财务培训资料GLCOPCA结帐一.docx

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财务培训资料GLCOPCA结帐一

结帐培训教材

GL、CO、PCA

（一）

1999年12月

作者：

寇兵

日期：

99.12.14

审核：

日期：

批准：

日期：

●基本要求……………………………………………………………………3

●具体流程……………………………………………………………………3

一、日常检查及操作流程…………………………………………………3

二、每周核查………………………………………………………………4

三、月底结帐………………………………………………………………4

●实际操作……………………………………………………………………3

一、基本要求

每日核查基本要求

1、BA保持平衡-FI

2、内外科目平衡-FI

3、在BA调整后利润中心会计中DUMMY的余额应为零-PCA

4、部门余额保持平衡（个别科目除外）-FI、PCA

结帐基本要求：

1、月结日期：

当月最后一天，30日或31日。

2、当月最后一个工作日（30日或31日）下班前必须打开所有帐务类型的新的会计期间

3、进入新的月份以后，所有对上月的操作均必须调整为上月日期，例如：

记帐日期，否则无法处理入上月。

4、月结分模块分头进行，最后总帐模块做总体结帐。

二、具体流程

（一）、日常检查及操作流程

1、凭证日常检查-FI、CO、PCA

FI总帐中检查内容：

（1）、检查总帐凭证、利润中心凭证、CO凭证这三个层次上的科目、金额是否保持一致，BA与利润中心是否一致，（特殊情况下，需要查询物料凭证），若有不一致，判断是否在正常范围内或是否会在后续的调整中进行调整

（2）、发现错误凭证后，一般情况下用冲销功能将其冲销，然后录入正确的凭证，如有特殊凭证需要调整的，需要与相关岗位协调解决并纪录该调整凭证做备查

检查涉及银行业务的凭证行项目定位字段是否为空，若为空则说明该字段的支票号信息没有加上，需要修改定位字段

（3）、检查报销的凭证中有无人员信息

（4）、功能范围（FA）信息是否正确

（5）、对于手工制作的凭证应该保持BA的一致，对于自动生成的凭证如BA出现不一致情形，应检查是否在合理范围内。

如：

内部交易、固定资产调拨等

CO中凭证检查内容

（1）、费用分摊、费用分配、费用调整的凭证的金额、科目是否与分摊表或调整说明一致

（2）、发送方成本中心、接收方成本中心是否正确

PCA中凭证检查内容

因PCA中系统本身不提供核查的功能，故需要加强审核的力度

（1）检查所录入的凭证是否应该在PCA中录入

（2）若为PCA中的调整凭证，如调整固定资产价值等，需要追溯查询原固定资产凭证；如调整内销收入或费用分摊、分配等业务，需要查询调整凭证当天的明细清单，检查金额、科目是否正确。

2、检查内部科目在总帐中的余额是否为零

通过查询内部科目的实际行项目或查询行项目余额进行检查

3、内部交易引起的内部银行的调整-PCA

每天的调整凭证需要将其保存，以备查询

4、费用分摊/分配引起的内部银行的调整-PCA

每天的调整凭证需要将其保存，以备查询

5、固定资产领用、调拨的调整

因为两个操作全部在PCA中手工完成，故需要着重注意，不仅核查PCA的凭证，同时还要查询原始固定资产凭证

6、BA调整-FI

对于总帐中BA不一致的凭证需要通过调整科目进行调整，调整后复核科目的平衡关系

7、核对总帐科目余额与凭证余额是否相符-GL

通过同提供的功能检查总帐科目余额与凭证余额

8、利润中心试算平衡表-PCA

通过查询利润中心试算平衡表察看每一个利润中心的科目余额合计是否为零，以保证能够出具准确的资产负债表、损益表

9、编制、核查银行日报表、内部银行存款日报表-FI、PCA

（二）、每周核查

1、CO-FI的调整-CO

通过系统进行CO-FI的调整，保持CO与FI在FA、部门、费用科目上的一致

2、下载并核对银行存款余额调节表-FI

将系统中涉及银行存款的业务下载到系统外进行银行对帐工作

3、手工核对FI与PCA科目余额是否相等-PCA

4、手工核对FI与PCA部门余额是否相等，包括：

检查DUMMYPROFITCENTRE的所有业务，是否有不应记入DUMMYPROFITCENTRE的凭证，如有，分析原因，予以调整；对于无法直接记入对应利润中心的科目，应在FI的B/S和P+L调整以后，在DUMMYPROFITCENTRE中发生额合计金额为零。

如有不为零的科目，应分析原因，予以调整-PCA

5、检查调整后的科目余额是否一致-FI、PCA

（三）、月底结帐

CO部分

1、执行费用分配

2、执行费用分摊

3、分析成本中心报告，有问题及时调整。

PCA部分

1、前提：

（1）SD、MM、PP、FI、CO所有当月业务均已处理完毕。

（2）利润中心期末所有凭证均已处理完毕。

（3）FI期末B/S和P+L调整完毕

2、日常调整工作全部完成

3、编制PCA报表

总帐部分

1、前提：

（1）SD、MM、PP、FI-AR、FI-AP、FI-AM、CO、PCA所有当月业务均已处理完毕。

（2）FI-GL除结帐以外的所有业务处理完毕，包括：

税项、待摊、预提、未清项处理等。

2、结帐处理：

（1）当月最后一日打开各类帐目新的会计期间。

（2）F．06，评估期末外币总帐科目余额。

（3）核对总帐科目余额与凭证余额是否相符

（4）维护期末外币汇率

3、编制并打印报表,包括:

（1）联想自然年度对外报表：

资产负债表和损益表

（2）联想财政年度对外报表：

资产负债表和损益表

4、关闭各类帐户的上一会计期间。

三、实际操作

1、凭证日常检查-FI、CO、PCA

检查凭证实际行项目，选择当天本岗位制证人员所做凭证进行审核

路径：

通过筛选功能将当天本岗制作的凭证选出来

例如：

将总帐制证岗位1999/12/12日制作的凭证筛选出来

因系统现在配置冻结，故无法在系统中按照人员筛选，系统上线后会开放此功能。

2、检查内部科目在总帐中的余额是否为零

路径同上，察看6010000（内部银行存款）、6230000（预计应付折扣）+6890000（预计折扣支出）余额是否为零

两个科目余额为零

同样去察看内部银行存款科目余额也应为零

3、内部交易引起的内部银行的调整-PCA

需要对从报表中导出的内销清单进行核对，例如从报表中导出1999/12/10日内销清单如下：

（路径及操作参见利润中心教材基本业务部分）

在PCA中查询结果如下：

路径：

录入记帐期间、内销科目号的范围（681打头的）、参考凭证种类-W，表示从总帐中生成的凭证

显示变式可以在系统中自行建立

若项目很多，可以选择进行分类汇总，然后选择进行折叠，根据汇总值与清单进行核对，核对无误后在PCA中做调整凭证

4、费用分摊/分配引起的内部银行的调整-PCA

同样首先导出费用分摊/分配清单，例如我们选择导出1999/12/03费用分摊/分配清单如图

核查路径同上

录入内容：

记帐期间、会计年度、借贷方标识-选择借方，因为在一个费用行项目中已经包含了费用的发出方和接收方信息。

参考凭证种类-选择从CO模块生成的凭证标志K

点击利润中心，汇总利润中心和

同样点击合作者PC得到费用接收方的信息

核查无误后在PCA中做调整凭证

5、BA调整-FI

进行调整的原因：

（1）、根本原因是因为凭证借贷方部门不平，造成利润中心凭证的不平，从而导致部门资产负债表、损益表的不平。

（2）、不平的类型有两种：

一种为手工误操作造成的，需要手工及时进行冲销或调整；另一种为系统自动生成的（主要是计入虚拟利润中心的凭证），本身就不平，需要通过BA调整使其计入正确的利润中心中去。

（3）、BA调整的基本思路是以BA调整科目为载体自动生成一张调整凭证，该凭证将原凭证中计到虚拟利润中心的行项目反向冲回，同时生成正确的利润中心的行项目，该调整凭证的借贷方都为调整科目

对于从不同模块来的需要调整的凭证，调整的科目也不一样，处理方法如下：

（1）、应收帐款类

正常情况下，应收帐款能够自动过到利润中心会计中，即利润中心会计中113打头的虚拟利润中心的值应为零，如果有计入到虚拟利润中心中的凭证，那么该凭证一定是错误的

系统中已经见到的错误凭证如下：

以上三个凭证均为手工生成，部门为空的利润中心均为DUMMY，故一定要加强审核手工凭证的力度

对于已经做错的凭证，可以通过冲销凭证的功能将它冲销，然后录入正确的凭证，但是系统就会对两张凭证进行调整

以第二个凭证为例

原凭证：

科目BAPC金额

借:

银行存款320113201100000.00

贷:

客户DUMMY198976.00

借:

客户DUMMY98976.00

调整凭证:

科目BAPC金额

借:

9910100（业务范围调整）3201DUMMY100000.00

贷:

9910100（业务范围调整）13201198976.00

借:

9910100（业务范围调整）1320198976.00

同样冲销凭证的调整凭证同上,调整后部门的应付帐款仍然有误，故错误凭证一定要冲销，不能把查错调整的希望寄托在BA调整上

（2）、应付帐款类

相对于应收帐款,应付帐款的处理比较复杂,且凭证的来源也比较多,对于手工做的AP凭证,能够自动过到利润中心凭证中,但对于自动生成的应付帐款,则无法反映到PCA中,同样,对于手工误操作生成的错误凭证也无法反映到PCA中

应付帐款基本业务操作及调整凭证如下:

A收货:

科目BAPC金额

借:

存货（标准价）3201132011000.00

贷:

GR/IR320113201900.00

应付关税暂估320113201100.00

B收关税发票:

借:

应付关税暂估320113201100.00

贷:

海关3201DUMMY100.00

C收进项税票

借:

增值税-关税进项320113201170

贷:

海关320113201170

D收发票

借:

GR/IR320113201900

贷:

供应商A3201DUMMY900

E付海关关税、进项税款，并核销

借：

海关320113201100

海关320113201170

贷：

银行存款320113201270

FI核销凭证：

借：

海关-关税3201DUMMY100

海关-进项税320113201170

贷：

海关-关税320113201100

海关-进项税320113201170

G付货款并核销

借：

供应商320113201900

贷：

银行存款320113201900

H核销凭证

借：

供应商3201DUMMY900

贷：

供应商320113201900

若在月底结帐前所有核销动作均已完成，则BA的调整本身没有什么意义，如果没有完成核销，则必须对B、D、F、H凭证通过调整科目进行BA的调整，这样才能保证事业部负债的准确

借：

2039990空/3201DUMMY/13201

贷：

20399903201/空13201/DUMMY

经过上述操作后，在GL与PCA的应付帐款存在以下关系：

1、在PCA中DUMMYPC的值：

2030100+2030200+2039990=0

2、各个非DUMMY的PC的值：

FI中Σ（2030100+2030200）=PCA中Σ（2030100+2030200+2039990）

3、FI中的2039990科目应保持：

同一部门借贷相反、金额相等、余额为零

4、PCA中的2039990科目应保持：

各部门发生额合计与DUMMY值借贷相反、金额相等、余额为零

（3）、税款类

由于系统认为在一个公司代码中税款应该是对外的，故系统中所有自动生成的增值税业务均无法计到PCA，必须通过BA进行调整

收发票

借:

GR/IR320113201830

进项税DUMMY170

贷:

供应商A3201DUMMY1000

开发票

借:

客户3201132011000

贷:

收入13201830

销项税3201DUMMY170

调整凭证：

（进项）

借：

2219990320113201170

贷：

2219990DUMMY170

调整凭证：

（销项）

借：

2219990DUMMY170

贷：

2219990320113201170

调整完毕以后，可以在2219990上得到公司应收各个事业部的税款额，关于税款的具体处理办法将在结帐教材二中详述。

（4）、其他类

主要是指BA不为空但BA不等的一些凭证以及一些错误的凭证，此类凭证通过9910100其他业务范围调整科目进行调整

例：

手工录入的以下凭证

借：

费用-0101100

贷：

现金-0201100

调整凭证如下：

借：

9910100-0201100

贷：

9910100-0101100

此类调整本身没有什么意义，但因为系统的BA调整无法按某一科目进行，故此类调整凭证系统会自动生成，即使发现前面做的凭证有误后将其冲销，系统仍然会生成调整凭证

（5）操作步骤

路径：

首先进行计算

输入公司代码0001

选择执行

显示计算完毕，返回上一层，选择如下路径

输入公司代码、结算日、先不必选中产生记帐、选中计入利润中心、选中日志

执行，出现警告提示后回车，如下图：

下翻可以看到调整的明细情况

双击显示为淡紫色的行项目可以察看调整的凭证，在此表中可以检查每天需要调整的凭证的明细清单，及时发现问题进行修改

6、核对总帐科目余额与凭证余额是否相等-GL

显示借贷方差异为零

7、利润中心试算平衡表-PCA

按照各利润中心的发生额进行汇总，察看其余额，在做完各种调整后，该报表余额应为零

路径：

GR33

选择报表/执行

察看16501利润中心的试算平衡表

余额为零，说明此利润中心无误

8、编制、核查银行日报表、内部银行存款日报表-FI、PCA

在完成了以上操作后，出具银行报表，具体操作参见PCA教材-基本业务

银行日报表路径：

事物代码SE38，ZTS_R_FI011

内部银行日报表路径：

事物代码SE38，SE38-ZTS_R_FI011

9、CO-FI的调整-CO

（1）、CO-FI调整的根本原因是跨部门的费用分摊/分配、生产预提辅料、工费等导致部门、FA在FI与CO两个层次上不一致，故需要调整

（2）、调整的基本思路是在总帐中通过用99101000（一般总帐类）和4990000（费用类）两个过渡科目调整总帐的业务，使其与CO中的费用保持一致

调整涉及的主要业务及其处理方法如下：

费用分配、费用调整

例：

FI中发生一笔费用，BA所属的FA为0002

科目BAFA金额

借：

费用01010002100

借：

银行0101100

将其分配到BA为0201，且FA为0003的部门中

科目BAFA金额

借：

费用02010003100

借：

费用01010002100

FI中的调整凭证

科目BAFA金额

借：

99101000101100

借：

费用01010002100

科目BAFA金额

借：

费用02010003100

借：

99101000201100

因为费用涉及不同BA，则仍然需要调整内部银行，再次不做详述

注意事项：

1、对于费用的分配/调整（初级成本要素的分配），只要双方的BA或FA有一方不一致，就需要通过调整科目进行调整，保证部门、费用的一致。

2、只有BA、FA完全一致，才不作调整

3、调整凭证不身也不平，但下次BA调整时不会调整此凭证

4、调整凭证只有会计凭证，不会产生CO凭证和PCA凭证

费用分摊、基于作业的费用分摊

例：

FI中某一部门（BA-0101）发生费用10000元，所属的FA为0002

科目BAFA金额

借：

费用0101000210000

借：

银行0101000210000

将其分摊到BA为0201，且FA为0003的部门中

科目BAFA金额

借：

次级成本要素0201000310000

借：

次级成本要素0101000210000

FI中的调整凭证

科目BAFA金额

借：

9910100010110000

借：

49900000101000210000

科目BAFA金额

借：

49900000201000310000

借：

9910100020110000

因为费用涉及不同BA，则仍然需要调整内部银行

注意事项：

1、对于费用的分摊，涉及到次级成本要素，而总帐中并没有对应的费用科目，故通过4990000这个特殊的费用科目进行调整。

2、调整凭证同样不会产生CO凭证和PCA凭证

3、基于作业的费用分摊与此相同

生产订单预提辅料、工费

例：

建立生产订单后，根据订单发料

科目BA订单FA金额

借：

生产性费用AA000010000

贷：

存货020110000

预提工费、辅料消耗

科目BA订单FA金额

借：

次级成本要素AA0000500

贷：

次级成本要素02010001500

完工转出

科目BA订单FA金额

借：

产成品0201500

贷：

完工产品转出02010000500

FI中的调整凭证

科目BAFA金额

借：

99101000201500

借：

499000002010001500

科目BAFA金额

借：

499000002010000500

借：

99101000201500

注意事项：

1、对于生产订单预提辅料、工费的业务，同样涉及到次级成本要素，通过4990000这个特殊的费用科目进行调整。

2、调整凭证中订单行项目中的BA与对方行项目的BA一致

操作路径：

输入：

成本控制范围、期间、会计年度、选择调整过帐-按选择的凭证进行过帐、测试运行、明细列表

选择执行

选中第一项，点击执行

双击金额察看原始凭证

同样察看其他凭证，在确认无误后可以去掉测试运行，选择实际运行

10、下载并核对银行存款余额调节表-FI

数据下载路径：

SE38，ZTS_I_014

选择执行后，程序会将系统中的银行业务导出为一个DBF文件，通过老系统的对帐功能进行核对银行余额