行政费用管理制度.docx
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行政费用管理制度
行政费用管理制度
第十八节费用管理制度
一、目的
为加强公司费用管理、控制不合理费用开支，提高经济效益，特制定本制度。
二、费用分类
费用项目
费用项目说明
工资薪酬
是指公司为员工应得的全部工资薪酬，可设三级科目“工资”、“保险”、“福利”等。
员工险金
是指公司为员工上的劳动保险、医疗保险等（可并入工资薪酬）
职工福利费
包括管理部员工工作餐、医疗用品、公司组织职工体检费、工伤医疗费、注射疫苗费等（可并入工资薪酬）。
员工宿舍费
指公司员工宿舍的租金、水、电、气费用支出（可并入职工福利费）
职工教育经费
说是指培训费、外培的路费补助出.、资格认证、购置教学设备与设施等经费支出
电费
是指交付电力的全部电费
修理费
包含商场和宿舍的空调、电力等装修费（不含电脑等电子办公设备），其他管理部办公用品移动和安装费等。
保洁费
指保洁发生的费用、使用工具等开支
消防保卫费
指公司消费检查、消防器具维护等支出的费用
装修费
指公司承担的商户装修费。
绿化费
指企业绿化和商场的绿色植物花卉的摆放费。
劳动保护费
指公司购买工服发生的费用
办公费
包含2个三级科目“ 办公用品费/快递费 ”，其中“办公用品”指管理部门每月按预算标准购买的办公用品及为新员工购买的小件办公品，以及传真机、打印机、复印机用色带、墨盒、墨粉、复印纸等，“快递费”主要指管理部门日常发快件的费用（例如EMS）。
图书资料费
指管理部门购书，订报刊杂志的费用（可并入办公费）
通讯费
含两个三级科目“固定电话费/手机费/上网费”，其中“固定电话费”指管理部门办公室有线电话使用费，“手机费”指管理部门移动电话使用费。
“上网费”指Internet使用费等。
租赁费
指经营管理使用场地时发生的费用（不包括职工宿舍房租）
印刷费
指公司所有票证帐表、名片、合同、等印制费办公费
差旅费
指公司因公外出发生的路费、宿费、伙食部等（不含专外出考察）。
考察费
指公司专门专外出考察发生的路费、宿费、伙食部等。
（可并入差旅费）
交通费
指市内交通费。
（可并入差旅费）
车辆费
指车辆用油、存车费、修理费、检车费等费用，车辆按0.8元/公里分使用部门考核，总经理用车计入行政部。
招待费
包含因公接待和行政部购咖啡、茶叶、水果、纸杯、纯净水、矿泉水、纸巾等，
业务费
指公司因业务或公共关系维护送卡送慰问品的支出。
花车租赁费
是指经营需要花车租用费，应进行租购分析，决定是否购买。
电脑及信息维护
包含电脑等的修理、安装费和硬件升级费，pos机、价签专用耗材等。
运杂费
指经营部门偶尔发生的通过运输公司的运费、提货费等。
企划广告费
是指卖场陈列、装饰、美工、墙体广告制作的材料费用费，外部媒体的广告费
促销费
是指促销活动发放的礼品、（销售提成）等
保险费
是指公司财产保险费
政府及社会性收费
是指政府部门工商、城管（税务）等部门收取的费用，含无理收费及罚金。
诉讼费
是指纠纷争议发生的诉讼费和律师费。
年检审计咨询费
是指企业参加工商联合年费、企业变更费、企业审计费、专项咨询费等。
折旧费
是指管理部使用的固定资产每月所计提的折旧（财务部专用）。
开办费摊销
是对公司在筹建期间所发生的开办费的摊销（财务部专用）。
低值易耗品摊销
是指月底时将用于管理部的“低值易耗品”结转费用（财务部专用科目）。
无形资产摊销
指月底对公司所拥有的无形资产分期摊销（财务部专用）。
税金
是指公司缴纳的印花税等税金（仅限财务部用）。
工会经费
是指交地税的工会经费（仅限财务部用）。
坏账准备
指公司财务部门依据财务制度规定对“应收账款”是否坏账所计提的一种准备金（财务部专用）。
存货跌价准备
是指公司依据市场同类产品价格涨跌对存货所计提的跌价准备（财务部专用）。
财务手续费
（财务部专用）
利息收入
（财务部专用）
利息支出
（财务部专用）
财务票单工本费
（财务部专用）
三、管理方法
公司费用管理通过预算管理、额度管理和行政管理三种方法。
除公司特别规定的项目外，严禁先列支，后报销。
管理方法①：
采用预算管理和额度管理相结合的费用项目有：
招待费、企划广告费、电话费、办公费。
管理方法②：
采用预算管理和行政管理相结合的费用项目有：
政府及社会性收费、税金、保险费等。
管理方法③：
除此之外的采用预算管理。
（一）预算管理
1.定义预算管理是指:
各职能部门、业务单位事先向财务部提出下期本部门所有费用的计划（金额≥1,000元的大额财产购置、修理、装璜，需另单独预算申请），财务部统一会同相关部门讨论、审核，经总经理批准后，确定单位下期费用预算金额。
实际费用报销时，财务部门根据费用预算，准予报销或另行处理。
2.具体实施目前公司对所有费用按月预算，之后，将逐步向季度预算、年度预算目标迈进。
（1）每月25日前，各部门向财务部提交下月的《费用预算表》，审批核准后的预算在月底前发回各单位。
（2）各部门未能在规定时间内提交《费用预算表》，则该部门的费用报支顺延一个月。
（3）超预算部分审批权限部门本期费用合计数超预算≤500元，或单项费用超预算≤5％，由财务总监审批；部门本期费用合计数超预算＞500元，或单项费用超预算＞5%，由总经理审批。
（二）费用预算的编制
预算费用应该包括经营费用和财务费用。
对于费用预算要在分析研究各项预算支出的必要性和可能性的基础上，来确定其开支数额的大小。
具体可分三个层次：
1.要求各单位、各部门根据本企业预算期间的总目标和各单位的具体目标，以零为基础，详细讨论预算期内需要发生哪些费用，各项费用数额多少，未来效果如何。
2.将各部门提出的费用项目分为两类：
必须全额保证的费用和可适当增减的费用；对于可适当增减的费用项目进行成本效益分析，将所费与所得对比，在权衡每项工作轻重缓急基础上，分成若干层次，排出先后顺序。
3.按上一步骤所定的费用开支层次和顺序，结合预算期内可动用的资金来源，分配资金，落实预算。
4.各项费用预算由公司根据业务特点指定牵头部门,分别组织相关单位编制，并直接向公司财务部提供。
如：
工资性支出由人事部门牵头、办公费有由行政部门牵头等。
（三）额度管理
1.额度管理指费用在一定的额度范围内控制使用，额度确定的依据是历史数据、销售额、工作职务、员工人数等。
2.具体实施
（1）根据销售额确定预算的费用项目是促销费中业务提成。
（2）根据工作确定额度的费用项目是电话费。
（3）根据员工人数确定额度的费用项目是办公费。
（四）行政管理
1.行政管理指费用报销人在费用产生前，采用口头或书面的形式向行政领导提出本次费用计划，经行政领导同意后，产生的费用方能按费用报销流程到财务部门报销费用。
2.具体实施
（1）单项费用金额≥200元必须采用书面（OA）申请。
（2）单项费用金额≥200元或有批准的书面（OA）申请，由财务总监审批。
（3）单项费用＞200元或无批准的书面（OA）申请，由总经理审批。
管理方法
费用项目
管理方法
费用项目
预算管理行政管理
工资及提成
预算管理
折旧费
预算管理行政管理
职工福利费
预算管理
开办费摊销
预算管理行政管理
职工教育经费
预算管理
低值易耗品摊销
预算管理额度管理
修理费
预算管理
无形资产摊销
预算管理额度管理
保洁费
预算管理行政管理
税金
预算管理额度管理
办公费
预算管理行政管理
保险费
预算管理额度管理
通讯费
预算管理
年检审计咨询费
预算管理额度管理
印刷费
预算管理
租赁费
预算管理额度管理
差旅费
预算管理额度管理
员工保险
预算管理额度管理
交通费
预算管理行政管理
花车租赁费
预算管理额度管理
车辆费
预算管理
考察费
预算管理额度管理
招待费
预算管理
绿摆费
预算管理额度管理
消防保卫费
预算管理行政管理
工会经费
预算管理额度管理
劳动保护费
预算管理
商装费
预算管理行政管理
政府及社会性收费
预算管理
宿舍管理费
预算管理额度管理
电脑费及信息维护
预算管理行政管理
业务费
预算管理额度管理
电费
预算管理
图书资料费
预算管理行政管理
诉讼费
预算管理行政管理
财务手续费
预算管理额度管理
运杂费
预算管理行政管理
利息收入
预算管理额度管理
企划广告费
预算管理行政管理
利息支出
预算管理额度管理
促销费
预算管理行政管理
工本费
四、费用报销单填列规范。
经办人在办理各项费用报销时，费用报销的票据要求是税务部门认可的正式发票。
其中：
服务业、餐饮业、运输业的发票为地税部门发票。
商品、货物、提供劳物的发票为国税部门增值税专用发票。
确实无法取得，可以采用《付款凭单》代替，但需写明原因。
发票级次：
增值税发票-普通发票-正式收据。
票据应按费用分类分部门进行整理，并分别如实填写《费用报销单》或《差旅费报销单》。
所附原始单据内容必须具备：
凭证的名称、填制凭证的日期、填制凭证的单位名称和填制人的姓名、接受单位的名称、经营业务内容的数量、单位和金额、大小写必须相等。
购买实物的原始凭证，必须有验收人的证明。
依合同或计划支付的款项应注明所依合同，计划的名称和编号，合同中注明验收合格后付款，应附验收报告。
经办人应在原始凭证上背书经办人的姓名。
原始凭证不得涂改、挖补。
经办人应将票据按类别和时序（有效票据和其他票据）整齐粘贴，若报销的票据中有经领导批准的收据应单独粘贴。
公司实行集中采购，统一付款，行政事业部负责各种物品的采购，行政仓库管理员负责各种物品的验收、发放和实物管理，财务部负责物品帐务管理。
各部门需购买低值易耗品、消耗品，先填制“采购申请单”（一式三联）。
交采购员咨询价格，采购员将参考价格填在“采购申请单”上后，返回申购部门审核。
申购部门如无异议，持上述单据办理审批手续，之后将审批的单据交给采购员办理采购手续。
委托办理的事项，费用需由委托部门承担的，报销单应由经办部门填写，并经委托部门经理签字确认,无委托部门经理签字的,费用记入经办部门账。
1.报销单据使用说明
单据名称
使用说明
《差旅费报销单》
差旅费报销（车、船、飞机票、住宿费等）。
《费用报销单》
非差旅费的日常费用的报销。
《原始凭证粘贴单》
对小票较多，按类别分层次粘贴，附在前2种报销单后面。
《借款单》
个人差旅费暂借款。
《付款审批单》
各类货款和代垫款项的支付，其他金额较大的日常费用支付。
2.《付款审批单》使用注意事项
（1）各项货款的请款必须附加采购合同、入库单、费用明细清单作为审核依据。
（2）办公场地、仓库等租赁合同必须报财务部备案，作为租赁费支出依据。
（3）《付款审批单》的大额日常费用（≥1,000元）支付，以支票形式为主。
3.费用报销的步骤
（1）判断所发生的费用：
有无预算？
无预算或超预算，走“超预算部分审批权限”。
（2）判断所发生的费用：
属哪种管理方法？
（3）如属“管理方法①”判断是否超额度，若超额度不予报销。
（4）如属“管理方法②”判断是否经过“行政管理”，单项费用金额＞200元是否有批准的书面申请。
五、差旅费标准
为保证我公司员工因公出差工作的顺利进行,本着高效节约和保证员工生活的原则,按照公司员工的任职需要，结合本地同行及本公司实际情况，特制定本标准。
1．职员出差的批准程序:
我公司职员因工作需要出差，需经本部门主管签发出差申请表,在出差申请表上注明:
出差人员姓名、人数、地点、任务、时间、预支差旅费等项内容，报总经理批准后方可出差。
员工因公出差，除特殊情况，要提前1天由本人提出申请经批准后办理借款手续。
差旅费借款人填写借款单，借款金额要根据路途远近，出差天数，乘坐何种交通工具，住宿、补助标准进行确定，借款单要经部门经理审核，主管副总审批，财务经理核实，财务总监签批，总经理核准后，出纳方可支付。
借款额=预计出差天数×（宿费标准+伙食补助标准+其他补助标准）+长途车船机票
出差申请表
部门
出差原因
城市
交通工具
出差时间
自年月日至年月日
预计
天
工作内容：
部门经理
副总经理
总经
出差回来后要在三天内到财务部报帐，剩余款要交回，不许欠款。
无故不报账者，财务有权从其工资中扣除，并按出差借款金额及天数收取万之五的利息。
2．职员出差乘坐车船及飞机标准:
总经理因公出差，可乘坐飞机。
公司其他工作人员因公出差，却因工作需要，经总经理批准，方可乘坐飞机，一般情况一律乘坐火车或汽车。
总经理可乘坐火车软席，轮船一等舱位（超过五十岁的高级职员可参照执行），总监以上（级）乘坐火车硬卧，轮船二等舱位，公司其他工作人员因公出差可乘坐火车硬卧，轮船三等舱。
对超出乘坐交通工具标准的,由总经理批准后方可报销.
级别
火车
轮船
飞机
备注
总经理
软卧
一等舱
商务舱
总监以上（级）
硬卧
二等舱
普通舱
部门经理
硬卧
三等舱
--
主管及以下人员
硬卧
三等舱
--
3．职员出差补助标准:
（1）乘坐火车超过12小时在火车上过夜（晚10：
00---早6：
00期间）六小时以上者，没买卧铺票，可按乘坐火车硬席票价的50%发给出差补助。
（2）出差生活补贴出差生活补贴按地区标准、出差天数给予补助。
出差天数以中午12:
00为界限，以车、船票的时间为标准。
出发时间≤12:
00的，出差天数为1天，反之为半天。
返回到达时间＞12:
00的，出差天数为1天，反之为半天。
部门主管以上级别人员到公司业务单位所在地出差，期间接受业务单位接待的，则生活补贴不予发放。
参加各种会议、培训，期间的生活补贴、市内交通费不予发放。
出差期间如有餐费支出，则该天的出差生活补贴减半发放，判断的标准是餐费发票号是否相连，如发票号是两组号码，则算两天，依次类推。
（3）住宿费：
住宿费按地区标准、职务级别给予报销。
节约或超过标准的部分，公司个人均四六分担，（即公司40%，个人60%）。
出差同行人员中职务级别不一致，其他同行人员可享受最高级别人员的住宿标准。
但超过最高级别住宿标准的部分仍须四六分担。
出差人员如为单数，或同行人员中有异性，住宿费可以按标准乘以2的范围内报销，超出部分四六分担，如住宿包间未超过住宿标准，则出差人员仍可享受节约归己部分。
住宿费按实际住宿天数平均计算，以车船票的时间为准。
（4）市内交通费：
市内交通费（含出租车费）按地区包干使用，不再凭据报销。
市内交通费包括除飞机票、火车票、轮船票、长途汽车票及有关机场费、保险费以外的所有交通费用，未能认定为长途汽车票的一律视同市内交通费。
出差人员因病在外地住院，期间的市内交通费不再发放，生活补贴视同出差。
长期驻外人员（指在同一城市、连续出差≥15天），期间的市内交通费不实行包干制，按实报销。
（5）职工出差如有特殊情况需要超标准报销的，必须另作说明经总经理批准方可报销。
（6）因接待任务或会议安排超出规定标准的（不影响公司形象尽量不参加食宿）,超支部分由总经理签字批准后方可报销。
职务
京、沪、深、珠海、厦门、新疆、西藏等地区
省会城市
其他地区
宿费
餐补
市内交通
宿费
餐补
市内交通
宿费
餐补
市内交通
总经理
260
70
30
200
70
30
150
50
30
总监以上（级）
240
60
30
150
60
30
120
40
30
部门经理
160
50
20
120
50
20
100
30
20
副经理及以下人员
120
40
15
100
40
15
80
20
15
（7）自带交通工具出差的，除不再报销往返目的地的往返路费外，还应按标准扣减出差补助中所包含的市内交通补助。
（8）到本市两区以外出差，确不能回来就餐着，每人每天补助10元；到本市所辖县及北京天津出差却不能回单位就餐者，每人每天补助20元。
（9）鼓励节约高效，司机当日往返超过300公里（石家庄、承德市、秦皇岛、张家口市）以远，日增加补助30元。
（10）出差人员趁出差之便，事先经主管经理批准就近返家省亲办事的，其绕道车船费扣除直线单程车船费，多开支的部分由个人自理。
不报销绕道和在家期间的出差生活补贴、住宿费和市内交通费。
4.其它费用规定：
出差在外地的业务招待费、复印费等要有合法单据，必须经总经理签字批准后，方可按规定报销。
员工在本市市内联系业务（列入“交通费”费用项目），因公司不能提供交通工具，乘坐市内公共汽车的费用，实报实销。
若有特殊情况的，事先向经理提出申请，批准后方可乘坐出租车，报销应在出租车票空白处注明理由、出发地、目的地。
5．公司派出到外地培训、学习人员：
时间在30天以内的，伙食补贴每人每天补助10元，超过一个月者每人每天按8元补助，包干使用超支自负（培训费中含伙食费的不再另计伙食补贴）。
在此期间的住宿、往返的交通费用由公司统一安排、支付，不再另行支付出差补助。
六、通讯费标准
公司对通讯费费采用预算管理和额度管理相结合的的方法，额度管理是指根据所担当的职务级别、工作的需要以及历史数据，确定该岗位的通讯费费报销额度。
1．手机费
总监以上200元/月
经理级120元/月
副经理60元/月
特殊岗位或若确因业务所需通讯费超过当期额度，本人可申请对超额部分进行核实报支，但应附通话清单。
2．座机电话由行政部制定定额，超支部分从工资中扣除。
七、招待费标准
1．招待对象必须是外单位、需招待的客人（如政府官员、税务、银行、工商、供应商、客户、关系单位等）。
员工个人用餐不得报销，员工集体活动用餐，由单位报销属于员工福利，不执行此制度。
2．各子公司、各部门因业务需要招待客人，要事先填写申请单报行政部，经总经理批准后到财务借款，除特殊情况外，先斩后奏者财务不予报销。
业务接待必须要对口接待，并严格控制参加人数。
3．宴请客人厉行节约，反对铺张浪费。
不得讲排场比阔气，以加强联络感情办实事为目的。
除重要客人，一般宴请不得上高档烟酒、生猛海鲜、名贵菜肴。
饭后不得安排娱乐、游玩、洗浴等活动（客人自费除外）。
4．宴请客人用餐标准（含酒水）：
分每人多少元三档，特殊情况需要超标用餐，总经理特批，否则超标餐费个人负担，不得报销。
部门
标准
政府部门
业务部门
A
B
C
A
B
C
餐费标准
实报80
实报60
50元/人
60元/人
50元/人
30元/人
酒水标准
实报40
实报40
30元/人
40元/人
30元/人
20元/人
陪同标准
总经理
总经理
副总或经理
副总或经理
经理
经理
陪同人员
按需
按需
2人
2人
2人
2人
注：
政府部门：
A是指市级各职能部门主要领导；B是指区级各职能部门主要领导；C是指市级、区级各职能部门办事人员。
业务部门：
A是指业务单位的董事长、总经理；B是指业务单位的经理；C是指业务单位的办事人员。
招待费申请单
年月日
招待对象
用餐标准
人数
坐陪人数
总经理
主管领导
行政部经理
申请人
八、办公费
1.定义：
办公费是指因日常工作的需要而购买的办公用品及其他办公性质的消耗，如购买纸笔、邮寄费、快递费等。
2.办公用品分类办公用品按会计核算项目分为专用办公品、快递费、其他办公品具体如下：
（1）专用办公品：
打印机、传真机专用的硒鼓、墨盒、色带等耗材。
（2）快递费：
是指邮局的邮寄费、市内快递费。
（3）其他办公品：
①包括消耗品：
购铅笔、胶水、胶带、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、笔记本、复写纸、便条纸、橡皮、夹子、印泥、圆珠笔、订书钉、复印纸、信纸、信封等。
②管制消耗品：
签字笔、修正液、电池、笔记本等。
③管制品：
剪刀、美工刀、订书机、钢笔、计算器、文件筐、文件夹等。
3.其他办公用品领用按使用可分为个人领用与部门领用2种。
（1）个人领用：
由个人使用保管的物品，如铅笔、胶水、橡皮等。
（2）部门领用：
是指打孔机等管制品，由部门指定人员领用、保管、集体使用
4.其他办公用品的日常管理
（1）消耗品的使用根据实际工作需要和以往使用记录进行数量控制，并根据不同的部门和人员的工作性质作相应调整。
（2）管制消费品根据工作需要严格发放、限定总数，自第二次领用起以旧换新。
（3）管制品主要供部门领用。
（4）领用办公用品须作领用登记，办公室管理员建立办公用品领用台帐和领用卡以控制办公品消耗。
（5）办公用品系为公共活动提供，严禁带出公司私用。
（6）新进人员到职时由各部门向行政部门提出文具申请单领文具，并列入领用卡。
人员离职时，应将剩余文具交还行政部门。
（7）办公用品由行政部门统一负责购买、保管和发放，各部门不得任意购买。
特殊活动支付的费用可提出申请计划，报请批准后购买。
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