建设工程监理文件资料归档实施细则定稿.docx

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建设工程监理文件资料归档实施细则定稿

建设工程监理文件资料归档实施细则

1目的

湖南和天工程项目管理有限公司（以下简称：

公司）为加强对各项目监理机构监理文件资料公司归档部分的管理工作，保护好公司项目在监理过程中形成的记录和凭证。

根据《建设工程文件归档规范》（GB/T50328-2014）、《建设工程监理规范》（GB/T50319-2013）及中冶长天国际工程有限责任公司《项目文件归档管理规定》（QB/QEH-C28-2013）等规范规定和公司实际情况，制定本实施细则。

2范围

本实施细则适用于公司监理的使用《建设工程监理规范》（GB/T50319-2013）的建设项目。

其他公司监理的建设项目可根据国家、行业、当地的规定并参照本细则执行。

3基本规定

3.0.1监理文件资料公司归档部分的责任部门为项目监理机构，验收部门为公司工程部、经营部，资料先由公司工程部、经营部接收，再由其转交给中冶长天国际工程有限责任公司档案图书馆。

3.0.2工程监理文件资料的形成和积累应纳入项目监理机构工程建设监理各个环节和有关人员的职责范围。

3.0.3工程监理文件资料应随工程建设进度同步形成，不得事后补编。

4公司归档文件资料及其质量要求

4.1归档文件资料

工程监理文件资料公司归档部分应包括下列主要内容：

1中标通知书及监理合同（必须为原件）。

2监理规划、监理实施细则。

3设计交底和图纸会审会议纪要。

4施工组织设计、（专项）施工方案、施工进度计划报审表及其附件。

5分包单位资格报审表及其附件。

6施工控制测量成果报验表及其附件。

7总监理工程师任命书，监理组织机构人员任命文件，工程开工令、暂停令，复工令，工程开工、复工报审表及其附件。

8工程材料、构配件、设备报验表及其附件。

9见证取样检验和平行检验文件资料。

10工程质量检查报验资料及工程有关验收资料（含隐蔽工程、检验批、分项、分部、子分部工程）。

11工程变更、费用索赔及工程延期文件资料。

12工程计量、工程款支付文件资料。

13监理通知单及监理通知回复单、工作联系单与监理报告。

14第一次工地会议、监理例会、专题会议等会议纪要。

15监理月报、监理日志、旁站记录。

16工程质量或生产安全事故处理文件资料。

17工程质量评估报告。

18监理工作总结。

19监理资料移交书（必须为原件）。

20单位（子单位）工程质量竣工验收记录（必须为原件）。

21工程造价≥5000万元建设工程的竣工验收备案表（必须为原件）；对造价〈5000万元的工程，根据情况原则上不要求提交工程竣工验收备案表。

22监理业务手册（必须为原件）。

项目监理机构监理过程中主要管理用表内容格式应符合本附件一、附件二、附件三的要求。

项目监理机构向建设单位、城建档案管理机构等移交的监理文件资料档案应结合附录A、附录B，并满足其他国家、行业及当地的要求。

（说明：

对使用公路工程施工监理规范监理的项目必须提交的原件有中标通知书、监理合同、监理资料移交书及项目交工验收通过后的交工验收证书、在建监理项目业绩证明和项目竣工验收通过后的竣工验收证书、监理项目评定书；其他按本细则相关章节规定。

）

4.2公司归档文件资料质量要求

4..2.1工程监理文件资料应采用碳素墨水、蓝黑墨水等耐久性强的书写材料，不得使用红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等易褪色的书写材料。

计算机输出文字和图件应使用激光打印机，不应使用色带式打印机、水性墨打印机和热敏打印机。

4.2.2工程监理文件资料应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续应完备。

4.2.3工程监理文件资料中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm×210mm）。

4.2.4工程监理文件资料的纸张应采用能长期保存的韧性大、耐久性强的纸张。

5公司工程监理文件资料立卷

5.1立卷流程、原则

5.1.1立卷应按下列流程进行：

1对属于本细则第4章公司归档范围的工程监理文件资料进行分类，确定归入案卷的文件资料。

2对卷内文件资料进行排列、编目、装订。

5.1.2立卷应遵循以下原则

立卷应遵循工程监理文件资料自然形成规律和工程专业的特点，保持卷内文件资料的有机联系，便于档案的保管和利用。

5.2卷内文件资料排列

5.2.1卷内文件资料应按本细则第4章的类别和顺序排列。

5.2.2文字材料应按事项顺序排列。

同一事项的请示与批复、主体与附件不应分开，并应按批复在前、请示在后，主体在前、附件在后的顺序排列。

5.2.3当案卷内既有文字材料又有图纸时，文字材料应排在前面，图纸应排在后面。

5.3案卷编目

5.3.1编制卷内文件资料页号应符合下列规定：

1卷内文件资料均应按有书写内容的页面编号。

每卷单独编号，页号从“1”开始。

2页号编写位置：

单面书写的文件资料在右下角；双面书写的文件资料，正面在右下角，背面在左下角。

折叠后的图纸一律在右下角。

3案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。

5.3.2卷内目录的编制应符合下列规定：

1卷内目录排列在卷内文件资料首页之前，式样宜符合本附件四的要求。

2序号应以一份文件资料为单位编写，用阿拉伯数字从1依次标注。

3责任者应填写文件资料直接形成的主要责任者个人。

有多个责任者时，应选择两个主要责任者，其余用“等”代替。

4文件资料编号应填写文件资料形成的监理机构发文号。

5文件题名应填写文件资料标题的全称。

当文件资料无标题时，应根据内容拟写标题，拟写标题外应加“[]”符号。

6日期应填写文件资料的形成日期或文件资料的起止日期。

7页次应填写文件资料在卷内所排的起始页号，最后一份文件资料应填写起止页号。

8备注应填写需要说明的问题。

5.3.3卷内备考表的编制应符合下列规定：

1卷内备考表应排列在卷内文件资料的尾页之后，式样宜符合本附件五的要求。

2卷内备考表应标明卷内文件资料的总页数、各类文件资料页数或照片张数及立卷监理机构对案卷情况的说明。

3立卷监理机构的立卷人（专监）和审核人（总监）应在卷内备考表上签名；年、月、日应按立卷、审核时间填写。

5.3.4案卷封面的编制应符合下列规定：

1案卷封面应印刷在卷夹的正表面，式样宜符合本附件六的要求。

2案卷封面的内容应包括案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、本案卷所属工程的案卷总量、本案卷在该工程案卷总量中的排序。

3案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件资料的内容。

4编制单位应填写案卷内文件资料形成的监理机构名称。

5起止日期应填写案卷内全部文件资料形成的起止日期。

6保管期限应根据卷内文件的保存价值在永久、长期、短期（为10年）三种保管期限中选择，一般选择长期保管。

7密级应在绝密、机密、秘密三个级别中选择，一般选择秘密。

5.3.5编写案卷题名，应符合下列规定：

1建设工程案卷题名应包括工程名称（含单位工程名称）、分部工程或专业名称及卷内文件资料概要等内容；当房屋建筑有地名管理机构批准的名称或正式名称时，应以正式名称为工程名称，建设单位名称可省略；必要时可增加工程地址内容。

2道路、桥梁工程案卷题名应包括工程名称（含单位工程名称）、分部工程或专业名称及卷内文件资料概要等内容；必要时可增加工程地址内容。

3地下管线工程案卷题名应包括工程名称（含单位工程名称）、专业管线名称和卷内文件资料概要等内容，必要时可增加工程地址内容。

4卷内文件资料概要应符合本细则第4章中所列案卷内容（标题）的要求。

5.3.6卷内目录、卷内备考表、案卷内封面宜采用70g以上的白色书写纸制作，幅面应统一采用A4幅面。

5.4案卷装订

案卷装订（说明：

第4章4.1中第1项、第20项、第21项、第22项不要装订，单独提交。

）时不应破坏文件资料的内容，并应保持整齐、牢固，便于保管和利用。

6公司工程文件资料归档

6.0.1归档文件资料范围和质量应符合本细则第4章的规定。

6.0.2归档的文件资料必须经过分类整理，并应符合本细则第5章的规定。

7公司工程档案验收与移交

7.0.1公司工程部、经营部在进行项目监理档案验收时，应查验下列主要内容：

1监理档案已整理立卷，立卷符合本细则的规定。

2文件的形成、来源符合实际，要求单位或个人签章的文件，其签章手续完备。

3文件的材质、幅面、书写、绘图、用墨、装订等符合要求。

7.0.2在工程竣工验收后3个月内（公路工程按交工验收后和竣工验收后两个时间、两次提交），必须向工程部移交一套符合本细则的监理档案。

7.0.3停建、缓建建设工程的监理档案，可暂由建设单位或公司保管、但必须保留办理暂保管手续并经双方责任人签字。

7.0.4当工程部向中冶长天国际工程有限责任公司档案图书馆移交监理档案时，应提交移交案卷目录（其式样宜符合本附件七的要求），办理移交手续，双方签字后方可交接。

湖南和天工程项目管理有限公司

工程部

2016年6月26日

附件一工程监理单位用表

总监理工程师任命书应按表A.0.1要求填写。

表A.0.1总监理工程师任命书

工程名称：

编号：

致：

（建设单位）

兹任命（注册监理工程师注册号：

）为我单位

项目总监理工程师。

负责履行建设工程监理合同、主持项目监

理机构工作。

工程监理单位（盖章）

法定代表人（签字）

年月日

注：

本表一式三份，项目监理机构、建设单位、施工单位各一份。

工程开工令应按表A.0.2的要求填写。

表A.0.2工程开工令

工程名称：

编号：

致：

（施工单位）

经审查，本工程已具备施工合同约定的开工条件，现同意你方开始施工，开工日

期为：

年月日。

附件：

工程开工报审表

项目监理机构（盖章）

总监理工程师（签字、加盖执业印章）

年月日

注：

本表一式三份，项目监理机构、建设单位、施工单位各一份。

监理通知单应按表A.0.3的要求填写。

表A.0.3监理通知单

工程名称：

编号：

致：

（施工项目经理部）

事由：

内容：

项目监理机构（盖章）

总/专业监理工程师（签字）

年月日

注：

本表一式三份，项目监理机构、建设单位、施工单位各一份。

监理报告应按表A.0.4的要求填写。

表A.0.4监理报告

工程名称：

编号：

致：

（主管部门）

由（施工单位）施工的

（工程部位），存在质量安全事故隐患。

我方已于年月日

发出编号为的《监理通知单》/《工程暂停令》，但施工单位未整改/

停工。

特此报告。

附件：

□监理通知单

□工程暂停令

□其他

项目监理机构（盖章）

总监理工程师（签字）

年月日

注：

本表一式四份，主管部门、建设单位、工程监理单位、项目监理机构各一份。

工程暂停令应按表A.0.5的要求填写。

表A.0.5工程暂停令

工程名称：

编号：

致：

（施工项目经理部）

由于

原因，现通知你方于

年月日时起，暂停部位（工序）施工，并按下述要求

做好后续工作。

要求：

项目监理机构（盖章）

总监理工程师（签字、加盖执业印章）

年月日

注：

本表一式三份，项目监理机构、建设单位、施工单位各一份。

旁站记录应按表A.0.6的要求填写。

表A.0.6旁站记录

工程名称：

编号：

旁站的关键部位、关键工序

施工单位

旁站开始时间

年月日时分

旁站结束时间

年月日时分

旁站的关键部位、关键工序施工情况：

发现的问题及处理情况：

旁站监理人员（签字）

年月日

注：

本表一式一份，项目监理机构留存。

工程复工令应按表A.0.7的要求填写。

表A.0.7工程复工令

工程名称：

编号：

致：

（施工项目经理部）

我方发出的编号为《工程暂停令》，要求

暂停施工的部位（工序），经查已具备复工条件。

经建设单位同意，现

通知你方于年月日时起恢复施工。

附件：

工程复工报审表

项目监理机构（盖章）

总监理工程师（签字、加盖执业印章）

年月日

注：

本表一式三份，项目监理机构、建设单位、施工单位各一份。

工程款或竣工结算款支付证书应按表A.0.8的要求填写。

表A.0.8工程款支付证书

工程名称：

编号：

致：

（施工单位）

根据施工合同约定，经审核编号为工程款支付报审表，扣除有关款

项后，同意支付工程款共计（大写）

（小写：

）。

其中：

1.施工单位申报款为：

2.经审核施工单位应得款为：

3.本期应扣款为：

4.本期应付款为：

附件：

工程款支付报审表及附件

项目监理机构（盖章）

总监理工程师（签字、加盖执业印章）

年月日

注：

本表一式三份，项目监理机构、建设单位、施工单位各一份。

附件二施工单位报审、报验用表

施工组织设计、（专项）施工方案报审表应按表B.0.1的要求填写。

表B.0.1施工组织设计/（专项）施工方案报审表

工程名称：

编号：

致：

（项目监理机构）

我方已完成工程施工组织设计/（专项）施工方案的编制和审批，请予以审

查。

附件：

□施工组织审计

□专项施工方案

□施工方案

施工项目经理部（盖章）

项目经理（签字）

年月日

审查意见：

专业监理工程师（签字）

年月日

审核意见：

项目监理机构（盖章）

总监理工程师（签字、加盖执业印章）

年月日

审批意见：

（仅对超过一定规模的危险性较大的分部分项工程专项施工方案）：

建设单位（盖章）

建设单位代表（签字）

年月日

注：

本表一式三份，项目监理机构、建设单位、施工单位各一份。

工程开工报审表应按表B.0.2的要求填写。

表B.0.2工程开工报审表

工程名称：

编号：

致：

（建设单位）

（项目监理机构）

我方承担的工程，已完成相关准备工作，具备开工条件，申请

于年月日开工，请予以审批。

附件：

证明文件资料

施工单位（盖章）

项目经理（签字）

年月日

审核意见：

项目监理机构（盖章）

总监理工程师（签字、加盖执业印章）

年月日

审批意见：

建设单位（盖章）

建设单位代表（签字）

年月日

注：

本表一式三份，项目监理机构、建设单位、施工单位各一份。

工程复工报审表应按表B.0.3的要求填写。

表B.0.3工程复工报审表

工程名称：

编号：

致：

（项目监理机构）

编号为《工程暂停令》所停工的部位（工序）

已满足复工条件，我方申请于年月日复工，请予以审批。

附件：

证明文件资料

施工项目经理部（盖章）

项目经理（签字）

年月日

审核意见：

项目监理机构（盖章）

总监理工程师（签字）

年月日

审批意见：

建设单位（盖章）

建设单位代表（签字）

年月日

注：

本表一式三份，项目监理机构、建设单位、施工单位各一份。

分包单位资格报审表应按表B.0.4的要求填写。

表B.0.4分包单位资格报审表

工程名称：

编号：

致：

（项目监理机构）

经考察，我方认为拟选择的（分包单位）

具有承担下列工程的施工或安装资质和能力，可以保证本工程按施工合同第条

款的约定进行施工或安装。

请予以审查。

分包工程名称（部位）

分包工程量

分包工程合同额

合计

附件：

1.分包单位资质材料

2.分包单位业绩材料

3.分包单位专职管理人员和特种作业人员的资格证书

4.施工单位对分包单位的管理制度

施工项目经理部（盖章）

项目经理（签字）

年月日

审查意见：

专业监理工程师（签字）

年月日

审核意见：

项目监理机构（盖章）

总监理工程师（签字）

年月日

注：

本表一式三份，项目监理机构、建设单位、施工单位各一份。

施工控制测量成果报验表应按表B.0.5的要求填写。

表B.0.5施工控制测量成果报验表

工程名称：

编号：

致：

（项目监理机构）

我方已完成的施工控制测量，经自检合格，请予以

查验。

附件：

1.施工控制测量依据资料

2.施工控制测量成果表

施工项目经理部（盖章）

项目技术负责人（签字）

年月日

审查意见：

项目监理机构（盖章）

专业监理工程师（签字）

年月日

注：

本表一式三份，项目监理机构、建设单位、施工单位各一份。

工程材料、构配件、设备报审表应按表B.0.6的要求填写。

表B.0.6工程材料、构配件、设备报审表

工程名称：

编号：

致：

（项目监理机构）

于年月日进场的拟用于工程部位

的，经我方检验合格，现将相关资料报上，请予以审查。

附件：

1.工程材料、构配件或设备清单

2.质量证明文件

3.自检结果

施工项目经理部（盖章）

项目经理（签字）

年月日

审查意见：

项目监理机构（盖章）

专业监理工程师（签字）

年月日

注：

本表一式二份，项目监理机构、施工单位各一份。

隐蔽工程、检验批、分项工程报验表及施工试验室报审表应按表B.0.7的要求填写。

表B.0.7报审、报验表

工程名称：

编号：

致：

（项目监理机构）

我方已完成工作，经自检合格，请予以审查或验收。

附件：

□隐蔽工程质量检验资料

□检验批质量检验资料

□分项工程质量检验资料

□施工试验室证明资料

□其他

施工项目经理部（盖章）

项目经理或项目技术负责人（签字）

年月日

审查或验收意见：

项目监理机构（盖章）

专业监理工程师（签字）

年月日

注：

本表一式二份，项目监理机构、施工单位各一份。

分部工程报验表应按表B.0.6的要求填写。

表B.0.8分部工程报验表

工程名称：

编号：

致：

（项目监理机构）

我方已完成（分部工程），经自检合格，请予以验收。

附件：

分部工程质量材料

施工项目经理部（盖章）

项目技术负责人（签字）

年月日

验收意见：

专业监理工程师（签字）

年月日

验收意见：

项目监理机构（盖章）

总监理工程师（签字）

年月日

注：

本表一式三份，项目监理机构、建设单位、施工单位各一份。

监理通知回复单应按表B.0.9的要求填写。

表B.0.9监理通知回复单

工程名称：

编号：

致：

（项目监理机构）

我方接到编号为的监理通知单后，已按要求完成相

关工作，请予以复查。

附件：

需要说明的情况

施工项目经理部（盖章）

项目经理（签字）

年月日

复查意见：

项目监理机构（盖章）

总监理工程师/专业监理工程师（签字）

年月日

注：

本表一式三份，项目监理机构、建设单位、施工单位各一份。

单位工程竣工验收报审表应按表B.0.10的要求填写。

表B.0.10单位工程竣工验收报审表

工程名称：

编号：

致：

（项目监理机构）

我方已按施工合同要求完成工程，经自检合格，现

将有关资料报上，请予以验收。

附件：

1.工程质量验收报告

2.工程功能检验资料

施工单位（盖章）

项目经理（签字）

年月日

预验收意见：

经预验收，该工程合格/不合格，可以/不可以组织正式验收。

项目监理机构（盖章）

总监理工程师（签字、加盖执业印章）

年月日

注：

本表一式三份，项目监理机构、建设单位、施工单位各一份。

工程款和竣工结算款支付报审表应按表B.0.11的要求填写。

表B.0.11工程款支付报审表

工程名称：

编号：

致：

（项目监理机构）

根据施工合同约定，我方已完成工作，建设单位应在年

月日前支付工程款共计（大写）（小写：

），请予以审核。

附件：

□已完成工程量报表

□工程竣工结算证明材料

□相应支持性证明文件

施工项目经理部（盖章）

项目经理（签字）

年月日

审查意见：

1.施工单位应得款为：

2.本期应扣款为：

3.本期应付款为：

附件：

相应支持性材料

专业监理工程师（签字）

年月日

审核意见：

项目监理机构（盖章）

总监理工程师（签字、加盖执业印章）

年月日

审批意见：

建设单位（盖章）

建设单位代表（签字）

年月日

注：

本表一式三份，项目监理机构、建设单位、施工单位各一份；工程竣工结算报审

时本表一式四份，项目监理机构、建设单位各一份、施工单位二份。

施工进度计划报审表应按表B.0.12的要求填写。

表B.0.12施工进度计划报审表

工程名称：

编号：

致：

（项目监理机构）

根据施工合同约定，我方已完成工程施工进度计划的编制和批

准，请予以审查。

附件：

□施工总进度计划

□阶段性进度计划

施工项目经理部（盖章）

项目经理（签字）

年月日

审查意见：

专业监理工程师（签字）

年月日

审核意见：

项目监理机构（盖章）

总监理工程师（签字）

年月日

注：

本表一式三份，项目监理机构、建设单位、施工单位各一份。

费用索赔报审表应按表B.0.13的要求填写。

表B.0.13费用索赔报审表

工程名称：

编号：

致：

（项目监理机构）

根据施工合同条款，由于的

原因，我方申请索赔金额（大写），请予批准。

索赔理由：

附件：

□索赔金额计算

□证明材料

施工项目经理部（盖章）

项目经理（签字）

年月日

审核意见：

□不同意此项索赔。

□同意此项索赔，索赔金额为（大写）。

同意/不同意索赔的理由：

附件：

□索赔审查报告

项目监理机构（盖章）

总监理工程师（签字、加盖执业印章）

年月日

审批意见：

建设单位（盖章）

建设单位代表（签字）

年月日

注：

本表一式三份，项目监理机构、建设单位、施工单位各一份。

工程临时延期报审表和工程最终延期报审表应按表B.0.14的要求填写。

表B.0.14工程临时/最终延期报审表

工程名称：

编号：

致：

（项目监理机构）

根据施工合同（条款），由于

原因，我方申请工程临时/最终延期（日历天），请予批准。

附