采购控制程序.docx
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采购控制程序
LX车型合计245家
JL车型合计216家
采购控制程序
1目的
本文件规定了配件采购涉及的各个过程包含了供方的准入选择、供货管理、价格管理、供方评价、索赔管理及供方退出管理等各环节的控制方法。
2适用范围
本文件适用于对零部件采购过程管理。
3术语
无
4职责
4.1公司
负责新增合格供方引入批准、现金采购供方的审批、涨幅大于5%零件涨价协议的审批及提前支付货款的审批。
4.2制造本部总经理
负责指定供方引入的批准、新增供方、新增品种、新增规格和取消供方配套资格的批准；负责《合格供方明细表》和配额比例的批准、负责现金购买物资审核、负责产品价格协议的审批、负责对供方退出及财务结算的审批。
4.3采购部
4.3.1负责组织成车采购合同的签订；
4.3.2负责成车供方体系规划、调整、资源能力补充及配套比例调整建议的提出，并组织对相关建议案的评审、报批；
4.3.3负责牵头组织新增供方、合格供方新增品种引入评价及布点、合格供方新增规格的评审和报批工作；
4.3.4负责供方生产能力评价及生产状况的动态把握，做好预警工作，保证生产准时供应；
4.3.5负责供应商的日常管理；
4.3.6负责供方资质、质量体系认证、准入评价、试制协议等供方档案的归口管理；
4.3.7负责成车零部件的采购价格管理及采购成本推移；
4.3.8负责采购资金的管理及新品量产后模具管理；
4.3.9负责ERP系统中基础物料信息的维护；
4.3.10负责编制采购计划并组织实施；
4.3.11负责对供方退出的审核及归口管理。
4.4品技部
负责编制新产品“零部件目录”、零部件“规格变更申请”或“技术通知”；参与供方准入评价、合格供方评价工作；负责零部件过程质量控制；负责零部件的入厂检验等工作。
4.5制造部
负责组织订单评审及“主生产计划”下达；组织物料的接收、入库以及物资保管、发放工作；负责供方评价相关数据的提供；负责供方所有库存物资数量的核实和清退。
4.6财管部
负责对供应商进行挂帐、结算及配套货款各日常资金的支付；负责兑现向供方索赔的金额；负责核实供应商资金、并签注尾款结帐建议等。
5正文
5.1供方准入管理
5.1.1新增供方、合格供方新增品种由采购部、品技部门根据需要推荐配套厂家申请进入，或由配套厂家按照自愿原则申请加入本部供方体系，进行准入评价并将评价结果报本部领导审核、集团总裁审批；经批准同意引入后，供方取得配套资格；准入评价相关工作按《供方准入评价管理办法》规定执行。
5.1.2按《初物鉴定管理办法》对供方初物鉴定合格后，采购部资源室负责在ERP系统中对供方进行维护，待供方小批试装合格后，维护到合格供方名录中。
5.2供方日常管理
5.2.1采购部资源室负责按要求组织供应商进行《配套合同》洽谈、签定、回收、存档工作；
5.2.2采购部资源室负责组织确定各车型零部件采购清单；
5.2.3采购部资源室负责组织对供方的业绩进行评价和后续的整改工作，具体按《合格供方评价管理办法》的规定执行；
5.2.4采购部采购室组织对供应商进行产能评估，确认新产品的量产能力；
5.2.5采购部资源室负责供方相关的资料管理，具体执行《供方档案管理办法》。
5.3供货管理
5.3.1采购基础数据维护
采购部负责物料基础数据的维护工作。
5.3.2月度备货计划管理
采购室根据计调室每月下达的“月度预示计划”，分析近期市场需求情况及供应商资源状况，向供应商下达次月零部件备货计划；供应商按月度零部件备货计划进行次月生产、供货准备工作。
5.3.3订单评审
5.3.3.1成车计划：
销售公司在每天上午9：
30前将已接订单传计调室，计调室汇总后10：
00通知采购室，采购室接到通知后在ERP系统中开始评审，计调室在11点组织采购部、品技部、销售公司等相关人员进行订单评审，确定次5日“主生产计划”；
5.3.3.2对于成车及散件订单，订单在KOA系统发布后，在1个工作日内由计调室组织采购部、品技部、营业部相关人员进行订单评审，并确定具体排产日期、入库及发运日期。
5.3.4采购计划的编制下达
5.3.4.1成车及散件采购计划下达：
采购员根据评审后的主生产计划，并结合客户指定件信息，于上午12：
00进行MRP解算，生产成正式采购计划（计划量与供方确定比例量偏差超出10%须经采购部部长或授权人审核后，采购计划有效），向供应商下达；
5.3.4.2售后件采购计划下达：
每日上午10:
00营业部在ERP系统中下单，计调中心专人接收后，由采购员进行确认，MRP解算后，需求量列入当日总需求量，采购员向供应商下达采购计划。
5.3.4.3生产线换缺零部件的采购：
当成车装配生产线上产生换件时，由装配车间编制换件领料单，其需求列入当日采购计划，采购员根据需求下达计划，并进行催收；
5.3.5配额管理
零件的比例分配及检查考核执行《配套比例及资源补充管理办法》。
5.3.6采购计划发布
5.3.6.1经审核后的采购计划，采购员原则上在“主生产计划”下达的当日下午3：
00前，通过中摩托联、电子邮件、传真等方式向供应商传递采购计划；
5.3.6.2供方在接到需求的采购计划后，当日内须组织相关部门对需方的订单进行评审，保证零部件交货时间按需方的进度进行，并留下相关评审记录，评审后如不能按需方进度实施，须当日内书面反馈至需方采购部，经同意后采购员可终止原采购计划，重新下达新的采购计划。
5.3.7采购订单催收
5.3.7.1供应商严格按正式采购计划所要求的品种、数量及时间进度准时供货；
5.3.7.2采购部跟踪采购计划的实施情况，收集零部件到货信息，及时向计调室通报零部件的到货情况，对于非正常工作时间内到货的零部件，采购部应提前将到货时间及到货明细通知相关部门，便于相关部门人员安排工作。
5.3.8摩托车制造本部内部物资调拨
5.3.8.1各部门根据需求，向采购部下达物料需求计划，采购部在接到物料需求计划后，当日内完成采购计划的下达。
5.3.8.2采购部负责跟踪零部件的到货情况，零部件到货后，由需求部门开具领料单，经部门领导审批后，由物流室办理出库手续。
5.3.9现金采购管理
现金物资采购具体要求执行《现金采购配件管理办法》。
5.3.10采购计划中止
5.3.10.1不能在规定时间执行或供应商未能在规定时间内完成的采购计划，由采购员终止该笔采购计划；
5.3.10.2销售订单变更时，由采购员及时终止相应采购计划；。
5.3.10.3终止后的采购计划，采购员视情况重新下达新的采购计划。
5.3.11零部件交付管理
零部件的交验及入库执行《物流管理控制程序》和《外购外协件入厂检验流程》的相关规定。
5.3.12退货管理
供应商退货管理执行《物流管理控制程序》。
5.4价格管理
采购价格管理执行《采购价格管理办法》。
5.5供方退出管理
5.5.1供方的退出按《供方退出管理办法》执行。
6记录
6.1【月度备货计划】……………………………………………………
6.2【重庆隆鑫机车有限公司采购计划】………………………………
6.3【合格供方明细】……………………………………………………
月份备货计划
供应商
序号
车型
状态
数量
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
制表
审批
采购计划
供应单位：
签收
计划类型：
下单人：
下单时间：
序号
物料编码
物料名称
物料描述
适用车型
单位
数量
有效期
备注
备注：
1、供方提供的产品及包装必须符合需方图纸设计标准和有关技术协议要求。
2、供方必须严格按订单的数量、交货日期执行，如因供方原因造成需方损失，则需方按有关规定对供方进行经济处罚
3、订单如有变动，以需方电话或书面通知为准。
LX车型合计245家
JL车型合计216家
成车合格供方明细表
序号
供应商名称
供方代码
零部件名称
供方企业性质
供方法人代表
供方地址
供方质量认证体系
联系人电话
备注
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