公文函格式范文.docx

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公文函格式范文

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公文函概念

函，即信；公函即公务信件。

它是高低级和平行机关或不相附属机关之间在商洽和接洽工作、询问和答复问题时所应用的文体。

函的特点是不受公文规定的严格限制，如不用正式文件头，也可不编文件号，有时还可不拟标题，因此用起来极为简便。

公文函格式

公函由首部、正文和尾部三部分组成。

其各部分的格式、内容和写法请求如下：

（一）首部。

重要包含标题、主送机关两个内容。

1、标题。

公函的标题一般有两种情势。

一种是由发文机关名称、事由和文种构成。

另一种是由事由和文种构成。

2、主送机关。

即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。

（二）正文。

其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。

1、开头。

重要阐明发函的缘由。

一般请求概括交代发函的目标、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题阐明如下：

”或“现将有关事项函复如下：

”等过渡语转入下文。

复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以阐明发文的缘由。

2、主体。

这是函的核心内容部分，重要阐明致函事项。

函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。

无论是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门恳求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写明确。

如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。

公文函用法

1、下级机关向上级机关询问一般事宜，或上级机关答复或催办下级机关有关事宜。

2、平行机关或不相附属机关之间商洽有关事宜，

3、用函来通知一般事项。

如通知开一般性的会议、请求下级机关报送某项材料或统计某些数字等时，也常用公函。

4、向上级机关请示较小事宜也常用函。

公文函范文一

商洽事宜函

中国科学院××研究所关于建立全面协作关系的函

××大学：

近年来，我所与你校双方在一些科学研究上互相支撑，取得了必定的成绩，建立了良好的协作基础。

为了巩固成果，建议我们双方今后能进一步在学术思想、科学研究、人员培训、仪器设备等方面建立全面的交换协作关系，特提出如下意见：

一、定期举办所、校之间学术讨论与学术交换。

（略）

二、根据所、校各自的科研发展方向和特点，对双方共同感兴趣的课题进行协作。

（略）

三、根据所、校各自人员配备情况，校方在可能的条件下对所方研究生、科研人员的培训予以赞助。

（略）

四、双方科研教学所需要高、精、尖仪器设备，在可能的条件下，予对方供给利用。

（略）

五、加强图书材料和情报的交换。

以上各项，如蒙批准，建议互派科研主管人员就有关内容进一步商量，达成协议，以利工作。

特此函达，务希研究见复。

中国科学院××研究所（盖章）

一九九五年×月×日

公文函范文二

通知事宜函

国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函

国办函[1993]2号

国家计委、经贸办、农业部、商业部、经贸部、纺织部、监督局：

为进一步发展我国羊毛生产，搞活羊毛流通，进步羊毛质量，根据国务院领导同志的批示，现就有关问题通知如下：

一、要切实抓紧抓好草场改革和羊种改良工作。

（略）

二、监督局要加强羊毛的质量监督和检验工作。

（略）

三、要尽快组织直接进入国际羊毛拍卖市场。

（略）

四、为了增进国内养羊业的发展，支撑纺织工业生产和扩大出口创汇。

（略）

上述有关政策，请有关部门、各地区特别是羊毛生产区认真研究落实，履行中的问题，由国家计委和经贸办和谐，并督促落实。

国务院办公厅（盖章）

一九九三年一月三日

公文函范文三

征求意见函

国务院办公厅关于征求

《国家行政机关公文处理措施（草案）》

意见的函

国办函[1999]××号

各省、市、区国民政府、国务院各部门办公厅（室）：

现将我们草拟的《国家行政机关公文处理措施（草案）》送给你们，请组织有关同志讨论修正，并将修正意见于十一月底前告诉我们。

国务院办公厅（盖章）

一九九九年×月×日

公文函范文四

恳求批准函

广州××局销售公司恳求批准函

××局销办函[1996]5号

广州××局：

我销售公司从去年十月成立以来，国内商务运动日益增多，经常有许多文件、合同、契约、材料需要复印，为便于工作，我们拟购置一台复印机，请给予批准。

可否，请批复。

广州××局销售公司（盖章）

一九九六年一月十日

公文函范文五

答复事宜函

××市国民政府办公厅关于临时工、合同工

能否执罚问题请示的复函

市政办函[1996]40号

市市容环境卫生管理局：

你局《关于明确临时工、合同工能否执罚问题的请示》收悉。

现复函如下：

《中华国民共和国行政处分法》于1996年10月1日起履行。

该法对行政执法主体及执法人员作出了明确而严格的规定。

按照行政处分法和国务院《关于贯彻实行〈中华国民共和国行政处分法〉的通知》，从今年10月1日起，合同工、临时工再不能从事行政处分工作。

……

你局应按照上述精力，对全市市容卫生执罚人员进行清算，理顺执罚体制，保证行政处分法的贯彻实行，增进市容卫生管理工作。

此复

××市国民政府

一九九六年十月七日

公文函范文六

报送材料函

关于上报《××公司二期改革评估报告》的函

××工银商字[199×]××号

××市××分行：

现呈报〈××公司二期改革评估报告〉，请审阅。

附件：

××公司二期改革评估报告。

（略）

×××工商银行（盖章）

一九九×年十一月五日

公文函范文七

转办函

××省国民代表大会常务委员会关于转办提案的函

×人函[1999]2号

省国民政府：

省九届人大三次会议已经闭幕。

会间，省国民代表以主人翁精力，对改良省国民政府的工作提出了许多可贵建议，同时提出了一些应当解决的问题和请求。

根据大会决定现将责成省国民政府研究办理的二百二十七件提案转去，望抓紧认真处理，并及时将处理成果报来。

在处理社会治安等有关提案时，可请省高级国民法院和国民检察院密切配合。

附：

〈××省第九届国民代表大会第三次会议提案及审查意见〉（抄送单位附件各二册）

××省国民代表大会常务委员会（盖章）

一九九九年×月××日

附件：

（略）

公文函范文八

催办函

交通部广州救捞局催办函

××造船厂：

贵厂××××年为我局建造的2640马力拖轮“穗救202”轮，出厂至现在已经三年了，可是当时欠装的拖缆机至今尚未安装。

为此我局曾多次去函催贵厂尽快给予解决，但贵厂一直未明确答复。

该轮由于缺乏拖缆机，长期无法正常履行生产任务，经济上已造成了很大的丧失。

为此特再次函请贵厂尽快为我局“穗救202”轮安装拖缆机，以免再耽误该轮的正常生产。

敬礼

交通部广州救劳局（盖章）

××××年×月×日

公文函范文九

关于出席××××研究会的邀请函

××秘书长：

最近，国家××部××××科学研究院批准关于××××课题研究的。

经商议，定于三月下旬在××省××市召开该项课题第一次研究会。

现将有关事项函告如下：

一、会议报到时间（略）

二、会议地址（略）

三、接洽人及电话（略）

特邀请您届时出席。

××××研究中心（盖章）

二000年三月×日

函的涵义和用途

　　函，适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

　　函的使用范围极广，使用频率极高，可谓公文中的"轻武器"。

具体来说，函的用途主要包括四个方面:

　　1、平级机关或不相隶属机关单位之间的公务联系，往来。

　　2、向无隶属关系的业务主管部门请求批准有关事项。

　　3、业务主管部门答复审批无上下级隶属关系的机关请求批准的事项。

　　4、机关单位对个人的事务联系，如复群众来信等。

　　二、函的特点

　　1、使用广泛性。

函的使用不受级别高低，单位大小的限制，收发函件的单位均以比较平等的身份进行联系。

上至国务院，下至基层组织，企事业单位，社会团体都广泛地使用函。

　　2、行文多向性。

函可以上行，下行，但大多数函作平行文。

　　3、用语谦敬性。

不论什么类型的函，用语皆得注重谦恭有礼，尊重对方，力求得到对方更多的理解和支持。

函是最注重使用文言词汇的公文。

函是公文中最富有文学性的文种。

　　三、函的类型

　　1、商洽函。

即不相隶属机关之间商洽工作，联系有关事宜的函。

如人员商调，联系参观学习等。

　　2、询答函。

即不相隶属机关之间相互询问和答复有关具体问题的函。

询答函实际上又可分出"询问函"和"答复函"。

有些不明确的问题向有关机关和部门询问，用询问函。

对机关和部门所询问的问题做出解释答复，用答复函。

询答函涉及的多数是问题而不是具体的工作。

　　3、批请函。

即用于不相隶属机关之间请求批准和答复审批事项的函。

批请函实际上又可以分为"请批函"和"审批函"。

请批函用于向不相隶属的主管部门请求审批事项，而审批函则用于主管部门答复不相隶属机关单位的请批事项。

　　4、告知函。

即告知不相隶属机关有关事项的函。

　　以上是按内容和用途对函所作的分类。

若按照文面格式分类，函可以分为公函和便函。

若按照行文去向分类，函又可以分为去函和复函。

　　四、函的结构和写法

（一）标题

　　函的标题一般由发文机关，事由和文种构成，有时也可以只由事由和文种构成。

（二）正文

　　1、开头。

写行文的缘由，背景和依据。

　　一般来说，去函的开头或说明根据上级的有关指示精神，或简要叙述本地区，本单位的实际需要，疑惑和困难。

　　复函的开头引用对方来文的标题及发文字号，有的复函还简述来函的主题，这与批复的写法基本相同。

继而，有的复函以"现将有关问题复函如下"一类文种承启语引出主体事项，即答复意见。

　　2、主体。

写需要商洽，询问，答复，联系，请求批准或答复审批及告知的事项。

　　函，或去函和复函的事项一般都较单一，可与行文缘由合为一段。

如果事项比较复杂，则分条列项书写。

　　3、结语。

不同类型的函结语有别。

如果行文只是告知对方事项而不必对方回复，则结语常用"特此函告"，"特此函达"。

若是要求对方复函的，则用"盼复"，"望函复"，"请即复函"等语。

请批函多以"请批准"，"请大力协助为盼"，"望能同意"，"望准予××是荷"等习惯用语收束。

复函的结语常用"特此复函"，"特此回复"，"此复"等惯用语。

也有的函不写结语。

　　五，注意问题

　　1、注意批请函与请示的区别，向有隶属关系的上级机关请求指示，批准事项用请示，而向没有隶属关系的业务主管机关请求批准有关事项，则用请批函。

主管机关答复请求审批事项，用审批函。

　　2、开门见山，直奔主题。

无论去函还是复函，都不要转弯抹角，切忌空话，套话和发空泛的议论。

　　3、一文一函，简洁明了。

　　4、语言要规范得体，并体现函的用语特色。

发函要使用平和，礼貌，诚恳的语言，对主管机关要尊重，谦敬，对级别低的单位要平和，对平行单位和不相隶属的单位要友善。

切忌使用生硬，命令性的语言。

复函，则态度要明朗，语言要准确，避免含糊笼统，犹豫不定。

　　关于商洽委托代培涉外秘书人员的函

××大学文学院:

　　本集团公司新近上岗的秘书人员缺乏专门的涉外秘书知识，业务素质亟待提高。

据报载，贵院将于今年9月开办涉外秘书培训班，系统讲授涉外秘书业务，公关礼仪，实用文书写作等课程。

这个培训项目为我集团公司新上岗的涉外秘书人员提供了一个难得的在职进修机会。

为能尽快提高本集团公司涉外秘书人员的从业素质，我们拟选派8名在岗秘书人员随该班进修学习，委托贵院代培。

有关代培费用及其他相关经费，将按时如数拨付。

　　如蒙慨允，恳请函复为盼。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　××集团公司（印章）

　　　　　　　　　　　　　　　　　　二00x年七月二十日

　　【提示】

　　这是一份商洽函。

正文分六个层次:

其一写本单位在岗秘书人员的素质亟待提高，这是行文的缘由，背景;其二，写知悉对方开办秘书培训业务;其三，认为对方的培训是我方秘书难得的在职进修机会;其四，以"目的句"写行文的目的;其五即为商洽的事项。

最后，请求对方答复。

　　文章思路清晰，环环相扣，逻辑性强。

"贵院"，"请函复为盼"一类具谦敬意味的词句，体现了商洽函的语体特征。

值得指出的是"秘书人员"应简写为"秘书";"随该班进修学习"与"委托贵院代培"应位置对调;"如蒙慨允，恳请函复为盼"，会导致对方不同意便不复函。

所以，"如蒙"应改为"是否"，以求对方复函。

关于给××超市总公司商租商场一事的复函上海××超市总公司:

　　贵公司《关于商租××商厦五楼的函》（沪×超函〔×××〕20号）收悉，经研究，现答复如下:

　　贵公司欲租我商厦五楼闲置的楼面开设超市，这是方便顾客的购买需求，有利于盘活我商厦的闲置资源，扩大我商厦的经营规模与商品种类的好事，本商厦欢迎贵公司来我商厦五楼开设超市。

具体租金请贵公司来人面洽。

　　特此复函。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　上海××商厦

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　200x年四月一日

　　【提示】

　　这是答复对方商洽事项的函。

正文开头引述对方来函标题及发文字号，以作复函缘由，继而用"经研究，现答复如下"一语过渡到主体部分。

　　主体部分先概括对方来函所商洽的事项及意义，既是对来函的回应，又表达了自己的态度。

紧承这句，做出"欢迎"合作的表态，并提出面谈要求。

　　文章针对性强，态度诚恳，表述严谨，行文规范。

　　关于请求解决我县枯水期用电指标的函

××市供电局:

　　去年以来，我县利用本地水力资源发展小水电，每年丰水期输入国家大电网的电达3000至6000万度，每度电价0。

25元。

而枯水期我县则严重缺电，以每度电价0。

50元购进1500万度电，仍然不能保证城镇居民生活用电。

目前有几间水泥厂，糖厂因缺电已停产。

为此，我县请求从今年起在每年11月1日至次年3月30日的枯水期内，每天能支持配送我县基数电10万度。

　　可否，请予函复。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　××县人民政府

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　××××年七月一日

　　【提示】

　　这是一份请批函。

县人民政府与市供电局并没有隶属关系，但供电局是业务管理部门，因此，请求批准解决用电指标应该用函行文。

　　正文开门见山，直陈自去年以来我县为国家电网输入的电力数额及价格。

这不仅说明了本县为国家做出的贡献，而且使这一情况与枯水期我县外购电力及费用形成对比。

然后陈明即便这种低卖高买的形式也难以解决枯水期居民用电短缺和企业停产的局面。

这样，便把请求配给基数电的理由说得入情入理，充分可信。

为便于审批，文章将请求配给基数电的时间，数额也写得明确具体。

　　文章不长，但要求合情合理，理据充分。

陈述要求的关键处正确地用了"请求"两字，这是一篇语言得体的请批函。

　　关于日野fc16sa大卡车存在严重质量问题要求赔偿损失的函

广东省汽车贸易中心:

　　我公司于××××年六月六日向贵公司原业务一科购买附有商检合格证的日野fc16sa型六吨卡车15辆，发票两张，号码为0671012，0671022，于××××年六月二十三日交货，九月中旬正式投入营运使用。

该批车使用后，陆续发现前，后轮内侧胎不规则锯齿形磨损，以内侧内边缘为甚。

经有关技术专家及广州市公安局第七检测站检验，认定此批车存在严重质量问题，与原供货资料标准不符。

我公司已于十一月初暂停止使用。

为此，特向贵单位请求:

　　一，于本月三十日前，派员前来检验质量鉴证等问题;

　　二，重新按质论价，赔偿经济损失，或退货。

　　希贵公司讲求信用，按国家有关法律，规定与我公司共同协商解决上述商品的质量问题。

　　附件一，购车发票两张

　　二，广州市公安局检测站检验书。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　联系人:

×××

　　　　　　　　　　　　　　　　　　电话:

××××××

　　　　　　　　　　　　　　　　　　联系地址:

广州市××路××号广东省××公司汽车队。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　××××年十一月十二日

　　【提示】

　　这是一则商洽索赔的函。

正文简要交代了行文的原委，发现的情况，检验认定，采取的措施等，这也是行文的背景，而且是提出索赔要求的有力证据;要求写得有礼有节，要求合理，并提出希望。

最后附上证明材料，写上联系方法，以便联系。

此函行文得体，表意明确，证据具体，思路周密。