工考勤卡的使用准则
第一条本公司员工上下班打卡，悉依照本办法办理。
第二条本公司所有员工上午上班，下午下班应打卡，刷卡记录将作为核算员工工资的依据。
第三条本公司员工加班者，待加班完毕才予打卡。
第四条本公司员工因事早退或出差需要离开公司，且当天不再返回公司者，应打退卡后才能离开公司。
第五条员工上下班，必须亲自打卡，若替人打卡，打卡者及被打卡者，均给予各记大过一次处分。
第六条上班中因事外出者，其出入均不必打卡，员工因事外出者，经直属主管核准并持外出申请单转交门卫，门卫将出入时间填入，于次日早晨交公司综合部备查。
第七条上下班忘记打卡者，持记录卡请直属主管领导证明上下班时间，并签名后，卡片放回综合办。
第八条本公司上下班时间，公司由门卫看守打卡情况及调整打卡钟。
在卡丢失，忘带、申请办理过程等情况下，可以在门卫处的《工时旁记单》上登记，否则按旷工处理。
第九条新员工入厂第三天由所在部门负责人或统计到综合办办卡（押金10元），逾期不办按自动离职处理。
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五办公、医疗及劳保用品的管理制度
第一条办公、医疗用品的购发：
1.每月月底前，各部、车间负责人将该部门所需要的办公用品制定计划提交综合办公室；
2.综合办指定专人制定每月办公用品计划及预算；经厂长审批后负责将办公用品购回，根据实际工作需要有计划的由部、车间负责人签字领回或由具体使用人直接签字领回；各部、车间负责人应登记清楚办公、医疗用品的最终用途，每月底上交综合部，以备查核。
3.除正常配给的办公用品外，若还需用其它用品的须经综合办主任批准方可领用；
4.公司新聘工作人员的办公用品，办公室根据部室负责人提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作；
5.负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好；
6.负责购发办公用品的人员要建立帐本，办好入库、出库手续。
出库一定要由领取人员签字；
7.办公室用品管理一定要做到文明、清洁、注意安全、防火、防盗、严格按照规章制度办事，不允许非工作人员进入库房。
第二条劳保用品的购发
1劳保用品发放原则
（1）凡属在施工生产过程中，起保护职工生命安全和身体健康者则予配发；否则，不发。
（2）根据劳动条件，本着最低的需要和节约使用的精神，对于不同的工种，不同的条件，发放不同的劳保用品。
（3）凡从事多工种生产作业的职工，按其担负的主要工种的标准发给。
（4）标准规定的虽有，但不需要者不发。
2劳保用品购发和管理
（1）劳保用品的采购由供应部负责统一采购供应。
（2）各部门要建立健全劳保用品的计划、保管、发放、奖惩等制度，各级领导要认真贯彻国家劳保政策、法律、规定标准，并定期检查执行情况。
（3）综合部负责做劳保用品计划，制定修改本单位劳保实施细则，并会同劳资、供应、财务等部门检查劳动保护政策、法律、规定与标准的执行情况，及时研究采用能增强防护能力的，物美价廉、新颖耐用的新产品。
（4）劳保用品使用期满，需经所在班、组和主管领导（部门）鉴定核实后方可换发，个人保管使用的物品由保管者个人拆洗修补。
（5）支援外地的施工人员。
可按当地规定标准供给或借给，用后收回。
（6）职工因各种原因脱离生产岗位者，个人用品应根据实际有的停发，有的
（7）参加各类政治、业务、技术、文化、学习的职工，可按其时间长短，分别实行停发、减发或延长使用期的办法。
（8）参加生产劳动或短期下班组劳动的干部，可发给必需的劳保用品，长期参加班、组劳动的干部，应按其所在班、组工种的标准发给。
（9）代培、代训、送外或实习人员的劳保用品，由原单位负责发放或借给，用后收回。
（10）职工在公司范围内调动，个人使用的物品可带至新部门（车间）继续使用，并由调出部门（车间）办理调拨手续。
调出公司，劳保用品一律收回。
职工变更工种时，应按新工种标准发放。
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（11）劳保用品属施工生产所需，非生产需要不得擅自挪用。
必须严格执行标准，任何单位和个人都不准擅自扩大发放范围，提高标准，违者要追究责任。
同时教育职工自觉爱护、保管、使用好，不得任意丢失、损坏或作它用。
（12）对防护物品，如安全帽、安全网（带）、防毒口罩、眼镜、漏电保安器、绝缘用品等，须建立健全检验制度，使用前要严格检查，发现破损、失效、影响安全时，应及时修理或停止使用。
3劳保用品的使用监督
（1）劳保用品下发后，生产操作工人必须穿戴整齐，不得以任何借口拒绝穿戴或穿戴不全。
（2）综合办不定期对劳保用品的穿戴情况进行检查，发现不符合本规定的现象及时制止，并对当事人进行为期俩天的有关安全方面的培训教育。
（3）由于自身原因造成劳保用品无法继续使用，应向综合办及时领取并做出相应的赔偿。
（4）员工辞职时应交回劳保用品，否则按丢失处理。
（5）劳保用品正常磨损不能再使用的，员工需带坏旧劳保用品向综合办申办更换。
4具体规定参阅《西厂劳保用品发放表》。
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六办公物资管理细则
一、总则
为使办公用品管理合理化，满足工作需要，合理节约开支，特制订本规定，此规定的执行部门为办公室。
二、物资分类
公司办公室物资分为低值易耗品、管制品、贵重物品、实物资产。
1.低值易耗品：
笔、纸、电池、订书钉、胶水等
2.管制品：
订书机、打洞机、剪刀、美工刀、文件夹、计算器等
3.个人保管物品：
个人使用保管的三百元以上并涉及今后的费用开销的物资，如手机、助动车等
4.实物资产：
物资价格达300元以上，如：
办公桌椅、空调、计算机、打印机、复印机、照相机等
三、物资采购
1.公司物资的采购，原则上由办公室统一购买，属特殊物资经办公室同意，可由申购部门自行购买。
申购物品应填写物品申购单，100元以内物品申购交部门主管同意，办公室批准；100元以上（含100元）部门主管同意，办公室审批，厂长批准。
2.物资采购由办公室指定专人负责，并采取以下方式：
定点：
公司定批发市场进行物品采购。
定时：
每月月初进行物品采购。
定量：
动态调整，保证常备物资的库存合理性。
特殊物品：
选择多方厂家的产品进行比较，择优选用。
四、物资的申请、分发、领用及报废处理
1.公司根据物资分类，进行不同的领用方式：
低值易耗品：
直接向办公室物品保管人员签字领用
管制品：
部门主管签字、向办公室物品保管人员签字领用
贵重物品：
向厂长签字领用
实物资产：
由办公室设立实物资产管理台帐，以准确记录固定资产的现状
2.各部门应填写领料单，用于填写个人领用物资台帐及物资领用月报表。
3.对决定报废的办公用品，要做好登记，在报废处理册上填写用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项。
五、物资的保管
1.所有入库物资，都必须逐项填写台账。
2.管理人员必须清楚地掌握办公物资库存情况，经常整理与清扫仓库，必要时要实行防虫等保护措施。
3.办公物资一年盘点两次（6月与12月）。
盘点工作由办公室保管员负责。
盘点要求做到账物一致，如果出现不一致现象必须查找原因，然后调整台账，使两者一致
4.印刷制品与各种用纸的管理以台账为基准，对领用的数量随时进行记录，并调整台账，计算出余量。
一批办公用品用完后，应及时填写报告递交给主任。
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5.公司各部门所拥有的办公用低值易耗品，主要指各种用纸笔与印刷制品应进行调查。
调查方式是，每月5日前对上月领用量、使用量以及余量（未用量）应进行统计，向上报告。
主任对报告进行核对，检查各部门的统计数据是否与仓库的各部门办公用品领用表中的记录相一致，最后将报告按部门进行汇总、保存。
六、公司物资借用
1.凡借用公司办公器材，需填写物资借用单，并由部门主管签字认可
2.借用物资超时未还的，办公室有责任督促归还
3.借用物资发生损坏或遗失的，视具体情况照价或折价赔偿
七、物资使用的监督与调查
对公司各部门的办公物资使用情况要定期进行调查，调查内容包括以下几项。
1.核对领料单与用品台账。
2.核对实物与个人、部门领用物资台帐。
3.核对物资申请单与实际使用情况。
八、附则
1.新进人员到职时有管理部门通知，向办公室领用办公物品；人员离职时，必须向办公室办理办公物品归还手续，未经管理员签字认可的，不得为其办理离职手续。
2.办公室有权控制每位员工的办公物品领用总支出。
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七员工食堂管理细则
公司食堂为全体员工服务，对员工饮食健康负责，根据公司生产情况安排供饭时间。
食堂成本高低直接影响职工的切身利益，食堂工作人员要精打细算，降低煤水电的消耗，减少杂费开支。
对原料下料加工时作好下脚料的综合利用。
食堂成本核算力求科学准确，在日清的基础上，每周进行平衡调整，达到每月盈亏不超过2%。
食堂内的设备、炊具、粮食、疏菜等要保持清洁，定位存放，炊事机械要建立保管卡，分工负责维护保养。
转动机械要定期检查保养，使其保持良好有效状态。
食堂工作人员要掌握食品卫生法，严格执行食品卫生法，依法办事，搞好食品卫生，符合应有的营养要求。
食堂的卫生状况关系到每一位员工的身体健康，为此现对食堂卫生作以下规定：
（1）严格遵守公司的一切规章制度。
按时上下班，坚守工作岗位，服从组织安排，遇事要请（销）假，未经同意不得擅自离开工作岗位。
（2）树立全心全意为员工服务的思想，讲究职业道德。
文明服务，态度和蔼，主动热情，礼貌待人，热爱本职，认真负责。
做到饭熟菜香，味美可口，饭菜定量，食品足称，平等待人。
（3）遵守财经纪律。
员工就餐一律打卡，禁止收取现金。
任何人在食堂就餐须按规定标准收费。
不得擅自向外出售已进库的物品。
（4）坚持实物验收制度，搞好成本核算。
做到日清月结，帐物相符。
每月盘点一次，每月上旬定期公布帐目，接受员工的监督。
（5）爱护公物。
食堂的一切设备、餐具有登记，有帐目，不贪小便宜，对放置在公共场所内的任何物件（公家或个人），不得随便搬动或拿作它用。
对无故损坏各类设备、餐具者，要照价赔偿。
（6）做好炊事人员的个人卫生以及餐厅、厨房的卫生。
做到勤洗手、剪指甲，勤换、勤洗工作服，
工作时要穿戴工作衣帽。
炊事人员每年进行一次健康检查，无健康合格证者，不准在食堂工作。
食品原料新鲜，具备固有的光泽和颜色，符合标准，不得带有污水、泥土和其他异物；操作人员要穿着工作服，配戴工作帽，保持双手干净，不得穿工作服上厕所；售饭时不得直接用手接触食品。
（7）计划采购，严禁采购腐烂、变质食物，防止食物中毒。
（8）安排好员工就餐排队问题，缩短排队时间，按时开膳。
每天制定一次食谱、早、午、晚餐品种要多式样，提高烹调技术，改善员工伙食。
对因工作需要不能按时就餐和临时客餐，可事前有预约和通知。
9）做好安全工作。
使用炊事械具或用具要严格遵守操作规程，防止事故发生；严禁随带无关人员进入厨房和保管室；易燃、易爆物品要严格按规定放置，杜绝意外事故的发生；食堂工作人员下班前，要关好门窗，检查各类电源开关、设备等。
管理员要经常督促、检查，做好防盗工作。
（10）建立卫生责任制度，定期对食堂从业人员进行卫生知识宣传和培训。
从业人员必须持有国家相关部门签发的“健康合格证”方能从事食堂工作，一旦发现患有传染性疾病应立即调离食堂。
（11）食堂工作人员要对炊事设备、炊具等定期进行消毒、擦拭，并接收卫生防疫机构的业务指导，综合办公室对食堂卫生状况进行不定期检查。
（12）保持食堂内外环境整洁，充分利用一切灭蝇、灭鼠设施。
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（13）食品原料新鲜，具备固有的光泽和颜色，符合标准，不得带有污水、泥土和其他异物；操作人员要穿着工作服，配戴工作帽，保持双手干净，不得穿工作服上厕所；售饭时不得直接用手接触食品。
（14）食品从购到售出要尽量缩短时间，按不同季节品种的要求作好防晒、冷藏、防潮、防冻工作。
（15）需要储存的食品要验收、登记，库内不能存放变质、有异味和不洁的食品，食堂工作人员要定期检查质量，发现变质食品必须及时处理。
（16）上述制度由一名行管人员负责管理和落实，向全体就餐员工负责，向企业领导负责。
上述制度由一名行管人员负责管理和落实，向全体就餐员工负责，向企业领导负责。
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八宿舍管理细则
为使广大员工有一个舒适、静雅的休息环境，确保公司和员工的人身、财产安全，特制定本办法。
综合办公室为员工住宿归口管理部门，行使本办法规定的权限，宿舍管理员负责具体实施。
一、宿舍管理员职责
1、负责宿舍楼的日常管理。
2、负责宿舍楼的卫生检查。
3、负责住宿人员的暂住证、户籍管理。
4、指定房号、铺位。
5、办理入住、退住手续。
6、建立住宿员工名册、资料等。
7、保管住宿员工的库存物品。
二、员工入住宿舍
1、员工住宿必须到综合办公室填写“员工入住通知书”，进行入住申请
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