书院管理手册.docx
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书院管理手册
质量、环境管理体系文件
管理手册
依据ISO9001：
2008及ISO14001：
2004标准编制
生效日期：
2011年5月10日
汕头大学至诚书院
二○一一年五月
章节号
标题
页码
0.1
管理手册发布令
3
0.2
管理者代表任命书
4
0.3
管理体系方针、目标/指标
5
0.4
汕头大学至诚书院概况
6
0.5
《管理手册》说明
8
1.
目的范围
10
2.
引用标准
10
3.
术语定义
10
4.
质量、环境管理体系
11
4.1
总要求
11
4.2
文件要求
12
5.
管理职责
13
5.1
管理承诺
13
5.2
关注点
13
5.3
管理方针
13
5.4
策划
14
5.5
职责、权限与沟通
14
5.6
管理评审
18
6.
资源管理
19
6.1
资源提供
19
6.2
人力资源
19
6.3
基础设施
20
6.4
工作环境
20
7.
实现
21
7.1
服务实现的策划
21
7.2
与顾客有关的过程
21
7.3
设计和开发
22
章节号
标题
页码
7.4
采购
23
7.5
服务的提供
24
7.6
监督与评测的控制
25
8.
测量、分析和改进
25
8.1
总则
25
8.2
管理体系监视和测量
25
8.3
不合格控制
26
8.4
数据分析
27
8.5
改进
27
附件一汕头大学至诚书院组织结构图
29
附件二管理体系要求职能分配表
30
附件三管理体系文件编、审、批权限表
31
附件四管理体系过程关系图
32
附件五管理过程及相互关系简图
33
0.1管理手册发布令
汕头大学至诚书院根据发展的需要，决定全面实施ISO9001：
2008《质量管理体系要求》和ISO14000《环境管理体系要求及使用指南》，建立符合国际、国家标准的质量和环境管理体系。
依据上述标准的要求现编制了质量的《管理手册》（含5个附件）。
《管理手册》阐述了书院的管理方针，对书院管理体系做出了具体描述，是指导书院实施质量管理和环境管理的纲领性文件和行为准则，现予以发布，望全体员工遵照执行。
学校主管领导：
2011-5-10
0.2管理者代表任命书
汕头大学至诚书院为贯彻ISO9001：
2008《质量管理体系要求》和ISO14000《环境管理体系要求及使用指南》标准，现任命陈文滨同志为汕头大学至诚书院管理者代表，其职责为：
（1）按照国家相关标准，建立、实施和保持质量、环境管理体系；
（2）向书院最高管理者报告质量、环境管理体系运行情况，包括所需要进行的改进，并与有关的管理层就质量、环境体系运行情况进行沟通；
（3）提高书院全体员工质量意识和环境意识，保证书院所有岗位和运行范围执行各项要求；
（4）负责书院质量管理体系方面的业务与外部的联络。
学校主管领导：
2011-5-10
0.3管理体系方针、目标/指标
0.3.1管理方针
汕头大学至诚书院根据全人教育的理念，忠实地围绕汕头大学国际化和精细化特色人才培养目标，秉承“诚·敬·谦·和”的院训，以书院为平台，为学生在校健康成长提供更好的服务，更有力的支持，推动大学从单纯的“专业培养”向具备社会适应能力的“全人教育”转变，培养具有国际竞争力的“有志、有识、有恒、有为”人才。
在全书院贯彻建设绿色校园的管理理念。
通过宣传教育使全书院教职工和学生形成“绿色”理念，具备环境保护的认同感和责任感；同时，在整个教育过程中始终贯彻“绿色”理念，并在此基础上逐步形成关于“绿色校园”的一系列管理机制与监控体系。
0.3.2目标/指标
0.3.2.1至诚书院学生培养目标
a）围绕学校“先进本科教育”的核心目标，开展书院的学生培养工作；
b）毕业生当年就业率达到92%以上；
c）每年举办新生ATP团队素质拓展训练营，覆盖所有当年入学的至诚新生；
d）每年举办团队、学科、体能、心理和职业等五类拓展项目，每类拓展训练营项目至少举办一期。
0.3.2.2至诚书院行政管理目标
a）各项工作有严密的管理制度及执行程序，所有办事流程均符合学校或书院的相关规定；
b）书院基本数据资料齐全并做到按学期更新；
c）不断完善管理制度，不断提高服务质量。
0.3.2.3至诚书院环境管理目标
a）实施办公室节电、节水、节纸等节约制度；
b）实施电子化办公；
c）书院活动贯彻绿色环保理念，实行双面打印，实现资源及时回收和重复利用。
学校主管领导：
2011-5-10
0.4汕头大学至诚书院概况
汕头大学于2008年7月1日发文正式成立至诚书院（汕大发[2008]85号），并由李丹和陈文滨分别担任创院院长和副院长，正式启动学校住宿学院制度改革步伐，进一步深化大学“全人教育”改革探索，成为了中国大陆首个实行本科四年全程住宿学院制度的高校。
至诚书院建筑面积10,464平方米，学生宿舍258间，学生床位1,054个，并配备相应办公及学生活动场所，包括素质拓展训练及多媒体教室、会议室、讨论室、学习室、阅览室等。
目前书院教师5人。
书院围绕汕头大学国际化和精细化特色人才培养目标，以书院为平台，为学生在校健康成长提供更好的服务，更有力的支持，推动大学从单纯的“专业培养”向具备社会适应能力的“全人教育”转变，培养具有国际竞争力的“有志、有识、有恒、有为”人才。
作为试点住宿学院，至诚书院努力开拓一条全新的道路，希望通过我们的努力，住宿学院制度能为中国其它大学建立一个可借鉴的学生培养模式。
至诚书院通过社区活动平台的搭建和各项活动的有效开展，为宿生提供团队、交叉学科、体能、心理和职业生涯等拓展课程项目，通过不同专业背景的交叉，不同思维模式的碰撞，不同兴趣爱好的交融，使学生开拓视野，积累人脉，建立培养自信心、独立性和社会责任感，为学生从小社区走向现实社会打好坚实基础。
名称：
汕头大学至诚书院
地址：
中国广东省汕头市大学路243号
院长：
李丹
联系电话：
8675482902482
传真：
8675482902482
邮政编码：
515063
网站：
0.5《管理手册》说明
0.5.1总则
至诚书院依据ISO9001：
2008《质量管理体系要求》和ISO14000《环境管理体系要求及使用指南》编制质量手册，规定书院的质量和环境方针、目标以及质量和环境策划，并概括描述书院质量和环境管理体系，用以指导和规范书院各项管理活动。
通过质量手册，理顺各部门之间的关系，分清质量责任，加强协调，使书院质量和环境管理工作实现标准化、科学化、制度化，促进各项工作更有效的开展。
本管理手册是汕头大学至诚书院质量管理体系和环境管理体系运行的纲领性文件，制定了质量和环境方针、目标、指标，明确了质量和环境管理体系的范围。
各个管理部分的程序文件和作业指导书，是本管理手册的支持性文件，是对本手册实施方式的具体说明和指引。
本管理手册各章节里描述了质量和环境综合管理体系的过程和各环节之间的相互作用。
作为管理体系文件的一个组成部分，本管理手册属于受控文件。
管理手册在汕头大学至诚书院内具有法规效力，不得以行政手段干预其实施；使用者有责任对管理手册中不符合书院实际的内容提出修改意见或建议；管理手册由院务会负责解释。
0.5.2编制、审核和批准
a）《管理手册》由管理部根据ISO9001：
2008《质量管理体系要求》和ISO14000《环境管理体系要求及使用指南》标准，结合汕头大学至诚书院的实际情况组织编制，并且由各有关部门评审。
b）《管理手册》由管理者代表审核，经学校主管领导批准后，发布实施。
0.5.3发放范围
a）由书院院务室发放，注明发放日期、持有部门/人，并做好登记、签收工作。
b）发放范围：
1）校领导、管理体系范围内各单位；
2）咨询与认证机构；
3）有此要求的顾客。
0.5.4管理手册的控制
a）手册持有部门/人应妥善保管，未经管理者代表允许不得私自外借、涂改、复制；
b）手册持有人工作调动时，应将手册归还原发放部门；
c）若手册换版，原持有部门/人交旧换新。
0.5.5修改和换版
a）修改、换版的原则：
质量、环境管理体系运行中存在的问题；质量、环境管理体系审核中发现的问题；上级有关部门颁布的质量、环境政策、法规。
b）手册部分章节修改由院务会组织，汕头大学有关部门参加评审，管理者代表审核，主管校长批准；
c）手册以换页、换版形式进行修改：
1）部分字句修改，由主控部门发出经审批的修改通知单，手册持有人持手册到书院ISO文件管理员处换页；
2）管理体系结构、方针策略发生重大调整或法律法规有新的要求时，由院务会组织编制，适时换版。
经管理者代表审核、主管校长批准后印刷发放。
d）手册换页/换版时，有关编制、审核、批准、发布的要求，与0.5.2中的规定相同；
e）向顾客提供的手册不盖受控章，不负责修改和更换新版，但需登记签收。
对外发放手册应严格控制。
1.目的范围
1.1目的
本手册适用于汕头大学至诚书院在质量和环境方面的管理和控制。
通过管理体系的有效实施，包括持续改进体系的有效性，以达到顾客相关方和教职员工满意。
1.2范围
1.2.1本手册描述的管理体系要求，适用于汕头大学至诚书院：
a）学生培养管理全过程；
b）行政事务管理全过程。
通过管理体系的有效实施，包括持续改进体系的有效性，以达到顾客及相关方满意，保护环境，并符合法律法规要求。
1.2.2贯彻执行ISO9001：
2008《质量管理体系要求》和ISO14000《环境管理体系要求及使用指南》标准中的全部要求。
2.引用标准
本《管理手册》及其它质量、环境管理体系文件，均依照下列标准制订：
《GB/T19001-2008，ISO9001：
2008质量、环境管理体系——要求》
《ISO14001：
2004环境管理体系——规范及使用指南》
《ISO/IWA2：
教育品质管理系统标准解析》
《中华人民共和国教育法》
《中华人民共和国高等教育法》
《中华人民共和国职业教育法》
《中华人民共和国教师法》
《广东省<教师资格条例>实施细则》
《中共中央国务院关于深化教育改革全面推进素质教育的决定》
《国务院关于大力推进职业教育改革与发展的决定》
《教育部关于加强高职高专教育人才培养工作的意见》
3.术语定义
3.1本手册定义如下术语
3.1.1顾客：
接受本系统服务和管理的组织或个人。
主要顾客群如下:
a）学生
b）教师
3.1.2组织：
汕头大学至诚书院
3.1.3供方：
提供资料、设施、材料的组织。
3.1.4外包方：
提供至诚书院承诺给顾客服务的非汕头大学的组织或个人。
3.3缩写说明
学校——汕头大学
书院——汕头大学至诚书院
院长——至诚书院院长
院务室——至诚书院院务室
4.质量、环境管理体系
4.1总要求
书院依据ISO9001：
2008《质量管理体系要求》和ISO14000《环境管理体系要求及使用指南》标准要求建立了完整的一体化管理体系，并加以实施和保持，从而规范了书院的各项管理活动，使书院的管理体系实现了规范化、标准化、程序化。
同时通过内部审核、管理评审、采取纠正措施和预防措施、管理考核等途径，持续改进体系的有效性。
4.1.1书院明确规定：
管理体系过程包含所有过程均采用P-策划、D-实施、C-检查、A-改进即PDCA循环的方法实施和展开，达到管理体系的持续改进。
4.1.2过程的顺序和相互作用通过二个程序文件表达。
4.1.3书院制定相应的程序文件和操作指导性文件，明确了确保过程的有效性和管理所需的准则和方法。
4.1.4过程运行、监视和测量所需的资源及信息在相应的程序文件和操作指导性文件中明确，书院可以确保获得这些资源和信息。
4.1.5对所确定的过程按程序文件和相应的策划活动结果的要求进行监视、测量和分析，以验证过程结果符合规定要求。
4.1.6通过本手册规定的质量管理方针、目标、管理方案，以及过程和体系监控、数据分析、信息交流、纠正和预防措施，以实现预期的过程策划结果，并改进过程的有效性。
4.1.7在新生入学教育以及书院组织的有关活动中积极开展环保教育。
4.2文件要求
4.2.1总则
书院制定了质量管理方针和相应目标/指标、《管理手册》、5个程序文件及若干个作业指导书，确保管理体系过程的有效策划、运行和控制。
4.2.2管理手册
《管理手册》是书院实施管理的纲领性文件和行动准则，书院全体教职员工必须严格执行。
手册包含了以下内容：
a）管理体系的覆盖范围；
b）对管理体系程序文件的引用；
c）管理体系过程之间相互关系的描述。
4.2.3文件控制
书院确保所有与管理体系有关文件的适用性、完整性和有效性。
形成文件的程序明确了以下方面的控制要求：
a）所有文件发布前，由授权人审批，确保其适宜性和充分性（见附件三《管理体系文件编、审、批权限表》）；
b）必要时对文件进行评审与更新，并重新审批；
c）所有管理体系文件更改和现行修改状态的标识，确保文件的更改和现行修改状态能够识别；
d）确保在使用场所都能获得适用文件的有效版本；
e）文件保证清晰，整洁，收文、发文登记台帐，易于识别；
f）明确外来文件的识别及管理要求，并控制其分发和使用；
g）对于作废文件，规定及时从使用场所收回。
需要时以适当的方式进行标识，防止作废文件的非预期使用。
4.2.4记录控制
书院对记录的标识、贮存、保护、检索、保存期和处置进行控制，保证记录的及时性、准确性、真实性、完整性，为产品符合要求和管理体系有效运行提供可靠证据。
a）需要控制的记录包括各类登记表、各类审批表等；
b）管理体系运行记录分别由有部门收集保存；
c）记录的填写要求字迹清晰、做到完整、准确、及时，不得涂改或伪造，使其具备对相关活动或服务的可追溯性；
d）记录依其发生的时间顺序、分专业、分项目进行编目、组卷，使其易于识别和检索；
e）妥善保管记录，防止损坏、丢失或由于贮存环境条件恶劣造成变质腐蚀。
保存方式（包括拷贝或电子媒体）便于存取。
f）记录的保存期限按有关规定执行，超过保存期限的，作销毁处置。
5.管理职责
5.1管理承诺
书院以院长为核心的领导层向顾客郑重承诺：
书院依据ISO9001：
2008《质量管理体系要求》和ISO14000《环境管理体系要求及使用指南》标准要求建立、实施管理体系并持续改进体系的有效性，为保证实现上述承诺，书院从以下活动提供证实：
a）及时向书院内部员工传达满足顾客、相关方和法律法规要求的重要性；
b）制定书院质量方针；
c）确保书院制定质量目标/指标；
d）定期进行管理评审。
5.2关注点
5.2.1质量管理体系关注点
书院领导层始终以顾客为关注焦点，能够确保书院与顾客的有效沟通，使顾客的要求得以确定并通过持续改进质量和环境综合管理体系来满足顾客的要求，旨在增加顾客满意。
5.3管理方针
院长主持制定了质量方针（见0.3条款）。
能够确保：
a）与书院总的宗旨相适应，体现了书院的质量追求；
b）对包括了满足要求、遵循法规和持续改进管理体系有效性的承诺；
c）可以为制定和评审各管理目标和/指标提供框架；
d）能够在书院范围内传达、沟通、理解各管理方针并贯彻实施，并传达到以我书院名义对外联络和工作的人员；
e）在需要时为相关方所获取；
f）可以通过内部审核和管理评审等方式评价各管理方针的持续适宜性。
5.4策划
5.4.1管理目标/指标
在各管理方针确定的框架下制定了书院的各管理体系的目标/指标，目标/指标是书院实现满足顾客与相关方要求以及各种法律法规要求和持续改进以及评价管理体系有效性的重要指标，其内容与各相应管理方针是一致的，是可测量的。
目标/指标包括了满足具体项目生产和服务所需的内容。
书院各项目标/指标在相关职能部门、项目部等各层次上均予以展开和分解细化，成为各层次上可以实施的目标/指标。
同时建立考核机制，以确保各过程达到要求，并作为达到书院总的目标/指标的基础。
（书院各管理目标见0.3条款）
5.4.2管理体系策划
书院最高领导层组织管理体系的策划活动，可以实现：
a）书院制定的各管理目标和管理体系的总要求；
b）在策划管理体系的变更和实施时，保持管理体系的完整性；
c）管理体系策划以文件形式输出表述，如管理手册、程序文件等。
5.5职责、权限与沟通
5.5.1职责和权限
书院根据实际工作需要设置组织机构，管理体系覆盖的部门和单位有管理层（院长、副院长、党总支）、书院院务室、书院团委、拓展中心等，管理结构图详见附件一，管理职能分配表见附件二。
相应的职责、权限描述如下：
a）院长工作职责
1）全面负责书院工作，组织实施并努力完成学校下达的学生培养等各项工作任务；
2）领导制定工作规划；
3）负责建立明确的、可操作性强的学生素质培养工作模式；
4）主管书院人事管理工作，积极引进人才，配备合理的人才梯队；
5）主持书院日常管理工作，督促和支持副院长所分管的工作；
6）作为书院安全第一负责人，负责全书院防火、防盗等治安工作；
7）主管书院财务工作，做好财务规划与管理工作；
8）完成校党政领导交给的其他各项工作。
b）党总支书记工作职责
1）围绕书院中心工作任务，加强党的建设，发挥党的政治核心作用，保证监督党和国家的方针、政策及学校各项决定在本单位的贯彻执行；
2）参与本单位行政管理工作中重要事项的决定，支持书院行政负责人在其职责范围内的工作；
3）制定党总支的各项工作计划，发挥党组织的战斗堡垒和党员的先锋模范作用；
4）协助学校做好相关招生宣传工作，推荐毕业生就业；
5）负责书院的宣传和学生工作、统战工作；
6）领导本书院共青团、学生会等群众组织；
7）做好安全稳定工作，定期了解、关心本单位教职工的思想、工作和生活情况并及时向有关部门反映；
8）积极开展创先争优等活动，做好民主评议党员的工作；
9）负责书院校友工作；
10）完成党委布置的各项任务。
c）副院长工作职责
1）协助院长主持书院学生培养工作；
2）协助院长主持书院内外日常行政事务，制订有关管理制度，加强书院行政制度建设；
3）协助院长管理书院财政预算、确定书院发展预算；
4）协助院长管理书院专项经费项目；
5）完成院长交办的各项工作。
d）院务主任工作职责
1）带领院务秘书，完成日常行政工作，制定办公室人员的岗位职责，不断提高工作人员的业务能力和工作效率；
2）根据院长或副院长意见草拟书院工作计划和年度总结以及其他文件、材料；
3）协助组织有关会议，作好记录，根据需要整理会议纪要、起草文件或文稿，经主管领导签署后发布，并协助检查会议决定事项的执行情况；
4）协助院长做好人事管理工作，积极协助人才引进；
5）协助院长管理本书院的包干经费，编制年度经费的预算、决算；
6）负责书院各学生组织的活动经费核实、分配和管理；
7）负责书院对内、对外的有关财务管理工作；
8）做好书院印章管理；
9）安排书院的日常来访接待工作；
10）负责书院用房（活动室、办公室）相关管理工作；
11）负责拓展辅导中心工作；
12）完成书院领导交办的其他工作。
e）院务秘书工作职责
1）协助院务主任管理院务室日常行政工作；
2）做好用车管理等后勤服务工作；
3）负责管理仪器设备、办公家具等固定资产及办公室易耗设备的采购工作，并做好书院内部固定资产的管理工作；
4）协助安排人事聘任、评估工作，协助做好全书院各类人员的考勤、津贴上报、奖惩等工作；
5）协助组织有关行政会议。
负责书院内外各类会议的通知、事项通知、会场准备等会务工作；
6）负责管理院务室日常财务整理及报账工作；
7）负责书院相关信息的整理、发布，并向学校提供有关信息，负责学校往来文件、文稿的传达和送审；
8）承担书院宣传资料的策划、撰写工作及相关组织工作；
9）负责书院相关网站的管理、维护、信息更新等工作；
10）负责书院ISO准备及规范执行跟进工作；
11）完成书院领导和院务主任安排的各项工作。
f）拓展辅导中心行政助理工作职责
1）协助院务主任开展拓展辅导中心工作；
2）协助开展书院各类训练营；
3）负责对各类训练营及相关学生活动做好相关的记录、反馈整理等工作；
4）负责拓展辅导中心部分财务报账工作。
g）心理教育辅导员工作职责
1）负责开展和组织书院心理拓展活动；
2）负责宿生的成长辅导，并关注宿生心理健康相关事宜；
3）负责书院与学校心理咨询中心以及各专业学院关于心理健康方面事宜的沟通；
4）完成书院和院务主任交办的其它工作。
h）辅导员工作职责（团委书记）
1）在书院党总支和学校学生工作部的领导下做好学生的思想政治工作。
根据政治学习的任务和要求，有计划地组织学生的政治学习，对学生进行国内外形势教育和党的路线、方针、政策的教育；
2）及时掌握学生的思想动态，对学生进行学习目的、人生观、道德品质、法制纪律教育；
3）做好学生日常教育管理工作，新生入学教育和毕业生就业指导工作。
关心学生生活，协助组织学生开展勤工助学活动，帮助学生解决学习生活中的困难；
4）支持、鼓励和组织学生开展各项健康有益的科学文化、青年志愿者、社会实践和文体活动；
5）做好奖学金、助学金及贷款的评定工作；
6）抓好学生干部队伍的建设，认真选拔、培养、建立学生骨干队伍，提高学生自我管理的能力；
7）做好学生党、团的建设工作，指导学生会等组织工作；
8）按上级团委规定做好团费收缴及使用工作；
9）做好书院文化建设和宣传工作，每月编写电子刊物《至诚生活》，每学期印刷院刊《至诚》，每年举办一台“书院日”晚会；
10）完成书院领导安排的各项任务。
5.5.2管理者代表
校长任命管理者代表已形成文件予以公布（见0.2条款），其职责见5.5.1a）。
5.5.3内部沟通
书院通过年度工作会、研讨会等各种形式，做好每年的工作总结及未来的工作规划，每周副院长主持召开一次院务会议，确保沟通顺畅，利用电话、网络、传真等各种传播媒介，以及采用文件的会签、审核、审批及相关资料和记录的传递等多种手段就管理体系在不同层次和部门之间进行纵向及横向沟通，可以确保管理体系的持续改进和有效运行。
5.6管理评审
5.6.1一体化管理体系管理评审每年进行一次，时间间隔大约12个月，管理评审由最高管理者主持，以会议方式进行。
通过管理评审确保管理体系的适宜性、充分性和有效性。
管理评审应对书院的管理体系的改进机会和变更的需要，包括质量方针及其相应目标/指标等做出评价。
管理评审的记录由ISO文件管理员负责整理存档。
5.6.2评审输入
每次管理评审前应制定管理评审计划，收集、汇总、整理应包括以下方面的信息：
a）审核的结果（包括内部审核、外部审核的结果）和环境管理体系合规性评价的结果；
b）顾客的信息反馈（包括书院主动调查及顾客投诉的信息反馈）；
c）学生工作及行政工作中过程的绩效；
d）预防措施和纠正措施的运行状况；
e）以往管理评审的跟踪论证结果；
f）可能影响管理体系的变化；
g）改进的建议。
5.6.3管理评审的输出
管理评审
升级会员 