客户服务作业办法.docx

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客户服务作业办法

客服作业手册

1、客服工作职能

客服部是公司与客户沟通的要紧部门，也是衔接公司各部门的一个重要组成部分。

客服部每个职员的要紧工作有：

1）、提供在线咨询及热线咨询服务。

2）、解答和处理客户在线购物过程中存在的问题。

3）、接听客户电话订购，及时处理并同步进行跟踪服务。

4）、产品配送及其到货情况确认。

5）、为每一个客户建立独立的档案。

6）、依照客服部的内部交接单内容，及时、优质完成配合支持任务，与公司其它部门协调服务支持工作。

7）、收集客户反馈意见，整理和分析客户投诉、反馈意见或建议、回访信息，为改进服务提出合理化建议。

8）、处理客户退换货及同意客户投诉，监督、跟踪投诉处理，及时消除客户对本公司的疑虑。

9）、客户礼品兑换及配送。

客服人员必须掌握的知识和技能：

1）、熟悉公司规章制度。

2）、了解客服制度，客服职责。

3）、熟悉客服部操作流程。

4）、学习客服差不多常识、沟通技巧、专业知识。

5）、熟悉网站页面内容及各种操作功能。

6）、全面掌握公司各个产品信息。

7）、熟知公司当前最新的活动信息和销售政策

8）认真学习公司的规章制度。

2、客服工作目标

1）、同意客户咨询。

同意客户咨询，关心客户解决疑难问题；

2）、促成客户交易。

关于潜在客户，进行一对一的导购服务，促成客户的订购交易；

3）、同意客户投诉。

同意客户反馈，把问题整理成档并反馈给相应的部门人员，监控处理情况，并及时的反馈给客户。

4）、跟进协调整个交易流程。

客户下单后，监控好整个交易流程过程，包括售后服务，提高交易效率。

5）、客服代表的是公司的形象。

是客户和公司交流的窗口。

因此就需要客服利用自己专业的知识、服务素养、服务能力，赢得客户的认同。

这对提升公司的诚信度有特不重要的作用。

3、客服人员日常工作流程

4、客户咨询流程

客户咨询流程是客户主动请求咨询过程。

客服人员要了解客户需求，商量解决方案，鼓舞客户行动的过程，客服人员在咨询过程中应多练习时机操作的技巧.

4.1咨询受理：

客服主动或者客户提出咨询，获得客户意图，同时使客户明确服务范围和方式方法；确定客户期望值不失真；

4.2探问和咨询：

了解客户真实具体的需求和客户的差不多信息；采纳开放和封闭的探问方式，使客户积极起来，达到了解真相的目标；

4.3解决方案和价值共识：

风险和收益，特性和优势的互动沟通与共识，并试图成交；

4.4克服异议：

1，临时无购买力；2，临时无决策权；3，对情况尚未充分了解；4，价格；解决方案：

承认，反转，感受-认同-新方案；

4.5鼓舞行动：

1.，明确购买信号，2，强化业务信心和专业态度；3，鼓舞行动模式

本流程处理客户投诉，求助，反馈等客户服务，以及服务规范和服务质量优化的打算方法；

4.6咨询登记

针对客户咨询的问题（要紧问题无重复的）登记在册。

对客户提出的专门性的疑难杂症问题进行归纳总结，方便对客服以后工作的改进。

详见《客户咨询登记表》和《客户问题记录表》

5、交易跟进服务流程

5.1客户下单。

分网上在线下单和电话下单两种方式。

客户在线下的单，通过系统能够看到客户下单的

详细情况，若遇到专门产品（如缺货的情况），应及时提醒客户；客户通过电话下单，一定要确认客户所购买的产品的详细信息（产品编号、价格等），和客户的联系方式（姓名、详细地址、电话号码等），并告知客户我们是在其款项确认到账后即开始配送。

5.2订单审查

客户下单以后，客服对客户或美容顾问下的单进行审查。

符合资格的，通过确认审核通

过。

而关于不合格的订单，进行取消或删除处理。

而对同一个客户的多个订单，可合并成一个订单处理，如此节约服务时刻。

客服对订单审核通过后，及时通过口头或签字（发货单见附件）确认的方式让财务部尽快查询账目。

注意，时刻最好操纵在一个小时内通知其他部门，最多不超过两个小时；任何情况下，不得超过24小时（当天下午17:

00前的已付款订单必须在15:

30下班前交至仓储部）。

5.3财务跟进

客服审核确认订单后，通过后台业务系统或订单通知函（发货单），由财务对客户支付金额进行查收并确认。

如确认差不多到帐，财务审核确认后，并通知客户、客服部。

如在规定的时刻内金额还没到帐，财务通知客服部，由客服部跟进此订单并和客户进行沟通。

如客户在5个工作日内不能完成支付（沟通无果的情况下），客服对该订单将会取消。

取消订单后，客服通过邮件或短信通知客户。

5.4配送跟进

财务收款确认后，通过系统或签字（发货单）通知仓储部进行发货。

仓储部同事将产品

包装好后，联系快递公司进行发货。

发货后，仓储部通过系统确认是否已发货，同时向客户发送货已配送的短信，提醒客户及时查收。

在仓储部包括快递公司发货过程中，客服应该及时跟进该订单发货状态，特不是发货的时刻必须操纵好，假如应为一些缘故延误发货，必须和仓储部或快递公司联系沟通，督促发货进度。

客服应该及时掌握正在发货中、正在配送途中的订单，及时了解订单状态，为客户咨询和反馈做好预备。

5.5客户确认收货。

收到快递公司回执单后，通过系统确认客户已收货，系统自动更改状态，客户成功确认

收货，订单自动更改为已完成订单状态。

如有需寄送发票的顾客，在1个月内为客户寄送发票（邮局挂号信的形式）。

5.6客户交易记录。

客户完成一次定购后，需要为客户独立建立一个数据库，全面详细记录客户购物情况，

公司有优惠活动时，及时让老客户知晓，形成一种友好合作气氛。

可通过后台业务治理系统进行统计记录。

5.7专门情况处理。

1）技术问题。

客户在网上购买过程中，假如出现不能下单、支付、掉货（选购产品后产品不在

购物车里）等技术性问题，应及时向技术部反应；在技术部处理过程中，耐心地与客户合理解释，在线或电话确认所要购买产品的详细情况，并作好记录，为客户在内部系统中下单。

2）支付问题

如客户下单后，也通过了支付环节，但财务部没收到货款，应及时和客户联系沟

通，确认支付是否支付或者操作准确。

3）收货问题

客户反馈，没有按时收取到物资，并有不正常延迟，应该及时和仓储部、物流公司确认，给客户一个准确的答复，并向客户耐心解释，征求客户谅解。

那个过程，客服人员态度应该诚恳，能够同意客户指责，给客户一个良好的服务态度。

4）产品问题

客户受到货后，察觉发错货、或者产品不是客户需要的、产品质量有问题，在公司相关规定情况下，给予客户准确答复（什么时刻能够帮客户如何处理好等准确的答复），并提供退货换货等服务。

5）因难杂症

如遇到刁钻的客户、自己专门难处理的问题，及时向上级主管反馈，由上级主管和客户沟通，迅速解决问题。

如遇专门问题不能及时答复，应留下客户的联系方式，并告知具体回复时刻，一般以半个工作日为准，专门情况不能超过一个工作日。

6）退换货审核跟进

关于客户的退换货申请，依照公司的退换货政策进行资格审查，并填写《退换货单》。

在整个退换货过程中，能够及时跟进客户的返货、客户的收款补款或者退款情况，跟进仓储验货、发货情况，并依照退换货单进行退换货处理。

6、客服投诉受理流程

客户投诉指客户在使用产品和服务的过程中产生的不满，或者对结果不中意；其缘故可能是1.产品和服务与向用户承诺的不一致；2产品和服务存在缺陷；3.工作人员或合作方失职；投诉受理处理主是安慰客户情绪，弄清事实，及时解决问题；

6.1倾听认知：

客户的三种投诉心态：

求发泄、求尊重、求补偿。

客户的三种差不多需求：

被理解、被尊重、安全感。

倾听他们的感受，要弄清问题的本质及事实。

6.2同步引导：

认知客户与他们保持同步，对他们的情感投入感情、让客户发泄一下不满。

要明白顾客什么缘故打电话来，让顾客立即告诉你他的需求，达到这一目的最有效的方法确实是问引导性问题。

6.3澄清陈述：

让客户从怒火中回到解决问题的理性中来，提出可能的解决方案，总结问题达成一致。

假如问题在我方，应立即道歉并以最快时刻给客户解决；假如问题在客户自身，则要讲明问题的实质。

6.4解决感谢：

在客户异议差不多解决后，还要再问客户还有其它什么要求，以诚恳的态度告诉客户，假如你还有其它问题，请随时请求在线或者电话处理，并感谢客户提出的宝贵意见和建议。

6.5投诉登记：

认真记录客户投诉的问题，解决方案和处理结果。

详见《客户投诉受理表》

6.6处理结果反馈

针对客户投诉问题，反馈给相关部门或相关领导，解决后，能够以EMAIL或者电话的形式，反馈给客户，让客户看到我们的专业性服务，给客户留下好的印象。

7、客服反馈受理流程

客户反馈指用户在使用产品的过程中对产品和服务提出的意见和建议，表达用户未满足的需求；

7.1倾听理解：

客户反馈是一种友好的求实动机，积极要求改善产品和服务，理解潜在用户需求的本质；

7.2感谢客户：

真诚感谢用户的关注和参与，引导用户更清晰的表达为满足需求的解决方案；

7.3解答陈述：

通过了解用户反馈的问题，向用户陈述目前产品和服务；并向用户表示改进和优化的打算（非承诺）；再次感谢客户；

7.4反馈登记：

认真记录客户反馈的问题和客户建议；详见《客户反馈意见登记表》。

7.5处理结果反馈

同时把反馈的问题反馈到相应部门或者领导解决。

解决完成后，通知给客户。

8、客服售后服务

8.1客户服务业务内容分类

8.2投诉问题分类

●产品质量问题

●产品价格问题

●服务承诺未兑现

●交易过程中支付问题

●交易过程中收货问题

●对服务过程或者客服人员不满

●其他问题

8.3客户关心问题分类

●商品筛选过程问题

●下单订购过程问题

●付款过程问题

●收货过程问题

●物流费用问题

●售后服务问题

●帐号和密码维护问题

●其他问题

8.4售后服务承诺

·退货服务：

具体要求（略）

·换货服务：

具体要求（略）

·产品回购：

具体要求（略）

·其他。

（略）

注：

依照客户的申请，从收到客户的产品起，登记后通知仓储部提供各项服务，并在5个工作日（暂定）内完成产品售后各项服务，并发货给客户。

9、客户售后追踪服务流程

9.1客户中意度调查表：

客服主管通过整理和分析客服过程中的问题，或者依照相关业务单位的要求，有打算的实施客户中意度调查，提交客户中意度调查表，经运营部经理审批，方可执行。

详见《中意度调查表》。

9.2客户中意度调查记录：

客服人员依照《客户中意度调查表》执行客户回访打算，并认真登记回访的过程和结果；

9.3客户中意度调查结果反馈：

客服主管整理和分析调查结果，并反馈到上级和相关业务需求单位；

9.4售后产品信息服务

1）产品保养相关知识

2）产品投资保值信息

3）新产品推举

4）活动推举

5）其他

10、客服主管处理流程

10.1沟通协调：

对需跨部门解决的投诉，主管的任务是协调督促相关部门解决；对客户一定要和高层治理者沟通，或者某些特定问题关系到客户的重大利益时，主管的任务则是向上级申请授权并与客户协商解决。

10.2电话回访：

在处理投诉的最后时期，应把客户当作自己的朋友，与客户建立一种情感，使客户有一种归属感。

在投诉得到协商解决后，通过电话或EMAIL回访关怀与询问客户对处理结果的中意程度，同时猎取客户对公司整体服务的反馈意见。

10.3总结分析：

对客户投诉信息及处理过程进行整理分析、归类汇总，形成客户投诉的缘故和处理客户投诉的总结提炼，对公司有着重要的意义。

10.4培训改进：

最后将总结经验添加到知识库以及通过培训方式与座席进行分享，同时反馈到公司领导层及各相关部门，以促进公司相关各项工作的改善，并形成对各相关部门有效的监督。

11、客服服务规范治理

11.1客服电话应答要求

●客服人员必须语气和气、亲切，态度自然、诚恳，语言礼貌、周到。

严禁拖腔、语气生硬、态度烦躁、顶撞或与客户争吵。

●电话讲话音量应视客户需要进行适当调整，语音适中、悦耳。

●语速适中，每分钟吐字约120个。

●合理地运用倾听和沟通的技巧，从而明确客户的问题并做出准确的回答。

客户讲话时不要轻易打断、插话或转移话题，不可答非所问。

严禁与客户闲聊或开玩笑。